檔案管理制度word版

1、檔案管理制度編制：審核：會簽：批準：2010-9-15 實施2010-9-08 發(fā)布青島華世潔環(huán)保科技有限公司發(fā)布1.目的為建立、健全公司檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的檔案，充分發(fā)揮各類檔案 在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各職能部門服務(wù)。特制訂本制度。2. 適用范圍青島華世潔環(huán)保科技有限公司各職能部門3. 職責3. 1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；3. 2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導(dǎo)和監(jiān)督；3. 3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；3. 4提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。4. 檔案管理部門及負責人4. 1公司檔案主管部門待定4

2、. 2公司立檔單位為各部門；4. 3檔案管理責任人：各部門負責人和專（兼）職文員4.4各部門均應(yīng)指定專（兼）職人員，負責收集和管理本部門的文件材料，并按要求立卷歸檔，保持相對穩(wěn)定。若有人員變動應(yīng)及時通知檔案室5. 檔案的種類5.1法規(guī)性文件：包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或IIl企業(yè)內(nèi)部制定的各種標準、規(guī) 章制度等。5. 2企業(yè)的重大決議：包括公司級會議紀要及會議決議。包括Ill企業(yè)股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等5. 3計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、研發(fā)計劃、項Ll質(zhì)量計劃、銷售計劃、 財務(wù)i劃等。5. 4總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作

3、總結(jié)、部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。5. 5批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術(shù)指標、銷售指標等。以及企業(yè)各類命 令、工作指示等。5. 6通知類文件。會議通知、業(yè)務(wù)通知，公司內(nèi)部一些活動通知等文件；5. 7報告類文件。包括請示報告、出差報告、統(tǒng)計報表、申請報告、方案、提案、建 議等文件；5. 8證件類文件。包括法人營業(yè)執(zhí)照、房地產(chǎn)權(quán)證、稅務(wù)登記證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各 類榮譽牌匾和證書等。5. 9基建類文件。工廠平面圖、工廠各種線路，地上地下管道圖、廠房、辦公樓平面 圖及以上設(shè)施的新建、擴建、改建過程中的勘測、設(shè)計、施工、竣工、維修等各 階段所形成的文件資料。包括施工許可

4、證，規(guī)劃許可證等各項審批文件，隱蔽工 程資料，竣工圖紙資料等5. 10設(shè)備類文件。包括辦公設(shè)備、車間設(shè)備、實驗室儀器設(shè)備、各種檢測儀器的使用說明書、保修卡及設(shè)備維護、維修記錄等各種有價值的文件5.11 合同類文件。包括銷售合同、招投標文件，采購合同等5.12 技術(shù)類文件。歸檔原則是以項目為單位，一個項目形成一套檔案。包括： 技術(shù)圖紙、更改記錄、采購清單及技術(shù)協(xié)議；工藝流程圖及工藝流程說明、 計算書，電氣原理圖、電氣控制說明，儀表條件一覽表，設(shè)備條件一覽表； 質(zhì)檢檢測數(shù)據(jù)記錄及分析報告；設(shè)備主要材料的材質(zhì)報告單及外購件合格證; 設(shè)備使用說明書；調(diào)試記錄（現(xiàn)場調(diào)試施工日志與調(diào)試數(shù)據(jù)記錄、調(diào)試過程

5、中遇到的問題和解決方法 等）；項IJ過程中和客戶的溝通記錄文件等各種有價值的文件；各實驗項IJ 的立項申請書、試驗圖紙、試驗數(shù)據(jù)以及取得的成果5.13 會計檔案：包括1）會計憑證主要指原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，銀行存款余額調(diào)節(jié)表2）會訃賬簿主要指先進銀行存款日記賬，明細賬，總帳，輔助賬薄3）財務(wù)報表主要指月度、季度、年度會計報表及文字說明4）其他會計文件材料主要指會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷 毀清冊，銀行對賬單及其他應(yīng)當保存的會訃資料5. 14聲像制品資料。包括企業(yè)在其經(jīng)營活動或娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或企業(yè)外部提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資

