物料編碼說明書

1、物料編碼說明書內(nèi)容提要：物料編碼的意義、原則、方法、舉例。第一節(jié) 物料編碼的意義物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其他有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而藉著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：Ø 增強物料資料的正確性物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以

2、查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。Ø 提高物料管理的工作效率物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。Ø 利于電腦的管理物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效果。Ø 降低物料庫存、降低成本物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。Ø 防止物料舞弊事件之發(fā)生物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之

3、發(fā)生。Ø 便于物料之領(lǐng)用庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。第二節(jié) 物料編碼的原則物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：l 簡單性l 分類展開性l 完整性l 單一性l 一貫性l 可伸縮性l 組織性l 適應(yīng)電腦管理l 充足性l 易記性一、簡單性編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字符號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可

4、節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機會。物料相當(dāng)單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時，就要將大分類再加以細分 ，這種分類展開也稱為多級分類。二、分類展開性物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進位，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進位，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。需要分類的項目 第一種分類方法 第二類分法

5、 第三類分法1 1 11 0 01 012  12  02 023  13  03 034  14 1 1 045  15 2 21 056  16  22 067 2 21  23 078  22 3

6、0;3 089  23 4 41 0910  24  42 1011  25  43 1112  26 5 5 1213 3 31 6 61 1314  32  62 1415  33  63 1516  34 

7、;7 7 1617  35 8 8 1718  36 9 9 18（表一）三、完整性在物料編碼時，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣

8、才能確保物料編碼的完整性。四、單一性物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必

9、須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。五、一貫性物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進行。六、伸縮性物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴展或變動的情形。預(yù)留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。七、組織性物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或資料。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。八、適

10、應(yīng)電腦管理電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其他符號，如#、-、*等。九、充足性物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應(yīng)付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費時誤事。十、易記性在不影響上述九項原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。第三節(jié) 物料編碼的方法 目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種：1.

11、 阿拉伯?dāng)?shù)字法2. 英文字母法3. 暗示法4. 混合法一、阿拉伯?dāng)?shù)字法阿拉伯?dāng)?shù)字法，是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為物料編碼的工具，采用以一個或數(shù)個阿拉伯?dāng)?shù)字代表一項物料。這種方法容易了解，只是需另外準(zhǔn)備物料項目與數(shù)字的對照表，又要記憶對照項目，因此有關(guān)人員必須經(jīng)過一段時間的訓(xùn)練與適應(yīng)才能運用自如。以阿拉伯?dāng)?shù)字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：ü 連續(xù)數(shù)字編碼法ü 分級式數(shù)字編碼法ü 區(qū)段數(shù)字編碼法ü 國際十進制分類法1連續(xù)數(shù)字編碼法連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1

12、號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關(guān)聯(lián)。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內(nèi)，例如： 1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應(yīng)排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。2分級式數(shù)字編碼法分級式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據(jù)次要屬性細分為較次級的類別并編定

13、其號碼，如止已繼續(xù)進行下去。在分級式數(shù)字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。表二為三種屬性的階級式數(shù)字編碼法，共可組成36個（3×4×3）編碼，這種方法的優(yōu)點一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼的目標(biāo)，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導(dǎo)致物料編碼位數(shù)不夠用。來    源（大類） 材     料（中類） 用     途（小類）1 = 自制 1

14、60;= 非鐵金屬 1 = 零部件2 = 外購 2 = 鋼鐵 2 = 包裝用料3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 辦公用品 4 = 化學(xué)品 （表二）3區(qū)段數(shù)字編碼法    區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法與分級式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達到物料編碼的目的。例如有64項，分為5大類，其情

15、形如下：A類 12項B類 10項C類 17項D類 15項E類 10項合計 64項（表三）上述情形，如用階級式數(shù)字編碼法必須3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可，其情形如下：類別 分配編碼 剩余備用編碼A類 12項（01-20） 8項B類 10項（21-37） 7項C類 17項（38-61） 7項D類 15項（62-83） 7項E類 10項（84-99） 6項（表四）4國際十進分類（U. D.

