第八章辦公環(huán)境與秩序管理辦法

1、第八章辦公環(huán)境與秩序管理辦 法第八章 辦公環(huán)境與秩序管理辦法總則第一條 目的為維護(hù)正常的辦公秩序，提高辦公效率，創(chuàng)造和諧的辦公環(huán)境，樹(shù)立良好 的企業(yè)形象，特制定本管理辦法。第二條 適用范圍本管理辦法適用于公司全體員工。第三條 管理職責(zé)員工：規(guī)范自身言行；負(fù)責(zé)個(gè)人辦公區(qū)域的整理、 維護(hù)，配合公共區(qū)域的整 理、維護(hù)。保潔員：公司公共區(qū)域的日常清潔、維護(hù)。行政專員：參與辦公環(huán)境與秩序的檢查工作；違規(guī)照片拍攝、檢查結(jié)果整 理公布并存檔。行政主管：指導(dǎo)與監(jiān)督保潔員、保安及行政專員工作；監(jiān)督公司員工共同 維護(hù)公共區(qū)域環(huán)境整潔有序，指導(dǎo)各部門(mén)責(zé)任區(qū)域內(nèi)辦公環(huán)境的維護(hù)工作；制 定辦公環(huán)境清潔、維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，定期組

2、織檢查、考核和評(píng)比工作；違規(guī)處罰建議 與執(zhí)行。財(cái)務(wù)部：處罰扣費(fèi)的配合執(zhí)行。第四條 環(huán)境與秩序管理責(zé)任劃分1. 環(huán)境管理1.1. 個(gè)人區(qū)域1.1.1. 責(zé)任人：?jiǎn)T工1.1.2. 責(zé)任區(qū)域：個(gè)人辦公場(chǎng)所及相關(guān)設(shè)施、物品。1.2. 部門(mén)區(qū)域1.2.1. 責(zé)任人：部門(mén)負(fù)責(zé)人1.2.2. 責(zé)任區(qū)域：非個(gè)人區(qū)域的部門(mén)公共辦公場(chǎng)所及部門(mén)公用設(shè)施、物品。1.3. 公共區(qū)域1.3.1. 責(zé)任人：行政前臺(tái)（保潔員配合清潔、維護(hù)）1.3.2. 責(zé)任區(qū)域：非個(gè)人、部門(mén)區(qū)域的公共辦公場(chǎng)所及公用辦公設(shè)施、物品。1.4.1. 責(zé)任人：行政專員（保潔員配合清潔、維護(hù)）1.4.2. 責(zé)任區(qū)域：副總經(jīng)理以上辦公場(chǎng)所及相關(guān)設(shè)施、物

3、品。2. 秩序管理2.1. 普通員工秩序：所在部門(mén)上級(jí)和行政人事部共同管理。2.2. 經(jīng)理級(jí)人員秩序：分管副總和行政人事部共同管理。2.3. 總監(jiān)級(jí)人員秩序：常務(wù)副總經(jīng)理。辦公秩序規(guī)范第五條 言行規(guī)范1. 工作時(shí)段禁止從事與工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。 不得以任何形式閑聊、 玩 游戲、吃零食、收發(fā)私人郵件、炒股、購(gòu)物、瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)頁(yè)或 視頻、在公共區(qū)域內(nèi)吸煙吐痰、收聽(tīng)廣播或音樂(lè)、閱覽與工作無(wú)關(guān)的書(shū) 籍（報(bào)刊）、化妝、呆坐、打瞌睡等。2. 下班后，不得無(wú)故逗留在辦公場(chǎng)所從事與工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。3. 辦公場(chǎng)所保持安靜， 物品輕拿輕放， 不發(fā)出過(guò)大異響， 例如挪動(dòng) 桌椅、關(guān)抽屜、放水杯、掛電話等；客戶交談、

4、部門(mén)會(huì)議、問(wèn)題討論等 時(shí)間較長(zhǎng)的，應(yīng)去接待室或會(huì)議室。4. 公司內(nèi)使用普通話交流， 不得大聲喧嘩， 不追逐打鬧； 嚴(yán)禁說(shuō)粗 話、辱罵、爭(zhēng)吵不休、拉幫結(jié)派；嚴(yán)禁玩牌、賭博、酗酒、惡搞、打斗 或其他違法行為。5. 紙張打印、復(fù)印厲行節(jié)約。充分利用本部局域網(wǎng)傳遞相關(guān)信息， 減少紙張用量；鼓勵(lì)雙面打印或復(fù)?。恍璐罅繌?fù)印的，優(yōu)先考慮廣告印 刷；原則上不復(fù)印、打印私人文件、資料，特殊情況的，部門(mén)負(fù)責(zé)人同 意后方可。第六條 通話規(guī)范1. 電話鈴響三次以內(nèi)及時(shí)接聽(tīng)， 接聽(tīng)電話首先問(wèn)候 “您好， 彩業(yè)科 技！”。2. 普通話通話， 用詞禮貌，音量適中，以不影響他人工作為宜；通 話言簡(jiǎn)意賅，重要事情應(yīng)作確認(rèn)并作筆