6、料、 錄像資料、影片資料等。5.15電子文件的歸檔1）企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圉應(yīng)參照紙質(zhì)文件 歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍可 根據(jù)需要確定。2）企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的原數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用 電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。6. 歸檔要求6. 1根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上曲本部門負責立卷和歸檔，并定期向檔案部門移交。6. 2立卷時應(yīng)編制好案卷Ll錄，把文件的作者、標題、日期等項Ll填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固O原稿山檔案室保存，相關(guān)部

7、門和個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后可留存影 本6. 3填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準確。6. 4立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系, 適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。6. 5立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。6. 6立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開 立卷。6. 7立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。6. 8文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查 找方便。6. 9關(guān)于項

8、目檔案，技術(shù)、工藝、電氣、生產(chǎn)、質(zhì)檢及采購等部門要以項目為單位整 理文件，及時將有價值的項目文件存檔。原則上項目圖紙、合同等A4、A3規(guī)則 紙型的文件要用打孔文件夾保存,檔案室接收到項U文件后，要對其匯總，整理， 建立完整的項Ll檔案6.10 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必 須有原件，并保持其完好無損。6. 11聲像檔案攝錄必須詳細記錄事山、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整，6.12 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。通用電子文件格式主要有：電子文件類型推薦數(shù)據(jù)格式文本PDF、 XML、 TXT、 RTF、

9、CEB圖像、照片TIFF、 JPEG、 PDF、 DWG音頻MP3、 WAV視頻MPEG-2、 MPEG-4、 AVl數(shù)據(jù)庫與光盤數(shù)據(jù)表DBF、 XML圖形DXF、 SVG、 DWF網(wǎng)頁HTML、 XML1）電子文件歸檔采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。2）物理歸檔是把訃算機及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上后，向檔案部門移交。有網(wǎng)絡(luò)傳輸和介質(zhì)傳遞兩種方式。網(wǎng)絡(luò) 傳輸既可實時進行，也可定期完成。介質(zhì)傳遞宜定期完成。3）邏輯歸檔是在訃算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)電子文件向檔案部門的移交。邏輯歸檔應(yīng)實時進行，并定期進行物理歸檔。4）電子文件必須經(jīng)鑒定、整理、審核

10、后才可以歸檔。5）加密的電子文件歸檔時應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件 和說明文件一并歸檔。7. 檔案的保密要求7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的責任心，加強保密意識，雙方共 同做好保密工作7. 2檔案密級分為絕密、機密、一般三級。1）絕密文件（Confidential）；用C表示,系指與公司生死攸關(guān)的可聽、可視 性文件及公司自主研發(fā)的有較大市場前景的產(chǎn)品或工藝。包括：重大經(jīng)營決 策、重要商務(wù)信息、關(guān)鍵財務(wù)信息、重要技術(shù)信息、高管人員變動方案、特 殊會議精神等內(nèi)容相關(guān)的文件；2）機密文件（SeCret）:用S表示，系指公司經(jīng)營活動中的指導(dǎo)性文件及控制 性文件。包括：公

11、司的經(jīng)營方針、年度計劃大綱、管理制度、人事政策、人員檔案, 通用技術(shù)文件、各類財務(wù)報表記帳簿，采購合同，銷售合同，公司級會議紀 要文件3）一般文件（NornIaI）:用N表示,系指公司運營中的不會產(chǎn)生重大影響的文 件。包括：空白表格、會議通知、公示文件、內(nèi)刊、各種榮譽證書等7. 3借閱檔案的人員，對所借檔案應(yīng)負責保密，不得轉(zhuǎn)借他人，不準帶出公司外，檔 案用后要及時歸還。如若丟失借卷人應(yīng)寫出書面報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，送公司保 密委員會審理，然后交檔案室存檔備查。7. 4對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和管理部經(jīng)理鑒定解密，對解密檔案作 一般檔案管理，及時提供利用。7. 5外來參觀人員，統(tǒng)一山負

12、責接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。7. 6檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依 法追究刑事責任。7. 7企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退 還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)山檔案主 管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。7. 8電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔 后山檔案部門負責。8. 檔案的移交8.1各部門檔案每季度的最后一周向檔案室移交一次，（第二季度的最后一周移交笫 一季度的檔案。依次類推，第一季度的最后一周移交上一年第四季度的檔案）會計檔案為每年向檔案

