公司采購管理規(guī)定

1、公司采購管理規(guī)定 第一節(jié)一般規(guī)定 第六條選購部門的劃分 (一)內(nèi)購：由國內(nèi)選購部門負(fù)責(zé)辦理。 (二)外購：由國外選購部門負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。 (三)總經(jīng)理或經(jīng)理對(duì)于重要材料的選購，可直接與供應(yīng)商或代理協(xié)商價(jià)。專案用料， 必要時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理選購作業(yè)。 第七條選購作業(yè)方式 除一般選購作業(yè)方式外，選購部門可依材料使用及選購特性，選擇下列一種最有利的 方式進(jìn)行選購： (一)集中計(jì)劃選購：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理選購較為有利者，可核定材料項(xiàng)目，通知各請購部門依計(jì)劃提出請購，選購部門定期集中辦理選購。 (二)長期報(bào)價(jià)選購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗

2、的材料，選購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后通知各請購部門依需要提出請購。 第八條選購作業(yè)處理期限 選購部門應(yīng)依選購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料選購作業(yè)處理期限，通 知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時(shí)，應(yīng)馬上修正。 第二節(jié)國內(nèi)選購作業(yè)處理 第九條詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) (一)選購經(jīng)辦人員接獲“請購單(內(nèi)購)”后應(yīng)依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去選購記錄或廠商供應(yīng)的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價(jià)之外，另需精選三家以上的供應(yīng) 商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。 (二)若廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛撸x購經(jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于“請購單”上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會(huì)使用部

3、門或請購部門簽留意見后呈核。 (三)屬于買賣慣例超交者(如最低選購量超過請購量)，選購經(jīng)辦人員于議價(jià)后，應(yīng)于請購單“詢價(jià)記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核。 (四)對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠協(xié)商價(jià)。 (五)選購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急選購案件，主管應(yīng)馬上指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請購單后，按一般選購程序優(yōu)先辦理。 (六)“試車檢驗(yàn)”的選購條件，選購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”注明與廠協(xié)商定的付款條件呈核。 第十條呈核及核決 (一)選購經(jīng)辦人員詢價(jià)完成后，于“請購單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”經(jīng)主管審核，

4、并依請購核決權(quán)限呈核。 (二)選購核決權(quán)限 附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的選購項(xiàng)目應(yīng)以“財(cái)產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。 第十一條訂購 (一)選購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單”后應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時(shí)要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“請購單編號(hào)”及“包裝方式”。 (二)若屬分批交貨者，選購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”上加蓋“分批交貨”章以資識(shí)別。 (三)選購經(jīng)辦人員使用暫借款選購時(shí)，應(yīng)于“請購單”加蓋“暫借款選購”章，以資識(shí)別。 第十二條進(jìn)度掌握及事務(wù)聯(lián)系 (一)國內(nèi)選購部門應(yīng)分詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段，以“選購進(jìn)度掌握表”掌握選購作業(yè)進(jìn)度。 (二)選購經(jīng)辦人員未能按既定

5、進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)填制“進(jìn)度異常反應(yīng)單”并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對(duì)策處理。 第十三條整理付款 (一)物料管理部門應(yīng)根據(jù)已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”(其免填“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗(yàn)報(bào)告表”章)送選購部門，經(jīng)與發(fā)票核對(duì)無誤，于翌日前由主管核章后送會(huì)計(jì)部門。會(huì)計(jì)部門應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料者，“請購單(內(nèi)購)”的會(huì)計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會(huì)計(jì)部門。 (二)內(nèi)購材料須待試車檢驗(yàn)者，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，依選購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。 (三)短交應(yīng)補(bǔ)足者，請

