高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制研究

1、    高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制研究     摘要：本文論述了高校圖書館實施編目業(yè)務(wù)外包的現(xiàn)狀、優(yōu)勢及存在的問題，并結(jié)合實際工作的經(jīng)驗，提出了編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制對策，即事前、事中、事后的三步控制程序。關(guān)鍵詞：高校圖書館，編目外包，質(zhì)量控制隨著高校圖書館事業(yè)的快速發(fā)展，編目業(yè)務(wù)外包走進(jìn)了許多高校圖書館，解決了圖書館待編圖書積壓的燃眉之急，取得了一定的成效。但編目業(yè)務(wù)是一項技術(shù)含量較高的工作，其分編質(zhì)量的高低直接關(guān)系到整個書目數(shù)據(jù)體系的規(guī)范、完整和一致，影響著文獻(xiàn)資源共享效果以及圖書的有效利用率。1如果編目外包數(shù)據(jù)質(zhì)量不過關(guān)，圖書館就需要投

2、入大量的人力、物力進(jìn)行校對和修改，那么編目外包也就失去了“外包”真正的含義，所以編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量是決定編目外包工作成敗的關(guān)鍵。本文結(jié)合外包數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的實踐經(jīng)驗，提出了圖書館對外包商提供的編目數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量控制的對策。1 圖書館編目業(yè)務(wù)外包的現(xiàn)狀、優(yōu)點及存在的問題1.1 編目業(yè)務(wù)外包的現(xiàn)狀編目業(yè)務(wù)外包既是當(dāng)前社會發(fā)展的趨勢，也是高校圖書館自身發(fā)展的客觀需要。它不僅能最大限度地節(jié)省高校圖書館的人力、物力、財力資源，而且能從根本上解決高校圖書館采編部門工作壓力大、新書與讀者見面時間過長等老大難問題。目前，各高校圖書館根據(jù)自己的人員及進(jìn)書量的多少大多實行了編目業(yè)務(wù)外包。這一工作的開展，對高校圖書館工作

3、的科學(xué)發(fā)展提供了有利條件。21.2 編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點1.2.1 降低成本。編目業(yè)務(wù)外包一般都是作為圖書采購中的一個附加條件，書商為了爭取到采購任務(wù)，最大限度的讓利圖書館，于是對編目業(yè)務(wù)中的部分或全部工作采用免費加工的形式。21.2.2 提高工作效率。編目業(yè)務(wù)外包是借助外部人力資源來彌補(bǔ)自身資源的不足，可以節(jié)約人力，將工作人員從簡單但很繁瑣的加工工作中解脫出來，從事更多的研究工作，提高圖書館的信息服務(wù)層次。2就天津財經(jīng)大學(xué)圖書館（以下簡稱該館）而言，只有兩名編目人員，近幾年的采書量在逐年增加，無疑加大了編目人員的工作量，致使圖書積壓。實行編目外包后，減輕了編目人員的勞動強(qiáng)度，使其由編目加工工作

4、轉(zhuǎn)向編目數(shù)據(jù)檢查工作，從而保證了該館的數(shù)據(jù)質(zhì)量，并且縮短了從進(jìn)書到流通的時間。1.3 編目業(yè)務(wù)外包存在的問題編目外包也存在著許多弊端，外包商因過多考慮經(jīng)濟(jì)效益而降低了對編目質(zhì)量的要求。為了求得利益最大化，外包公司一般都實行定額管理，為了完成任務(wù)，外包編目人員不會花費時間和精力去深入了解圖書館的編目細(xì)則，造成編目質(zhì)量下降3，經(jīng)常出現(xiàn)的問題主要有：1.3.1 加工不規(guī)范。磁條缺漏、扭結(jié)、外漏，給圖書的安全留下隱患；條碼沒貼在規(guī)定的位置、歪斜、模糊、同一本書的兩個條碼號不一致；館藏章加蓋位置不規(guī)范、漏蓋、歪斜；書標(biāo)張冠李戴、不平整，既不美觀又造成書目信息的錯誤。31.3.2 查重、分類標(biāo)引不規(guī)范。因

5、疏于查重，造成書目記錄重復(fù)；因分類不當(dāng)、主題標(biāo)引和分類標(biāo)引不一致、多卷書、叢書著錄不統(tǒng)一，造成同類圖書歸類不統(tǒng)一，影響書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。32 編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制對策通過對編目業(yè)務(wù)外包的現(xiàn)狀、優(yōu)點及存在問題的分析，并對一些已開展此項工作的兄弟館進(jìn)行調(diào)研，筆者認(rèn)為如果對編目業(yè)務(wù)實行全部外包，要保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，圖書館應(yīng)采取事前、事中、事后的三步控制程序。2.1 事前外包商的選擇、編目業(yè)務(wù)文件及管理制度的制訂與培訓(xùn)2.1.1 認(rèn)真考察選擇外包商由于外包商的選擇直接關(guān)系到業(yè)務(wù)外包的成敗，因此顯得尤為重要。考察外包商應(yīng)從其從業(yè)經(jīng)歷、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)信譽、人員素質(zhì)、技術(shù)實力、工作效率、服務(wù)態(tài)度、社會影響等幾方面

