建設(shè)工程檔案管理制度

1、建設(shè)工程檔案管理制度第一章 總則第一條 為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關(guān) 規(guī)定，結(jié)合我公司的特點，制定本制度。第二章 工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求第二條 工程檔案的歸檔范圍對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動， 記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀， 具有保存價 值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）第三條 歸檔文件的要求1、歸檔的工程文件應為原件。2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。第三章 工程檔案的管理機構(gòu)第四條 各工程部設(shè)資料員，主要負責本部門工

2、程項目從工程準備階段到竣 工備案驗收過程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收 及移交。第四章 工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、 保管、統(tǒng)計第五條 工程檔案的收集文件形成后，文件形成責任人（經(jīng)手人）必須于當天交一份原件給資料員， 資料員收到文件后，當天登記入盒。第六條 工程檔案的整理按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。 第七條 工程檔案的立卷1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、 竣工驗收文件五部分。2、工程準備階段文件按建設(shè)程序組卷。3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。4、施工文件按單位工程

3、、分部工程組卷。5、竣工圖按專業(yè)組卷。6、竣工驗收文件按單位工程組卷。第八條 工程檔案的編目1、每卷單獨編號，頁號從“ 1”開始，案卷不宜超過 30MM頁; 號編寫在單頁 右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下 角。2、卷內(nèi)目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成 單位和個人，有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替?！拔?件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號 ; “文件題名”填寫文件標題的名稱。 “日期”填寫文件形成的日期。第九條 工程檔案的裝訂案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式， 文字材料必須裝訂。 既有文字材料， 又 有圖紙的案卷

4、應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。第十條 工程檔案的歸檔單位工程竣工驗收完成后 30 日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工 作。第十一條 工程竣工檔案移交工程竣工驗收完成后 60 日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交 給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員 5 元。第十二條 工程檔案的索引 工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。案卷號 如：第 1 卷 1.1.1-1專業(yè)號 如：基建類 1 為 1.1.1 工程代號 如金碧花園首期為 1.1樓盤代號 如金碧花園代號為 1第十三條 工程檔案的保管工程檔案管理人員必須確保工程檔案

5、的安全和不被流失。 保持檔案室的干燥 和通風，保證工程檔案不被腐蝕。第十四條 工程檔案的統(tǒng)計工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計，及時 催促借閱到期文件的歸還。第五章 工程檔案保管期限第十五條 保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一） 1、永久：是指工程檔案需永久保存。2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。 第六章 工程檔案密級第十六條 密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高 密級為本卷密級。第十七條 工程準備階段文件為機密級，監(jiān)理文件、

6、施工文件、竣工圖、竣 工驗收文件為秘密級。第六章 工程檔案的借閱及銷毀第十八條 按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。 第七章 施工日志制度第十九條 從工程項目開工之日起，項目經(jīng)理應指定人員負責填寫整個項目 的施工曰志。施工日志包括以下內(nèi)容：a. 工程開、竣工日期以及主要分部工程的施工起止日期。b. 技術(shù)資料及技術(shù)交底等事項。c. 工程準備情況： 包括臨時設(shè)施、現(xiàn)場三通一平， 人員、機具、材料的準備、 圖紙會審的主要問題記錄、業(yè)主交與施工單位的中心點、標高點的記錄及復 測。d. 材料、半成品的檢驗與試驗e. 主要材料、設(shè)備及其資料的到貨情況f. 設(shè)計變更的日期及主要內(nèi)容。g. 記錄工程測量情況。h.

7、記錄工程自檢、專檢情況 （特別是隱蔽工程記錄 ） 。i. 工序的交接記錄。j. 業(yè)主、監(jiān)理代表現(xiàn)場確認的有關(guān)事宜。k. 工期緊急情況下采取的特殊措施和施工方法。l. 施工現(xiàn)場有關(guān)的工程進展情況。m. 質(zhì)量、安全、機械事故的情況、發(fā)生原因及處理方法的記錄。n. 有關(guān)領(lǐng)導或職能部門對工程所作的生產(chǎn)、技術(shù)方面的決定或建議。o. 工程項目試車記錄。p. 氣候、氣溫、地質(zhì)等自然災害以及其它特殊情況 （ 如停電、停水、停工待 料） 的記錄。第八章 附則第二十條 本制度由部門經(jīng)理負責考核部門資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工 程檔案管理室檔案員。第二十一條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行附錄一 建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管

