基于人才流動(dòng)的人事檔案管理問題探究

1、    基于人才流動(dòng)的人事檔案管理問題探究    張晉摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作已經(jīng)成為實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化整合的一項(xiàng)重要舉措，對(duì)于一個(gè)單位來說高效的檔案管理工作能夠有效的推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，對(duì)于社會(huì)的發(fā)展來說優(yōu)質(zhì)的檔案管理能夠帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步。從目前的檔案管理現(xiàn)狀來看，企業(yè)以及單位中人才的頻繁流動(dòng)為人事檔案管理工作帶來了諸多的挑戰(zhàn)，文章在此基礎(chǔ)上對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行了分析，同時(shí)針對(duì)人才流動(dòng)背景下的人事檔案管理工作問題提出了幾點(diǎn)建議，以供參考。關(guān)鍵詞：人才流動(dòng);人事;檔案;管理;問題;分析doi：10.12249/j.issn.1005-4669

2、.2020.26.0881 引言在目前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，人才已經(jīng)逐漸成為衡量一個(gè)企業(yè)或者單位綜合競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素，因此人力資源也慢慢成為各個(gè)行業(yè)中不同部門想要爭(zhēng)取的重要力量。由于外部條件或者自身發(fā)展因素的影響，大部分人才開始不斷的尋求更加適合自身發(fā)展的平臺(tái)，這對(duì)于人才的發(fā)展以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展來說無疑是一種十分積極的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象也更好的推動(dòng)了人才在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的動(dòng)態(tài)分布。但是與此同時(shí)，人才的流動(dòng)也給過去的人事管理制度帶來了一定的挑戰(zhàn)，如何在新的發(fā)展形勢(shì)下人事管理工作如何正常開展，怎樣才能確保檔案信息為人才的發(fā)展提供保障已經(jīng)成為檔案管理部門急需解決的一項(xiàng)重要難題。2 人才流動(dòng)是人力

3、資源的優(yōu)化組合現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中越來越倚重人才的發(fā)展，人才作為目前市場(chǎng)發(fā)展過程中的一項(xiàng)十分重要的資源與企業(yè)整體的核心競(jìng)爭(zhēng)力有著十分緊密的聯(lián)系。在相關(guān)的數(shù)據(jù)調(diào)查中顯示，歐美人在其一生的發(fā)展中會(huì)經(jīng)歷十次左右的流動(dòng)，尤其在一些新型企業(yè)以及金融行業(yè)中人才的流動(dòng)概率十分大，針對(duì)這些現(xiàn)象歐洲人則有著不同的想法，相對(duì)一成不變的工作在一個(gè)崗位上他們認(rèn)為企業(yè)中的員工經(jīng)常對(duì)自己的工作進(jìn)行變動(dòng)是一項(xiàng)很明智的選擇，這不但代表了員工在不斷的開發(fā)自身的價(jià)值，如果長(zhǎng)期從一而終的從事于同一項(xiàng)工作會(huì)使他們感到厭倦。伴隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的不斷完善，政府相關(guān)部門逐漸認(rèn)識(shí)并且尊重市場(chǎng)上的人才流動(dòng)規(guī)律，同時(shí)對(duì)于人才流動(dòng)也作出了

4、相應(yīng)的宏觀調(diào)控，針對(duì)一些人才資源進(jìn)行了科學(xué)合理的調(diào)整與分配，一些對(duì)人才流動(dòng)所產(chǎn)生的制度制約也逐漸被改變和消除，這也在一定程度上保障了人力資源市場(chǎng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)一步推動(dòng)了人力資源從計(jì)劃配置到市場(chǎng)配置方向的轉(zhuǎn)變。因此我們?cè)谛碌陌l(fā)展背景下，要在認(rèn)識(shí)人才流動(dòng)規(guī)律的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)其科學(xué)發(fā)展，從而有效的配合好國(guó)家人才戰(zhàn)略的實(shí)施，全面推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。3 人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來的問題3.1 人才不規(guī)范流動(dòng)導(dǎo)致重建檔案不斷增多目前干部檔案管理始終采用的是檔隨人走的制度形式，在目前人才的發(fā)展過程中人事檔案就是個(gè)人經(jīng)歷的發(fā)展縮影，但是現(xiàn)階段市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展面臨著巨大的挑戰(zhàn)，人才資源的重要性已經(jīng)被越來越多人

5、所認(rèn)識(shí)，為了社會(huì)以及企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都加大了對(duì)高層次人才以及緊缺人才的引進(jìn)力度，同時(shí)有些地區(qū)針對(duì)原單位不肯放人以及難以及人事調(diào)動(dòng)難以有效開展的現(xiàn)象出臺(tái)了新的規(guī)定，允許人才提供自身的部分資料重新建立檔案。長(zhǎng)期以往類似的惡性競(jìng)爭(zhēng)也造成了“重建檔案”的現(xiàn)象不斷的增多1。3.2 人事檔案管理相對(duì)混亂通常情況下處于工作期內(nèi)的人員的檔案由人才市場(chǎng)以及企業(yè)人事檔案部門進(jìn)行保管。但是從目前的發(fā)展形勢(shì)來看各行業(yè)的人才流動(dòng)性相對(duì)較大，因此給人事檔案的管理帶來了一定的難度，實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案交接工作依舊是大部分人事管理工作人員關(guān)注的重要問題。目前人才市場(chǎng)以及企業(yè)中在對(duì)人事檔案工作進(jìn)行管理的工程中缺乏完

