財(cái)政投資評審中心檔案管理制度

1、1.總則?為加強(qiáng)本單位檔案工作，全面提高檔案管理水平，根據(jù)中華人民共和國檔案法和 國家檔案局頒發(fā)的機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范等有關(guān)規(guī)定，特制訂本制度。?檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性工作，是評審工作的重要組成部分，對反映評審工作成效和歷 史面貌具有重要意義。本單位由綜合科專門負(fù)責(zé)檔案資料的接受、整理、歸檔、保存、查 閱等工作。? 2.立卷歸檔制度?本單位檔案分為文書檔案和項(xiàng)目評審檔案，涉及項(xiàng)目評審所發(fā)的文件在文書檔案和項(xiàng) 目評審檔案中要同時(shí)歸檔。項(xiàng)目評審檔案實(shí)行“誰審核 ，誰立卷”的原則，各科室需將處理 完畢的文件、評審資料經(jīng)過整理立卷，定期移交給綜合科集中保存，建立規(guī)范的歸檔制度， 具體包括歸檔范圍、歸

2、檔時(shí)間、歸檔要求。?歸檔范圍（詳見附件一、附件二）?本單位各科室辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料、評審資料，包括綜合科、路 橋建設(shè)科、社會事業(yè)科、市政公用科、水務(wù)科在工作中形成的各種門類和載體的材料；同 時(shí)與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料，均屬于歸檔范圍。?本單位頒發(fā)的各類文件、召開會議形成的文件材料，有關(guān)問題的請示、報(bào)告、總結(jié)、 統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。?直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本單位主要業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文件材料。?歸檔的文件除了文件的正件外，還應(yīng)包括它的附件，如條例、會議紀(jì)要、圖表、計(jì)劃、 總結(jié)、登記表、名單等文件材料。?除了經(jīng)過登記的文件外，還應(yīng)包括未經(jīng)收發(fā)文登記的文件材料，如會議文件、調(diào)查報(bào)

3、 告、訪問記錄、合同、協(xié)議、契約等。?本單位的會議記錄、規(guī)章制度、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要文件的歷次修改稿以及重要活動 的聲像材料等。?歸檔時(shí)間?本單位文書檔案一般應(yīng)在第二年的三月底以前整理立卷完畢，并向綜合科移交歸檔。?本單位評審檔案一般應(yīng)在項(xiàng)目評審結(jié)束一個(gè)月以內(nèi)整理立卷完畢，并向綜合科移交歸 檔。?各科室在文件、項(xiàng)目評審辦理結(jié)束后，應(yīng)立即將文件、評審材料歸回綜合科，及時(shí)歸 檔。?各科室應(yīng)在每季度終了時(shí)，及時(shí)清理應(yīng)歸檔的文件、評審材料，定期歸檔。?聲像檔案在每項(xiàng)活動結(jié)束后，及時(shí)向綜合科移交歸檔。?其它門類和載體的檔案應(yīng)在各項(xiàng)活動結(jié)束后，及時(shí)移交歸檔。?歸檔要求?應(yīng)歸檔的文件、評審材料的種類、份數(shù)及

4、頁數(shù)均應(yīng)收集齊全、完整，按照文件、評審 材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類、立卷，使組成的案卷能正確反映本單位活動的基本 面貌，便于保管和利用。?文件、評審材料立卷的程序一般分為：分類一組合一編目，即在材料收集齊全的基礎(chǔ) 上，將材料按有關(guān)特征分開，然后將經(jīng)過分類的材料，按一定的規(guī)律進(jìn)行組合，最后將經(jīng) 過組合以后的材料進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。?按照檔案內(nèi)容和載體的不同，制定統(tǒng)一的分類方案。本單位文書檔案、評審檔案分類 一般采用年度一一組織機(jī)構(gòu)的分類方法；其它不能采用按年度一一組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類時(shí)， 可按照國家檔案局和有關(guān)專業(yè)主管機(jī)關(guān)共同制定的分類方案進(jìn)行分類。?組合的基本要求是：組合應(yīng)以問題為主，兼顧其

5、它特征，使之聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)， 做到問題單一，類型鮮明，年代不混，保管期限準(zhǔn)確。?不同年度的文件、評審材料一般不得放在一起立卷；但跨年度的請示和批復(fù)，放在復(fù) 文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年 度的會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的項(xiàng)目評審材料放在評審結(jié)束年立卷；其它材 料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。?卷內(nèi)材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列。文書類的按下列原則排列：一個(gè)問題的請示、報(bào) 告、批復(fù)材料應(yīng)依序排列在一起（即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；印件在 前，定稿在后）；重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后， 非訴訟案件卷結(jié)論

6、、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后；跨年度的法規(guī)性文件 放在通過或公布年立卷；跨年度的調(diào)查材料放在成文年立卷。評審類的應(yīng)以評審報(bào)告在前, 項(xiàng)目批辦單、評審依據(jù)等材料在后的原則排列。?卷內(nèi)材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。成卷裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料 正面的右上角，背面的左上角填寫頁號。?永久、30年和10年的案卷，必須按規(guī)定的格式填寫卷內(nèi)文件目錄。對文件材料的題 名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但不符合內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬 寫；沒有責(zé)任者（作者）年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)目；會議記錄填 寫每次會議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整，卷內(nèi)材料目錄

