第二章采購組織

1、 第二章第二章 采購組織采購組織v本章內(nèi)容：本章內(nèi)容：采購組織的含義及在企業(yè)中的地位采購組織的含義及在企業(yè)中的地位采購組織組建及原則采購組織組建及原則采購組織的類型采購組織的類型采購組織的團隊建設(shè)采購組織的團隊建設(shè)采購組織的含義采購組織的含義v采購組織采購組織是指為了完成企業(yè)的采購任務(wù)，保證生產(chǎn)是指為了完成企業(yè)的采購任務(wù)，保證生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行，由采購人員按照一定的規(guī)則組經(jīng)營活動順利進行，由采購人員按照一定的規(guī)則組成的一種采購團隊。成的一種采購團隊。v采購的組織定位非常依賴于管理層對于采購職能所采購的組織定位非常依賴于管理層對于采購職能所持的看法持的看法。當管理層主要將采購職能看做是業(yè)務(wù)活。

2、當管理層主要將采購職能看做是業(yè)務(wù)活動時，就會造成采購部門在組織等級中處于相當?shù)蛣訒r，就會造成采購部門在組織等級中處于相當?shù)偷牡匚弧５?，如果管理層將采購視為一個重要的的地位。但是，如果管理層將采購視為一個重要的競爭因素，并且對組織具有戰(zhàn)略重要性，那么采購競爭因素，并且對組織具有戰(zhàn)略重要性，那么采購經(jīng)理就很有可能向董事會匯報。經(jīng)理就很有可能向董事會匯報。 采購組織在企業(yè)中的地位采購組織在企業(yè)中的地位v影響管理層對采購職能的認識與期望，取決影響管理層對采購職能的認識與期望，取決于下列方面對公司的重要性：于下列方面對公司的重要性：采購支出占總營業(yè)額的百分比采購支出占總營業(yè)額的百分比公司采購的原料，當

3、下市場供應(yīng)情況公司采購的原料，當下市場供應(yīng)情況公司的財務(wù)狀況。在發(fā)生嚴重財務(wù)虧損的時候，管公司的財務(wù)狀況。在發(fā)生嚴重財務(wù)虧損的時候，管理層會對采購業(yè)務(wù)和與采購相關(guān)的成本提出更高的要理層會對采購業(yè)務(wù)和與采購相關(guān)的成本提出更高的要求。求。v采購職能的重要性與組織對外的支出有關(guān)采購職能的重要性與組織對外的支出有關(guān)采購支出在營業(yè)采購支出在營業(yè)額中所占的比重額中所占的比重組織的例子組織的例子采購職能的地位采購職能的地位通常通常50%50%以上以上制造行業(yè)制造行業(yè)向向CEOCEO或其他級別相當?shù)幕蚱渌墑e相當?shù)墓芾碚邊R報管理者匯報35-50%35-50%左右左右第一產(chǎn)業(yè)第一產(chǎn)業(yè)- -例如例如石油業(yè)或采礦業(yè)

4、石油業(yè)或采礦業(yè)向向CEOCEO的代表或其他級別的代表或其他級別相當?shù)墓芾碚邊R報相當?shù)墓芾碚邊R報25-35%25-35%左右左右醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)療機構(gòu)向高級經(jīng)理匯報向高級經(jīng)理匯報通常小于通常小于25%25%咨詢公司咨詢公司較低級人員的任務(wù)，可較低級人員的任務(wù)，可能還同時承擔(dān)其他部門能還同時承擔(dān)其他部門的工作的工作如果采購職能被賦予的職責(zé)、地位以及資源與它在組織中的如果采購職能被賦予的職責(zé)、地位以及資源與它在組織中的重要性不一致，那么它對于增強組織競爭力的潛在優(yōu)勢可能重要性不一致，那么它對于增強組織競爭力的潛在優(yōu)勢可能發(fā)揮不出來，或者造成資源浪費。發(fā)揮不出來，或者造成資源浪費。采購組織在企業(yè)中的地位采購

