淺談計(jì)算機(jī)審計(jì)數(shù)據(jù)采集與分析整理

1、  淺談計(jì)算機(jī)審計(jì)數(shù)據(jù)采集與分析整理    計(jì)算 機(jī)審計(jì)已在全國審計(jì)系統(tǒng)全面展開，我廳審計(jì)人員在審計(jì)過程中結(jié)合審計(jì)工作的特點(diǎn)，在行政、事業(yè)、 企業(yè) 等不同的審計(jì)項(xiàng)目中開展了計(jì)算機(jī)審計(jì)，取得了明顯的效果。下面我結(jié)合自己在審計(jì)過程中的工作，對計(jì)算機(jī)審計(jì)中的審前調(diào)查、數(shù)據(jù)采集與數(shù)據(jù)處理方面的 問題 談一下自己的看法。一、 審前調(diào)查在傳統(tǒng)審計(jì)模式下，不論審計(jì)項(xiàng)目的大小，在審計(jì)之前都要對審計(jì)對象的基本情況進(jìn)行了解，以便制定切實(shí)可行的審計(jì)方案，有條不紊的開展審計(jì)工作。計(jì)算機(jī)審計(jì)方式下同樣需要審計(jì)人員進(jìn)行審前調(diào)查，而且審前調(diào)查的 內(nèi)容 不僅要了解常規(guī)審計(jì) 方

2、法 下的所有內(nèi)容，還要追加與計(jì)算機(jī)有關(guān)的內(nèi)容，具體有以下幾部分內(nèi)容。（一）業(yè)務(wù)流程。要詳細(xì)了解被審計(jì)單位整個業(yè)務(wù)從頭至尾每個環(huán)節(jié)的具體操作方式和目的，并根據(jù)了解的情況繪制業(yè)務(wù)流程圖。目的是使審計(jì)人員有一個初步的審計(jì)思路，更好的設(shè)計(jì)切實(shí)可行的審計(jì)方案，同時初步確定數(shù)據(jù)采集的范圍。（二）業(yè)務(wù)操作準(zhǔn)則。了解被審計(jì)單位業(yè)務(wù)中所使用的 會計(jì) 準(zhǔn)則，包括國家制定各種規(guī)定和被審計(jì)單位內(nèi)部制定的各種守則，方便為審計(jì)中發(fā)現(xiàn)問題查找依據(jù)。（三）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。主要是了解被審計(jì)單位計(jì)算機(jī)的軟件配置情況，包括操作系統(tǒng)和常用軟件。目的是方便數(shù)據(jù)的采集和轉(zhuǎn)出。（四）業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)。主要是了解計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的名稱、版本、開發(fā)商、

3、功能等內(nèi)容，特別是業(yè)務(wù)系統(tǒng)自身是否有將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)出的功能，如能導(dǎo)出可導(dǎo)成什么數(shù)據(jù)格式。（五）數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。了解被審計(jì)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)所使用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基本情況，包括數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的名稱和版本，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的數(shù)據(jù)格式，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身可導(dǎo)出的數(shù)據(jù)格式。（六）數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。通常在一個數(shù)據(jù)庫中會有很多數(shù)據(jù)表，各表之間根據(jù)不同的情況會存在一些必要的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以降低冗余。而在實(shí)際 應(yīng)用 中只有很少的表是我們工作中要用到的，所以要了解哪些表是我們所需要的，并要了解各表之間存在什么樣的關(guān)聯(lián)關(guān)系以及各表的結(jié)構(gòu)。根據(jù)所了解的情況，預(yù)先采集部分?jǐn)?shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行初步 分析 ，以確定適合的計(jì)算機(jī)審計(jì)軟件和審計(jì)方式。二、

4、0;審計(jì)數(shù)據(jù)的采集對業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì)的一個重要步驟就是數(shù)據(jù)的采集。根據(jù)確定的審計(jì)方案和采用的審計(jì)軟件，采集到的數(shù)據(jù)格式、文件大小等因素對順利的進(jìn)行計(jì)算機(jī)審計(jì)工作起著至關(guān)重要的作用。在實(shí)際的數(shù)據(jù)采集工作中應(yīng)著重關(guān)注以下幾個方面：（一）數(shù)據(jù)采集的方法計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)采集的方法一般有以下幾種：1、利用被審計(jì)單位應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出功能。利用此功能的前提是轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)格式符合審計(jì)人員的需求，或者轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)經(jīng)過處理后能夠符合審計(jì)人員的需求。例如：被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用的是浪潮國強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件，利用其自身的憑證和余額的查詢功能將數(shù)據(jù)查詢出，然后利用其“文件”菜單下的“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出”功能可將查詢出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為.xls