6、進(jìn)行考慮。22.1.2 編目業(yè)務(wù)文件及管理制度的制訂在外包工作開展前，我們首先要整理編目工作程序，根據(jù)本館對分類、著錄等方面的特殊要求，編制本館中文圖書種次號中輔助號的使用說明、中文圖書著錄流程圖、編目注意事項及數(shù)據(jù)質(zhì)量懲罰制度等一系列文件，提供給外包商，使得外包商在處理編目業(yè)務(wù)時有章可循，并從思想上引起重視。2.1.3 對外包商的編目人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)編目工作具有較強(qiáng)的延續(xù)性，且需要較長的實踐積累，對館藏目錄體系的準(zhǔn)確把握也不是一蹴而就的事情。因而，一直以來，編目人員的工作崗位保持相對的穩(wěn)定，并且養(yǎng)成了關(guān)注細(xì)節(jié)、特別在意編目質(zhì)量的職業(yè)習(xí)慣。4所以對外包商的編目人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)是非常重要的。此外

7、，還應(yīng)把本館編目中的一些特殊做法和要求向外包商講清楚，使其編目人員掌握本館的一些需要特別注意的細(xì)節(jié)。因為在總的圖書分類規(guī)則的指引下，每個圖書館由于其歷史性、學(xué)科性等原因都會有別于其他館的分編細(xì)則和分編中應(yīng)注意的事項，因此不管之前這些書商的編目人員分編了多少個圖書館的圖書任務(wù)，多么富有經(jīng)驗，各個圖書館還是要針對本館的圖書分編情況對外包商的編目人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，這也是預(yù)防書目數(shù)據(jù)錯誤的一條重要途徑。1培訓(xùn)的主要內(nèi)容有：（1）圖書分類及索書號的選取是圖書編目的核心業(yè)務(wù)，直接關(guān)系到圖書館的藏書整序質(zhì)量，關(guān)系到圖書檢索的檢準(zhǔn)率和利用率。要詳細(xì)介紹本館的分類要求及細(xì)則，強(qiáng)調(diào)分類的連續(xù)性、歸類的合理性、細(xì)分

8、至不同類目級次的習(xí)慣性。3特別強(qiáng)調(diào)要熟練掌握分類法，不能單純參考cip數(shù)據(jù)或套用其他館的分類；索書號采用分類號加種次號的形式，對于多卷書、叢書、連續(xù)出版物、不同版本書等，種次號后要添加輔助號，這就要求外包商的編目人員要對館藏仔細(xì)檢索，熟練掌握取號原則，需要添加輔助號時，應(yīng)參考本館中文圖書種次號中輔助號的使用說明，避免多卷書、叢書等出現(xiàn)索書號互不相干的現(xiàn)象，方便讀者檢索。（2）文獻(xiàn)著錄。如本館文獻(xiàn)的著錄是依據(jù)calis的著錄規(guī)則，應(yīng)要求外包商的編目人員應(yīng)熟練掌握其著錄規(guī)則。對圖書著錄時的各個屬性設(shè)置、z39.50的smartport字段的設(shè)置、下載calis數(shù)據(jù)時z39.50模塊的參數(shù)設(shè)置等應(yīng)概

9、括成文，以備實際操作中使用參考。（3）避免重復(fù)題名。重復(fù)題名是編目過程中經(jīng)常出現(xiàn)的一種錯誤，它的出現(xiàn)使得系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)過于臃腫，給讀者檢索文獻(xiàn)帶來不便。圖書查重不細(xì)是主因，所以要求外包商的編目人員通過isbn、題名、責(zé)任者等多種途徑查重。多數(shù)重復(fù)題名是由于只通過isbn號查重造成，因為自2007年1月1日起isbn由10位升位到13位，也就是說待編圖書中存在著新舊號并存的情況，再版、重印書使用了新號，但是我們使用的讀碼器在一種模式設(shè)定下（10位或13位）無法對另一種模式進(jìn)行識別，所以在圖書查重中只通過isbn號查重，就很可能檢索不出來，從而加大了重復(fù)題名出現(xiàn)的幾率。為了避免這一情況的發(fā)生，我們要

10、求外包商的編目人員必須加大查重力度，最大限度地減少重復(fù)題名的出現(xiàn)。2.2 事中認(rèn)真做好數(shù)據(jù)檢查2.2.1 嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)圖書編目是一項非常細(xì)致的工作，又是圖書館業(yè)務(wù)中最基礎(chǔ)的工作，數(shù)據(jù)質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響到圖書的有效利用率。所以在業(yè)務(wù)外包后，雖然對外包商的編目人員進(jìn)行了崗前培訓(xùn)，但要想達(dá)到熟練掌握的程度還需要一個消化的過程，所以應(yīng)安排專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、有經(jīng)驗的編目人員檢查外包商的編目數(shù)據(jù)，嚴(yán)把編目數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，對錯誤的編目數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的修改和刪除，以確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，方便讀者檢索到所需圖書，更好地為教學(xué)科研服務(wù)。編目業(yè)務(wù)外包初期，對外包商的編目數(shù)據(jù)應(yīng)采取全面檢查。檢查的重點內(nèi)容包括：（1）文獻(xiàn)著錄是否標(biāo)準(zhǔn)、