5、組織在企業(yè)中的地位總經(jīng)理總經(jīng)理行政副總經(jīng)行政副總經(jīng)理理業(yè)務(wù)副總經(jīng)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理理生產(chǎn)副總經(jīng)生產(chǎn)副總經(jīng)理理倉儲倉儲生產(chǎn)管制生產(chǎn)管制采購采購制造制造品管品管隸屬于生產(chǎn)部隸屬于生產(chǎn)部主要職責(zé)是協(xié)助生產(chǎn)工作順利進行，因此，工作重點就是提供物料滿足主要職責(zé)是協(xié)助生產(chǎn)工作順利進行，因此，工作重點就是提供物料滿足生產(chǎn)需求，其他職能處于次要地位。適用于生產(chǎn)型企業(yè)或工廠。生產(chǎn)需求，其他職能處于次要地位。適用于生產(chǎn)型企業(yè)或工廠。采購組織在企業(yè)中的地位采購組織在企業(yè)中的地位總經(jīng)理總經(jīng)理行政副行政副總經(jīng)理總經(jīng)理業(yè)務(wù)副業(yè)務(wù)副總經(jīng)理總經(jīng)理生產(chǎn)副生產(chǎn)副總經(jīng)理總經(jīng)理倉儲倉儲生產(chǎn)管生產(chǎn)管制制制造制造品管品管人事人事采購采購財務(wù)財

6、務(wù)計算機計算機中心中心隸屬于行政部隸屬于行政部主要職能是獲得有競爭力的價格與付款方式。但由于獨立于生產(chǎn)部門，可能難以主要職能是獲得有競爭力的價格與付款方式。但由于獨立于生產(chǎn)部門，可能難以保證生產(chǎn)部門物料需求的時間和品質(zhì)。適用于規(guī)模較大，采購物品種類繁多的制保證生產(chǎn)部門物料需求的時間和品質(zhì)。適用于規(guī)模較大，采購物品種類繁多的制造型企業(yè)。造型企業(yè)。采購組織在企業(yè)中的地位采購組織在企業(yè)中的地位總經(jīng)理總經(jīng)理資材部副總經(jīng)理資材部副總經(jīng)理生產(chǎn)部副總經(jīng)理生產(chǎn)部副總經(jīng)理其他部門副總經(jīng)理其他部門副總經(jīng)理儲運儲運生產(chǎn)管制生產(chǎn)管制儲運儲運采購采購跟催跟催文書處理文書處理生產(chǎn)計劃生產(chǎn)計劃生產(chǎn)日報生產(chǎn)日報物料管制物料管

7、制倉儲倉儲運輸運輸收發(fā)料收發(fā)料隸屬于資材部隸屬于資材部 主要功能是配合生產(chǎn)制造單位，起到物料補給的作用。采購部門在組織中處于主要功能是配合生產(chǎn)制造單位，起到物料補給的作用。采購部門在組織中處于附屬支持性地位。適用于物料需求不容易管理，需要采購部門與其它部門協(xié)調(diào)附屬支持性地位。適用于物料需求不容易管理，需要采購部門與其它部門協(xié)調(diào)的企業(yè)中。的企業(yè)中。采購組織在企業(yè)中的地位采購組織在企業(yè)中的地位總經(jīng)理總經(jīng)理人事副總經(jīng)人事副總經(jīng)理理業(yè)務(wù)副總經(jīng)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理理生產(chǎn)副總經(jīng)生產(chǎn)副總經(jīng)理理倉儲倉儲生產(chǎn)管生產(chǎn)管制制制造制造品管品管財務(wù)副總經(jīng)財務(wù)副總經(jīng)理理采購副總經(jīng)采購副總經(jīng)理理隸屬于高級管理層隸屬于高級管理層 采

