(林良淦)淺談如何開好項目組例會

1、（林良沒）淺談如何開好項目組例會2011. 10. 10北京煜金橋通信建設監(jiān)理咨詢有限責任公司笫二屆項h管理技術論壇淺談如何開好項目監(jiān)理組例會福建辦事處林良冷【摘 要】:項目監(jiān)理組周例會是項目監(jiān)理組內(nèi)部管理過程中的一種管理方式，但這種 管理方式必不可少。例會開得好，能起到溝通信息、協(xié)調(diào)工作、提高共識、化解矛盾、解 決問題、帶動監(jiān)理工作更上一層樓的作用，使之達到統(tǒng)一認識、協(xié)調(diào)一致的目的，實現(xiàn)公 司的管理方針和管理目標。作者通過兒年的工作實踐，對如何開好例會有深刻的認識，總 結了兒點體會：1思想重視2、形式多樣3、注重學習4、止面引導5、認真準備6、掌 握技巧?！娟P鍵詞】:淺談例會項目監(jiān)理組周例會

2、是項目監(jiān)理組內(nèi)部管理過程中的一種管理方式，但這種管理方式必不 可少。例會開得好，能起到溝通信息、協(xié)調(diào)工作、提高共識、化解矛盾、解決問題、帶動 監(jiān)理工作更上一層樓的作用，使z達到統(tǒng)一認識、協(xié)調(diào)一致的目的，實現(xiàn)公司的管理方針 和管理目標。本人通過幾年的工作實踐，對如何開好例會冇深刻的認識，下面分幾個方面 就如何開好項h監(jiān)理組的例會談幾點體會：一、思想重視。從思想上認識到開例會重要性有個過程，本人加入監(jiān)理隊伍已有9年，經(jīng)歷過幾個項忖 監(jiān)理組，但都沒有定期的內(nèi)部例會制度，只是組長認為有事時項目組才開會議。我t- 2007 年8月接手福州項目組組長工作，剛開始的二年，仍然延續(xù)這種做法，只是開會的次數(shù)增

3、加了，慢慢地有了一種想法利責任感，嘗試著開例會的方法，引導自己的團隊走向輝煌， 并于2009年11月2日星期一召開第一次項目組例會，宣布從今開始每周一定期召開項目 組例會。經(jīng)過近三年的實踐，項目組發(fā)生了深刻變化，2009年本人獲得公司優(yōu)秀員工； 2010年項冃組獲得公司優(yōu)秀項h獎；2009、2010、2011年的公司項目質(zhì)量監(jiān)怦考核檢查 中，均獲得高分；接受內(nèi)審、外審工作中，均受到好評。項目組人1北京煜金橋通信建設 監(jiān)理咨詢有限責任公司第二屆項目管理技術論壇員積極向上，思想穩(wěn)定，在各地出現(xiàn)人員跳槽辭職風暴屮，項目組未出現(xiàn)一人辭職悄 況，有力地支持了監(jiān)理工作。二、形式多樣?？偨Y分析上周工作，安排

4、落實下周工作，這是開例會的基木內(nèi)容。為了避免一言談，提 高員工的表達能力，項h組在形式上做了有益的探索，要求項h組所有成員必須在周例會 上匯報自己一周的工作悄況以及下周工作安排，這樣可以訃每個員工在大家面前、在止式 的會議上匯報講話，鍛煉講話能力和講話膽量，以提高在日常監(jiān)理工作中協(xié)調(diào)的講話能力 和參會的說話水平；同時，還要求匯報發(fā)言者耍進行事先準備和歸納，發(fā)言耍求耍精練不 啰嗦，講話要講到點子上，要有哲理，要尚于分析，不斷提高個人的講話水平和口才能 力。通過這樣有益的鍛煉，使原來比較愛講話的人，發(fā)言就比較精練不再啰嗦，講話也能 講到點子上了，原來性格比較內(nèi)向的，剛開始匯報發(fā)言就兒句話的，現(xiàn)在也