6、購部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。 (四)超交應(yīng)經(jīng)主管核示始得依照實(shí)收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。 第三節(jié)境外選購作業(yè)處理(含進(jìn)口事務(wù)、關(guān)務(wù)) 第十四條詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) (一)外購部門依“請購單(外購)”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應(yīng)廠商資料，并參考市場行情及過去詢價(jià)記錄，以電話或傳真方式進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，但因特別狀況(獨(dú)家制造或代理等原因)應(yīng)于“請購單(外購)”注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價(jià)、比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。 (二)請購的材料規(guī)范較復(fù)雜時(shí)，外購部門應(yīng)附上各廠商所報(bào)材料的重要規(guī)范并簽留意 見后，會(huì)請購部門確認(rèn)。 第十五條呈核及核決 (一)比價(jià)、議價(jià)完成后，外購部門應(yīng)填

7、制“請購單(外購)”，擬訂“訂購廠商”“預(yù)定裝船日期”等，連同廠商報(bào)價(jià)資料，送請購部門依選購核決權(quán)限核決。 (二)核決權(quán)限 1.選購金額以cif美元總價(jià)折合在×××元(含)以下者由經(jīng)理核決。 2.選購金額以cif美元總價(jià)折合超過×××元以上者由總經(jīng)理核決。 (三)選購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生選購數(shù)量、金額的變更時(shí)，請購部門應(yīng)依更改后的選購金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時(shí)仍應(yīng)由原核決主管核決。 第十六條訂購與合同 (一)“請購單(外購)”經(jīng)核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項(xiàng)手續(xù)。 (二)需與供應(yīng)廠商簽

8、訂長期合同者，外購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長期合同書，依選購核決權(quán)限呈核后辦理。 第十七條進(jìn)度掌握及異常處理 (一)外購部門應(yīng)以“請購單(外購)”及“選購掌握表”掌握外購作業(yè)進(jìn)度。 (二)外購部門于每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)，應(yīng)主動(dòng)開立“進(jìn)度異常及反應(yīng)單”記明異常原因及處理對(duì)策，據(jù)此修訂進(jìn)度并通知請購部門。 (三)外購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并開立“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對(duì)策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。 第十八條進(jìn)口簽證前“請購單(外購)”核準(zhǔn)后的專案申請 (一)專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備的申請專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備時(shí)，外購部門應(yīng)預(yù)備全部文件申請核發(fā)“輸入許可證

9、”，申請函中并應(yīng)懇求“國貿(mào)局”在“輸入許可證”加蓋“國內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準(zhǔn)章，以便進(jìn)口單位憑以向海關(guān)申請專案進(jìn)口及分期繳稅。 (二)進(jìn)口度量衡器及管理物品時(shí)，外購部門應(yīng)于申請“輸入許可證”之前預(yù)備“報(bào)價(jià)單”及其他有關(guān)資料送進(jìn)口單位向政府機(jī)關(guān)申請核準(zhǔn)進(jìn)口。 第十九條進(jìn)口簽證 外購材料訂購后，外購部門應(yīng)即檢具“請購單(外購)”及有關(guān)申請文件，以“申請外匯處理單”(需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時(shí)，加填“緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單”)送進(jìn)口單位辦理簽證。進(jìn)口單位應(yīng)依預(yù)定日期向“國貿(mào)局”辦理簽證，并于“輸入許可證”核準(zhǔn)時(shí)通知外購部門。 第二十條進(jìn)口保險(xiǎn) (一)fob、fas、cf條件的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應(yīng)依“請購單

10、(外購)”外購部門指示的保險(xiǎn)范圍辦理進(jìn)口保險(xiǎn)。 (二)進(jìn)口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在“請購單(外購)”上標(biāo)示，以便貨品進(jìn)口必需公證時(shí)，進(jìn)口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。 第二十一條進(jìn)口船務(wù) (一)fob、fas的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)于接獲“請購單(外購)”時(shí)，應(yīng)視其“裝運(yùn)口岸”及“裝船期限”并參照航運(yùn)資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進(jìn)口貨品可機(jī)動(dòng)選擇船只裝運(yùn)。 (二)進(jìn)口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱，供應(yīng)進(jìn)口結(jié)匯經(jīng)辦人員，于“信用狀開發(fā)申請書”列明，作為信用狀條款，向發(fā)貨人指示裝船。 (三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨

11、延誤，外購部門應(yīng)于“請購單(外購)”上注明，避免在信用狀指定船公司而委由發(fā)貨人代為支配裝船。 第二十二條進(jìn)口結(jié)匯 進(jìn)口單位應(yīng)依“請購單(外購)”標(biāo)示的“間發(fā)信用狀日期”辦理結(jié)匯，并于信用狀(lc)開出后以“開發(fā)lc快報(bào)”通知外購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商。 第二十三條稅務(wù) (一)免貨物稅及“工業(yè)用證明”的申請 1.進(jìn)口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應(yīng)于“輸入許可證”核準(zhǔn)后，檢具必需文件，向稅捐處申請，經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請免貨物稅。 2.除“免憑經(jīng)濟(jì)部工業(yè)局證明辦理具結(jié)免稅進(jìn)口”的項(xiàng)目外，其他合于免稅規(guī)定的人造樹脂類材料，外購部門應(yīng)于開發(fā)“信用狀”后檢具必需文件向經(jīng)濟(jì)部工業(yè)局申請“非供塑膠用”證明，

12、以便于報(bào)關(guān)時(shí)據(jù)此向海關(guān)申請依工業(yè)用物品稅率繳納進(jìn)口關(guān)稅。 (二)專案進(jìn)口稅則預(yù)估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應(yīng)于進(jìn)口前，檢具有關(guān)文件，憑以向海關(guān)申請稅則預(yù)估，等核準(zhǔn)后并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。 第二十四條輸入許可證、信用狀的修改 供應(yīng)商成本公司要求修改“輸入許可證”或“信用狀”時(shí)，外購部門應(yīng)開立“信用狀、輸入許可證修改申請書”經(jīng)呈核后，檢具修改申請文件送進(jìn)口事務(wù)科辦理。 第二十五條裝船通知及提貨文件的供應(yīng) (一)外購部門接到供應(yīng)商通知有關(guān)船名及裝船日期時(shí)，應(yīng)馬上填制“裝船通知單”分別通知請購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。 (二)外購部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時(shí)，應(yīng)檢具“輸入許可證”及有關(guān)

13、文件，以“裝運(yùn)文件處理單”先送進(jìn)口單位辦理提貨背書。 (三)提貨背書辦妥后，外購部門應(yīng)檢具“輸入許可證”及提貨等有關(guān)文件，以“裝運(yùn)文件處理單”辦理報(bào)關(guān)提貨。 (四)管理進(jìn)口物品放行證的申請： 進(jìn)口管理物品時(shí)，外購部門應(yīng)于收到裝運(yùn)文件后，檢具必需文件送政府主管機(jī)關(guān)申請“進(jìn)口放行證”或“進(jìn)口護(hù)照”，以便據(jù)此報(bào)關(guān)提貨。 第二十六條進(jìn)口報(bào)關(guān) (一)關(guān)務(wù)部門收到“請購單(外購)”及報(bào)關(guān)文件時(shí)，應(yīng)視買賣、保險(xiǎn)及稅率等條件填制“進(jìn)口報(bào)關(guān)處理單”連同報(bào)關(guān)文件，委托報(bào)關(guān)行辦理報(bào)關(guān)手續(xù)，同時(shí)開立“外購到貨通知單”(含外購收料單)送材料庫辦理收料。 (二)不結(jié)匯進(jìn)口物品，進(jìn)口單位(郵寄包裹則為總務(wù)部門)應(yīng)于接獲到貨