5、記。3. 電話要求轉(zhuǎn)接的，應(yīng)手捂聽(tīng)筒，招呼他人接聽(tīng)電話； 撥錯(cuò)電話時(shí)， 應(yīng)禮貌致歉；接到撥錯(cuò)的電話，客氣應(yīng)對(duì)。4. 通話結(jié)束時(shí)，待主叫方或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、 客戶先掛機(jī)， 被叫方或者下 級(jí)再掛斷電話。5. 辦公場(chǎng)所不宜使用免提撥打或接聽(tīng)電話。6. 鄰座人員離開(kāi)時(shí)，需代接電話，如有留言應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)告。7. 不使用公司電話撥打私話； 因私事接聽(tīng)，原則上不得超過(guò)兩分鐘， 特殊情況需請(qǐng)示直接上級(jí)。8. 使用他人電話撥打應(yīng)先征得他人同意。9. 嚴(yán)禁非公司人員撥打辦公電話， 特殊情況，如因客戶需要， 也應(yīng) 長(zhǎng)話短說(shuō)。10. 私人手機(jī)使用規(guī)范10.1. 公司內(nèi)手機(jī)按鍵音應(yīng)調(diào)至無(wú)聲，鈴聲的音量調(diào)至不影響他人工作、休 息為

6、宜；來(lái)電時(shí)，響鈴三次以內(nèi)作出處理；不使用免提。10.2. 進(jìn)行會(huì)議時(shí)，所有人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)成振動(dòng)、靜音或關(guān)閉狀態(tài)。10.3. 非緊急情況下，上班時(shí)間不撥打私人電話，接聽(tīng)時(shí)長(zhǎng)也應(yīng)不超過(guò)五分 鐘；倡導(dǎo)接聽(tīng)與撥打應(yīng)在非辦公區(qū)域。第七條 接待規(guī)范1. 外來(lái)人員來(lái)訪， 前臺(tái)應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方履行登記手續(xù)， 并應(yīng)致電 被約見(jiàn)對(duì)象進(jìn)行核實(shí)，無(wú)異議的，允許其進(jìn)入；有異議的，視情況婉言 謝絕或由被約見(jiàn)人至門(mén)口接見(jiàn)。遇到出言不遜或接收到意見(jiàn)、批評(píng)時(shí)， 冷靜對(duì)待，及時(shí)上報(bào)，不發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)；原則上，禁止無(wú)工作關(guān)系人員（含 家屬及兒童）進(jìn)入辦公場(chǎng)所。違反規(guī)定的，罰 10元/ 次。2. 經(jīng)核實(shí)并允許入司的來(lái)賓， 進(jìn)入公司后， 各

7、部門(mén)員工均應(yīng)積極引 入至相關(guān)部門(mén)。來(lái)賓等待時(shí)，接待部門(mén)應(yīng)引座倒茶。3. 接待常用禮貌用語(yǔ)：您好，請(qǐng)稍等，請(qǐng)問(wèn)（坐） ，謝謝，我通報(bào) （請(qǐng)示）一下，對(duì)不起，請(qǐng)登記，勞駕您，好的，行（切勿說(shuō)“不” ）， 再見(jiàn)等。4. 與客人握手時(shí)，應(yīng)面帶笑容，伸出右手，姿勢(shì)端正，用力適度，握手時(shí)，左手不插口袋。5. 與客人同行或相遇時(shí)， 應(yīng)主動(dòng)相讓； 與客人同乘電梯時(shí)， 禮讓客 人先進(jìn)先出；遇到客人詢問(wèn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)并禮貌回應(yīng)。6. 客人或同事來(lái)自己的位置前聯(lián)系工作的， 應(yīng)積極回應(yīng)； 時(shí)間較長(zhǎng) 的，應(yīng)與對(duì)方同站同坐。第八條 用餐規(guī)范1. 上班時(shí)間嚴(yán)禁用餐，若因工作原因耽誤吃飯而占用上班時(shí)間用餐 的，需向部門(mén)負(fù)責(zé)人請(qǐng)示

