高校檔案安全管理體系建設(shè)

1、高校檔案安全管理體系建設(shè)摘 要 高校檔案工作是高校發(fā)展的歷史見證，是高校教職工工作的 記錄，高校學(xué)生學(xué)習(xí)生活的記錄，高校檔案的價值在于對高校建設(shè)的方方 面面的指導(dǎo)作用。高校越來越注重檔案工作的建設(shè)，而高校檔案的安全工 作也是其中重要的一部分，本文主要就高校綜合檔案的安全問題，包括實 體檔案和數(shù)字化檔案的安全管理工作的必要性和重要性進(jìn)行簡單論述。關(guān)鍵詞高校檔案檔案安全網(wǎng)絡(luò)化中圖分類號：g271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：aeslablishment of university archives safety management systemjin yi, wang chengyi, liu dongya(ar

2、chives of northeastern university, shenyang, liaoning 110004)abstract the university archives systems are historical witness the development, which have been recoding teaching faculty works and the scholastic life of students it is also a valuable referenee of university development and establishmen

3、t universities have been paying more attention on the establishment of archival work , meanwhile the safety of university archive systems are one of the most important part of the works. this paper will mainly discuss on the security issues of university integrated file, which arekey words universit

4、y archives； archives security； network高校檔案是學(xué)校在各個歷史時期建設(shè)、發(fā)展過程的歷史記錄，是學(xué)校 歷史的體現(xiàn)和寶貴的精神財富，學(xué)校的繼續(xù)發(fā)展很多也需耍歷史檔案的借 鑒作為基礎(chǔ)。隨著高等學(xué)校的發(fā)展，檔案越來越受到大家的關(guān)注，高校檔 案工作也得到了口新月異的發(fā)展。在信息化的背景下，新的檔案管理手段 的應(yīng)用也給檔案管理工作帶來了革命性的變化，數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，檔案信 息載體多樣化等，為檔案管理工作和檔案服務(wù)工作創(chuàng)造了發(fā)展的新機(jī)遇。 雖然如此，目前高校檔案工作仍存在諸多問題，其中檔案安全問題是現(xiàn)階 段高校檔案不容忽視的一項工作，檔案具有歷史性，真實性和唯一性，一

5、旦損毀，勢必給學(xué)校和社會造成難以挽回的重大損失，影響高校檔案工作 的發(fā)展。1高校檔案安全工作存在諸多問題阻礙高校檔案的發(fā)展部分高校檔案意識薄弱，規(guī)章制度的不健全，缺少組織保障。高校的 領(lǐng)導(dǎo)和教職工，甚至檔案工作人員對檔案安全認(rèn)識不到位，沒有制定有效 的防范措施和搶救措施，疏于防范，導(dǎo)致許多檔案丟失，損壞，信息泄露 等問題的出現(xiàn)。另一方面，高校檔案安全缺少制度保障，部分高校檔案沒 有完整的檔案管理制度規(guī)范，甚至冇些高校沒冇設(shè)置專門的檔案管理部門 和人員，檔案產(chǎn)生部門和利用部門負(fù)責(zé)保管檔案，對于檔案的安全問題更 是無人負(fù)責(zé)，一旦檔案丟失造成損失更是互相推諉。檔案實體管理在安全方面存在著流失，保管不

6、當(dāng)，損壞等問題。（1）由于檔案工作歸檔的滯后性，一些檔案形成部門不能及時將工作過程中形成的在歸檔之列的資料及時歸檔,或者因為工作方便而拒絕歸檔,造成大 量檔案流失，留存在檔案形成初期的部門、單位，而檔案工作人員卻不能 及時知曉，隨著時間的推移，很容易造成無檔可歸，無史可查的局面。(2) 檔案借閱傳遞過程中也存在安全隱患，造成檔案損毀、丟失和泄密的安全 問題主要出現(xiàn)在檔案的借閱過程中。借檔或閱檔人對檔案的保管不當(dāng)，對 于保密檔案未按照審批規(guī)章進(jìn)行查閱等，都會對檔案的安全造成威脅。(3) 對常規(guī)檔案收集之外，檔案的收集工作還應(yīng)該注重隨時隨地的收集，比如 學(xué)校重大事件的跟蹤等，現(xiàn)在高校檔案管理缺乏此

