(檔案管理)檔案管理規(guī)范化標準化建設之我見

1、（檔案管理）檔案管理規(guī)范 化標準化建設之我見2020年3月卓越管理備庫精心制作I多年企業(yè)咨詢經(jīng)驗,精品徵里方案值得您下哪有!檔案管理規(guī)范化標準化建設之我見檔案是各項工作的真實記錄和歷史反映，是黨和國家的寶貴財富。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工

2、作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。筆者多年從事文書檔案的日常管理工作，現(xiàn)結(jié)合自己的學習體會和實踐經(jīng)驗，就檔案管理工作的規(guī)范化標準化建設談以下幾點看法。一、文書處理的規(guī)范化、標準化是基礎公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)得怎樣，不僅決定公文本身的質(zhì)量，而且也影響到日后檔案的質(zhì)量，決定著檔案工作規(guī)范化、標準化建設的整體水平。我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、

3、標準化的基礎工作。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂，左邊裝訂處要預留25mm 左右的裝訂線。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用，如用傳真紙打印的必須進行復制。立卷歸檔的材料必須是原件，復印件原則上不得歸檔。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱

4、和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。五是移交檔案時，交接雙方應當面檢查， 按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。移交檔案材料時應填寫檔案移交清單，清單一式二份,經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。二、案卷材料的統(tǒng)一收集管理是前提實踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價值的重要因素。單位的檔案室是單位的內(nèi)設機構，負責統(tǒng)一管理全單位的的所有檔案。單位的檔案工作在業(yè)務上受上級檔案部門的指導、監(jiān)督和檢查考核。因此，要從加強檔案室建設入手，不斷建立健全單位檔案管理制度和各類材料及時歸檔制度，及時收集、整理、保管和統(tǒng)計單位的全部

5、檔案，并對單位各科室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進行指導、檢查和監(jiān)督。首先，所有單位的檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保真實、完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于日后檔案的利用。單位各科室要加強對本單位檔案資料的積累、歸類、整理、上交工作的領導，兼職檔案員要切實履行自己的工作職責，負責所在科室歸檔材料的收集、整理與上交工作。保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時移交到學校檔案室。任何單位和個人不得把檔案材料據(jù)為己有。如一項工作、一次活動由幾個科室聯(lián)合組織的，涉及多個部門的，文件材料由牽頭主辦的科室負責歸檔，其他科室協(xié)助提供相關材料。其次，要嚴格執(zhí)行文件、 材料的形成單位立卷歸檔制度，堅持做到 “三納入

6、”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入單位及各部門的工作計劃，納入管理制度，納入有關人員的工作職責范圍；在布置、檢查、總結(jié)、考核各項工作時，能將檔案工作同步納入。另 外，任何單位和個人不得保存已辦理完畢的文件、材料，不 得擅自銷毀文件、材料。確需銷毀的文件、材料要由檔案室 登記造冊，經(jīng)單位領導批準后由專人監(jiān)銷。干部、職工在調(diào) 動離開原工作崗位時，要徹底清理文件、材料，及時辦理文 檔材料的交接手續(xù)。同時，立卷單位應負責將材料收集齊全， 核對準確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理，并在封面上 填寫檔案名稱，編寫卷內(nèi)目錄，確定密級。根據(jù)檔案的保存 價值和檔案保管期限的規(guī)定，準確劃分保存期限。凡反映單 位

7、重大活動和基本歷史面貌，有長期利用價值的檔案，列為 永久保管；凡是反映單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)有參 考利用價值的文件，列為長期保管；凡是在短時間內(nèi)對本單 位有參考利用價值的，列為短期保存。三、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是關鍵相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實 現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準 化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案 卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工 作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡?立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的 原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來

8、的 一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化、乃至現(xiàn) 代化的一個重要原則。因此，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳不歸檔文件銷毀辦法 的基礎上，要致力解決好三個問題：一是要準確把握文件立 卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷 或歸檔，沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔 案管理造成無序和混亂。二是要明確立卷歸檔的重點和進行 合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸 檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要 注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的 文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重 復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果

9、。三是在堅 持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護 全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把 住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注 意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具 有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整 性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高 檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整， 又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基 礎。四、檔案的開發(fā)利用是目的加強檔案管理工作規(guī)范化標準化建設的根本目的就是 充分利用檔案為單位各項工作服務。為滿足利用者的需求， 就要通過各種方式向他們提供

10、檔案材料或相關的咨詢服務。 如利用通過對文書檔案資源的再加工、再整理，如專 題編研等，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，為各級黨委政府決 策經(jīng)濟和社會發(fā)展中遇到的問題提供參考和依據(jù)，發(fā) 揮文書檔案“資政”的作用。利用文書檔案中的具有 宣傳價值的史料，可以幫助人們特別是青少年了解中 華民族的悠久歷史和燦爛文化，使他們了解歷史發(fā)展 軌跡，掌握時代進步脈搏，自覺加強革命傳統(tǒng)、愛國 主義、集體主義和社會主義教育，發(fā)揮文書檔案“育 人”的作用。要充分利用檔案、發(fā)揮檔案的作用，就要使死檔案成為 活檔案，努力使檔案為規(guī)范單位管理服務，為單位工作發(fā)展 服務。當前，檔案工作要適應經(jīng)濟建設和社會發(fā)展的需要， 優(yōu)化服務方式，積極主動為單位各級各部門和廣大干部提供 相關的檔案材料。為此，有必要健全檔案的檢索工具，匯編 各種能反映本單位特色且有較高利用價值的單位檔案檢索目錄等編研材料，利用電腦開發(fā)檔案信息資源，為單位管 理和工作提供實際服務。檔案管理工作的規(guī)范化標準化建設是一項持之以恒且 默默無聞的工作，它看似平凡，但卻是單位一項重要的基礎 建設。檔案不僅記載著單位發(fā)展的歷程和所取得的工作成 效，而且還承擔著為經(jīng)濟社會發(fā)展提供資料支持的艱巨任 務。為了推進檔案事業(yè)的健康發(fā)展，單位要在人力、物力和 財力等方面加