5、敢于發(fā)言和善 丁發(fā)言了；另外，通過每個人的發(fā)言，每個人對問題的看法、角度、處理方式各不相同， 互相間得到互補、啟迪和提高。為了避免例會形成制度后，隨z而來的例會“疲乏”，這 不僅會對例會效杲產(chǎn)生負面作用，而且會消磨團隊的精神。我們通過換個環(huán)境開例會、定 個主題開例會、請施丁單位參加例會、請大學實習生列席例會等各種形式，使每一次例會 開得有效率的同時，也計它成為提升團隊精神的一次機會。這樣有益的探索，整體推進和 提高了項目組的監(jiān)理水平和監(jiān)理能力。三、注重學習。學習是提高監(jiān)理工作的基礎。如何使項h組成為學習型的項h組，利用周例會時間組織 學習是個很好的方法，學習上級下發(fā)的各種文件，讀懂文件內(nèi)容，弄

6、清文件精神，貫徹落 實文件耍求。例如，今年，中共中央宣傳部、國家安全牛產(chǎn)監(jiān)督管理總局、公安部、國家 廣播電影電視局、中華全國總工會、共青團中央、中華全國婦女聯(lián)合會聯(lián)合印發(fā)了關于 開展2011年“全國安全生產(chǎn)刀”活動的通知將6刀定為全國安全生產(chǎn)刀，為了落實文 件精神，切實加強安全牛產(chǎn)宣傳教育工作，推動安全牛產(chǎn)責任制的貫徹落實。項目組在6 月13 口周一例會上組織全體員工學習安全相關文件并布置有關活動要求，6月23 口全體 員工按“通知”要求完成了中國移動2011年安全生產(chǎn)（網(wǎng)上）知識競賽答題；按“通 知”精神完善了應急預案，并對應急預案中的消防設施的正確使用和辦公場所高樓逃牛進 行了演練；向在監(jiān)

7、工程項目的施工單位下發(fā)了關于開展2011年“安全生產(chǎn)月”做好安全 牛產(chǎn)的通知，要求施工單位做好安全牛產(chǎn)月的安全教育和安全檢查工作，2北京煜金橋通 信建設監(jiān)理咨詢有限責任公司笫二屆項目管理技術論壇并囤繞“安全責任、重在落實”的主題，認真貫徹落實通知精神，結合實際，注垂 實效，組織開展冇自身特點的安全牛產(chǎn)宣傳教育活動；深入貫徹落實安全牛產(chǎn)責任制，完 善細化安全規(guī)章，逐級抓好貫徹執(zhí)行。安全生產(chǎn)刀結束后，我們對施工單位的活動情況進 行了收集和檢查。通過學習和系列活動，使項h組全體人員提高了對安全生產(chǎn)的認識，了 解并掌握了安全牛產(chǎn)的知識。乂如，每年公司下發(fā)工程監(jiān)理項目質(zhì)量監(jiān)督檢查考核實施細 則，項目組都

8、會利用周例會組織進行逐項學習理解，逐條貫徹落實。使公司的工程監(jiān)理項 目質(zhì)量監(jiān)督檢查考核實施細則化作項目組每個員工的實際行動。因此，項目組幾年來，接 受公司的項h質(zhì)量監(jiān)督檢查考核中，均取得好得成績。同時，項h組在推動福建辦事處其 它項目組的工程項目質(zhì)量監(jiān)督考核中起到榜樣的作用。幫助其它項目組進行項h管理的培 訓，提供有關資料模板。在學習方面，我們項目組人員有外出學習、培訓，回來后，均應 在項目組進行學習匯報，將自己學到的新知識，新思想、新思維傳授給大家，使大家也受 到一次教育和收獲。四、止確引導。項目組是公司最基層的單位，公司的所有的方針、政策、規(guī)定、要求都要通過項目組得 到最具體的落實。有時，

9、公司的規(guī)定要求，從公司的角度出發(fā)，是合理的，是對的，但從 一些個人角度出發(fā)，可能感覺就不合適了，在這種悄況下，項目組就必須進行正面引導，使之服從公司這個大局。例如，公司發(fā)布的薪酬制度，共分8等7級，對大多數(shù)員工來 說，適合的、合理的，但對某些人來說，因為學歷、經(jīng)歷、經(jīng)驗、技能的不同，而出現(xiàn)了 一些偏差，這時應進行認真的解釋，正面引導，將怨氣正確疏通去。正面引導，關鍵在于 發(fā)現(xiàn)苗頭和傾向性的問題，要研究利分析這些苗頭和傾向性的問題，將這些苗頭和傾向性 的問題消滅在萌芽狀態(tài)，就如人的身體打上預防針，有了免疫功能。乂如，公司每季度的 績效考核，剛開始，許多人都將口己的績效考核分數(shù)都填的非常的高，九十