7、項工作，直接造成的是 學(xué)校某項重大事件后的檔案形成分布在各個部門，造成部分環(huán)節(jié)的丟失和 不完整。(4)檔案保管環(huán)境和設(shè)備不符合檔案保存要求，會造成檔案文字 模糊，紙張損壞，甚至蟲蛀、發(fā)霉等問題。對于歷史久遠(yuǎn)和重要的檔案， 需要專業(yè)檔案人員進(jìn)行修護(hù)或者按照檔案原貌進(jìn)行修補(bǔ)，因為這些檔案一 般都具冇很高的保存和利用價值，而在這方面，國內(nèi)高校能夠做到這一點 的也是屈指可數(shù)。隨著信息化在高校檔案t作中的廣泛應(yīng)用，由數(shù)？化、網(wǎng)絡(luò)化等新技 術(shù)新手段帶來的安全隱患也隨之而來。數(shù)字化檔案管理在安全方面存在著 信息泄露，網(wǎng)絡(luò)威脅，存儲介質(zhì)壽命等問題。(1) 網(wǎng)絡(luò)化給檔案帶來的安全問題。網(wǎng)絡(luò)是檔案信息化的工作模式

8、, 網(wǎng)絡(luò)化工作必將同外界相互聯(lián)系，網(wǎng)絡(luò)的安全和穩(wěn)定對檔案信息的傳輸造 成了威脅，電子檔案的真實性在傳輸過程中如何保證真實性、有效性、和 合法性成為了檔案信息安全的重點工作。(2) 數(shù)字化檔案的保管環(huán)境和條件不具備。目前高校対數(shù)字化檔案 保管的環(huán)境和設(shè)備的投入不足，對于數(shù)字化檔案的存儲介質(zhì)的保管缺少安 全保障，數(shù)字化檔案的管理依賴于計算機(jī)和硬盤等設(shè)備，并需要時時備份 和異地存儲，而現(xiàn)在高校檔案館幾乎都沒冇這樣的配置，這樣的條件下， 無法保障數(shù)字檔案的存貯安全。（3）數(shù)？化檔案信息更容易外泄。檔案中涉及到一些需要保密的信 息，在檔案信息化環(huán)境中更加容易被惡意侵占或者毀壞，檔案信息系統(tǒng)平 臺的應(yīng)用需

9、要專業(yè)技術(shù)人員的管理和軟件、技術(shù)支持，以上條件不能滿足 的情況下就會嚴(yán)重威脅檔案信息的安全。（4）高校對檔案工作的人力和設(shè)施投入不足。高校檔案工作人員的專業(yè)技能和檔案管理能力不 一，自身檔案安全責(zé)任感不強(qiáng)，高校檔案館沒有獨立辦公地點，和能保證 檔案安全的配套設(shè)施，這些都是檔案存在重大安全隱患的所在。2建立健全的高校檔案規(guī)章制度，明確權(quán)責(zé)，提高檔案意識首先要將檔案安全工作列入到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)制度，建立專門的檔 案部門，檔案館至少設(shè)有檔案室。明確規(guī)定校長作為高校檔案管理的第一 責(zé)任人，從高校分管領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案工作者都必須高度重視檔案安全工 作，強(qiáng)化檔案安全保護(hù)職責(zé)和社會責(zé)任。其次，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法

10、律、法規(guī), 并制定檔案安全工作的相關(guān)規(guī)章制度，包括責(zé)任制度、安全工作制度、數(shù) 字化電了檔案安全管理制度。再次，根據(jù)檔案的珍貴程度對所能想到的各 種突發(fā)災(zāi)害、突發(fā)事件到來時對檔案實行搶救和保護(hù)方案，制定預(yù)警措施 和應(yīng)急措施等。3高校檔案實體安全的保障（1）根據(jù)木校的實際情況，完善歸檔門類，結(jié)合檔案利用的反饋信 息，對以前的檔案歸檔范圍進(jìn)行完善，聯(lián)合高校各部門針對部門工作性質(zhì) 對歸檔門類下的具體細(xì)節(jié)做以細(xì)化。嚴(yán)格按照歸檔范圍進(jìn)行檔案收集，降 低檔案滯留在各部門的現(xiàn)象，避免檔案形成環(huán)節(jié)的檔案遺失。（2）注意學(xué)校重人事件的發(fā)生和事件跟蹤，有利丁重大事件檔案的 完整、系統(tǒng)的收集。學(xué)校有重大事件發(fā)生時，檔