13、室移交一次。8. 2檔案移交前各部門專（兼）職文員要編寫檔案移交登記表（詳見附件一），并讓部門負責人簽字，檔案接收人和移交人共同清點所移交的檔案并在檔案移 交登記表上簽字確認，檔案移交登記表一式兩份，移交人和接收人各執(zhí)一份& 3檔案管理員接收到各部門移交的檔案后，應(yīng)對檔案（卷、代、盒）進行檢索、編 號9. 檔案借閱9. 1檔案一般不得借出檔案室。如遇特殊情況，須按要求辦理借閱手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。9. 2部門負責人如需借閱一般丄作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，可直接在檔案管理員處填寫借閱 登記表，借閱的檔案材料必須在三天內(nèi)歸還。若需延長借閱時間，需到檔案管理 員處辦理續(xù)借手續(xù)9.

14、3各部門其他員工因業(yè)務(wù)需要對本部門檔案資料進行借閱或利用的，須一律填寫 檔案借閱申請表（詳見附件）并經(jīng)部門負責人簽字許可后，方可借閱檔案。 如需借閱非本部門的檔案材料的，還應(yīng)有相關(guān)部門負責人簽字許可。9.4如需借閱公司人事、財務(wù)、銷售合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準許可9. 5檔案管理員依據(jù)檔案借閱申請表，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信 息9. 6借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機密文件和絕密文件僅供在檔案室查閱，不予 借出9. 7借閱檔案的人員應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、 抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公

15、司領(lǐng)導(dǎo)批準后，責令其賠償一切損失。9. 8檔案管理部門應(yīng)主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政 策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等9. 9檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員的咨詢要求9. 10政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助10. 檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防 潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及 時修補。11. 檔案的銷毀11. 1公司應(yīng)采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密11.

16、2 公司成立檔案鑒定小組,檔案管理員應(yīng)組織小組成員定期對檔案的價值和保 存期限進行鑒定，對已失效的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀登記表（附件三），經(jīng) 相關(guān)負責人審核和總經(jīng)理批準后方能銷毀。該清冊永久保存。11. 3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。12. 檔案分類編號細則12. 1檔案分類原則：以公司全部檔案為對象，根據(jù)管理職能,結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用12.2 檔案類別的設(shè)置1）檔案的類別共設(shè)置九個大類，即：企業(yè)管理性檔案，基建檔案，科研檔案，產(chǎn)品檔案，設(shè)備儀器檔案，會

17、計檔案，合同檔案，員匸檔案，特殊載體檔案2）根據(jù)職能活動和檔案形成的特點，每個大類下設(shè)置若干個二級類H （屬類）， 不設(shè)置三級類U （詳見附表）o3）錄音、錄像、照片、計算機軟盤（磁盤）和其它非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形 成和反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系,視其內(nèi)容特征同紙 質(zhì)載體檔案對應(yīng)分類編號，統(tǒng)一存放。4）各職能部門根據(jù)分類辦法組織整理案卷，以利于分類標識和管理12. 3分類標識方法1）企業(yè)檔案實體分類的標識符號采用英文字母順序（A、B、C、D、E、F、G、H、I、 J）標識一級類目（大類）;采用阿拉伯數(shù)字“雙位制”標識二級類目 （屬類）。2）檔案實體排架和編號要反映九個

18、基本大類，從實際出發(fā)，做到科學(xué)合理，經(jīng)濟 實用，保證利用檔案的系統(tǒng)性、有效性。3）企業(yè)管理性檔案的案卷排架，按大類一年度一屬類進行排列，不區(qū)分保管期限 特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長期、短期順序排列），案卷順序號按大類流 水編號,流水號編制到“999”時，重新從“1”另行編號，并用案卷目錄號加 以區(qū)別。12.4檔案編號（檔號）由全宗號、目錄號、分類號、案卷順序號構(gòu)成12.5檔案編號（檔號）標識舉例示意圖:1）企業(yè)管理類:X-XXXX-XX-XX案卷順序號二級類目 年度級類目2）基建檔案：<-xx-xx-xx案卷編號單項工程（比如音響工程，排水工程等） 綜合工程（辦公樓，1#車間、2#車間