8、期限表序號歸檔文件保存單位和保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位城建檔案館工程準備階段文件一立項文件1項目建議書永久2項目建議書審批意見及前期工作通知書永久3可行性研究報告及附件永久4可行性研究報告審批意見永久5關(guān)于立項有關(guān)的會議紀要、領(lǐng)導講話永久6專家建議文件永久7調(diào)查資料及項目評估研究材料長期二建設(shè)用地、征地、拆遷文件1選址申請及選址規(guī)劃意見通知書永久2用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地 批準書永久3拆遷安置意見、協(xié)議、方案等長期4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件永久5劃撥建設(shè)用地文件永久6國有土地使用證永久三勘察、測繪、設(shè)計文件1工程地質(zhì)勘察報告永久永久2水文地質(zhì)勘察報告、自然條件

9、、地震調(diào)查永久永久3建設(shè)用地釘樁通知單（書）永久4地形測量和撥地測量成果報告永久永久5申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書永久長期6初步設(shè)計圖紙和說明長期長期7技術(shù)設(shè)計圖紙和說明長期長期8審定設(shè)計方案通知書及審查意見長期長期9有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園 林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻 防治、衛(wèi)生等）批準文件或取得的有關(guān)協(xié)議永久序號歸檔文件保存單位和保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位城建檔案館10施工圖及其說明長期長期11設(shè)計計算書長期長期12政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見永久長期四招投標文件1勘察設(shè)計招投標文件長期2勘察設(shè)計承包合同長期長期3施工

10、招投標文件長期4施工承包合同長期長期5工程監(jiān)理招標文件長期6監(jiān)理委托合同長期五開工審批文件1建設(shè)項目列入年度計劃的申報文件永久2建設(shè)項目列入年度計劃的批文件或年度計劃項目 表永久3規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙永久4建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件永久5建設(shè)工程開工審查表永久6建設(shè)工程施工許可證永久7投資許可證、審計證明、繳納綠化建設(shè)費等證明長期8工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長期六財務文件1工程投資估算材料短期2工程設(shè)計概算材料短期3施工圖預算材料短期4施工預算短期七建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責人1工程項目管理機構(gòu)（項目經(jīng)理部）及負責人名單長期2工程項目監(jiān)理機構(gòu)（項目監(jiān)理部）及負責人名單長期長期3工程項目施工管

11、理機構(gòu)（施工項目經(jīng)理部）及負責 人名單長期長期監(jiān) 理 文 件序號歸檔文件保存單位和保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位城建檔案館1監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃長期短期監(jiān)理實施細則長期短期監(jiān)理部總控制計劃等長期短期2監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題長期長期3監(jiān)理會議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問題長期長期4進度控制工程開工復工審批表長期長期工程開工復工暫停令長期長期5質(zhì)量控制不合格項目通知長期長期質(zhì)量事故報告及處理意見長期長期6造價控制預付款報審與支付短期月付款報審與支付短期設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認長期工程竣工決算審核意見書長期7分包資質(zhì)分包單位資質(zhì)材料長期供貨單位資質(zhì)材料長期試驗等單位資質(zhì)材料長期8監(jiān)理通知有關(guān)進度控

12、制的監(jiān)理通知長期長期有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知長期長期有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知長期長期9合同與其他事項管理工程延期報告及審批永久長期費用索賠報告及審批長期長期合同爭議、違約報告及處理意見永久長期合同變更材料長期長期10監(jiān)理工作總結(jié)序號歸檔文件保存單位和保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位城建檔案館專題總結(jié)長期短期月報總結(jié)長期短期工程竣工總結(jié)長期長期質(zhì)量評價意見報告長期長期施工文件一建筑安裝工程（一）土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程1施工技術(shù)準備文件施工組織設(shè)計長期技術(shù)交底長期長期圖紙會審記錄長期長期長期2施工現(xiàn)場準備控制網(wǎng)設(shè)置資料長期長期工程定位測量資料長期長期基槽開挖線測量資料長期長期施工安全措施短期短

13、期施工環(huán)保措施短期短期3地基處理記錄地基釬控記錄和釬探平面布點圖永久長期驗槽記錄和地基處理記錄永久長期樁基施工記錄永久長期試樁記錄長期長期4工程圖紙變更記錄設(shè)計會議會審記錄永久長期長期設(shè)計變更記錄永久長期長期工程洽商記錄永久長期長期5施工材料預制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復試驗報告砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料試驗匯總表長期砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料、鋁合金門窗材料出廠證明文件長期保存單位和保管期限序號歸檔文件建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位城建檔案館砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料、焊條、瀝青復試試驗報告長期