11、案館應(yīng)該指定專人介入事 件的始末，這樣有利于了解事件的全過程并有針對性的進(jìn)行檔案資料的收 集歸檔，避免接收檔案的被動型和部門歸檔造成的片面性，從而使重大事 件的檔案歸檔系統(tǒng)全面。（3）在檔案借閱規(guī)范中制定約束檔案借閱者保護(hù)檔案，對污損，丟 失檔案的借閱者進(jìn)行處罰，督促檔案借閱者在借閱過程中保證檔案的完整 與安全。（4）建設(shè)保障檔案管理安全的配套設(shè)施和符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管庫房 和辦公場所，完善安全監(jiān)控和警報設(shè)施，獨立的檔案庫房和檔案辦公室， 檔案庫房的溫濕度控制器，給檔案保管提供安全的環(huán)境。4高校信息化、電子化檔案安全的保障（1）增加經(jīng)費投入，保障數(shù)字化檔案信息安全。高校檔案事業(yè)經(jīng)費 投入應(yīng)該予以

12、增加，用于高校檔案信息化設(shè)備設(shè)施的配備，首先滿足對建 設(shè)數(shù)字化檔案館在設(shè)備設(shè)施建設(shè)的條件和要求，第二步，需要緊跟其后進(jìn) 行數(shù)字化的信息庫的建立，實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案，提高檔案信息釆集、檢 索的功能，實現(xiàn)館藏檔案目錄數(shù)寧化，和重要檔案的全文數(shù)？化，建立聲 像、照片等特殊檔案的多媒體數(shù)據(jù)庫，將檔案管理信息系統(tǒng)同檔案服務(wù)利 用管理系統(tǒng)統(tǒng)一起來。同時實現(xiàn)檔案歸檔的數(shù)字化，電子檔案歸檔，網(wǎng)上 歸檔和實體歸檔相統(tǒng)一。（2）檔案的安全需要從管理人員的意識上進(jìn)行提高，電子檔案管理 更需要管理人員提高安全意識。因為電子檔案的管理比較傳統(tǒng)檔案的管理 需要更多的專業(yè)知識和技術(shù)支持，電子檔案木身是無形的，乂具有不穩(wěn)定

13、性和對存儲介質(zhì)的依賴性，在電子檔案的歸檔以及存儲過程中還受到來口 網(wǎng)絡(luò)漏洞的威脅，因此，電子檔案的管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全管理 制度，樹立“安全第一”的理念。完善檔案利用安全保密利度，處理好檔 案開放與信息安全的關(guān)系等。（3）維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，為數(shù)字化檔案管理建設(shè)安全可靠的環(huán)境。選用 可靠的操作系統(tǒng)，并對操作系統(tǒng)進(jìn)行安全配置。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能中，加強(qiáng)用 戶合法性的認(rèn)證環(huán)節(jié)，嚴(yán)格限制登錄者的操作權(quán)限。（4）保證電子檔案的真實性和有效性，必須保證電子檔案和紙質(zhì)檔 案的歸檔同步進(jìn)行。目前電子文件的法律效力尚不明確，電子文件本身也 因日前技術(shù)手段難以實現(xiàn)檔案的原始性和真實性，解決的方法只能是電子 文件與紙質(zhì)文件同步歸檔。保證電子檔案真實有效性有所依據(jù)，實現(xiàn)電子 檔案利用便利和實體檔案有效性的互補(bǔ)。高校檔案工作的重要性已經(jīng)在逐漸被認(rèn)識，高校檔案的安全體系建設(shè) 也正是檔案管理工作屮重要的環(huán)，只要高校的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理部門和高 校各部門秉承著對高校的發(fā)展歷程，對自己工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，高校檔案工 作就會更上一層樓。完善高校檔案安全建設(shè)，是在保護(hù)學(xué)校的寶貴財富， 是學(xué)校傳承歷史和文明的重任。參考文獻(xiàn)1 楊冬權(quán)在全國檔案