8、購地位提升的標志。主要職責(zé)在于降低成本，是體現(xiàn)采購部門作為新的利潤源采購地位提升的標志。主要職責(zé)在于降低成本，是體現(xiàn)采購部門作為新的利潤源泉的標志。適用于生產(chǎn)規(guī)模不大，但物料或商品在制造成本中所占比率較高的企業(yè)。泉的標志。適用于生產(chǎn)規(guī)模不大，但物料或商品在制造成本中所占比率較高的企業(yè)。采購管理組織組建步驟采購管理組織組建步驟考慮采購任務(wù)量考慮采購任務(wù)量確定采購管理組織結(jié)構(gòu)確定采購管理組織結(jié)構(gòu)設(shè)定崗位設(shè)定崗位為各個崗位配備適當?shù)娜藛T為各個崗位配備適當?shù)娜藛T明確采購部門的職責(zé)明確采購部門的職責(zé)采購組織的組建采購組織的組建v采購組織內(nèi)部的設(shè)計各個企業(yè)會有所不同，采購組織內(nèi)部的設(shè)計各個企業(yè)會有所不同，

9、但通常會按以下的角度來設(shè)計采購部門：但通常會按以下的角度來設(shè)計采購部門：按物品類別設(shè)計按物品類別設(shè)計按采購區(qū)域設(shè)計按采購區(qū)域設(shè)計按顧客類別設(shè)計按顧客類別設(shè)計按采購流程設(shè)計按采購流程設(shè)計混合式編組混合式編組v按物品類別設(shè)計按物品類別設(shè)計采購總部采購總部采購一部采購一部采購二部采購二部采購三部采購三部電子零件電子零件辦公用品辦公用品優(yōu)點：權(quán)責(zé)分明；規(guī)模經(jīng)濟；與供應(yīng)商關(guān)系良好；熟能生巧優(yōu)點：權(quán)責(zé)分明；規(guī)模經(jīng)濟；與供應(yīng)商關(guān)系良好；熟能生巧v按采購地區(qū)設(shè)計按采購地區(qū)設(shè)計采購總部采購總部國內(nèi)采購國內(nèi)采購國際采購國際采購東北地區(qū)東北地區(qū)華東地區(qū)華東地區(qū)華南地區(qū)華南地區(qū)美洲地區(qū)美洲地區(qū)歐洲地區(qū)歐洲地區(qū)亞洲地區(qū)

10、亞洲地區(qū)v按按客戶類別客戶類別設(shè)計設(shè)計采購總部采購總部采購一部采購一部采購二部采購二部A類顧客類顧客B類顧客類顧客C類顧客類顧客D類顧客類顧客E類顧客類顧客F類顧客類顧客v按采購流程設(shè)計按采購流程設(shè)計采購經(jīng)理采購經(jīng)理訂單處理訂單處理合同管理合同管理跟蹤催貨跟蹤催貨審核驗收審核驗收效率高，相互制衡效率高，相互制衡v混合式編組混合式編組采購經(jīng)理采購經(jīng)理金屬采購金屬采購電子采購電子采購辦公設(shè)備采購辦公設(shè)備采購非金屬采購非金屬采購訂單處理訂單處理合同管理合同管理跟蹤催貨跟蹤催貨審核驗收審核驗收采購組織的組建采購組織的組建v總經(jīng)理總經(jīng)理v采購科長采購科長v助理助理v采購人員采購人員在根據(jù)企業(yè)具體特點選定

11、了部門結(jié)構(gòu)形式之后，根據(jù)在根據(jù)企業(yè)具體特點選定了部門結(jié)構(gòu)形式之后，根據(jù)采購具體的管理職能和組織結(jié)構(gòu)，設(shè)定各個崗位，并采購具體的管理職能和組織結(jié)構(gòu)，設(shè)定各個崗位，并進行人員的選擇。設(shè)置崗位包括每一個崗位責(zé)任和權(quán)進行人員的選擇。設(shè)置崗位包括每一個崗位責(zé)任和權(quán)利的設(shè)置利的設(shè)置v總經(jīng)理擬定采購部門的工作目標負責(zé)主要原材料與物料的采購編制年度采購計劃與預(yù)算簽訂、審核訂單與合約采購制度的建立與完善撰寫部門周報與月報主持采購人員的教育培訓(xùn)建立與供應(yīng)商良好的伙伴關(guān)系v采購科長分派 采購人員及助理的日常工作負責(zé)次要物料或原材料的采購協(xié)助采購人員與供應(yīng)商談判價格、付款方式、交貨時間等采購進度跟蹤保險、公證、索賠督

