如何通過(guò)律師函提高物業(yè)費(fèi)收繳率

1、如何通過(guò)律師函提高物業(yè)費(fèi)收繳率 筆者所服務(wù)的公司從2001年至2011年之間累積下來(lái)的陳欠物業(yè)費(fèi)達(dá)到2,800多萬(wàn)元。當(dāng)前物業(yè)成本持續(xù)上升，收取陳欠物業(yè)費(fèi)是改善企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的一個(gè)重要途徑。收物業(yè)費(fèi)難，收取陳欠物業(yè)費(fèi)更難。當(dāng)下，律師函是一種文明、快捷、經(jīng)濟(jì)的敦促工具，我們?cè)诠芾硖幩?wù)的區(qū)域內(nèi)探索應(yīng)用律師函催繳業(yè)主陳欠物業(yè)費(fèi)，并對(duì)這些成功案例進(jìn)行收集、歸類、整理、分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為公司或業(yè)界同行收取陳欠物業(yè)費(fèi)提供參考。事件描述我們服務(wù)的住宅小區(qū)建筑面積21萬(wàn)平方米，業(yè)主的主體經(jīng)濟(jì)條件較好，一部分物業(yè)是1998年和1999年建成的商品房,其中一部分是商鋪、車庫(kù)與住宅混合的；一部分是1990年和19

2、95年建成的房改房，總計(jì)1,700多戶。近些年，我們采用常規(guī)、委托、起訴等方式催繳上來(lái)一部分陳欠物業(yè)費(fèi)，但是截至2011年11月，仍然有300多戶業(yè)主有陳欠物業(yè)費(fèi)。我們對(duì)此有四點(diǎn)顧慮：1、300戶陳欠物業(yè)費(fèi)如果全部由律師進(jìn)行催繳，律師是否有足夠多的精力應(yīng)對(duì)；2、每一筆金額不是很大，絕大多數(shù)每筆都在一萬(wàn)元以下，律師是否愿意接這些案子；3、物管雇傭律師的費(fèi)用支出相對(duì)來(lái)說(shuō)也是一個(gè)不小的數(shù)字；4、如果全部以起訴方式，法院的受理數(shù)量太大，這樣做的結(jié)果將可能會(huì)對(duì)小區(qū)和諧穩(wěn)定產(chǎn)生不良影響。因此，我們發(fā)揮律師函的功能和借助律師法律知識(shí)的幫助，由收費(fèi)員代替律師送達(dá)律師函催繳。2011年12月份，管理處統(tǒng)一策劃，

3、先爭(zhēng)取公司支持，與律師事務(wù)所的律師合作，具體組織六名收費(fèi)員使用律師函催繳陳欠物業(yè)費(fèi)。我們集中進(jìn)行一個(gè)月催繳，先后三次使用300多份律師函，共收上75戶陳欠物業(yè)費(fèi)27萬(wàn)多元，其中有些是2001、2002、2003、2004年的物業(yè)費(fèi)。六名收費(fèi)員中最多的一個(gè)收到8萬(wàn)多元，最少的一個(gè)也收到2萬(wàn)多元。使用律師函催繳陳欠物業(yè)費(fèi)的作用可以獲得更多的陳欠物業(yè)費(fèi)的信息陳欠物業(yè)費(fèi)的特點(diǎn)是時(shí)間長(zhǎng)、原因復(fù)雜多樣。在常規(guī)催繳陳欠物業(yè)費(fèi)的過(guò)程中，業(yè)主或物業(yè)使用人經(jīng)常會(huì)隱瞞很多信息。接到律師函后，業(yè)主或物業(yè)使用人一般能夠提供更多的信息，諸如：1、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人與使用人之間的租賃合同中雙方約定的權(quán)利和義務(wù)的具體內(nèi)容；2、房屋經(jīng)