7、放在卷首。?聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者（作者）。?有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明也應(yīng)將立卷人、 檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷后。?案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明確切地反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一 般包括責(zé)任者（作者）內(nèi)容和名稱等，體式一致，文字簡練，使用簡稱應(yīng)通用易懂，并用 碳素筆書寫，字跡要工整、清晰。?卷內(nèi)材料要去掉金屬物，對破損的材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，文件紙張統(tǒng)一為16K或A4、A3,過小的要用16K或A4空白紙襯托，杜絕使用鉛筆、圓珠筆及噴墨打印機(jī)。字 跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷

8、，即復(fù)制件在前，原件在后；文件沒有留出裝訂線的 要加補(bǔ)貼邊，案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂。?案卷的排列，應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列自上而下，自左向右，不得隨意改動。?按照案卷排列順序編制卷號，以固定案卷位置，在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。?案卷目錄應(yīng)區(qū)別不同保管期限，分年度編制案卷目錄，在一個(gè)全宗內(nèi)，案卷目錄號不 得重復(fù)。?文書檔案、評審檔案的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表、檔案號的格式分別按文書檔案案卷格式和評審檔案案卷格式執(zhí)行。其它門類和載體的檔案案卷格式應(yīng)按有 關(guān)規(guī)定執(zhí)行。?用于檔案管理工作的各種圖表的外型尺寸和用紙、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、案卷

9、接收（移交）登記簿、檔案借閱登記簿、檔案利用效果登記簿（表）、檔案銷毀清冊、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、 事業(yè)單位檔案情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)均按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。? 3.檔案保管制度?本單位根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必要的檔案專用庫房和鐵箱。?庫房要堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，檔案庫房 管理要有專人負(fù)責(zé)，庫房內(nèi)不得堆放雜物。?要定時(shí)做好庫房內(nèi)溫濕度記錄，庫房溫度保持14C-24 C之間，濕度保持在50-65%之間，照片、底片、錄音、錄像帶應(yīng)放入特制的密封盒、底片夾。?庫房中的檔案箱等裝具，應(yīng)該排列有序，統(tǒng)一編號，不同規(guī)格、不同式樣的檔案裝具 應(yīng)該分開排列，盡量做到整齊劃一。?綜合科根據(jù)

10、檔案工作需要增置溫濕度計(jì)，復(fù)印機(jī)、收錄機(jī)、照像機(jī)、去濕機(jī)、吸塵器、 空調(diào)設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)。?案卷多柜存放的應(yīng)繪制案卷存放的示意圖。?檔案應(yīng)存有全宗卷、積累和存儲本單位案卷立卷說明、分類方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。?定期組織人員對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，對破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和 其它技術(shù)處理。錄音帶、錄像帶根據(jù)其特點(diǎn)，每隔一段時(shí)間翻錄一次，如發(fā)現(xiàn)磁帶變形、 斷裂、脫落等現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救，發(fā)現(xiàn)照片、底片有發(fā)黃、發(fā)霉變質(zhì)等現(xiàn)象時(shí)，要及 時(shí)進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。?檔案管理逐步納入本單位辦公自動化系統(tǒng)，同步發(fā)展，根據(jù)需要和可能，采用先進(jìn)技 術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)

11、檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，以提高檔案的科學(xué)管理水平。? 4 檔案借閱制度?檔案人員必須了解本單位檔案庫房所藏各門類檔案情況，熟悉本單位主要業(yè)務(wù)工作， 編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文登記薄及各類索引等檢查工具，能夠大概了解各科室對 檔案材料的利用需求，主動提供服務(wù)。?查閱和借閱檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，用畢及時(shí)歸還，并辦理注銷手續(xù)，不準(zhǔn) 轉(zhuǎn)借，并填寫檔案利用效果實(shí)例。?借閱檔案的人員對案卷要妥善保管，防止遺失、泄密和污損，不得抽換、涂改、勾畫、 拆卷，如造成檔案資料損壞的，視其情況進(jìn)行處理。?外單位借閱或抄錄本單位檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)綜合科領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱、 抄錄、復(fù)印，利用者要本

12、著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，細(xì)心核對、以防差錯。?檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案的編研工作，多渠道多形式地為本單位主要業(yè)務(wù)工作服務(wù)，搜集 好利用檔案成果的典型事例。附件一：?文書檔案歸檔范圍? 1、機(jī)構(gòu)設(shè)立及編制調(diào)整文件和人事任免、獎懲文件；? 2、人員聘用文件及合同、職稱聘用文件；? 3、人員調(diào)進(jìn)調(diào)出和大中專學(xué)生報(bào)到證（介紹信）；? 4、單位工作紀(jì)律、財(cái)務(wù)制度、業(yè)務(wù)管理、分配制度、工作考核制度等規(guī)定；? 5、單位年度工作總結(jié)、計(jì)劃；各業(yè)務(wù)科室年度工作總結(jié)、計(jì)劃；? 6、單位部門預(yù)算、決算的相關(guān)材料；? 7、單位編寫的評審簡報(bào)及上報(bào)主管部門的請示、建議、報(bào)告等文件資料；? 8、中介機(jī)構(gòu)選聘招標(biāo)文件、聘用合同等材料及協(xié)審質(zhì)量考核材料；? 9、上級部門下發(fā)的關(guān)于業(yè)務(wù)、學(xué)習(xí)、工作考核的有關(guān)文件資料。? 10、其他需要存檔的材料。附件二：?項(xiàng)目評審檔案歸檔范圍? 1、評審中心項(xiàng)目評審意見;? 2、政府投資項(xiàng)目評審申請（告知）書；? 3、項(xiàng)目評審批辦單；? 4、政府投資項(xiàng)目工程造價(jià)委托協(xié)審書；? 5、政府投資項(xiàng)目財(cái)