(林良淦)淺談如何開好項(xiàng)目組例會(huì)

1、（林良沒）淺談如何開好項(xiàng)目組例會(huì)2011. 10. 10北京煜金橋通信建設(shè)監(jiān)理咨詢有限責(zé)任公司笫二屆項(xiàng)h管理技術(shù)論壇淺談如何開好項(xiàng)目監(jiān)理組例會(huì)福建辦事處林良冷【摘 要】:項(xiàng)目監(jiān)理組周例會(huì)是項(xiàng)目監(jiān)理組內(nèi)部管理過程中的一種管理方式，但這種 管理方式必不可少。例會(huì)開得好，能起到溝通信息、協(xié)調(diào)工作、提高共識(shí)、化解矛盾、解 決問題、帶動(dòng)監(jiān)理工作更上一層樓的作用，使之達(dá)到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、協(xié)調(diào)一致的目的，實(shí)現(xiàn)公 司的管理方針和管理目標(biāo)。作者通過兒年的工作實(shí)踐，對如何開好例會(huì)有深刻的認(rèn)識(shí)，總 結(jié)了兒點(diǎn)體會(huì)：1思想重視2、形式多樣3、注重學(xué)習(xí)4、止面引導(dǎo)5、認(rèn)真準(zhǔn)備6、掌 握技巧?！娟P(guān)鍵詞】:淺談例會(huì)項(xiàng)目監(jiān)理組周例會(huì)

2、是項(xiàng)目監(jiān)理組內(nèi)部管理過程中的一種管理方式，但這種管理方式必不 可少。例會(huì)開得好，能起到溝通信息、協(xié)調(diào)工作、提高共識(shí)、化解矛盾、解決問題、帶動(dòng) 監(jiān)理工作更上一層樓的作用，使z達(dá)到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、協(xié)調(diào)一致的目的，實(shí)現(xiàn)公司的管理方針 和管理目標(biāo)。本人通過幾年的工作實(shí)踐，對如何開好例會(huì)冇深刻的認(rèn)識(shí)，下面分幾個(gè)方面 就如何開好項(xiàng)h監(jiān)理組的例會(huì)談幾點(diǎn)體會(huì)：一、思想重視。從思想上認(rèn)識(shí)到開例會(huì)重要性有個(gè)過程，本人加入監(jiān)理隊(duì)伍已有9年，經(jīng)歷過幾個(gè)項(xiàng)忖 監(jiān)理組，但都沒有定期的內(nèi)部例會(huì)制度，只是組長認(rèn)為有事時(shí)項(xiàng)目組才開會(huì)議。我t- 2007 年8月接手福州項(xiàng)目組組長工作，剛開始的二年，仍然延續(xù)這種做法，只是開會(huì)的次數(shù)增

3、加了，慢慢地有了一種想法利責(zé)任感，嘗試著開例會(huì)的方法，引導(dǎo)自己的團(tuán)隊(duì)走向輝煌， 并于2009年11月2日星期一召開第一次項(xiàng)目組例會(huì)，宣布從今開始每周一定期召開項(xiàng)目 組例會(huì)。經(jīng)過近三年的實(shí)踐，項(xiàng)目組發(fā)生了深刻變化，2009年本人獲得公司優(yōu)秀員工； 2010年項(xiàng)冃組獲得公司優(yōu)秀項(xiàng)h獎(jiǎng)；2009、2010、2011年的公司項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)怦考核檢查 中，均獲得高分；接受內(nèi)審、外審工作中，均受到好評。項(xiàng)目組人1北京煜金橋通信建設(shè) 監(jiān)理咨詢有限責(zé)任公司第二屆項(xiàng)目管理技術(shù)論壇員積極向上，思想穩(wěn)定，在各地出現(xiàn)人員跳槽辭職風(fēng)暴屮，項(xiàng)目組未出現(xiàn)一人辭職悄 況，有力地支持了監(jiān)理工作。二、形式多樣?？偨Y(jié)分析上周工作，安排