14、預制構(gòu)件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗記錄長期6施工試驗記錄土壤（素土、灰土）干密度試驗報告長期土壤（素土、灰土）擊實試驗報告長期砂漿配合比通知單長期砂漿（試塊）抗壓強度試驗報告長期混凝土配合比通知單及外加劑出廠質(zhì)量證明文件及復檢報告長期砼攪拌質(zhì)量記錄長期混凝土（試塊）抗壓強度試驗報告長期混凝土抗?jié)B試驗報告長期商品混凝土出廠合格證、復試報告長期鋼筋接頭（焊接）試驗報告防水工程試水檢查記錄樓地在、屋面坡度檢查記錄土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗報告匯總表長期7隱蔽工程檢查記錄基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程長期長期鋼結(jié)構(gòu)工程長期長期防水工程長期長期高程控制長期長期8施工記錄工程定痊測量檢查記錄

15、永久長期預檢工程檢查記錄短期冬施混凝土攪拌測溫記錄短期冬施混凝土養(yǎng)護測溫記錄短期煙道、垃圾道檢查記錄短期沉降觀測記錄長期保存單位和保管期限序號歸檔文件建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位城建檔案館結(jié)構(gòu)吊裝記錄長期現(xiàn)場施工預應力記錄長期工程竣工測量長期長期新型建筑材料長期長期11施工新技術(shù)長期長期9工程質(zhì)量事故處理記錄永久10工程質(zhì)量檢驗記錄檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期長期分項工程質(zhì)量驗收記錄長期長期長期基礎(chǔ)、主體工程驗收記錄永久長期長期幕墻工程驗收記錄永久長期長期分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄永久長期長期（二）電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程1一般施工記錄施工組織設(shè)計

16、長期長期技術(shù)交底短期2圖紙變更記錄圖紙會審永久長期設(shè)計變更永久長期工程洽商永久長期3設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書長期設(shè)備裝箱單、商檢證明和說明書、開箱報告長期設(shè)備安裝記錄長期長期設(shè)備試運行記錄長期設(shè)備明細表長期4預檢記錄短期5隱蔽工程檢查記錄長期長期6施工試驗記錄電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末長期序號歸檔文件保存單位和保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位城建檔案館端等測試記錄樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽、電話等系統(tǒng)調(diào)試記 錄長期變配電設(shè)備安裝、檢查、通電、滿負荷測試記錄長期給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣等管道強 度、嚴密性、灌水、通水、吹洗

17、、漏風、試壓、通 球、閥門等試驗記錄長期電氣照明、動力、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣等系統(tǒng)調(diào)試、試運行記錄長期電梯接要電阻、絕緣電阻測試記錄；空載、半載、 滿載、超載試運行記錄、平衡運速、噪聲調(diào)整試驗 報告長期7質(zhì)量事故處理記錄永久長期8工程質(zhì)量檢驗記錄檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期長期檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期長期分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄永久長期長期（三）室外工程1室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件長期2室外建筑環(huán)境 （建筑小品、水景、道路園林綠化等）施 工文件長期竣工圖一建筑安裝工程竣工圖（一）綜合竣工圖1綜合圖總平面布置圖 （包括建

18、筑、 建筑小品、 水景、 照明、 道路、綠化等）永久長期豎向布置圖永久長期室外給水、排水、熱力、燃氣等管網(wǎng)綜合圖永久長期電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖永久長期設(shè)計總說明書永久長期2室外專業(yè)圖室外給水永久長期室外雨水永久長期保存單位和保管期限序號歸檔文件建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位城建檔案館室外污水永久長期室外熱力永久長期室外燃氣永久長期室外電訊永久長期室外電力永久長期室外電視永久長期室外建筑小品永久長期室外消防永久長期11室外照明永久長期12室外水景永久長期13室外道路永久長期14室外綠化永久長期（二）專業(yè)竣工圖1建筑竣工圖永久長期2結(jié)構(gòu)竣工圖永久長期3裝修裝飾工程竣工圖永久長期4電氣工種智能化工程竣工圖永久長期5給排水工程消防工程竣工圖永久長期6采暖通風空調(diào)工程竣工圖永久長期7燃氣工程竣工圖永久長期竣工驗收文件1建設(shè)工程竣工驗收報告永久長期2工程施工質(zhì)量驗收申請表永久長期3工程質(zhì)量評估報告永久4勘察文件質(zhì)量檢查報告永久5設(shè)計文件質(zhì)量檢查報告永久6單位（子單位）工程質(zhì)量驗收記錄永久長期7市政基礎(chǔ)設(shè)施的有關(guān)質(zhì)量檢測和功能性試驗資料永久長期8建設(shè)工程施工質(zhì)量驗收意見書永久9建設(shè)工程規(guī)劃驗收合格證永久保存單位和保管期限序號歸檔文件建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位城建檔案館10建筑