14、通知時(shí)，查明品名、數(shù)量等資料，并會(huì)外購部門確認(rèn)需要提貨者再行辦理報(bào)關(guān)提貨。如系無價(jià)進(jìn)口的材料、補(bǔ)運(yùn)賠償及退貨換料等，報(bào)關(guān)時(shí)關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立“外購到貨通知單(含外購收料單)”通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡(luò)單簽收后，送處理部門處理。 (三)關(guān)稅繳納前進(jìn)口單位應(yīng)的確核對(duì)稅則、稅率后申請暫借款繳納。 (四)海關(guān)估稅的稅率如與進(jìn)口單位估列者不符時(shí)，進(jìn)口單位應(yīng)馬上通知外購部門供應(yīng)有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議，申請復(fù)查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進(jìn)口單位應(yīng)于“進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表”記錄，以便督促銷案。 (五)稅捐記帳的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應(yīng)依“請購單(

15、外購)”，于報(bào)關(guān)時(shí)檢具必需文件辦理具結(jié)記帳，并將記帳狀況記入“稅捐記帳額度記錄表”及“稅捐記帳額度掌握表”。 (六)船邊提貨的進(jìn)口材料，進(jìn)口單位應(yīng)于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù)，以便船只抵港時(shí)，即時(shí)辦理提貨。 第二十七條報(bào)關(guān)進(jìn)度掌握 關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報(bào)關(guān)、驗(yàn)關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以“進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表”掌握通關(guān)進(jìn)度。 第二十八條公證 (一)各公司事業(yè)部應(yīng)依材料進(jìn)口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項(xiàng)目(如外購散裝材料)，通知進(jìn)口單位于材料進(jìn)港時(shí)，會(huì)同公證行前往公證。 (二)外購材料于驗(yàn)關(guān)或到廠后發(fā)覺短損而合于索賠條件者，進(jìn)口單位應(yīng)于接獲報(bào)關(guān)行或材料庫通知時(shí)，聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。 (三)進(jìn)口貨品辦

16、理公證時(shí)，進(jìn)口單位應(yīng)于公證后協(xié)作索賠經(jīng)辦時(shí)效，索取公證報(bào)告分送有關(guān)部門。 第二十九條退匯 (一)外購部門依進(jìn)口材料的裝運(yùn)狀況，推斷信用狀剩余金額已無裝船的可能時(shí)，應(yīng)于供應(yīng)報(bào)關(guān)文件時(shí)提示進(jìn)口單位，并于進(jìn)口材料放行及“輸入許可證”收回后，開立“信用狀退匯通知單”連同“輸入許可證”送進(jìn)口事務(wù)科辦理退匯。 (二)退匯金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購部門應(yīng)向供應(yīng)廠商索回信用狀正本，送進(jìn)口單位辦理退匯。 第三十條索賠 (一)外購部門接到收貨異常報(bào)告(“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”或“公證報(bào)告”等)時(shí)，應(yīng)馬上填制“索賠記錄單”連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理。 (二)以船公司或保險(xiǎn)公司為索賠對(duì)象者，由進(jìn)口單位辦理索賠；以供應(yīng)廠商為索賠對(duì)象時(shí)，由外購部門辦理索賠。 (三)索賠案件辦妥后，“索賠記錄單”應(yīng)依原選購核決權(quán)限呈核后歸檔。 第三十一條退貨或退換 (一)外購材料須予退貨或退換時(shí)，外購部門應(yīng)適時(shí)通知進(jìn)口單位依政府規(guī)定期限向海關(guān)申請。 (二)復(fù)運(yùn)出口、進(jìn)口的有關(guān)事務(wù)，外購部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦理，其出口進(jìn)口簽證、船務(wù)、保險(xiǎn)報(bào)關(guān)等事務(wù)則委托出口單位及進(jìn)口單位協(xié)作辦理。 (三)退換的材料進(jìn)口時(shí)依本節(jié)有關(guān)規(guī)則辦理。 第四節(jié)價(jià)格及質(zhì)量的復(fù)核 第三