4、過(guò)多次產(chǎn)權(quán)交易后，交物業(yè)費(fèi)的可能是新業(yè)主，也可能是物業(yè)使用人，還可能是原來(lái)的業(yè)主。比如一個(gè)車庫(kù)經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)商抵押給商業(yè)銀行再拍賣給一個(gè)業(yè)主的過(guò)程，當(dāng)向新業(yè)主催繳陳欠物業(yè)費(fèi)時(shí)，他只想交自己購(gòu)買后的那部分物業(yè)費(fèi)，根據(jù)收費(fèi)員掌握的信息，應(yīng)該由他承擔(dān)以往的費(fèi)用，當(dāng)收費(fèi)員把律師函送達(dá)后，他迫于壓力承認(rèn)了是由自己承擔(dān)以往的債務(wù)，于是收費(fèi)員上門一下子收上來(lái)10年陳欠的物業(yè)費(fèi)9,800多元。重新劃分欠費(fèi)業(yè)主類型，為起訴做好準(zhǔn)備我們對(duì)接到律師函后的業(yè)主進(jìn)行再次分類：第一類能夠通過(guò)律師函催繳上來(lái)物業(yè)費(fèi)的；第二類產(chǎn)權(quán)變更過(guò)戶前的物業(yè)費(fèi)可能是死費(fèi)的；第三類房屋空置找不到業(yè)主的；第四類必須通過(guò)起訴的方式才能交上的；第五類確

5、實(shí)經(jīng)濟(jì)困難交不起的；第六類與物業(yè)服務(wù)企業(yè)有相關(guān)利益或利害關(guān)系單位領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員暫時(shí)不宜起訴的。對(duì)于使用律師函催繳不上來(lái)的應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，選擇其中的大部分業(yè)主分批進(jìn)行起訴，形成律師函與起訴的良性循環(huán)。轉(zhuǎn)變陳欠物業(yè)費(fèi)業(yè)主的態(tài)度業(yè)主通常會(huì)避而不見(jiàn)或找各種理由拒絕交納陳欠物業(yè)費(fèi)，而且態(tài)度還很強(qiáng)硬，收費(fèi)員往往是生了一肚子氣，還一分錢沒(méi)有收到。律師函具有一定的心理強(qiáng)制功能，一封潤(rùn)色加工后的律師函能夠使對(duì)方迫于法律的嚴(yán)肅性而產(chǎn)生恐慌。律師函可以借律師事務(wù)所之招牌和律師的職業(yè)形象，以法律的名義將物管公司要起訴的強(qiáng)勢(shì)態(tài)度進(jìn)行放大式的傳達(dá)。接到律師函后絕大多數(shù)業(yè)主的態(tài)度來(lái)了一百八十度大轉(zhuǎn)彎，主動(dòng)與收費(fèi)員或與管理

6、人員溝通協(xié)商。改變收費(fèi)催繳流程這有利于讓陳欠物業(yè)費(fèi)業(yè)主形成良性的繳費(fèi)習(xí)慣。我們使用律師函催繳陳欠物業(yè)費(fèi)，增加了送達(dá)律師函和日后起訴內(nèi)容，改變了原來(lái)的催繳流程：目前是以公司委托律師事務(wù)所為起訴業(yè)主的角色，收費(fèi)員扮演的是業(yè)主和律師之間的中間溝通角色。這樣收費(fèi)員可以有很大的發(fā)揮空間來(lái)反復(fù)催繳。我們經(jīng)過(guò)努力把陳欠的物業(yè)費(fèi)催繳上來(lái)后，當(dāng)年和次年的物業(yè)費(fèi)相對(duì)來(lái)說(shuō)要容易收，而且更容易促使業(yè)主形成日后良好的繳費(fèi)習(xí)慣。使用律師函催繳陳欠物業(yè)費(fèi)的經(jīng)驗(yàn)多方配合系統(tǒng)使用律師函公司、分公司、管理處經(jīng)理、收費(fèi)員、客服人員等內(nèi)部組織、人員之間與外部律師事務(wù)所指定的律師之間默契配合，共同應(yīng)對(duì)陳欠物業(yè)費(fèi)的業(yè)主。管理處這個(gè)層面是

7、使用律師函催繳流程的核心。我們先爭(zhēng)取公司層面的支持，使公司層面同意使用律師函，之后就是與律師進(jìn)行配合，起草好律師函；再之后就是有組織有計(jì)劃推進(jìn)，比如可以以會(huì)戰(zhàn)的方式，集中發(fā)放一批律師函，制造出一定聲勢(shì)，讓欠費(fèi)的業(yè)主知道很快就要集中進(jìn)行起訴；最后需要與各方協(xié)調(diào)溝通配合，比如收到律師函的業(yè)主一般會(huì)給管理處經(jīng)理、律師、收費(fèi)員、服務(wù)中心打電話詢問(wèn)情況，這就需要各方面共同應(yīng)對(duì)，而后與業(yè)主的現(xiàn)場(chǎng)商談往往需要反復(fù)幾次溝通與交鋒，才能催繳成功。使用律師函針對(duì)的對(duì)象及使用的數(shù)量、頻次、時(shí)機(jī)針對(duì)的對(duì)象：原則上是對(duì)所有拖欠物業(yè)費(fèi)的業(yè)主，但是側(cè)重在多年陳欠物業(yè)費(fèi)的業(yè)主；一般選擇陳欠三年以上金額較大的。但是也有例外，如

