SAP系統(tǒng)中項(xiàng)目管理輔助控制功能的應(yīng)用

1、    sap系統(tǒng)中項(xiàng)目管理輔助控制功能的應(yīng)用    孟維摘要：在sap系統(tǒng)中主要體現(xiàn)項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)層面是wbs主數(shù)據(jù)、計(jì)劃、預(yù)算等方面，但在眾多的項(xiàng)目執(zhí)行過程中越來越多的體現(xiàn)出項(xiàng)目主體控制之下各輔助功能的控制作用。由此趨勢(shì)看出項(xiàng)目的輔助管理工具亦不可忽視，具體到sap系統(tǒng)中ps模塊主要是項(xiàng)目狀態(tài)、項(xiàng)目預(yù)留、里程碑等工具的系統(tǒng)功能的控制及實(shí)現(xiàn)。關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理 輔助功能 sap ps中圖分類號(hào)：tu229 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a 文章編號(hào)1672-3791（2017）05（c）-0000-00sap系統(tǒng)引入中國海油已有10多年的時(shí)間。在10多年時(shí)間里，無論應(yīng)用的

2、業(yè)務(wù)類型、還是應(yīng)用的企業(yè)數(shù)量看，各類從業(yè)人員到目前已達(dá)到前所未有的水平。sap項(xiàng)目系統(tǒng)（project system，以下簡(jiǎn)稱ps）模塊作為傳統(tǒng)模塊之一，在最近幾年也得到較為廣泛的應(yīng)用。大到復(fù)雜的大型工程建設(shè)項(xiàng)目，小到只用一個(gè)或幾個(gè)wbs輔助結(jié)算的單位紛紛把ps模塊作為企業(yè)內(nèi)部以項(xiàng)目管理為運(yùn)作方式的業(yè)務(wù)管理利器。在sap系統(tǒng)中主要體現(xiàn)項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)層面是wbs主數(shù)據(jù)、計(jì)劃、預(yù)算等方面，但在眾多的項(xiàng)目執(zhí)行過程中越來越多的體現(xiàn)出項(xiàng)目主體控制之下各輔助功能的控制作用。由此趨勢(shì)看出項(xiàng)目的輔助管理工具亦不可忽視，具體到sap系統(tǒng)中ps模塊主要是項(xiàng)目狀態(tài)、項(xiàng)目預(yù)留、里程碑等工具的系統(tǒng)功能的控制及實(shí)現(xiàn)。在s

3、ap系統(tǒng)中ps模塊的項(xiàng)目狀態(tài)管理是基于wbs主數(shù)據(jù)的系統(tǒng)應(yīng)用。sap系統(tǒng)中ps的狀態(tài)分為兩個(gè)層面，即系統(tǒng)狀態(tài)和用戶狀態(tài)。系統(tǒng)狀態(tài)是erp系統(tǒng)固有的項(xiàng)目狀態(tài)，它體現(xiàn)在項(xiàng)目管理的全生命周期里，利用系統(tǒng)狀態(tài)可以滿足部分項(xiàng)目的管理需求。（1）項(xiàng)目創(chuàng)建-crtd：“項(xiàng)目創(chuàng)建”狀態(tài)表示項(xiàng)目在系統(tǒng)中處于初始階段，是創(chuàng)建項(xiàng)目、項(xiàng)目架構(gòu)后自動(dòng)獲得的狀態(tài)，項(xiàng)目進(jìn)行到其他狀態(tài)的起點(diǎn)。（2）部分下達(dá)-prel：可以只對(duì)部分wbs下達(dá)進(jìn)入“部分下達(dá)prel” 狀態(tài)。（3）預(yù)算激活-acav：“預(yù)算激活acav”表示項(xiàng)目預(yù)算可用性控制已激活，將對(duì)項(xiàng)目的物資/服務(wù)需求、采購申請(qǐng)、采購訂單、收貨發(fā)貨、其他費(fèi)用記賬等預(yù)算耗用情