5、、.dbf、.txt文件。2、利用被審計(jì)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)所使用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的轉(zhuǎn)出功能。例如：利用sql數(shù)據(jù)庫自身的“導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)”功能可以將sql數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表全部或有選擇轉(zhuǎn)存為其他格式文件。3、使用審計(jì)軟件自帶的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具軟件。有的審計(jì)軟件本身帶有對特定軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具軟件，其獲取數(shù)據(jù)簡單易行并完全符合審計(jì)軟件的要求。例如：“審易”審計(jì)軟件自身帶有“sqlserver備份數(shù)據(jù)取數(shù)”工具和“sqlserver數(shù)據(jù)取數(shù)”工具軟件，可以方便的從sql數(shù)據(jù)庫備份數(shù)據(jù)和sql數(shù)據(jù)庫中將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為。mdb格式文件。4、根據(jù)了解的系統(tǒng)的情況，直接將可利用的數(shù)據(jù)文件復(fù)制到審計(jì)人員的計(jì)算機(jī)中。例如：用友7

6、.0至用友u8.12財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫為access，則可以找到其文件存放位置，直接將ufdata.mdb文件拷貝出即可。5、使用通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具odbc.一般情況下，只要本審計(jì)單位的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件，都可以使用odbc將數(shù)據(jù)庫中的表有選擇的或全部導(dǎo)出，并可以選擇導(dǎo)出多種常見的數(shù)據(jù)格式。例如：在對某證券公司審計(jì)時，其數(shù)據(jù)庫為db2，由于審計(jì)人員沒有接觸過此軟件，我們直接使用odbc將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為access文件。常用的方法是利用數(shù)據(jù)庫本身的導(dǎo)入導(dǎo)出功能和odbc方式，其他數(shù)據(jù)獲取方式要根據(jù)本審計(jì)單位系統(tǒng)的功能和導(dǎo)出數(shù)據(jù)是否符合審計(jì)人員的要求確定。（二）確定要獲取的數(shù)據(jù)的格式和大小

7、根據(jù)選擇的審計(jì)軟件或其他審計(jì)人員掌握地可用軟件，確定要采集的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)文件的格式和數(shù)據(jù)文件的大小。1、采集數(shù)據(jù)的格式以滿足審計(jì)人員的需求或?qū)徲?jì)軟件的要求為標(biāo)準(zhǔn)，如果確實(shí)無法達(dá)到以上要求，則獲得的數(shù)據(jù)文件的格式必須可以通過其他方法轉(zhuǎn)換為所需文件格式。2、一般情況下鑒于審計(jì)人員所具備的條件，大多數(shù)審計(jì)人員所使用的審計(jì)軟件都是小型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，比如access，visual foxpro等，這些軟件的數(shù)據(jù)處理能力都是非常有限的，像access，visual foxpro所處理的數(shù)據(jù)不能大于2g，而審計(jì)人員常用的excel只能處理65535行數(shù)據(jù)。相對于這些軟件的數(shù)據(jù)處理能力，有很多

8、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的單表容量都超過2g.因此，采集數(shù)據(jù)前一定要確信，所采集的數(shù)據(jù)是否超過了所使用的軟件的數(shù)據(jù)處理能力，如果超過了，就要考慮是否要進(jìn)行數(shù)據(jù)分割，還要考慮到分割后的數(shù)據(jù)是否便于利用。例如：在采集某證券公司的證券交易流水資料時，審計(jì)人員要求獲得的數(shù)據(jù)文件為。dbf格式，利用其sql數(shù)據(jù)庫的“導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)”功能將所需資料導(dǎo)出后發(fā)現(xiàn)文件打不開。分析原因認(rèn)為此數(shù)據(jù)超過2g，大于visual fox的處理能力。在分析原始數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)其存儲的是兩個年度的數(shù)據(jù)，再利用“導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)”功能按年度將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為兩個文件即可。 轉(zhuǎn)貼于 （三）數(shù)據(jù)采集的范圍一般情況下如果對被審計(jì)單位的業(yè)務(wù)了解得比較深入，

9、則可以根據(jù)需要只采集審計(jì)人員關(guān)注的數(shù)據(jù)表即可。但是，如果審計(jì)人員是初次對此類業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)或是對此業(yè)務(wù)不是很熟悉，建議審計(jì)人員采集被審計(jì)單位數(shù)據(jù)庫中的所有表。這是因?yàn)?，?shù)據(jù)庫系統(tǒng)中有些表雖然很小，但卻是一些代碼型的文件，這些代碼表對整個業(yè)務(wù)系統(tǒng)是至關(guān)重要的，真正的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表中的某些字段是需要通過查找這些代碼表來確定其含義的。如在證券行業(yè)，營業(yè)部代碼表 、貨幣類型代碼表 、業(yè)務(wù)代碼表等都是此類型的表文件。如果沒有采集這些看似不重要的表，往往到用到的時候才發(fā)現(xiàn)工作難以進(jìn)行，需要重新取數(shù)。三、 數(shù)據(jù)處理一般情況下，初次采集的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不會完全符合審計(jì)人員的要求，這就需要對數(shù)