10、多分，狠不得 它將填滿分。針對這種苗頭的出現(xiàn)，項目組積極進行引導，首先肯定大家重視績效考核， 重視績效考核分數(shù)，但同時也強調(diào)，績效考核要實爭求是，要在丁作上爭先，分數(shù)要體現(xiàn) t作情況。并把標準列在績效考核旁，請大家認真對照，90分表現(xiàn)為出色，你是否工作的 出色？通過這樣的引導，績效考核的分數(shù)回歸到止常狀態(tài)，述出現(xiàn)一些謙虛的分數(shù)，需要 我進行往高分調(diào)整現(xiàn)象。引導工作取得了成效。在日常的周例會屮，我會選擇一些帶有傾 向性的問題，進行“強調(diào)”以引起全體員工的關注。如：針對編寫周報、刀報等文件內(nèi)容 因拷貝后未能及時進行修改或修改不到位的差錯情況。3北京煜金橋通信建設監(jiān)理咨詢有 限責任公司第二屆項目管理

11、技術論壇強調(diào)今后所有起草的文件必須有ab角進行互相校對，明確了每2人一組互為校對。經(jīng) 過強調(diào)，周報、刀報等文件的差錯率直線下降。很好地維護了我們監(jiān)理的聲譽。粗略統(tǒng) 計，近三年我在項目組周例會上的“強調(diào)”達100多項，較好的將一些苗頭、不良傾向及 時進行引導、疏通和制止，使項目組沿著健康方向發(fā)展。五、認真準備。項口組的例會說起來簡單，其實要開好例會，希望將自己的思想和理念都充分地傳達給 全體員工，需要認真充分準備，才能起到效杲。一是例會的內(nèi)容準備，要收集分析總結上 周工作，安排落實下周工作；學習傳達上級有關文件內(nèi)容和精神；查找、研究、分析出現(xiàn) 的苗頭、傾向，有的放矢地進行“強調(diào)”；二是例會的形式

12、準備，會前要考慮要采用什么 樣的形式開例會。要針對例會的內(nèi)容、參加的人員、等方面因素來決定例會的形式。六、掌握技巧。掌握開好例會的技巧，是開好例會成功的鑰匙。1、準時開會。不要為某個人或某幾個人未到而廷誤開會時間，因為假如那樣，下回其 余的人便都會遲到。準時開會是主持人的責任和魄力之所在，也是一個團體紀律的體現(xiàn)， 進而表明團隊的戰(zhàn)斗力，如果一個團隊連起碼的開會時間都不能遵守，這個因隊肯定是個 懶散的團隊。所以必須強調(diào)和采取必耍的措施，保證準時開會。2、簡潔的開場白。開場白要控制好時間，主持人的任務不是表現(xiàn)白己，而是講清并強 調(diào)一下會議目的，這樣有助丁為與會者叨確地限定討論的問題，而且能夠消除在

13、會議開始 時人們思緒的混亂狀態(tài)，集中大家的注意力。督促打會者開動腦筋。講長話會磨純“會鋒“，分散注意力，引偏目標。3、防止冷場。會上出現(xiàn)一陣沉默，每個人都在等待別人講話，出現(xiàn)這種冷場時，主持 人耍立即做些評說，提問或解釋，盡快結束冷場，使會議繼續(xù)進行。4、控制激情。會上出現(xiàn)悄緒激動者時，主持人要善于觀察個別悄緒激動者的情緒變 化，以便及時進行“滅火”,把話頭從“激動點”引開，用幽默調(diào)節(jié)會議氣氛。很多時 候，人的感情大于理智，而激情迸發(fā)時往往會導致人的失態(tài)和人與人z間的沖突，而帶著 情緒去爭執(zhí)，只會產(chǎn)生隔閡，失去解決問題的機會。應該指出雙方的岀發(fā)點都是正確的， 只是站的角度不同，所看到的事物就不一樣。情緒平靜后，再引導大家現(xiàn)實地對待有爭論 的問題，這樣問題就好解決了。4北京煜金橋通信