4、況進(jìn)行事前、事中、事后的全過程管理。（4）項(xiàng)目下達(dá)-rel：“下達(dá)”表示系統(tǒng)中的項(xiàng)目或者wbs已經(jīng)被激活，wbs被下達(dá)后對(duì)應(yīng)的工作才可以開始進(jìn)行，因?yàn)橹挥邢逻_(dá)狀態(tài)的wbs才可以產(chǎn)生實(shí)際的費(fèi)用。（5）項(xiàng)目鎖定-lkd；“項(xiàng)目鎖定”表示wbs有部分信息在系統(tǒng)中被鎖定，無法修改。在系統(tǒng)中可對(duì)wbs的描述、日期、計(jì)劃、預(yù)算等信息分別進(jìn)行鎖定，使其無法被不相關(guān)的人員修改。（6）技術(shù)關(guān)閉-teco：“技術(shù)性關(guān)閉”表示從項(xiàng)目實(shí)施的角度已經(jīng)完成，但是會(huì)發(fā)生財(cái)務(wù)費(fèi)用后續(xù)處理的項(xiàng)目狀態(tài)。當(dāng)項(xiàng)目結(jié)算完成但是財(cái)務(wù)尚未進(jìn)行決算轉(zhuǎn)資、置于“技術(shù)性關(guān)閉狀態(tài)”時(shí)，無法在系統(tǒng)中進(jìn)行合同的創(chuàng)建、確認(rèn)、付款等相關(guān)的操作，只能進(jìn)行財(cái)

5、務(wù)上的調(diào)整。（7）關(guān)閉標(biāo)志-clsd：“關(guān)閉標(biāo)志”表示項(xiàng)目轉(zhuǎn)資已經(jīng)完成，進(jìn)行項(xiàng)目關(guān)閉后將無法對(duì)此項(xiàng)目進(jìn)行任何修改操作了。不能用系統(tǒng)狀態(tài)滿足的管控需求，我們采用可定制的用戶狀態(tài)來滿足。用戶狀態(tài)具備較高的靈活性，可根據(jù)客戶的特殊需要通過配置實(shí)現(xiàn)管控。把用戶狀態(tài)與系統(tǒng)狀態(tài)相結(jié)合，就能滿足項(xiàng)目全生命周期狀態(tài)管理的需求，不但在系統(tǒng)中明確顯示了項(xiàng)目所處的各個(gè)階段，也可以設(shè)置是否允許發(fā)生費(fèi)用、是否允許調(diào)整架構(gòu)等配置，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目各階段的管控要求。在sap系統(tǒng)中ps模塊的項(xiàng)目預(yù)留主要是基于wbs的預(yù)留和基于網(wǎng)絡(luò)的預(yù)留。wbs元素的預(yù)留是項(xiàng)目專用預(yù)留，意味著專買專用，也就是說不會(huì)去考慮正常庫存中是否能滿足這個(gè)需求

6、，一定要進(jìn)行專門的采購或生產(chǎn)，這種方式適用于項(xiàng)目的專用物資。例如項(xiàng)目上往往需要很多物資及備品備件，不同項(xiàng)目上需求的型號(hào)規(guī)格不一樣，由于型號(hào)規(guī)格太多了又不能窮舉，因此無法通過編碼來區(qū)分不同的物資。這時(shí)候通過wbs元素預(yù)留可以明確這個(gè)物資是某項(xiàng)目專用的，是要單獨(dú)進(jìn)行采購或生產(chǎn)的，這樣即使庫存有存貨，也不會(huì)去考慮。網(wǎng)絡(luò)預(yù)留則是通用預(yù)留，就是說這個(gè)需求只要正常庫存有，就不需要進(jìn)行采購或生產(chǎn)了，直接從庫存領(lǐng)用就可以了，適用于通過物料編碼可以直接對(duì)應(yīng)到實(shí)際物品的這種模式。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)作業(yè)下掛接組件生成的預(yù)留，如果需要預(yù)留計(jì)劃值占用預(yù)算，可以對(duì)以下配置點(diǎn)進(jìn)行配置。配置路徑 ：項(xiàng)目系統(tǒng)->結(jié)構(gòu)->網(wǎng)絡(luò)

