解析提高數(shù)字檔案檢索利用完整率與準(zhǔn)確率實(shí)踐和體會

1、解析提高數(shù)字檔案檢索利用完整率與準(zhǔn)確率實(shí)踐和體會摘要：隨著多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字化也廣 泛應(yīng)用在檔案檢索中。數(shù)字化檔案檢索提高了檔案信息存儲 和查找的效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)。本文針對數(shù) 字化檔案檢索過程中的問題，提出相應(yīng)的解決措施，將數(shù)字 技術(shù)與檔案檢索更緊密地聯(lián)合在一起，提高檔案檢索的準(zhǔn)確 率。關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案檢索；完整率；準(zhǔn)確率為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，人們對檔案檢索的準(zhǔn)確率提出了 更高要求?，F(xiàn)階段，我國檔案管理方式逐漸趨于數(shù)字化。這 一技術(shù)的應(yīng)用，增加了檔案檢索的完整率、準(zhǔn)確率，避免出 現(xiàn)檔案漏檢的現(xiàn)象。一、實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案檢索存在的問題實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案檢索是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。然而，

2、在 建設(shè)數(shù)字檔案過程中仍然存在著很大的問題，影響數(shù)字化檔 案檢索中的完整率和準(zhǔn)確率。（一）文件標(biāo)題與內(nèi)容不符。檔案存儲過程中，文件標(biāo) 題涵蓋范圍過于廣泛，且出現(xiàn)文章內(nèi)容與文章標(biāo)題不符的現(xiàn) 象。由于存儲過程中，按照文章的標(biāo)題進(jìn)行分類存儲，導(dǎo)致 查檔者在檢索文件的標(biāo)題處按照內(nèi)容檢索時(shí)，出現(xiàn)無法檢索 出該文件的現(xiàn)象。（二）檔案基礎(chǔ)建設(shè)不完善。相關(guān)部門在 進(jìn)行檔案存儲時(shí)，一般根據(jù)項(xiàng)目數(shù)據(jù)特征進(jìn)行存儲。然而， 項(xiàng)目中包含的文件內(nèi)容非常繁雜。當(dāng)查檔者只提供所需檔案 的工程名稱時(shí)，會檢索出大量相似的文件信息，需要通過對 這些文件中逐條查找獲取有效信息。這一檢索方式，不但降 低了檢索速度，而且檢索文件的完整性

3、和準(zhǔn)確性也得不到保 障。（三）文件標(biāo)題錄入不完整。各部門將檔案材料收集完 整后，進(jìn)行文件名錄入過程中，僅僅重視對文件正規(guī)標(biāo)題的 錄入，忽視了文件相關(guān)附件，導(dǎo)致文件錄入不全。同時(shí)，在 錄入過程中，提取文章內(nèi)容相關(guān)的主題詞也不夠明確，極大 的影響了檔案存儲的完整性和準(zhǔn)確性。（四）文件字號差異。 進(jìn)行檔案檢索時(shí)，有些查檔者僅僅提供文件的字號，進(jìn)行檢 索時(shí)會獲得標(biāo)題相同的多分檔。此時(shí)通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行字號檢 索，就增加了檢索難度，甚至無法檢索出該文件。導(dǎo)致這一 問題出現(xiàn)的原因，主要是進(jìn)行檔案存儲時(shí)，僅僅能輸入文件 的字號，忽視了轉(zhuǎn)發(fā)字號的輸入。二、提高檔案檢索利用完整率、準(zhǔn)確率的措施（一）完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)

4、。進(jìn)行檔案錄入之前，根據(jù)檔 案的內(nèi)容，對檔案進(jìn)行明確分類，完善檔案分類機(jī)制。例如: 在對醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行存儲時(shí)，可根據(jù)相關(guān)規(guī)定，將檔案分為不 同的存儲類目。第一類目按照檔案的性質(zhì)進(jìn)行存儲。第二類 目可在第一類目的基礎(chǔ)上進(jìn)行詳細(xì)分類。這種分類方式具有 完整性、準(zhǔn)確性的特征，有利于提高檔案檢索效率。（二） 注意標(biāo)題錄入的完整性。相關(guān)部門在進(jìn)行檔案檢索的過程 中，不僅要錄入文件標(biāo)題，還要注意錄入內(nèi)容結(jié)果。即錄入 文章的標(biāo)題之后，還要將檔案正文的部分內(nèi)容輸入進(jìn)去。這 一方法可以有效的提高檔案檢索過程中的準(zhǔn)確率。同時(shí)，不 能單一進(jìn)行文件名錄入，還要將附件標(biāo)題錄入其中。如文件 附件標(biāo)題過長，也可對這些附件標(biāo)題