8、有一次，收費(fèi)員在收物業(yè)費(fèi)時(shí)有個(gè)別業(yè)主只欠二年物業(yè)費(fèi)，而在交費(fèi)時(shí)猶豫不決時(shí)，收費(fèi)員靈活地把一張律師函送上去，很快物業(yè)費(fèi)就交了上來(lái)。大的商鋪業(yè)主包括只有一年陳欠但是物業(yè)費(fèi)的金額比較大，而且經(jīng)過(guò)多次交鋒之后仍然拒絕交納物業(yè)費(fèi)，也可以使用。使用的數(shù)量：律師函在筆者所服務(wù)的公司也曾經(jīng)使用過(guò)，由于使用區(qū)域的業(yè)主繳費(fèi)能力相對(duì)弱和使用的數(shù)量少，沒(méi)有起到多大作用，因此棄之不用。而此次之所以能出效果，其原因包括業(yè)主繳費(fèi)能力較強(qiáng)和發(fā)放的數(shù)量大。我們的經(jīng)驗(yàn)是使用律師函真正能催繳上來(lái)的陳欠的物業(yè)費(fèi)數(shù)量占發(fā)放總數(shù)的25%左右，因此發(fā)放的數(shù)量應(yīng)當(dāng)盡可能大一些。使用頻次：一次使用的數(shù)量太多，從電話應(yīng)對(duì)到現(xiàn)場(chǎng)溝通交鋒談判，管理

9、處經(jīng)理和收費(fèi)員還有律師時(shí)間和精力都不夠，效果不好。為了能夠從容應(yīng)對(duì)，我們采用了分批的方式，比如第一次發(fā)放30張，見(jiàn)到初步效果后，第二次擴(kuò)大到100張,第三次發(fā)放170張。把握使用時(shí)機(jī)：借助收費(fèi)旺季之力效果會(huì)更好，以公司在管大慶龍?jiān)讽?xiàng)目的物業(yè)費(fèi)為例，一般進(jìn)入九月以后才逐漸進(jìn)入收費(fèi)的旺季，我們就是在此時(shí)使用律師函催繳取得了較好的效果；如果在收費(fèi)淡季使用可能會(huì)改變業(yè)主的繳費(fèi)習(xí)慣，但不一定馬上收到效果。還有，無(wú)論什么時(shí)間進(jìn)行，都要給陳欠物業(yè)費(fèi)的業(yè)主留有一個(gè)充足的交費(fèi)時(shí)間。催繳效果存在時(shí)間滯延性從2011年12月初我們開(kāi)始分批使用律師函，以下是五周收取陳欠物業(yè)費(fèi)的統(tǒng)計(jì)。第一周（12月8日）收上陳欠物業(yè)費(fèi)

10、1.1萬(wàn)元，第二周（12月13日）收上陳欠物業(yè)費(fèi)5.4萬(wàn)元，第三周（12月22日）收上陳欠物業(yè)費(fèi)7.6萬(wàn)元，第四周（12月29日）收上陳欠物業(yè)費(fèi)6.3萬(wàn)元，第五周（1月5日）收上陳欠物業(yè)費(fèi)6.6萬(wàn)元。分析上述周統(tǒng)計(jì)的情況，我們認(rèn)為使用律師函催繳陳欠物業(yè)費(fèi)存在時(shí)間滯延性，這主要是由于有的業(yè)主曾經(jīng)被起訴過(guò)、有的業(yè)主害怕被起訴、有的業(yè)主法律意識(shí)較強(qiáng)、有的業(yè)主是出門多日回來(lái)后才發(fā)現(xiàn)了律師函、有相當(dāng)數(shù)量的業(yè)主在觀望和試探物管公司的決心和態(tài)度等多種原因。這些復(fù)雜多樣的原因造成了催繳效果逐漸顯現(xiàn)，只有極少業(yè)主一二天就來(lái)交的，大多數(shù)業(yè)主是二三個(gè)星期后來(lái)交的、還有一個(gè)多月以后才來(lái)交、有兩個(gè)在次年的3月份和5月份

