會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度(范本)

1、會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度(范本) 第一章總則 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、準(zhǔn)時(shí),依據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法和中華人民共和國(guó)檔案法及財(cái)政部會(huì)計(jì)檔案管理方法的規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際狀況,制定本方法。 第二章會(huì)計(jì)檔案管理部門 1、公司檔案主管部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會(huì)計(jì)檔案的詳細(xì)管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé),由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在特地地點(diǎn)保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。 2、財(cái)務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司、必需建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥當(dāng)保管、有序存放、便利查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密

2、。 第三章會(huì)計(jì)檔案歸檔的范圍 1、會(huì)計(jì)憑證:包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對(duì)外對(duì)私改造資料,銀行存款(借款)對(duì)賬單及余額調(diào)整表等。年度終了都必需根據(jù)規(guī)定歸檔。 2、會(huì)計(jì)賬簿:包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。 3、財(cái)務(wù)報(bào)告:包括會(huì)計(jì)制度規(guī)定和主管部門臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào),月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表,報(bào)表附注及財(cái)務(wù)狀況說明書。上級(jí)主管部門對(duì)報(bào)告的批復(fù)及社會(huì)審計(jì)的審計(jì)報(bào)告。 4、其他會(huì)計(jì)核算資料:凡與會(huì)計(jì)核算緊密相關(guān)的,由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。 5、增值稅專用發(fā)票和平凡發(fā)票。 第四章會(huì)計(jì)檔案的整理 會(huì)計(jì)年終了后,應(yīng)將裝

3、訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個(gè)類型的案卷,將各卷按順序編號(hào)。 1、會(huì)計(jì)憑證。 (1)按月立卷:每月末將裝訂成冊(cè)的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。 (2)分散裝訂:依據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。 (3)裝訂封面的全部?jī)?nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。 2、會(huì)計(jì)賬簿 各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其他均需整理妥當(dāng)保管。 (1)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其他內(nèi)容。 (2)會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前,應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核

4、對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。 (3)活頁賬簿支空白頁后,將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全,撤去賬尺,用結(jié)實(shí)耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。 (4)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序:會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面賬簿啟用表賬戶目錄按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。 (5)裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。 (6)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人的印章。 (7)裝訂后,會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。 (8)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編,編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。 3、會(huì)計(jì)報(bào)表 會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后

5、,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度終了統(tǒng)一歸檔保管。 第五章會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管 1、當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。 2、會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。 3、機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),將全部案卷逐一點(diǎn)交,按管人員逐一接收。 第六章會(huì)計(jì)檔案的借閱使用 1、財(cái)務(wù)部建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。 2、凡需借會(huì)計(jì)檔案人員,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。 3、借閱會(huì)計(jì)檔案人員,不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊(cè),更不得抽換。 4、借閱會(huì)

6、計(jì)檔案人員,不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外,特別狀況,須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。 第七章各種會(huì)計(jì)檔案保管期限 1、會(huì)計(jì)憑證保管15年。 2、會(huì)計(jì)賬簿保存15年,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保25年。 3、會(huì)計(jì)報(bào)表保存10年,其中年度決算表永久保存。 4、發(fā)貨票保管5年。 第八章會(huì)計(jì)檔案的銷毀 1、會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀清單,匯同財(cái)務(wù)部門共同鑒定后,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),報(bào)經(jīng)主管經(jīng)理和上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后,方可銷毀。對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。 2、按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由檔案部門和財(cái)會(huì)部門、審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前要專心清點(diǎn)、核對(duì),銷毀后,在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷狀況以書面形式報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 第九