5、進(jìn)行分條錄入，來保證 文件錄取的完整性，提高文章檢索準(zhǔn)確率。（三）明確文件 主題詞。文件錄入過程中，由于一些文件的標(biāo)題和字號不明 確，就需要通過提取文件內(nèi)容的主題詞，提高文件錄入的完 整性。例如：在文件錄入過程中，涉及人員、職務(wù)、機(jī)構(gòu)等 等方面的內(nèi)容時(shí)，要將這些內(nèi)容全部錄入，從而保證檔案檢 索的準(zhǔn)確率。再如錄入房屋承租合同這類不明確的題目 時(shí)，可將租賃單位與承租單位的名稱都錄入其中。通過主題 提煉的鮮明化，可以反映文檔的真實(shí)內(nèi)容。（四）錄入檔案 號。檢索檔案號是提高檔案檢索準(zhǔn)確率和完整率的有效途 徑。因此，檔案號的錄入具有重要意義。檔案錄入人員可通 過高校檔案實(shí)體分類法作為錄入依據(jù)。數(shù)字化信息

6、錄入的關(guān) 鍵就是檔案號的錄入，檔案號錄入的準(zhǔn)確度影響著檔案檢索 的準(zhǔn)確性和效率。因此，檔案管理人員需以認(rèn)真、謹(jǐn)慎的態(tài) 度進(jìn)行檔案號地輸入。要求從事檔案錄入人員具有良好的心 態(tài)和工作態(tài)度，在錄入完成之后，再對錄入資料進(jìn)行仔細(xì)地 復(fù)查，減少出錯(cuò)率。（五）提高工作人員的技能。文件的錄 入質(zhì)量與檔案信息庫的質(zhì)量息息相關(guān)。因此，檔案錄入工作 者必須以專業(yè)化的態(tài)度進(jìn)行文件錄入工作。由于檔案檢索正 在向數(shù)字化發(fā)展，檔案工作者還必須掌握一定計(jì)算機(jī)知識， 研究如何實(shí)現(xiàn)檔案管理和檔案資源開發(fā)的數(shù)字化，將先進(jìn)的 技術(shù)手段，應(yīng)用到檔案處理工作中。同時(shí)，工作人員還應(yīng)樹 立創(chuàng)新意識，勇于探索，滿足檔案不同存儲方式的需求，

7、完 善檔案管理機(jī)制，達(dá)到提高檔案檢索準(zhǔn)確性的目的。三、提高數(shù)字檔案檢索利用完整率和準(zhǔn)確率的體會第一，不同的單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)存在著很大差異， 需采用不同的方式將對檔案進(jìn)行分類管理。然而，一些檔案 管理軟件不能滿足檔案管理的需要，阻礙了檔案現(xiàn)代化進(jìn) 程。因此，不同單位的歸檔人員要根據(jù)檔案具體分類，選擇 適合本單位實(shí)際發(fā)展所需要的計(jì)算機(jī)軟件功能，實(shí)現(xiàn)檔案的 數(shù)字化管理。第二，傳統(tǒng)檔案存儲的準(zhǔn)確性是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存 檔的前提，為現(xiàn)代化檔案建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。若以往進(jìn)行檔案 存儲存在著嚴(yán)重的問題，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案建設(shè)機(jī)制造成嚴(yán)重 的困擾。因此，專職檔案員以專業(yè)的態(tài)度進(jìn)行檔案歸類、錄 入，并對已錄入的檔案進(jìn)行嚴(yán)

8、格的查對，保持檔案檢索的準(zhǔn) 確性，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化方式的順利轉(zhuǎn) 型。第三，檔案具有私密性的特征，必須通過設(shè)置檔案檢索 權(quán)限，達(dá)到保證檔案保密性的目的。檔案的安全問題是進(jìn)行 檔案管理的重要條件之一，相關(guān)部門必須嚴(yán)格設(shè)置，來保證 檔案使用過程中的安全。數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于檔案管理后，提 高的檔案完整率、準(zhǔn)確率，提高了檔案檢索的效率。第四， 由專人負(fù)責(zé)檔案信息安全，保護(hù)其數(shù)據(jù)免受病毒侵害，降低 檔案信息泄露的機(jī)率。通過設(shè)置檔案檢索密碼，進(jìn)行權(quán)限設(shè) 置，僅限于單位人員可進(jìn)行檢索，保證檔案安全。四、結(jié)束語隨著數(shù)字化技術(shù)在檔案檢索中的應(yīng)用，不僅完善了檔案 信息錄入機(jī)制，還提高了檔案檢索的完整性、準(zhǔn)確性。然而, 由于數(shù)字化檢索擴(kuò)大檔案的檢索范圍，導(dǎo)致檔案的安全問題 也面臨著嚴(yán)峻考驗(yàn)。因此，相關(guān)部門在完善檔案信息管理機(jī) 制時(shí)，應(yīng)注意采取不同手段，對檔案進(jìn)行管理，達(dá)到檔案檢 索中保護(hù)信息安全的目的。參考文獻(xiàn)：1 王進(jìn)慶.徐靜.提高數(shù)字檔案檢索利用完整率和準(zhǔn)確 率的幾點(diǎn)體會j.山東檔案，2011 (