19、） -級類目3）科研檔案<-xx-xx-xx案卷順序號型號系列一級類U4）產(chǎn)品檔案類X-XXXX-XXXX-XX案卷順序號項U代號一級類Ll前兩位為年度后兩位數(shù)，后兩位為該年的第兒份銷售合同的順序號案卷順序號純一編制2并復(fù)紳案案一傷設(shè)備儀器及型號設(shè)備儀器所屬部門代號（見附附件二）一類科目年度（按二級類Ll編流水號）二級類IJ （憑證、帳簿、報表.其他）一級類IJ7）釆購合同檔案（-XX-XXXX案卷順序號項口代號二級類Ll 一級類目8）銷售合同檔案：9）員工檔案X-X案卷順序號（在二級類IJ中，以姓氏筆畫編流水號）二級類Ll （雙位制）一級類Ll一級類目代號二級類目名稱二級類目 編號基本

20、范圍企業(yè)管理性檔案A行政事務(wù)Ol企業(yè)綜合性行政事務(wù)工作，公司 會議，各類保密工作等人事管理02員工管理，工人招聘、錄用、調(diào) 配工作，企業(yè)勞務(wù)派遣工作等會議管理03各類公司級會議記要，專業(yè)技術(shù) 會議紀要等外事匸作04企業(yè)涉外活動經(jīng)營決策05企業(yè)改革，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決 策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方針I(yè)J標管 理等計劃工作06企業(yè)中、長期計劃,年（季）度計 劃,各項專企業(yè)中、長期計劃， 年（季）度計劃,各項專業(yè)發(fā)展計 劃，全面計劃管理工作等。統(tǒng)計工作07各種統(tǒng)計報表,企業(yè)綜合性統(tǒng) 計分析工作等。財務(wù)管理08資金管理,價格管理,會計管 理，資金流通等。物資管理09物資供應(yīng)，倉庫管理，廢舊物 資回收與修舊利廢等

21、。產(chǎn)品銷售10市場分析,用戶調(diào)查,產(chǎn)品銷 售，廣告宣傳，售后服務(wù)工作 等。生產(chǎn)調(diào)度11生產(chǎn)組織，調(diào)度指揮工作等。質(zhì)量管理12企業(yè)全面質(zhì)量管理，產(chǎn)品質(zhì)量 檢測和質(zhì)量控制工作等。勞動管理13勞動定額、定員，勞動調(diào)配， 勞動工資，勞動保護等。安全管理14安全生產(chǎn),工傷事故處理,職工 安全教育等。科技管理15新產(chǎn)品開發(fā),科技成果管理,技術(shù)引進，技術(shù)革新和釆用新技 術(shù)，合理化建議等。標準化管理16企業(yè)標準化管理工作，各種標 準檔案。檔案和信息管理17企業(yè)檔案工作，各類數(shù)據(jù)管理 等基建檔案B基本建設(shè)二級類 目按照工程項目 或建筑項Ll設(shè)置同一工程項Ll內(nèi)包含工程的審 批、設(shè)計、施工、竣工驗收的全 過程?？?/p>

22、研檔案C科研檔案二級類 Ll按照課題設(shè)置同一科研項目內(nèi)，包含課題立 項、研究準備、研究試驗、總 結(jié)鑒定、成果報獎、推廣應(yīng)用等 項目研究和管理的全過程。產(chǎn)品檔案D產(chǎn)品檔案按照項 目設(shè)置在一個項目內(nèi)，包含從工藝、電 氣至設(shè)備驗收出廠，直到現(xiàn)場調(diào) 試合格的全過程設(shè)備儀器檔案E設(shè)備儀器檔案 二級類目按照 其所屬部門設(shè) 置（詳見附件二）同一設(shè)備儀器內(nèi)，含設(shè)備購置、 安裝調(diào)試、運行、維護修理和設(shè) 備管理等全過程。會計檔案F憑證Ol各種會計憑證賬簿02各種財務(wù)賬簿報表03各種財務(wù)報表其他04合同檔案G銷售合同01各類銷售合同采購合同02按照各個項目設(shè)置員工檔案H管理人員檔案01簡歷，體檢表，入職登記表，轉(zhuǎn) 正評佔表，員工薪酬崗位調(diào)整記 錄，各類培訓(xùn)協(xié)議，各種證書復(fù) 印件等工人檔案02履歷表，體檢表，各類證書