7、->網(wǎng)絡(luò)的設(shè)置->維護(hù)網(wǎng)絡(luò)類型；當(dāng)勾選“計(jì)劃”復(fù)選框時(shí)，網(wǎng)絡(luò)預(yù)留的計(jì)劃值不占用預(yù)算；當(dāng)不勾選“計(jì)劃”復(fù)選框時(shí)，網(wǎng)絡(luò)預(yù)留的計(jì)劃值占用預(yù)算。該計(jì)劃占用預(yù)算是在物料組建一掛接網(wǎng)絡(luò)時(shí)，物料主數(shù)據(jù)帶入的價(jià)格就已占用預(yù)算。那么后續(xù)發(fā)貨價(jià)格不符時(shí)，關(guān)閉網(wǎng)絡(luò)才釋放多余計(jì)劃價(jià)格占用的預(yù)算。關(guān)于物料計(jì)劃價(jià)格，應(yīng)該用標(biāo)準(zhǔn)價(jià)，這樣實(shí)際成本不變，預(yù)算管控比較準(zhǔn)。用移動(dòng)平均價(jià)，變化大，實(shí)際成本耗用預(yù)算差異大，預(yù)算管控不準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃值可以通過cn41n里更改布局選取需要的字段信息查看，或是通過s_alr_87013556 - 資金概覽報(bào)表進(jìn)行查詢。在sap系統(tǒng)中ps模塊對(duì)項(xiàng)目中重大事件或節(jié)點(diǎn)的觸發(fā)及管控可以通過

8、wbs和里程碑相結(jié)合，更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目重大事件和節(jié)點(diǎn)的信息化控制。在sap的項(xiàng)目管理中，里程碑常被用于標(biāo)識(shí)一個(gè)重要階段的事件。例如完成一個(gè)項(xiàng)目的特定狀態(tài)，可以通過維護(hù)里程碑的描述性的短文本實(shí)現(xiàn)。如果需要還可以在里程碑上維護(hù)一個(gè)長(zhǎng)文本和計(jì)劃日期，這些數(shù)據(jù)信息是用來補(bǔ)充里程碑的目地或功能。當(dāng)實(shí)際日期被輸入后這些信息就會(huì)形成系統(tǒng)憑證，輸入了實(shí)際日期就代表對(duì)里程碑進(jìn)行了一次確認(rèn)。但需要注意在sap ps中，里程碑不能用于控制wbs元素和作業(yè)的時(shí)間計(jì)劃。在標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)和實(shí)施結(jié)構(gòu)中，可以創(chuàng)建任意數(shù)量的里程碑在wbs和作業(yè)上，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)分配一個(gè)唯一的號(hào)碼在每個(gè)里程碑上。系統(tǒng)提供了用cn11來創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)里程碑的功能，

9、在正式項(xiàng)目中可以方便的復(fù)制標(biāo)準(zhǔn)里程碑。創(chuàng)建好里程碑后，我們可以把里程碑分配給wbs。一旦分配完成并保存，系統(tǒng)就可以顯示里程碑分配到wbs后的詳細(xì)信息。當(dāng)里程碑信息被分配到wbs后，系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表可以通過“用途”來分析這些里程碑?dāng)?shù)據(jù)，可以通過顏色的高亮來提醒這些里程碑的計(jì)劃日期已經(jīng)過去了還是將要到期或者馬上觸發(fā)。 當(dāng)用里程碑創(chuàng)建開票計(jì)劃在wbs或銷售訂單上或發(fā)票計(jì)劃在作業(yè)上時(shí)，系統(tǒng)將提供里程碑的時(shí)間和計(jì)劃百分比集成功能（要求sales doc date的標(biāo)識(shí)是被勾選上的）。當(dāng)里程碑維護(hù)完成后，這個(gè)日期可以自動(dòng)傳遞到開票或發(fā)票計(jì)劃中去。在此基礎(chǔ)之上，如需要更詳細(xì)的說明收入和成本計(jì)劃，可以采用里程碑

