[整理]樣品室管理制度

1、整理樣品室管理制度樣品室管理制度第一條目的：為規(guī)范樣品室管理，使樣品室各陳列物品井然有序、美觀(guān)，查找 有據(jù)，特制定本管理辦法。第二條 適用范圍:樣品室的管理。第三條責(zé)任人:樣品管理員。笫四條樣品管理員的職責(zé)：1、樣品管理員必須保證樣品室的清潔、整齊、美觀(guān)，確保在最有效的時(shí)間內(nèi) 查找所需樣品。2、未經(jīng)允許，無(wú)關(guān)人員不得隨意進(jìn)出樣品室，樣品管理員有權(quán)拒絕無(wú)關(guān)人員 進(jìn)出樣品室。3、樣品管理員有權(quán)監(jiān)督進(jìn)出樣品室人員的活動(dòng)。4、未經(jīng)樣品管理員的同意，其他人不得將樣品帶入或帶出樣品室。5、樣品管理員必須對(duì)樣品室發(fā)生的一切異常狀況負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)異常必須及時(shí)向 領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第五條一般規(guī)定：1、每天清理樣品室，保證樣

2、品室的清潔、整齊、有序。2、新到樣品時(shí)，必須檢驗(yàn)樣品的完好性。及時(shí)入庫(kù)并貼標(biāo)、拍照、排放（或 收藏）、入帳。3、保證每款樣品標(biāo)簽完整，標(biāo)明貨號(hào)。將樣品用數(shù)碼像機(jī)拍照，存入電腦 （圖片以樣品的貨號(hào)命名），以廠(chǎng)家、日期為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。4、出、入庫(kù)一定要有單據(jù)，雙方簽字后樣品方可出、入庫(kù)。樣品去向要落實(shí) 到人。第六條出庫(kù)管理:1、樣品出庫(kù)前，樣品管理員應(yīng)確保樣品的完好性，決不能有不良樣品流出至客戶(hù)手中。杜絕樣品上帶有原廠(chǎng)家商標(biāo)、電話(huà)、地址、金額等資料，否則視情節(jié)輕 重處罰。2、樣品管理員接到樣品出庫(kù)通知時(shí)，填寫(xiě)出庫(kù)單，領(lǐng)樣人、樣品管理員簽字 后方可出庫(kù)。3、任何樣品出庫(kù)或外借，不得損壞，如有毀損，樣品管

3、理員有權(quán)申請(qǐng)要求賠 償。第七條入庫(kù)管理：1、新到樣品時(shí).，按到貨單認(rèn)真驗(yàn)貨，必須檢驗(yàn)樣品的完好性。及時(shí)入庫(kù)并貼 標(biāo)、拍照、入帳、排放或收藏。2、定期整理樣品室，挑出長(zhǎng)期不用、已破損或一款相同數(shù)只的樣品報(bào)批作 廢。3、樣品架上的樣品要按廠(chǎng)家、類(lèi)型、材質(zhì)的順序擺放，用吊牌標(biāo)清，定期整 理樣品架，長(zhǎng)期不用、重復(fù)的樣品裝箱備查。第八條罰責(zé)1、樣品室的門(mén)、燈、空調(diào)等未關(guān)，發(fā)現(xiàn)一次扣罰責(zé)任人5元。2、未經(jīng)允許，樣品管理員私自外借樣品或樣品資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將視情節(jié)嚴(yán)重 處罰。3、因樣品管理員工作失誤，導(dǎo)致不良樣品流入客戶(hù)手中，嚴(yán)肅處罰。4、樣品丟失或樣品管理員不明樣品的去向，樣品管理員需原價(jià)賠償。第九條、樣品

4、開(kāi)發(fā)流程(1)、客服收取并閱讀開(kāi)發(fā)相關(guān)郵件,下載郵件附件或從圖片庫(kù)中找出相應(yīng)圖片一，并按正確的位置存放如:database/public/每日更新/5月開(kāi)發(fā)/47#/20120505 0105,存好后將圖片打印，再將收取郵件的時(shí)間標(biāo)注在圖片 右上角，翻譯圖紙，結(jié)合郵件注明詳細(xì)的樣品要求如顏色，效果，數(shù)量及交 樣日期，樣品流程負(fù)責(zé)人名縮寫(xiě)等。（2）、客服將圖片交給文員，文員將圖片掃描好后存放在圖紙所指定的相應(yīng) 位置，并找出打樣所需的相應(yīng)之原樣，交回給客服。客服將圖片及原樣交跟 單進(jìn)行樣品開(kāi)發(fā)，樣品完成后再由跟單員將樣品收回，對(duì)照開(kāi)發(fā)要求核對(duì)樣 品，確認(rèn)無(wú)誤后再將樣品和圖紙交給文員處理。（3）、客