16、0;C. ）    這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創(chuàng)，其方法新穎而獨到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。1895年的國際圖書館學(xué)會決定杜威的十進法為基礎(chǔ)，作更進一步發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學(xué)專家的確究與發(fā)展，最后完成所謂國際十進位分類法（Universal Decimal Classification），目前已有許多國家采用為國家規(guī)格。所謂國際十進位分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之?dāng)?shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之?dāng)?shù)字為代表，如此進行下去按金字塔Pyramid形態(tài)展開。其情

17、形如下：6      應(yīng)用科學(xué)62      工業(yè)技術(shù)621     機械的工業(yè)技術(shù)6218     動力傳動62188     挾具621882    螺絲、螺帽6218822    各種小螺絲62188221   &

18、#160;金屬用小螺絲621882215   丸螺絲621682215.3   平螺絲采用國際十進分類的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長時時，即應(yīng)加以“.”符號以表示劃分，國際十進分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進分類法所能運用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。二、英文字母法是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z 等字與阿拉伯?dāng)?shù)字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字

19、母可利用。如以A代表金屬材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表鐵金屬，以AB代表銅金屬.，英文字母在我國已經(jīng)相當(dāng)普遍，是可用的物料編碼方法。三、暗示法暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為：l 字母暗示法l 數(shù)字暗示法1、英文字母暗示法：從物料的英文字母當(dāng)中，擇取重要且有代表性的一個或數(shù)個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做為編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進而從暗示中得知該物料為何物。例如：  VC=Variable Capaciter(可變電容器) IC=Int

20、egrated Circuit(集成電路)SW=Switch(開關(guān))ST=Steel Tube (鋼管)BT=BRASS Tuber(黃鋼管)EP=Ear Phone(耳機)2、數(shù)字暗示法： 直接以物料的數(shù)字為物料編碼的號碼，或?qū)⑽锪系臄?shù)字依一固定規(guī)則而轉(zhuǎn)換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數(shù)字的暗示中得悉該物料為何物。物料編碼代表的意義： 例1：  ××   ×   ×××

21、   ××   ××                    類  小類  形式    長度   厚度 例2：電阻值的編碼編碼 電阻值005 0.5050

22、0;5100 10101 100102103 10,000104 100,000105 1,000,000 （表五）例3：鋼筋直徑的編碼編 號鋼筋直徑12 12mm16 16mm19 19mm25 25mm（表六）    例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經(jīng)（限于軸經(jīng)20mm至200mm）mm數(shù)的五分之       一。編碼 軸徑05 25mm06

23、0;30mm07 35mm（表七）四、混合法混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進位或其他方式編阿拉伯?dāng)?shù)字號碼。這種物料編碼方法較十進位采用符號較多，故有不少公司樂于采用此種方法。例如： M=金屬物料MB=螺栓、螺絲及帽MBI=帶帽螺栓MBI-100=六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-6=3/8” x 3/4”六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-8=3/8” x 1”六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-8=1/2” x 1”六角鐵制螺栓帶帽第四節(jié) 

24、物料編碼舉例例一：某公司冰箱材料分類與編碼1. 代碼基本形式× ×  × × ×    × × × × ×1 2  3 4 5  6 7 8 9 10   大分類   中分類 &#

25、160;  小分類 整個代碼由十位數(shù)字組成，同樣規(guī)格和材質(zhì)的物料編碼相同。2. 大分類是由前兩位數(shù)字代表，31表示冰箱3. 中分類由第3、4、5位三位數(shù)字表示 1板金類 2金屬類 3塑膠橡膠類01外箱組件 01鐵 01擠壓弄（射出）02內(nèi)箱組件 02銅 02成型（真空與沖床成型）03門組件 03鋁 03吹氣盛開04蒸發(fā)器組件 04鋅合金 04剪型05底座組件 05其他金屬 05模內(nèi)加熱加壓成型屑06凝結(jié)器組件 