4、落實(shí)下周工作，這是開例會(huì)的基木內(nèi)容。為了避免一言談，提 高員工的表達(dá)能力，項(xiàng)h組在形式上做了有益的探索，要求項(xiàng)h組所有成員必須在周例會(huì) 上匯報(bào)自己一周的工作悄況以及下周工作安排，這樣可以訃每個(gè)員工在大家面前、在止式 的會(huì)議上匯報(bào)講話，鍛煉講話能力和講話膽量，以提高在日常監(jiān)理工作中協(xié)調(diào)的講話能力 和參會(huì)的說話水平；同時(shí)，還要求匯報(bào)發(fā)言者耍進(jìn)行事先準(zhǔn)備和歸納，發(fā)言耍求耍精練不 啰嗦，講話要講到點(diǎn)子上，要有哲理，要尚于分析，不斷提高個(gè)人的講話水平和口才能 力。通過這樣有益的鍛煉，使原來比較愛講話的人，發(fā)言就比較精練不再啰嗦，講話也能 講到點(diǎn)子上了，原來性格比較內(nèi)向的，剛開始匯報(bào)發(fā)言就兒句話的，現(xiàn)在也

5、敢于發(fā)言和善 丁發(fā)言了；另外，通過每個(gè)人的發(fā)言，每個(gè)人對問題的看法、角度、處理方式各不相同， 互相間得到互補(bǔ)、啟迪和提高。為了避免例會(huì)形成制度后，隨z而來的例會(huì)“疲乏”，這 不僅會(huì)對例會(huì)效杲產(chǎn)生負(fù)面作用，而且會(huì)消磨團(tuán)隊(duì)的精神。我們通過換個(gè)環(huán)境開例會(huì)、定 個(gè)主題開例會(huì)、請施丁單位參加例會(huì)、請大學(xué)實(shí)習(xí)生列席例會(huì)等各種形式，使每一次例會(huì) 開得有效率的同時(shí)，也計(jì)它成為提升團(tuán)隊(duì)精神的一次機(jī)會(huì)。這樣有益的探索，整體推進(jìn)和 提高了項(xiàng)目組的監(jiān)理水平和監(jiān)理能力。三、注重學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)是提高監(jiān)理工作的基礎(chǔ)。如何使項(xiàng)h組成為學(xué)習(xí)型的項(xiàng)h組，利用周例會(huì)時(shí)間組織 學(xué)習(xí)是個(gè)很好的方法，學(xué)習(xí)上級下發(fā)的各種文件，讀懂文件內(nèi)容，弄

6、清文件精神，貫徹落 實(shí)文件耍求。例如，今年，中共中央宣傳部、國家安全牛產(chǎn)監(jiān)督管理總局、公安部、國家 廣播電影電視局、中華全國總工會(huì)、共青團(tuán)中央、中華全國婦女聯(lián)合會(huì)聯(lián)合印發(fā)了關(guān)于 開展2011年“全國安全生產(chǎn)刀”活動(dòng)的通知將6刀定為全國安全生產(chǎn)刀，為了落實(shí)文 件精神，切實(shí)加強(qiáng)安全牛產(chǎn)宣傳教育工作，推動(dòng)安全牛產(chǎn)責(zé)任制的貫徹落實(shí)。項(xiàng)目組在6 月13 口周一例會(huì)上組織全體員工學(xué)習(xí)安全相關(guān)文件并布置有關(guān)活動(dòng)要求，6月23 口全體 員工按“通知”要求完成了中國移動(dòng)2011年安全生產(chǎn)（網(wǎng)上）知識(shí)競賽答題；按“通 知”精神完善了應(yīng)急預(yù)案，并對應(yīng)急預(yù)案中的消防設(shè)施的正確使用和辦公場所高樓逃牛進(jìn) 行了演練；向在監(jiān)

7、工程項(xiàng)目的施工單位下發(fā)了關(guān)于開展2011年“安全生產(chǎn)月”做好安全 牛產(chǎn)的通知，要求施工單位做好安全牛產(chǎn)月的安全教育和安全檢查工作，2北京煜金橋通 信建設(shè)監(jiān)理咨詢有限責(zé)任公司笫二屆項(xiàng)目管理技術(shù)論壇并囤繞“安全責(zé)任、重在落實(shí)”的主題，認(rèn)真貫徹落實(shí)通知精神，結(jié)合實(shí)際，注垂 實(shí)效，組織開展冇自身特點(diǎn)的安全牛產(chǎn)宣傳教育活動(dòng)；深入貫徹落實(shí)安全牛產(chǎn)責(zé)任制，完 善細(xì)化安全規(guī)章，逐級抓好貫徹執(zhí)行。安全生產(chǎn)刀結(jié)束后，我們對施工單位的活動(dòng)情況進(jìn) 行了收集和檢查。通過學(xué)習(xí)和系列活動(dòng)，使項(xiàng)h組全體人員提高了對安全生產(chǎn)的認(rèn)識(shí)，了 解并掌握了安全牛產(chǎn)的知識(shí)。乂如，每年公司下發(fā)工程監(jiān)理項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督檢查考核實(shí)施細(xì) 則，項(xiàng)目組都