10、的用戶自定義字段功能來實(shí)現(xiàn)。具體到項(xiàng)目里程碑用于做開票計(jì)劃時(shí)，先要維護(hù)里程碑用途。自己定義一個(gè)用途，比如維護(hù)一個(gè)開票計(jì)劃，同時(shí)維護(hù)計(jì)劃類型和日期類別。完成基礎(chǔ)設(shè)置之后，要在前臺(tái)的項(xiàng)目構(gòu)造器中創(chuàng)建一個(gè)里程碑，注意用途選擇我們剛剛定義的那個(gè)開票計(jì)劃，同時(shí)要將銷售憑證日期的鉤打上。維護(hù)基本固定日期，這個(gè)日期會(huì)被帶到銷售訂單中成為開票計(jì)劃日期。在sap系統(tǒng)中銷售分銷模塊的銷售訂單中維護(hù)發(fā)票計(jì)劃，通過va02打開銷售訂單后，雙擊行項(xiàng)目，選中出具發(fā)票計(jì)劃，第一次進(jìn)入時(shí)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)你在賬戶分配里面維護(hù)的wbs自動(dòng)彈出選擇界面。點(diǎn)擊對(duì)勾后會(huì)把你的里程碑計(jì)劃帶出來，選擇復(fù)制后會(huì)自己完成發(fā)票計(jì)劃。這時(shí)候發(fā)票計(jì)劃是處

11、于02凍結(jié)狀態(tài)，當(dāng)我們?cè)陧?xiàng)目構(gòu)造器對(duì)此里程碑維護(hù)了實(shí)際日期后，凍結(jié)標(biāo)識(shí)會(huì)自動(dòng)刪除，允許進(jìn)行實(shí)際開票了。關(guān)于里程碑的趨勢(shì)分析功能要求在sap ps中啟用項(xiàng)目里程碑版本，并且勾選“趨勢(shì)分析”這個(gè)標(biāo)識(shí)后，可以通過表格和圖形的方式分析追述里程碑節(jié)點(diǎn)。里程碑上的計(jì)劃時(shí)間和計(jì)劃完成的百分比可以用于確認(rèn)完成的計(jì)劃時(shí)間和計(jì)劃完成百分比，當(dāng)里程碑記錄了實(shí)際時(shí)間，就可以用完工百分比功能體現(xiàn)實(shí)際完工百分比了。在用戶使用過程中可以通過“固定日期”這個(gè)字段指定里程牌的計(jì)劃日期，并傳遞到被分配的wbs元素的計(jì)劃時(shí)間。在這種情況下，系統(tǒng)中可以選擇里程碑的時(shí)間是被傳遞到開始時(shí)間或結(jié)束時(shí)間。同時(shí)如果參考了wbs的時(shí)間區(qū)間，那么當(dāng)wbs的時(shí)間變化時(shí)里程碑的時(shí)間也會(huì)跟著自動(dòng)變化，但是固定日期是不會(huì)隨wbs的時(shí)間變化而變化的。在啟動(dòng)工作流任務(wù)功能中必須指明這個(gè)參數(shù)用于觸發(fā)工作流啟動(dòng)，前提是要定義好工作流。在里程碑中系統(tǒng)允許通過選擇“字段”來確認(rèn)使用哪一個(gè)功能，當(dāng)維護(hù)好里程碑的實(shí)際時(shí)間或狀態(tài)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)觸發(fā)已選擇的功能。若想接合系統(tǒng)狀態(tài)變化觸發(fā)功能時(shí)，要求用戶必須指明是設(shè)置狀態(tài)還是撤銷狀態(tài)，或者兩種方式都會(huì)觸發(fā)功能。由此可見，無論是項(xiàng)目狀態(tài)、項(xiàng)目預(yù)留還是里程碑功能都是基于項(xiàng)目管理模塊wbs主數(shù)據(jù)為使用基礎(chǔ)的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)和參數(shù)配置保障下ps模塊的重要輔助功能。