26、60;06橡膠07其他零件  07管棒類  08其他4電工器材 5絕熱材 料 6雜類01電裝品部分 01玻璃纖維 01紙類02電線 02保利龍 02膠帶類03其他  03玻璃類  04海綿類  05木類（表八）4. 小分類為5位數(shù)（6、7、8、9、10），前4位是流水號碼，最后一位表板金類表面處理編碼。0 表示未電鍍、未噴漆、及表面不需要處理之零件1 表示噴漆2 表示電鍍3 表

27、示研磨5分類編碼實例3110700012  表示板裝飾條用夾板例二：某機械加工廠的物料編碼原則該公司考慮目前物料的總數(shù)有4000種左右，考慮到將來的發(fā)展，制定以下物料編碼原則：   × × × × ×  ×   1 2 3 4 5  6前5位為順序號，以分段的方式將物料分為20大類，最后一位表示零件的特征碼,A表示沖壓工序已完成，B表示零

28、件加工車間已完成、C表示電鍍車間已完成、D表示噴漆車間以完成。 如：00012A  十字架上托（已沖壓成型）  00012B  十字架上托（已鉆孔）  00012C  十字架上托（已電鍍）例三：某柴油機生產(chǎn)廠的物料編碼原則所有物料編碼分四段，先后順序為“物料類別、物料特征碼、順序號、后綴”    ×       ××× 

29、0; ××   ×   物料類別 物料特征碼  順序號     后綴(可選)1 物料類別  物料類別用一位數(shù)字或字母表示，用來區(qū)分產(chǎn)品、零部件、原材料、輔助材料2 物料特征碼  物料特征碼用3-8位數(shù)字或字母表示，用來表示識別該類物料的特征代碼。每一類物料可取不同寬度的特征代碼，如：產(chǎn)品的特征碼可取3位，用來表示產(chǎn)品的系列號及其他特征，而零部件的特征碼可取8

30、位，用來表示零部件所屬的產(chǎn)品號及其圖號。一旦確定了某類特征代碼使用的位數(shù)，則所有該類物料的特征碼必須按照指定的位數(shù)編碼。代碼不足指定位數(shù)的可用其他字母或數(shù)字補充（用字母補充時一般用字母“N”，）， 代碼超過指定位數(shù)的可進行簡寫。對特征碼，也可進行細分，如特征碼總長度為6位，則可用前兩位表示一種信息，中間兩位表示一種信息，后兩位表示一種信息。3 順序號  順序號用來表示某一物料在該類物料中的編碼順序，是為了區(qū)別同一類物料中的不同物料而設(shè)計的。順序號的長度可根據(jù)該類物料的多少確定，但要考慮編碼將來的擴展，保留一定的余地。不同類別的物料可以取不同長度的順序號，

31、如：用三位就可表示從000到999共1000種物料。順序號的長度一旦指定，則該類物料的所有順序號位必須按指定的長度編寫，不足長度的前面用0補充。如：001,002,003,090,445等是正確的，不能用10表示第10種物料，而應(yīng)用010來表示。4 后綴 后綴用一位字母表示，可以用來區(qū)分相同名稱、規(guī)格或圖號而材質(zhì)、加工工序或顏色不同的零部件或產(chǎn)品、原材料。這樣，可以用相同的特征代碼和順序號表示出同一圖號的零部件或產(chǎn)品的不同狀態(tài)。如：C325002R,表示產(chǎn)品325002紅色C325002G,表示產(chǎn)品325002綠色L3421007A,表示零部件3421007已沖壓成型L34

32、21007B,表示零部件3421007已零件加工L3421007C,表示零部件3421007已電鍍  后綴是可以選擇的，可以使用，也可以不用，根據(jù)具體情況而定。5 舉例：如：產(chǎn)品的編碼原則定為：   ×           ××××      ××         一位字母C     四位特征碼   兩位順序號    則產(chǎn)品 內(nèi)銷機-S195-S195長單機的代碼可編為：  CS19501