8、。2. 工作日訂餐的， 訂餐時(shí)應(yīng)告知部門(mén)名稱， 餐到，員工引至訂餐人 員處，訂餐人應(yīng)當(dāng)即付清餐費(fèi)；用餐結(jié)束后，外送餐盤(pán)應(yīng)及時(shí)送至公司 門(mén)外。原則上，送餐人員不得事后進(jìn)入辦公場(chǎng)所收費(fèi)收盤(pán)。正常送餐時(shí) 間應(yīng)在下班后。3. 工作日午餐或加班餐不得飲酒， 經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)陪同客人的除 外。第九條 會(huì)議室使用規(guī)范1. 登記預(yù)約1.1. 會(huì)議室由前臺(tái)人員 （總經(jīng)辦文員） 負(fù)責(zé)管理， 使用前先行預(yù)約， 遵循“先 預(yù)約先使用”原則，后約者執(zhí)意使用的，部門(mén)間自行協(xié)商解決，協(xié)商不 成，仍按此原則執(zhí)行。1.2. 預(yù)約后，因故不使用的，應(yīng)及時(shí)到登記人員處取消預(yù)約登記。2. 文明使用 ：愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共物品，造成損壞

9、的，責(zé)任人應(yīng) 照價(jià)賠償；無(wú)明確責(zé)任人的，由組織負(fù)責(zé)人承擔(dān)。3. 會(huì)后清理 會(huì)議、接待、洽談結(jié)束后，使用者 / 前臺(tái)自覺(jué)清理，行政人事部做好監(jiān)督 工作，并負(fù)有連帶責(zé)任。做到資料、設(shè)備及時(shí)回收；黑板、水杯清理干 凈；桌子、椅子歸位；電源關(guān)閉；桌面、地面無(wú)雜物、污漬。第十條 員工茶水間使用規(guī)范1. 茶水間是員工用餐、休息的場(chǎng)所。2. 文明使用茶水間， 愛(ài)護(hù)茶水間內(nèi)公共物品， 造成損壞的， 責(zé)任人 照價(jià)賠償，惡意損壞予以等價(jià)的罰款。3. 員工離開(kāi)茶水間時(shí)，收拾桌椅，使用桌面打掃干凈，帶走垃圾； 最后一名離開(kāi)的員工應(yīng)隨手關(guān)燈、關(guān)門(mén)等。第十一條 信息規(guī)范1. 公司內(nèi)的公共信息應(yīng)適度共享； 部門(mén)間流轉(zhuǎn)的資料

10、， 應(yīng)做好交接 登記。2. 屬公司保密信息的紙質(zhì)文檔 （明確規(guī)定需保密的文件、 資料、筆 記等），應(yīng)妥善保管，并遵循保密原則，不得私自打印、復(fù)印，外傳； 需要對(duì)外使用的，應(yīng)先申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管總監(jiān)同意后 方可。未經(jīng)允許泄露信息者，如致公司造成損失的，公司將追究其法律 責(zé)任。3. 不亂翻他人資料、文件；逾期或廢棄資料應(yīng)撕碎后丟棄。4. 下班時(shí)鎖好資料、 文件、證件、筆記本等； 除部門(mén)負(fù)責(zé)人認(rèn)可的 因工作需要必須隨身攜帶外，不要將工作文件、資料、證件等公司物品 帶出公司。5. 往來(lái)信件與快遞均由傳達(dá)室保安統(tǒng)一負(fù)責(zé)收發(fā)、 登記，不得違規(guī) 操作或占有他人信件、物品。6. 禁止外來(lái)人員隨意

11、操作辦公電腦，翻閱文件資料。7. 不隨便進(jìn)出機(jī)房、打印室、檔案室、財(cái)務(wù)室等機(jī)要區(qū)域。第十二條 網(wǎng)絡(luò)規(guī)范1. 網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)范1.1 公司的網(wǎng)絡(luò)資源僅用于辦公使用，個(gè)人應(yīng)定期查殺電腦 病毒。1.2 任何時(shí)間不得在公司設(shè)備上發(fā)表反國(guó)家、反社會(huì)等一系列的反動(dòng)言 論，給公司造成影響或損失的，按照公司規(guī)定處理。第十三條 吸煙規(guī)范1. 公司內(nèi)公共區(qū)域嚴(yán)禁吸煙。2. 來(lái)訪客人需要吸煙的， 原則上接待人員應(yīng)引導(dǎo)客人到吸煙區(qū)； 總 監(jiān)級(jí)以上接待的重要客人，可允許客人在相應(yīng)的獨(dú)立辦公室吸煙。第十四條書(shū)刊閱覽規(guī)范公司書(shū)籍、雜志、報(bào)刊等資料閱讀后，應(yīng)及時(shí)整理歸位，嚴(yán)禁裁剪或據(jù)為 已有。如有人為損壞或帶走公司書(shū)籍的，照價(jià)賠

