檔案的一體化管理模式淺探

1、檔案的一體化管理模式淺探作者：高朝霞來源：科技創(chuàng)新導(dǎo)報2011年笫18期摘要:隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。檔案的一體化管理模式就 是應(yīng)運而生的一種新型檔案管理模式。關(guān)鍵詞:檔案管理文檔一體化中圖分類號:f239文獻(xiàn)標(biāo)識碼:a文章編號:1674-098x(201 l)06(c)-0215-01隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入,檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，丿丿j經(jīng)單機數(shù)據(jù) 管理模式，網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式。并h隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手 段等也發(fā)生了和應(yīng)的變化。以詢基于手工的檔案管理流程需要針對電了檔案管理特點和應(yīng)調(diào) 整。而檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)

2、展為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，為實現(xiàn)檔案一體化 管理提供了理論依據(jù)。1檔案的一體化管理模式內(nèi)容1.1信息-體化管理信息-體化管理.其實就是指金業(yè)的檔案工作、情報工作,圖書工作的一體化。在企業(yè)，這 種綜合性信息管理機構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過程中.既要注意提供j 史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性和預(yù)測性信息的采集、篩選、提供。一方血可以利用 檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程，金業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌 歷史、提高金業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠的憑證:另一方而，還可以依 托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息,并

3、進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科 學(xué)決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種管理模式便了建立計算機管理系統(tǒng).實行現(xiàn) 代化管理.同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。1.2文檔一體化管理文案一體化是我國文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文檔一體化管理是借助計算機和網(wǎng)絡(luò) 技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā),對文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和 規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從金業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。主 要包含以卜兒個方而。(1) 文檔一體化的目標(biāo)實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過稈的全面控制和科學(xué)管理?？茖W(xué)的檔案一體化管理是在 文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既

4、加強企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個 不同文件職能機構(gòu)的業(yè)務(wù)銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。（2）文檔一體化的原則在實行信息一體化管理的過程屮，必須要遵循以下原則:全程管理原則。電子文件環(huán)境川，文 件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也口趨模糊,文件與檔案工作實行全程管 理，將可以人人提高信息共亨，提高效率;而端控制原則。詢端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ), 將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成 是前端，處理、鑒定等是屮端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標(biāo)、要 求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合;集

5、成管理原則。集成管理是對管理要索的科學(xué)重組，是全程 管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因粘密組合而減少疏漏，提高可 靠性.增加相關(guān)作業(yè)密度,減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。（3）文檔一體化管理的具體內(nèi)容文案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化，流程管理的一體化和信息 利用的一體化。文件、檔案牛成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng) 設(shè)計階段.就應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識，確保牛一成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化 指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件檔案信 息進(jìn)行合理協(xié)調(diào).使文件、檔案都能發(fā)揮最大

6、的效用。（4）文檔一體化管理的技術(shù)保障文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。首先.數(shù)字化 技術(shù)的應(yīng)用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并 且也改變了文件的牛成方式和載體性質(zhì)。具次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運轉(zhuǎn)的的方式和特 點。這些都使得文檔一體化管理有了實現(xiàn)的技術(shù)基礎(chǔ)。2檔案的一體化管理模式的特點2.1 一體化管理不受時間及工作壞境的限制一體化管理操作沒有太多的時間限制，利用者和工作人員可隨時上網(wǎng)利用和工作。工作環(huán) 境由管理人員、利用者及辦公用具集合在特定的場合中代之以單位網(wǎng)、計算機系統(tǒng)、電腦工作 臺。管理人員、各部門及利用者之間

7、也可以不是集中在特定的辦公地點，而是由網(wǎng)絡(luò)連接的所 在地。2.2 體化管理改變了材料的形成、傳遞方式及形式如傳統(tǒng)的文書處理采用形成報告、相關(guān)部門審閱、領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié),使材料進(jìn)入止常實施 的周期超過幾個月。實行網(wǎng)絡(luò)管理后,網(wǎng)絡(luò)連接的各部門將信息輸入微機，即對提供日常查閱管 理,又能一次輸入，多次輸出，縮短了審閱（批）的周轉(zhuǎn)時間。同時，統(tǒng)一了各部門的文件格式，解決了 傳統(tǒng)模式中由于人的因素差異而造成的標(biāo)準(zhǔn)前后不-致的問題，并且可以直接幫助文書人員準(zhǔn) 確行文，使文件材料的質(zhì)量得到有效的控制。另外在文件材料形式上產(chǎn)牛了徹底的改變，使文件 材料呈現(xiàn)出多樣型、靈活型、實效性。2.3 -體化管理是一種注重雙

8、向接收、利用、交流的管理方式一方面利用者能在利用過程中發(fā)現(xiàn)材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，主動向工作人員或材料形成部 門要求及時彌補應(yīng)有的材料以滿足自己的需要。另一方面，工作人員和形成材料的部門也能通過網(wǎng)絡(luò)對利用者的利用過程及他們到底需求 什么怎樣才能滿足他們的利用需求進(jìn)行了解，根據(jù)利用者的實際情況及時補充所需材料。通過 如此的及吋交流，還可以將結(jié)呆反饋上來，進(jìn)行分析研究。利用者不僅僅與工作人員發(fā)生交流，還 能通過網(wǎng)絡(luò)與工作人員進(jìn)行直接對話，從而獲得對找到有用信息的幫助。同時利用者還可以通 過網(wǎng)絡(luò)與其他利用者就相同冃的的利用進(jìn)行討論，在討論屮獲得啟發(fā)，這種交流是經(jīng)常的?？梢? 網(wǎng)絡(luò)管理起到了對話交流的作用，使工作者走在網(wǎng)絡(luò)為其與公眾之間架起的-座溝通鴻溝的橋 梁上。促使各項管理工作向社會化發(fā)展，使信息“冋歸”到社會這個人系統(tǒng)小來，實現(xiàn)信息資源社 會共享。2.4 體化管理具有較強的協(xié)作性在一體化管理的過程中，齊部門的地理位置對能相距較遠(yuǎn),但大家被網(wǎng)絡(luò)緊緊地連在了一起, 如同而對而地辦公一樣，在網(wǎng)絡(luò)上運行的各個環(huán)節(jié)形成了一個嚴(yán)密的整體。各種信息的采集需 要各部門分頭及時采集和錄入。然后進(jìn)行數(shù)據(jù)的維護(hù)，這就要求各部門及利用者密切配合、分 工協(xié)作。2.5 一體化管理可帶來較大效益是為決策者提供更多的決策信息與方案。它的優(yōu)點在于不會因領(lǐng)導(dǎo)的疏忽或其他的