11、交，時(shí)間持續(xù)比較長(zhǎng)，因此收費(fèi)員要有足夠的耐心進(jìn)行反復(fù)催繳。律師函與收費(fèi)員的法律知識(shí)、收費(fèi)經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合收費(fèi)員使用律師函成功收取陳欠費(fèi)的多少，與收費(fèi)員掌握的法律知識(shí)及收費(fèi)經(jīng)驗(yàn)也有一定關(guān)系。有些收費(fèi)員由于法律知識(shí)的欠缺，把律師函當(dāng)成催費(fèi)單子用，效果當(dāng)然要差一些，而善于學(xué)習(xí)、掌握、運(yùn)用相關(guān)法律知識(shí)的收費(fèi)員效果就要好很多，比如律師函的作用、起訴的程序、民事訴訟二審終結(jié)制度、違約金的計(jì)算、強(qiáng)制執(zhí)行等，還有像強(qiáng)制執(zhí)行方法的知識(shí)，根據(jù)民事訴訟法第二十二章的規(guī)定，我國(guó)人民法院強(qiáng)制執(zhí)行的通常方法和手段共有以下九種。查詢、凍結(jié)、劃撥被申請(qǐng)執(zhí)行人的存款；扣留、提取被申請(qǐng)執(zhí)行人的收入；查封、扣押、拍賣、變賣被申請(qǐng)執(zhí)行人的

12、財(cái)產(chǎn)；搜查被申請(qǐng)執(zhí)行人隱匿的財(cái)產(chǎn)；強(qiáng)制被申請(qǐng)執(zhí)行人交付法律文書(shū)指定交付財(cái)物；強(qiáng)制被申請(qǐng)執(zhí)行人遷出房屋或者退出土地；強(qiáng)制執(zhí)行法律文書(shū)指定的行為；強(qiáng)制加倍支付遲延履行期間支付遲延履行金；強(qiáng)制辦理有關(guān)財(cái)產(chǎn)權(quán)證照轉(zhuǎn)移手續(xù)。收費(fèi)員的經(jīng)驗(yàn)、感覺(jué)能力、耐心、技巧都有可能成為催繳陳欠物業(yè)費(fèi)成功的重要因素。收費(fèi)技巧的應(yīng)用，比如可以把律師函送到業(yè)主所在的工作單位，或分別送達(dá)到物業(yè)使用人與業(yè)主，制造雙重壓力，都會(huì)起到一定的效果。再比如有些業(yè)主經(jīng)常會(huì)使用“哭窮”的辦法說(shuō)沒(méi)有錢，而物業(yè)收費(fèi)員可以其人之道還治其人之身，同樣的辦法，我們已經(jīng)多年沒(méi)有漲工資，企業(yè)成本連年上升，物價(jià)不斷上漲，如果你們物業(yè)費(fèi)不交，我們的飯碗都是個(gè)問(wèn)題，人家好的單位都有私家車而我們天天騎自行車上班等回應(yīng)。威恩并重“威”，體現(xiàn)在“三種代價(jià)”：信用方面的代價(jià)物管公司可以把業(yè)主陳欠物業(yè)費(fèi)的信息提供給征集個(gè)人信用信息相關(guān)部門，并且這些信息也會(huì)逐步依法向金融機(jī)構(gòu)和其他社會(huì)公眾開(kāi)放。我們相信業(yè)主一定也不希望這種有損業(yè)主信用的事情發(fā)生。經(jīng)濟(jì)上的代價(jià)讓其付出更多的代價(jià)包括訴訟費(fèi)、違約金、執(zhí)行費(fèi)等等并追繳相應(yīng)的逾期利息等一切必要費(fèi)用。法律上的代價(jià)對(duì)已經(jīng)拒絕協(xié)商方式解決的業(yè)主，物業(yè)服務(wù)公司將依法起訴，從起訴、判決、申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行、強(qiáng)制執(zhí)行（法院對(duì)這些業(yè)主可以采取上文提到的九種方式和手段來(lái)執(zhí)行）等過(guò)程來(lái)對(duì)業(yè)主制造更大的心理攻勢(shì)?！岸鳌?，體現(xiàn)在補(bǔ)償、