6、善的檔案移交制度，在進(jìn)行檔案移交的過程中很多重要的原材料容易流失，能夠證明自身價(jià)值的重要資料的一旦丟失很容易對(duì)人才造成無法挽回的損失。3.3 存在“人檔分離”、“死檔”、“棄檔”的問題社會(huì)的發(fā)展變化導(dǎo)致企業(yè)的用人機(jī)制也在不斷的變化著，與此同時(shí)人才的擇業(yè)觀念也發(fā)生著巨大的變化，這種形式也為人才提供了巨大的發(fā)展空間。目前越來越多的企業(yè)對(duì)人才的實(shí)際能力以及內(nèi)在潛力重視起來，在招聘過程中靜態(tài)指標(biāo)發(fā)揮的作用越來越小。人才在應(yīng)聘和遞交個(gè)人信息以及相關(guān)的學(xué)歷證書等資料的過程中，企業(yè)可以結(jié)合這些內(nèi)容對(duì)其內(nèi)在發(fā)展?jié)摿M(jìn)行綜合性的評(píng)價(jià)，然后再?zèng)Q定是否錄用，不會(huì)出現(xiàn)“人到檔到”的現(xiàn)象。此外一些企事業(yè)單位對(duì)于特別看好

7、的人才并不是十分強(qiáng)求檔案問題，這也導(dǎo)致了跳槽以及棄檔現(xiàn)象的產(chǎn)生。4 人才流動(dòng)背景下加強(qiáng)人事檔案管理的有效措施4.1 健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)借助數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理能夠提升信息服務(wù)的效率，同時(shí)也能夠有效的發(fā)揮出檔案的真實(shí)價(jià)值，這也是實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源進(jìn)行宏觀調(diào)控的重要手段。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中，首先需要統(tǒng)一系統(tǒng)的相應(yīng)軟件，同時(shí)系統(tǒng)軟件的選擇需要也需要結(jié)合社會(huì)形勢(shì)以及發(fā)展需求來進(jìn)行開發(fā)和使用，不僅要考慮到其實(shí)用性同時(shí)也要確保其在使用過程中能夠更加安全快捷，要能結(jié)合形式的發(fā)展發(fā)揮出自身的前瞻性特點(diǎn)。其次就是系統(tǒng)軟件中的信息項(xiàng)目需要進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)于人才的基本情況以及學(xué)歷、職務(wù)等要認(rèn)真的錄入并且核對(duì)仔細(xì)，

8、保障這些信息的完整與準(zhǔn)確。第三，對(duì)于人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息需要及時(shí)進(jìn)行更新和維護(hù)，這一措施是保障人事檔案信息的真實(shí)性的關(guān)鍵所在。最后就是要保障信息數(shù)據(jù)運(yùn)用的安全性，在電子檔案處于脫機(jī)狀態(tài)的時(shí)候，需要提前建立完善的信息備份機(jī)制，不僅要保障其能夠在同一種載體中進(jìn)行復(fù)制同時(shí)還要保障其能夠?qū)崿F(xiàn)備份。對(duì)于提供電子文件信息的服務(wù)器需要具備一定的抵御病毒以及黑客的能力，只有這樣才能有效的保障數(shù)據(jù)信息的安全以及個(gè)人隱私不被泄露。4.2 規(guī)范建檔，依法管檔人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過程中需要結(jié)合“集中統(tǒng)一、歸口管理”的原則來開展工作，借助完善的管理制度來實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員的科學(xué)規(guī)范管理。首先，管理人員需要結(jié)合政

9、策法規(guī)以及實(shí)際情況來強(qiáng)化對(duì)流動(dòng)人才檔案的管理與監(jiān)督控制工作;有些不具備人事檔案管理資格的單位需要及時(shí)申請(qǐng)，否則采用經(jīng)濟(jì)處罰以及行政命令的形式對(duì)其進(jìn)行清理，進(jìn)而有效的解決流動(dòng)人員人事檔案管理問題。其次是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)需要不斷的對(duì)歸檔制度以及轉(zhuǎn)遞制度進(jìn)行完善，嚴(yán)格審查并且鑒別相關(guān)的歸檔資料，嚴(yán)格把好“入口關(guān)”，對(duì)于轉(zhuǎn)遞的人事檔案嚴(yán)格按照流程管理，禁止流動(dòng)人員自行攜帶檔案，沒有按照相關(guān)流程進(jìn)行轉(zhuǎn)遞的人事檔案給予拒收2。4.3 正確處理留人以及放人的問題目前在人才市場(chǎng)中大部分人才都有著自主選擇的權(quán)利，很多流動(dòng)人員離開原單位是為了去更加寬闊的平臺(tái)去發(fā)展。通常情況下新單位有著較好的薪資待遇，更好的體現(xiàn)了人才的發(fā)展價(jià)值。大部分人才流動(dòng)的產(chǎn)生都是為了實(shí)現(xiàn)人生目標(biāo)以及提升生命體驗(yàn)質(zhì)量。原單位如果處理好員工的合同以及項(xiàng)目交接工作等工作之后無其他原因不應(yīng)當(dāng)繼續(xù)扣留人才，需要尊重人才的意愿正確處理人才的去留問題。5 結(jié)語總之，在現(xiàn)階段的發(fā)展背景之下人才流動(dòng)已經(jīng)屬于對(duì)人力資源進(jìn)行整合與優(yōu)化的必然結(jié)果，但是在實(shí)際發(fā)展過程中過于頻繁的人才流動(dòng)給人事檔案的管理工作帶來了很大的影響，因此需