12、導(dǎo)審核一般物料采購案對供應(yīng)商進行相應(yīng)的考核v助理請購單、驗收單的登記交貨記錄及跟催訪客安排與接待采購費用的申請與報支進出口文件及手續(xù)的申請電腦作業(yè)與檔案管理承辦保險、公證事宜v采購人員經(jīng)辦一般物料采購查訪廠商與供應(yīng)商談判價格、付款方式、交貨期等要求供應(yīng)商執(zhí)行價值工程工作確認交貨日期一般索賠案件的出來處理退貨并收集價格情報及代替品情報采購管理部門的職責(zé)采購管理部門的職責(zé) v戰(zhàn)略層次戰(zhàn)略層次運營方針、程序和任務(wù)說明書的制定和發(fā)布運營方針、程序和任務(wù)說明書的制定和發(fā)布開發(fā)和實施采購作業(yè)績效的審計和復(fù)查程序開發(fā)和實施采購作業(yè)績效的審計和復(fù)查程序建立長期合同建立長期合同與供應(yīng)商戰(zhàn)略相關(guān)的決策與供應(yīng)商戰(zhàn)略

13、相關(guān)的決策重大的制造和購買決策重大的制造和購買決策與后向一體化有關(guān)的決策與后向一體化有關(guān)的決策與價格轉(zhuǎn)移和公司間的供應(yīng)政策有關(guān)的決策與價格轉(zhuǎn)移和公司間的供應(yīng)政策有關(guān)的決策與互惠協(xié)議、互惠貿(mào)易和易貨貿(mào)易政策有關(guān)的決策與互惠協(xié)議、互惠貿(mào)易和易貨貿(mào)易政策有關(guān)的決策v戰(zhàn)術(shù)層次戰(zhàn)術(shù)層次供應(yīng)商協(xié)定供應(yīng)商協(xié)定準備和發(fā)展價值分析程序準備和發(fā)展價值分析程序采用和實施供應(yīng)商認證程序采用和實施供應(yīng)商認證程序一般的供應(yīng)商選擇和訂約一般的供應(yīng)商選擇和訂約v業(yè)務(wù)層次業(yè)務(wù)層次訂購過程訂購過程與發(fā)出訂單有關(guān)的所有規(guī)劃預(yù)算管理與發(fā)出訂單有關(guān)的所有規(guī)劃預(yù)算管理供應(yīng)商表現(xiàn)的監(jiān)控和評價供應(yīng)商表現(xiàn)的監(jiān)控和評價解決糾紛解決糾紛采購組織的

14、組建原則采購組織的組建原則 v設(shè)計原則設(shè)計原則部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的性質(zhì)和規(guī)模相適應(yīng)。部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的性質(zhì)和規(guī)模相適應(yīng)。部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)采購目標、方針相適應(yīng)。部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)采購目標、方針相適應(yīng)。部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的管理水平相適應(yīng)。部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的管理水平相適應(yīng)。v例如，如果企業(yè)規(guī)模小，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)單一，設(shè)置單一的例如，如果企業(yè)規(guī)模小，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)單一，設(shè)置單一的采購部門并直接向總經(jīng)理匯報工作較好；一些企業(yè)規(guī)采購部門并直接向總經(jīng)理匯報工作較好；一些企業(yè)規(guī)模較大，業(yè)務(wù)較多、管理繁雜，這樣的企業(yè)可以設(shè)置模較大，業(yè)務(wù)較多、管理繁雜，這樣的企業(yè)可以設(shè)置獨立的采購部門體系。獨立的采購部門體系。 采購管理組織的功能

15、采購管理組織的功能凝聚功能協(xié)調(diào)功能制約功能 激勵功能 采購管理組織的功能采購管理組織的功能采購管理組織的功能、凝聚功能 明確采購目標及任務(wù)；良好的人際關(guān)系與群體意識；采購組織中領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向作用。、協(xié)調(diào)功能 一是組織內(nèi)部的縱向、橫向關(guān)系的協(xié)調(diào)，使之密切協(xié)作，和諧一致；二是組織與環(huán)境關(guān)系的協(xié)調(diào)，采購組織能夠依據(jù)采購環(huán)境的變化，調(diào)整采購策略，以提高對市場環(huán)境變化的適應(yīng)能力和應(yīng)變能力。 采購管理組織的功能采購管理組織的功能、制約功能 采購組織是由一定的采購人員構(gòu)成的，每一成員承擔(dān)的職能，有相應(yīng)的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，通過這種權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任組成的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，對組織的每一成員的行為都有制約作用。、激勵功能 采購