8、會(huì)利用周例會(huì)組織進(jìn)行逐項(xiàng)學(xué)習(xí)理解，逐條貫徹落實(shí)。使公司的工程監(jiān)理項(xiàng) 目質(zhì)量監(jiān)督檢查考核實(shí)施細(xì)則化作項(xiàng)目組每個(gè)員工的實(shí)際行動(dòng)。因此，項(xiàng)目組幾年來，接 受公司的項(xiàng)h質(zhì)量監(jiān)督檢查考核中，均取得好得成績。同時(shí)，項(xiàng)h組在推動(dòng)福建辦事處其 它項(xiàng)目組的工程項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督考核中起到榜樣的作用。幫助其它項(xiàng)目組進(jìn)行項(xiàng)h管理的培 訓(xùn)，提供有關(guān)資料模板。在學(xué)習(xí)方面，我們項(xiàng)目組人員有外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，回來后，均應(yīng) 在項(xiàng)目組進(jìn)行學(xué)習(xí)匯報(bào)，將自己學(xué)到的新知識(shí)，新思想、新思維傳授給大家，使大家也受 到一次教育和收獲。四、止確引導(dǎo)。項(xiàng)目組是公司最基層的單位，公司的所有的方針、政策、規(guī)定、要求都要通過項(xiàng)目組得 到最具體的落實(shí)。有時(shí)，

9、公司的規(guī)定要求，從公司的角度出發(fā)，是合理的，是對的，但從 一些個(gè)人角度出發(fā)，可能感覺就不合適了，在這種悄況下，項(xiàng)目組就必須進(jìn)行正面引導(dǎo)，使之服從公司這個(gè)大局。例如，公司發(fā)布的薪酬制度，共分8等7級，對大多數(shù)員工來 說，適合的、合理的，但對某些人來說，因?yàn)閷W(xué)歷、經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、技能的不同，而出現(xiàn)了 一些偏差，這時(shí)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的解釋，正面引導(dǎo)，將怨氣正確疏通去。正面引導(dǎo)，關(guān)鍵在于 發(fā)現(xiàn)苗頭和傾向性的問題，要研究利分析這些苗頭和傾向性的問題，將這些苗頭和傾向性 的問題消滅在萌芽狀態(tài)，就如人的身體打上預(yù)防針，有了免疫功能。乂如，公司每季度的 績效考核，剛開始，許多人都將口己的績效考核分?jǐn)?shù)都填的非常的高，九十

10、多分，狠不得 它將填滿分。針對這種苗頭的出現(xiàn)，項(xiàng)目組積極進(jìn)行引導(dǎo)，首先肯定大家重視績效考核， 重視績效考核分?jǐn)?shù)，但同時(shí)也強(qiáng)調(diào)，績效考核要實(shí)爭求是，要在丁作上爭先，分?jǐn)?shù)要體現(xiàn) t作情況。并把標(biāo)準(zhǔn)列在績效考核旁，請大家認(rèn)真對照，90分表現(xiàn)為出色，你是否工作的 出色？通過這樣的引導(dǎo)，績效考核的分?jǐn)?shù)回歸到止常狀態(tài)，述出現(xiàn)一些謙虛的分?jǐn)?shù)，需要 我進(jìn)行往高分調(diào)整現(xiàn)象。引導(dǎo)工作取得了成效。在日常的周例會(huì)屮，我會(huì)選擇一些帶有傾 向性的問題，進(jìn)行“強(qiáng)調(diào)”以引起全體員工的關(guān)注。如：針對編寫周報(bào)、刀報(bào)等文件內(nèi)容 因拷貝后未能及時(shí)進(jìn)行修改或修改不到位的差錯(cuò)情況。3北京煜金橋通信建設(shè)監(jiān)理咨詢有 限責(zé)任公司第二屆項(xiàng)目管理