12、償。第十五條午休（包括其他非工作時(shí)間）規(guī)范1. 12:00-13:00為午休午餐時(shí)間。2 下午上班時(shí)間所有人員應(yīng)按時(shí)到崗，如有遲到，按考勤制度處理。第十六條tita 系統(tǒng)使用規(guī)范1. Tita系統(tǒng)使用流程：發(fā)任務(wù)/項(xiàng)目 發(fā)任務(wù)/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、參與人負(fù)責(zé)人、參與人回復(fù)收到在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成及時(shí)上傳完成結(jié)果（若未上傳，視為未完成）任務(wù)/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人評(píng)價(jià)；2. 公司的通知和文件一律須發(fā)在分享里面 妙有人；3. tita系統(tǒng)上的分享員工可隨意（可分享生活、工作趣事等等）;4. 當(dāng)你工作完成時(shí)，你要去點(diǎn)擊完成工作。在此之前你必須先在tita回復(fù) 里對(duì)你做的工作結(jié)果進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的敘述，以方便你的上司對(duì)你的工作結(jié)

13、果做一個(gè)匯總。（eg:我被通知做一個(gè)宣傳文稿，最后我會(huì)回復(fù)說(shuō)：“文稿已經(jīng)完成，并且發(fā)您的郵箱了，請(qǐng)您查看”并且點(diǎn)擊完成 ）5. 當(dāng)你沒(méi)有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成或者根本完不成的情況下，你可以在回復(fù) 中寫(xiě)“不好意思，由于*事情導(dǎo)致我時(shí)間不夠，還沒(méi)有完成，希望上司再給我多少時(shí)間?！被蛘摺皩?duì)不起，我沒(méi)有能力完成這個(gè)工作，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)另外分配”。在這種情況下，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)自己去點(diǎn)擊完成工作，并且對(duì)你的工作做一個(gè)評(píng)價(jià)和匯總。辦公形象規(guī)范第十六條員工個(gè)人形象1. 著裝：?jiǎn)T工上班統(tǒng)一穿著工作制服，并保證制服整潔得體。2. 發(fā)式：梳理整齊、無(wú)異味；男員工不留長(zhǎng)發(fā)；均不染怪異色彩，不剃光頭（特殊情況除外）。3. 妝容：妝容整潔，

14、不濃妝艷抹。第十七條公司環(huán)境形象1. 辦公區(qū)域布局由人資部統(tǒng)一調(diào)配， 各部門(mén)應(yīng)予以配合，未經(jīng)允許， 不得自行調(diào)整。2. 公司內(nèi)閑置物品應(yīng)及時(shí)入庫(kù)房妥善保存，不隨意堆放。3. 公司內(nèi)嚴(yán)禁晾曬個(gè)人用具，如抹布、服飾、雨傘、雨披等。4. 公司設(shè)施擺放合理整齊，即定位置不隨意挪動(dòng)。5. 嚴(yán)禁在公司內(nèi)張貼、 涂抹、刻畫(huà)、釘掛等以任何方式破壞公司辦 公環(huán)境。6. 每天不定時(shí)開(kāi)窗通風(fēng)，保持空氣自然清新。第十八條 個(gè)人辦公區(qū)形象1. 辦公桌椅、辦公用品、辦公設(shè)備等均應(yīng)放置整齊、美觀。2. 辦公桌面僅可放置公司配置的綠植， 電腦、電話、文件框、筆筒、 計(jì)算器、名片盒等辦公用品，水杯、臺(tái)歷、手機(jī)等私人物品，其他物

15、品 不得放置于桌面。3. 筆、橡皮、剪刀、回形針等辦公用品不用時(shí)或使用后， 應(yīng)放置于 筆筒內(nèi)，不得凌亂放置于桌面。4. 電腦、電話等電器電源線需捆扎，不凌亂。5. 個(gè)人使用的文件資料， 不用時(shí)或使用后應(yīng)及時(shí)整理， 放置于文件 夾、文件框內(nèi)，不將大量資料長(zhǎng)期堆積在辦公桌上，文件柜內(nèi)的文件、 資料應(yīng)擺放整齊。6. 員工離開(kāi)公司時(shí)，桌上物品收拾整齊， 抽屜上鎖，座椅置于桌下。 第十九條 宣傳欄管理1. 宣傳欄由指定部門(mén)統(tǒng)一設(shè)計(jì)，統(tǒng)一安放，任何人不得挪動(dòng)位置， 不亂涂亂畫(huà)、毀損。2. 宣傳欄內(nèi)的文件、資料應(yīng)懸掛整齊、美觀。3. 宣傳欄由相關(guān)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)清潔與維護(hù)。辦公衛(wèi)生規(guī)范第二十條 環(huán)境衛(wèi)生1. 每天上班