10、據(jù)進(jìn)行審計(jì)前的整理，使其能較好的滿足審計(jì)人員的需求。對數(shù)據(jù)的整理可有以下幾種：（一）數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換。根據(jù)審計(jì)軟件的要求和審計(jì)人員對 應(yīng)用 軟件的情況，將不符合要求的數(shù)據(jù)庫文件格式或數(shù)據(jù)表文件格式轉(zhuǎn)換為審計(jì)軟件和審計(jì)人員需求的格式。例如：在采集浪潮國強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)時，雖然其提供了將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為。dbf格式，但一般情況下存在數(shù)據(jù)采集不全的 問題 ，大部分情況下是科目編碼字段只能取道前8位。解決的 方法 是在導(dǎo)出數(shù)據(jù)時將其存為。xls格式，而審計(jì)軟件要求的數(shù)據(jù)格式是。dbf，這就需要我們將采集到的。xls文件轉(zhuǎn)換為。dbf格式。（二）對大數(shù)據(jù)文件的分割。有的數(shù)據(jù)庫文單表文件的大小就超過了2g，但大部

11、分現(xiàn)有軟件的處理能力不能超過此大小，這就要求對大數(shù)據(jù)文件根據(jù)審計(jì)人員便于使用的原則進(jìn)行分割。比如，在證券公司審計(jì)時，取得其證券交易數(shù)據(jù)sql數(shù)據(jù)格式單表超過2g，但審計(jì)軟件只支持?jǐn)?shù)據(jù)庫access和foxpro.在sql方式下觀察發(fā)現(xiàn)，此表中存儲的為三年的數(shù)據(jù)，利用sql數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出功能，將此表按年度轉(zhuǎn)存為3個表，這樣不僅解決了數(shù)據(jù)過大的問題，也沒有對接下來的審計(jì)產(chǎn)生不良 影響 。（三）對關(guān)系表的處理?，F(xiàn)在的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為了降低冗余往往會將一個表中的所用字段分成幾個表存放，但在具體的審計(jì)過程中會給審計(jì)人員帶來諸多不便。比如在證券行業(yè)，其“ 歷史 資金證券變動”表中的“發(fā)生營業(yè)部” 、“開

12、戶營業(yè)部” 、“貨幣類型” 、“業(yè)務(wù)代碼” 、“委托方式”等字段的 內(nèi)容 都是用代碼來表示的，這些代碼的具體含義都分別由一個獨(dú)立的表來說明。      在審計(jì)過程中，為了使審計(jì)人員對審計(jì)數(shù)據(jù)有一個直觀的認(rèn)識，就需要對這些表進(jìn)行綜合處理，是代碼的含義也在“歷史資金證券變動”表中顯現(xiàn)出來，達(dá)到數(shù)據(jù)完整、直觀的要求。當(dāng)然，這步操作要根據(jù)實(shí)際情況確定是否需要，如果代碼很少或是審計(jì)人員熟悉就不需要做了。（四）對字段類型的調(diào)整。在有的數(shù)據(jù)庫中某些金額、數(shù)量型的數(shù)據(jù)字段的類型被定義為字符型或其他類型，使審計(jì)軟件無法識別

13、，也不便于審計(jì)人員利用其他工具軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行核算。還有就是日期型數(shù)據(jù)的格式，標(biāo)志用數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型等都是需要審計(jì)人員關(guān)注的。出現(xiàn)類似的情況后，為了方便正常審計(jì)中的操作，就需要我們調(diào)整某些字段的數(shù)據(jù)類型。（五）查找說明型文件。通過對主要文件的查看，看其是否有代碼型字段或是否有某些字段的內(nèi)容不知其含義的字段，對出現(xiàn)的字段，通過詢問被審計(jì)單位相關(guān)人員或查看獲取的數(shù)據(jù)庫文件，查找其中是否有對這些字段的說明。一般情況下，像類似情況都會有一個說明型文件。例如：在證券行業(yè)，營業(yè)部代碼表 、貨幣類型代碼表 、業(yè)務(wù)代碼表等都是對“歷史資金證券變動”表的說明型文件。（六） 分析 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)庫表中的字段名稱大多數(shù)是 英文 的，為了方便審計(jì)人員的使用需要將表字段名稱轉(zhuǎn)換為中文。在此過程重要特別注意金額型字段，因?yàn)橛泻芏嘧侄蔚挠⑽拿Q都很相似。我在審計(jì)中使用了通用審計(jì)軟件，用過此軟件人都知道，為了使數(shù)據(jù)看起來更直觀，需要審計(jì)人員預(yù)先制作“