附件13 建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求與組卷方法、驗收移交

1、附件13:建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求與組卷方法、驗收移交（一）歸檔文件的質(zhì)量要求（1）歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件（2）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。（3）工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。（4）工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。（5）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面，圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。（6）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大，耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，計算機(jī)出圖必須清

2、晰，不得使用計算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。（7）所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。（8）利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。（9）不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。（10）工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)（解像力、密度、海波殘留量等）要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長期安全保管。（11）工程檔案資料的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。（12）工程文件應(yīng)采用打印的形式

3、并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋并注明原件保存處。（二）歸檔工程文件的組卷要求1.立卷的原則和方法 （1）立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用； （2）一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷； （3）立卷采用如下方法：1）工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；2）工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；3）監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；4）施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；

4、5）竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；6）竣工驗收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷；（4）立卷過程中宜遵循下列要求： 1）案卷不宜過厚，一般不超過40mm； 2）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。 2.卷內(nèi)文件的排列 （1）文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序。 （2）圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。 （3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 3.案卷的編制 （1）編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定： 1）卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面

5、編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。 2）頁號編寫位置：單頁書寫的文字在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。 3）成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。 4）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。 （2）卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 1）卷內(nèi)目錄的式樣宜符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄B的要求。2）序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。3）責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。 4）文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。 5

6、）文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。 6）日期：填寫文件形成的日期。 7）頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。 8）卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。 （3）卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 1）卷內(nèi)備考表的式樣宜符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄C的要求。 2）卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。 3）卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。（4）案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 1）案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄D的要求。 2）案卷封面的內(nèi)容應(yīng)

7、包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。 3）檔號應(yīng)由、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。 4）檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。 5）案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。 6）編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。 7）起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。 8）保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限見現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄A的要求。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期等于該工程的使用壽命

8、。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案件保存期限應(yīng)從長。 9）工程檔案套數(shù)一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，另一套原件要求移交當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門保存，接受范圍規(guī)范規(guī)定可以各城市根據(jù)本地情況適當(dāng)拓寬和縮減，具體可向建設(shè)工程所在地城建檔案管理部門詢問。 10）密級分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。 （5）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。（三）、建設(shè)工程檔案驗收與移交1、驗收 （1）列入城建檔案管理部門檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請城建檔案管理部

9、門對工程檔案進(jìn)行驗收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理部門出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗收。 （2）城建檔案管理部門在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗收時，將重點驗收以下內(nèi)容： 1）工程大難分類齊全、系統(tǒng)完整； 2）工程檔案的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況； 3）工程檔案已整理立卷，立卷符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范的規(guī)定； 4）竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章； 5）文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備； 6）文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。 工程檔案由建設(shè)單位進(jìn)行驗收，屬于向地方城建檔案管理部門報送的工程項

10、目還應(yīng)會同地方城建檔案管理部門共同驗收。 （3）國家、省市重點工程項目或一些特大型、大型的工程項目預(yù)驗收和驗收，必須有地方城建檔案管理部門參加。 （4）為確保工程檔案的質(zhì)量，各編制單位、地方城建檔案管理部門、建設(shè)行政管理部門等要對工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查、驗收。編制單位、制圖人、審核認(rèn)、技術(shù)負(fù)責(zé)人必須進(jìn)行簽字或蓋章。對不符合技術(shù)要求的，一律退回編制單位進(jìn)行改正、補(bǔ)齊，問題嚴(yán)重者可令其重做，不符合要求者，不能交工驗收。 （5）凡報送的工程檔案，如驗收不合格將其退回建設(shè)單位，由建設(shè)單位責(zé)成責(zé)任者重新進(jìn)行編制，待達(dá)到要求后重新報送。檢查驗收人員應(yīng)對接收的檔案負(fù)責(zé)。 （6）地方城建檔案管理部門負(fù)責(zé)工程檔案的最后驗收。并對編制報送工程檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促和檢查。2、移交 （1）列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程檔案。 （2）停建、緩建工程的工程檔案，暫由建設(shè)單位保管。 （3）對改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位據(jù)實修改