16、組織的激勵功能是指在一個有效的采購組織中，應(yīng)該創(chuàng)造一種良好的環(huán)境，充分激勵每一個采購人員的積極性、創(chuàng)造性和主動性。采購組織類型采購組織類型v分權(quán)式采購組織分權(quán)式采購組織( (分散采購）分散采購） 各預(yù)算單位自行開展采購活動的一種采購實施各預(yù)算單位自行開展采購活動的一種采購實施形式。形式。公司總部公司總部子公司子公司A采購、生產(chǎn)、市場采購、生產(chǎn)、市場/銷售銷售子公司子公司B采購、生產(chǎn)、市場采購、生產(chǎn)、市場/銷售銷售子公司子公司C采購、生產(chǎn)、市場采購、生產(chǎn)、市場/銷售銷售職能部門職能部門辦公室辦公室v分散型采購組織的特點：分散型采購組織的特點：v適用：擁有多樣化經(jīng)營單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)公司。適用：擁有

17、多樣化經(jīng)營單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)公司。優(yōu)點優(yōu)點缺點缺點時效性時效性、靈活性、多樣、靈活性、多樣性性占用庫存空間小，降低占用庫存空間小，降低儲存成本儲存成本手續(xù)簡單方便、過程較手續(xù)簡單方便、過程較短短無法獲得集中購買的價格優(yōu)惠無法獲得集中購買的價格優(yōu)惠技術(shù)人員短缺，成本上升技術(shù)人員短缺，成本上升分支部門間缺乏溝通分支部門間缺乏溝通決策層面比較低，易產(chǎn)生操作暗箱決策層面比較低，易產(chǎn)生操作暗箱作業(yè)分散，手續(xù)重復(fù)，成本增加作業(yè)分散，手續(xù)重復(fù)，成本增加采購組織設(shè)計（類型）采購組織設(shè)計（類型）v集中型采購組織集中型采購組織 由一個部門統(tǒng)一組織本系統(tǒng)的采購活動的采購由一個部門統(tǒng)一組織本系統(tǒng)的采購活動的采購實施模式

18、。實施模式。公司總部公司總部子公司子公司A生產(chǎn)、市場生產(chǎn)、市場/銷售銷售子公司子公司B生產(chǎn)、市場生產(chǎn)、市場/銷售銷售子公司子公司C生產(chǎn)、市場生產(chǎn)、市場/銷售銷售采購總部采購總部職能部門職能部門v集中型采購組織的特點：集中型采購組織的特點：v適用：適用：下屬經(jīng)營單位購買產(chǎn)品相同或類似的公司。下屬經(jīng)營單位購買產(chǎn)品相同或類似的公司。 優(yōu)點優(yōu)點缺點缺點規(guī)模規(guī)模效益效益提高效率，培養(yǎng)專業(yè)人才提高效率，培養(yǎng)專業(yè)人才與供應(yīng)商關(guān)系穩(wěn)定，利于長期合作與供應(yīng)商關(guān)系穩(wěn)定，利于長期合作陽光操作，防止腐敗陽光操作，防止腐敗程序標準化，減少分散作業(yè)程序標準化，減少分散作業(yè) 上下級之間的抱怨上下級之間的抱怨過高的管理費用過高的管理費用對市場的反應(yīng)較慢對市場的反應(yīng)較慢 采購組織設(shè)計（類型）采購組織設(shè)計（類型）v混合型混合型 在公司總部的管理在公司總部的管理層上設(shè)置采購部門，同層上設(shè)置采購部門，同時各個經(jīng)營單位也有自時各個經(jīng)營單位也有自己的采購部門；公司采己的采購部門；公司