11、規(guī)范；（2）復(fù)本是否漏添，復(fù)本信息是否正確；（3）不同出版社出版的同種圖書分類是否前后一致；（4）按題名檢索是否出現(xiàn)重復(fù)題名；（5）依據(jù)本館中文圖書種次號中輔助號的使用說明檢查多卷書、叢書、連續(xù)出版物、不同版本書的索書號是否正確；（6）在完成每批報表后，利用編目數(shù)據(jù)檢查系統(tǒng)對“錯誤文獻(xiàn)類別”、“錯誤館址”、“重復(fù)索書號”進(jìn)行檢查。2.2.2 及時溝通修改錯誤遇到外包數(shù)據(jù)錯誤或不妥之處應(yīng)及時通知外包商的編目人員進(jìn)行修改，并告之如何可以避免相同錯誤重復(fù)出現(xiàn)。記錄錯誤數(shù)據(jù)的內(nèi)容及數(shù)量，并經(jīng)雙方簽字認(rèn)可，為下一步落實獎懲措施提供依據(jù)。2.3 事后監(jiān)督與懲罰2.3.1 經(jīng)常交流，持續(xù)監(jiān)督為了使外包業(yè)務(wù)更

12、好地開展下去，圖書館的編目人員和外包商必須互相理解、互相支持，實時溝通，保持密切聯(lián)系。圖書館的編目人員要根據(jù)本館的分編要求，與外包商進(jìn)行經(jīng)常性的交流，外包商也要就隨時發(fā)生的問題與圖書館編目人員進(jìn)行交流，在交流的過程中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而保證編目業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。2.3.2 加強(qiáng)圖書館編目人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)編目業(yè)務(wù)外包工作的開展并不意味著圖書館的編目人員可以退出這項工作。相反這項工作的開展對圖書館的編目人員提出了更高的要求，要做到：（1）時時關(guān)注天津市高等教育文獻(xiàn)信息中心及calls網(wǎng)站上發(fā)布的相關(guān)內(nèi)容；（2）與兄弟館多溝通；（3）對先前編制的一系列文件中的不妥之處及時完善，確保本館的數(shù)據(jù)質(zhì)量。2

13、.3.3 嚴(yán)格執(zhí)行懲罰制度，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量盡管圖書館編目業(yè)務(wù)外包具有很多優(yōu)勢，但在具體的管理中，還有一些問題要特別注意。首先與外包商簽訂合同時盡可能考慮全面，如將質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)完成期限、數(shù)量、人員及違約的懲罰措施考慮周全，通過合同更好地約束外包商完成業(yè)務(wù)外包。為保證館藏數(shù)據(jù)的質(zhì)量，制定合理易行的數(shù)據(jù)管理監(jiān)測辦法，通過全面檢查、系統(tǒng)報表追蹤等技術(shù)手段進(jìn)行監(jiān)督，建立嚴(yán)格的錯誤懲罰制度。在對外包商的編目數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查時，要以合同和圖書編目準(zhǔn)則為依據(jù)，對出現(xiàn)的錯誤進(jìn)行分析，視情況進(jìn)行處理。比如：（1）對經(jīng)常糾正但還重復(fù)出現(xiàn)的錯誤應(yīng)嚴(yán)厲處罰；（2）對偶爾出現(xiàn)的錯誤或是因為對編目細(xì)則理解不細(xì)造成的錯誤，要及時提醒并糾正；（3）如果一段時間內(nèi)沒有出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，應(yīng)予以表揚及鼓勵。當(dāng)然這只是一種手段，目的是為了培養(yǎng)外包商的編目人員的質(zhì)量意識和責(zé)任心，使其養(yǎng)成關(guān)注編目細(xì)節(jié)的習(xí)慣，從而保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。3 結(jié)語以上是結(jié)合天津財經(jīng)大學(xué)圖書館編目業(yè)務(wù)外包實踐總結(jié)出來的數(shù)據(jù)質(zhì)量控制對策。編目外包業(yè)務(wù)是21世紀(jì)高校圖書館編目工作的發(fā)展趨勢，圖書館引進(jìn)編目外包業(yè)務(wù)，確實提高了效率，為圖書館的發(fā)展帶來了活力和生機(jī)，但也存在一些問題。只有在編目業(yè)務(wù)外包的各個階段做好質(zhì)量控制，實施有效的管理和監(jiān)督，才能達(dá)到效率與質(zhì)量的完美結(jié)合，使編目外包這一新的業(yè)務(wù)工作方式真正達(dá)到提高工作效率的作用。參考文獻(xiàn)：1 曹秋霞.高