11、技術(shù)論壇強(qiáng)調(diào)今后所有起草的文件必須有ab角進(jìn)行互相校對，明確了每2人一組互為校對。經(jīng) 過強(qiáng)調(diào)，周報(bào)、刀報(bào)等文件的差錯(cuò)率直線下降。很好地維護(hù)了我們監(jiān)理的聲譽(yù)。粗略統(tǒng) 計(jì)，近三年我在項(xiàng)目組周例會(huì)上的“強(qiáng)調(diào)”達(dá)100多項(xiàng)，較好的將一些苗頭、不良傾向及 時(shí)進(jìn)行引導(dǎo)、疏通和制止，使項(xiàng)目組沿著健康方向發(fā)展。五、認(rèn)真準(zhǔn)備。項(xiàng)口組的例會(huì)說起來簡單，其實(shí)要開好例會(huì)，希望將自己的思想和理念都充分地傳達(dá)給 全體員工，需要認(rèn)真充分準(zhǔn)備，才能起到效杲。一是例會(huì)的內(nèi)容準(zhǔn)備，要收集分析總結(jié)上 周工作，安排落實(shí)下周工作；學(xué)習(xí)傳達(dá)上級有關(guān)文件內(nèi)容和精神；查找、研究、分析出現(xiàn) 的苗頭、傾向，有的放矢地進(jìn)行“強(qiáng)調(diào)”；二是例會(huì)的形式

12、準(zhǔn)備，會(huì)前要考慮要采用什么 樣的形式開例會(huì)。要針對例會(huì)的內(nèi)容、參加的人員、等方面因素來決定例會(huì)的形式。六、掌握技巧。掌握開好例會(huì)的技巧，是開好例會(huì)成功的鑰匙。1、準(zhǔn)時(shí)開會(huì)。不要為某個(gè)人或某幾個(gè)人未到而廷誤開會(huì)時(shí)間，因?yàn)榧偃缒菢?，下回?余的人便都會(huì)遲到。準(zhǔn)時(shí)開會(huì)是主持人的責(zé)任和魄力之所在，也是一個(gè)團(tuán)體紀(jì)律的體現(xiàn)， 進(jìn)而表明團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力，如果一個(gè)團(tuán)隊(duì)連起碼的開會(huì)時(shí)間都不能遵守，這個(gè)因隊(duì)肯定是個(gè) 懶散的團(tuán)隊(duì)。所以必須強(qiáng)調(diào)和采取必耍的措施，保證準(zhǔn)時(shí)開會(huì)。2、簡潔的開場白。開場白要控制好時(shí)間，主持人的任務(wù)不是表現(xiàn)白己，而是講清并強(qiáng) 調(diào)一下會(huì)議目的，這樣有助丁為與會(huì)者叨確地限定討論的問題，而且能夠消除在

13、會(huì)議開始 時(shí)人們思緒的混亂狀態(tài)，集中大家的注意力。督促打會(huì)者開動(dòng)腦筋。講長話會(huì)磨純“會(huì)鋒“，分散注意力，引偏目標(biāo)。3、防止冷場。會(huì)上出現(xiàn)一陣沉默，每個(gè)人都在等待別人講話，出現(xiàn)這種冷場時(shí)，主持 人耍立即做些評說，提問或解釋，盡快結(jié)束冷場，使會(huì)議繼續(xù)進(jìn)行。4、控制激情。會(huì)上出現(xiàn)悄緒激動(dòng)者時(shí)，主持人要善于觀察個(gè)別悄緒激動(dòng)者的情緒變 化，以便及時(shí)進(jìn)行“滅火”,把話頭從“激動(dòng)點(diǎn)”引開，用幽默調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛。很多時(shí) 候，人的感情大于理智，而激情迸發(fā)時(shí)往往會(huì)導(dǎo)致人的失態(tài)和人與人z間的沖突，而帶著 情緒去爭執(zhí)，只會(huì)產(chǎn)生隔閡，失去解決問題的機(jī)會(huì)。應(yīng)該指出雙方的岀發(fā)點(diǎn)都是正確的， 只是站的角度不同，所看到的事物就不一樣。情緒平靜后，再引導(dǎo)大家現(xiàn)實(shí)地對待有爭論 的問題，這樣問題就好解決了。4北京煜金橋通信