5、服收取客戶(hù)原樣后，立即再原圖紙上注明客戶(hù)相關(guān)郵件收取時(shí)間， 沒(méi)有相關(guān)郵件的則標(biāo)注收取實(shí)樣，實(shí)際圖紙時(shí)間，再交文員對(duì)客戶(hù)原樣和原 圖紙進(jìn)行掃描編號(hào)等。其余操作參照（1）、（2）。第十條、樣品處理方法及流程（1）、所有樣品必須及時(shí)整理，掃描編號(hào)，并分類(lèi)別上好卡片，原則上文員工 作臺(tái)不堆放任何樣品過(guò)夜。多層或較短的項(xiàng)鏈（套裝）上寬卡，其余上吊卡，手鏈?zhǔn)?鐲類(lèi)先上扎帶再上吊卡，耳環(huán)上相應(yīng)的單對(duì)，三隊(duì)或六對(duì)耳環(huán)卡。（2）、所有樣品圖片必須及時(shí)用ACDsee或Photoshop進(jìn)行處理，保持圖片顏色 與樣品基本一致，大小適中，所有有正反之分的配件，成品始終正面朝外。圖片上應(yīng)在右下角標(biāo)注產(chǎn)品編號(hào)，左上角標(biāo)注

6、客戶(hù)編號(hào)，其次還要標(biāo)注相應(yīng)的產(chǎn) 品信息，如長(zhǎng)度，重量，顏色（可用英文代碼及色號(hào)表示，如H/JET, BG/CRYSTAL） 及吊墜或主要配件的尺寸，鉆和珠子的大小及數(shù)量等。（3）、寄給客戶(hù)的樣品，文 員須協(xié)助客服做好SPEC SHEET并存放在相應(yīng)的位置。（4）、圖庫(kù)圖片處理完成同時(shí)必須在系統(tǒng)內(nèi)錄入相關(guān)的編號(hào)，樣品數(shù)量（留底 數(shù)量和寄送客戶(hù)的數(shù)量），價(jià)格（含自核價(jià)，工廠(chǎng)價(jià)格及寄給客戶(hù)的美金價(jià)），工廠(chǎng) 等信息。工廠(chǎng)信息務(wù)必完整錄入系統(tǒng)，含工廠(chǎng)代碼，聯(lián)系人，電話(huà)，地址， email, QQ 號(hào)等。（5）、所有留底樣品必須上我司吊牌，上面寫(xiě)上RMB自核價(jià)代碼、客戶(hù)編號(hào)（數(shù) 字編號(hào)或開(kāi)發(fā)號(hào)）和日期，存

7、放樣品室相應(yīng)的客戶(hù)樣品架或其他區(qū)域。寄給客戶(hù)的 樣品,，（或4PC）上吊牌，寫(xiě)上客戶(hù)編號(hào)（數(shù)字編號(hào)或開(kāi)發(fā)號(hào)），美金價(jià)格和日期， 入袋但不封口。一個(gè)顏色入一中包袋但不封口，一個(gè)款式入一大包袋，放入圖紙但 不封口。如客戶(hù)有自己指定的卡片條碼或吊牌，則須按客戶(hù)要求進(jìn)行包裝，并填寫(xiě) 價(jià)格編號(hào)等信息。完成后請(qǐng)將圖紙和寄出樣品一起交還跟單員，由跟單員核對(duì)后交 給客服寄出。3,樣品室管理辦法及樣品借還流程（1）、我司所有樣品必須由樣品室文員統(tǒng)一管理，辦公室及打樣室不得閑置樣 品。（2）、樣品室必須經(jīng)常清潔，保證地面、臺(tái)面及所有樣品整潔無(wú)塵，所有樣品 完整合格，如有毀損，應(yīng)及時(shí)更換或修復(fù)。（3）、凡需借用樣品

8、的，必須由樣品室 管理人員負(fù)責(zé)取出并錄入系統(tǒng)。借用過(guò)程中務(wù)必保持樣品完好，用完后要及時(shí)歸 還。（4）、開(kāi)發(fā)部借用樣品復(fù)制的，如新樣品與原樣完全一致，則請(qǐng)文員保持原編 號(hào)，如與原樣有較小變動(dòng)，可沿用原編號(hào)，接在編號(hào)后續(xù)編。如與原樣有較大出 入，則請(qǐng)新編號(hào)。如原樣或配件被壓模用掉的，請(qǐng)務(wù)必還原樣品。（5）、訂單部借用樣品做確認(rèn)樣的，使用過(guò)程中尤其需要保持樣品完好，始終 套袋，帶手套使用，以方便核對(duì)顏色，電鍍等效果。一旦樣品確認(rèn)，請(qǐng)將樣品歸還 樣品室。凡遇訂單有新增顏色的，文員應(yīng)按客服要求先將虛擬圖片及產(chǎn)品資料在系 統(tǒng)中做好，以方便客服制作訂單明細(xì)。待新增顏色確認(rèn)后，跟單員應(yīng)及時(shí)將確認(rèn)樣 1PC樣品交給文員，文員及時(shí)掃描真實(shí)圖片，并替代虛擬圖片，并將真實(shí)樣品納入 樣品室管理。（6）、如因下單需要，跟單員