論高職院校教學(xué)秘書工作存在的問題和對(duì)策

1、    論高職院校教學(xué)秘書工作存在的問題和對(duì)策    程紅 龔偉申摘 要：教學(xué)秘書的工作是高校教學(xué)管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)中的重要一員，在隊(duì)伍中發(fā)揮著不可替代的作用。所以，教學(xué)秘書工作效率的高低、質(zhì)量的好壞對(duì)教學(xué)管理有直接的影響。教學(xué)秘書管理工作中尚存在一些具體問題，相應(yīng)的解決對(duì)策：引進(jìn)先進(jìn)的教學(xué)管理軟件；健全規(guī)章制度，工作時(shí)有據(jù)可依；加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的專業(yè)性、穩(wěn)定性。關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；問題；對(duì)策中圖分類號(hào)：g47 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：a 文章編號(hào)：1002-2589（2013）26-0342-02對(duì)于高職院校而言，教學(xué)工作是所有工作中

2、的重中之重，教學(xué)工作的優(yōu)劣很大程度上會(huì)影響到教學(xué)管理水平以及人才培養(yǎng)的質(zhì)量。教學(xué)秘書是學(xué)?；鶎咏虒W(xué)管理團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行者，高效、細(xì)致的工作，是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對(duì)維護(hù)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。教學(xué)秘書是學(xué)院、教師、學(xué)生之間的一座橋梁，起著承上啟下的作用，其責(zé)任之大不言而喻。目前由于各大高職院都在進(jìn)行體制改革，教學(xué)管理工作也發(fā)生了一些變化。實(shí)現(xiàn)了二級(jí)管理模式，即精簡(jiǎn)原有的教務(wù)部門的人員配置和管理內(nèi)容，將大量工作下派到各個(gè)學(xué)院、系部。教學(xué)秘書也由原來的系部教學(xué)秘書轉(zhuǎn)變成了學(xué)院教學(xué)秘書，管理的范圍擴(kuò)大了，承擔(dān)的工作量也成倍數(shù)在增加。一些教學(xué)秘書由于是兼職，同時(shí)還承擔(dān)著一定數(shù)量的教學(xué)

3、工作量，這對(duì)教學(xué)秘書的工作更加形成了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。事情多、責(zé)任大、壓力強(qiáng)這些都造成了教學(xué)秘書的頻繁更換，給教學(xué)管理的各個(gè)方面帶來了很多問題。筆者從三年的高職院系部教學(xué)的工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，對(duì)教學(xué)秘書一職存在的問題進(jìn)行闡述，并針對(duì)個(gè)人的體驗(yàn)、感受談?wù)勂浣鉀Q方法。一、高職院校系部教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)與問題（一）工作內(nèi)容瑣碎、繁雜、涉及面廣、責(zé)任重大，精神壓力大眾所周知，教學(xué)秘書工作涉及的內(nèi)容廣泛、事情繁雜、它起著上傳下達(dá)的作用。例如要將學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)通知，及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)到院（系）、教師、學(xué)生，保證正常的教學(xué)秩序；同時(shí)還要將學(xué)生的學(xué)習(xí)意見收集、整理、總結(jié)，匯報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或管理部門，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)解決實(shí)際問題提供切

4、實(shí)有效地第一手資料；日常的教學(xué)工作內(nèi)容更是頗多，教師方面：教學(xué)任務(wù)安排，教材征訂，教師課表、校歷、成績(jī)記載表打印發(fā)放，調(diào)、代課，各種考試的監(jiān)考安排，試卷收集，教師工作量統(tǒng)計(jì)等；學(xué)生方面：安排選課，組織補(bǔ)考、重修、期末各類考試，試卷歸檔，技能考證、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、英語(yǔ)四六級(jí)考試報(bào)名工作；其他方面：每月教師津貼、外兼課時(shí)費(fèi)的結(jié)算，每周教學(xué)例會(huì)記錄，期初、期中、期末教學(xué)檢查工作，學(xué)生座談會(huì)組織，各種資料的整理存檔等等，這些都是固定的常規(guī)性工作。還要及時(shí)、妥善的處理好臨時(shí)突發(fā)性事情。稍有不慎，就可能造成教學(xué)事故，責(zé)任重大。在安排工作時(shí)還要協(xié)調(diào)好各方面的情緒、做事情總是要考慮再三，這都對(duì)教學(xué)秘書的精神造

5、成了一定程度的負(fù)擔(dān)。（二）缺乏專業(yè)技術(shù)支持，工作耗時(shí)長(zhǎng)、效率低如今高職院校的教務(wù)處都配備有相應(yīng)的教務(wù)管理軟件，來簡(jiǎn)化學(xué)校教務(wù)管理的工作量，既省時(shí)又省力。但是，在各系部卻缺少相應(yīng)的管理軟件技術(shù)支持。并且學(xué)院也缺乏對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行辦公自動(dòng)化軟件的相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)于常用的一些office軟件，例如：word、excel、ppt等，都是依靠教學(xué)秘書自身的水平來操作使用。教學(xué)秘書普遍都只會(huì)一些簡(jiǎn)單的基本操作，沒有充分利用這些軟件來簡(jiǎn)化工作量。這必然造成教學(xué)秘書大量的工作是靠人工進(jìn)行重復(fù)性的、機(jī)械性的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、匯總。既耗費(fèi)時(shí)間，也容易出現(xiàn)失誤，造成工作效率低下。（三）教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)不合理，兼職情況普遍目前，

6、各大高職院校的教學(xué)秘書一職很多是由系部的青年教師兼職的。這樣的安排使得教學(xué)秘書在承擔(dān)大量的教學(xué)管理工作的同時(shí)，還要完成系部教學(xué)工作量和科研任務(wù)，以及自身的專業(yè)知識(shí)提升、進(jìn)修。兩者之間相互影響，必然增加了工作難度。作為教學(xué)秘書完成好教學(xué)管理工作是自己的職責(zé)和任務(wù)，而作為一名教師為了自身專業(yè)知識(shí)的提升和全面發(fā)展，也必須進(jìn)行相應(yīng)的深化提高?？墒谴罅康慕虒W(xué)工作占用了太多的時(shí)間，為科學(xué)研究、項(xiàng)目申報(bào)、課題申請(qǐng)能留出來的時(shí)間少之又少，這樣必然導(dǎo)致科研成果缺乏，在各類評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、職稱評(píng)定、職務(wù)晉升時(shí)相對(duì)不利。（四）制度建設(shè)不完善，造成操作難度大教學(xué)秘書主要工作就是協(xié)助學(xué)校教務(wù)部門和本系教學(xué)主任進(jìn)行常規(guī)的教學(xué)管

7、理、安排。實(shí)際工作中要服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的安排，服務(wù)于教務(wù)部門，系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生等多個(gè)群體。由于對(duì)教師的考核中很多內(nèi)容沒有細(xì)化，造成了實(shí)際工作操作難度較大。例如：每學(xué)期的各類考試的監(jiān)考安排，由于缺乏對(duì)老師具體考核要求，造成此項(xiàng)工作安排時(shí)難以實(shí)施，既要體現(xiàn)公平性，又要兼顧到個(gè)別教師的特殊情況，即便采用輪流監(jiān)考的方式，也會(huì)造成很多老師的不理解，稍有不慎就會(huì)造成人際關(guān)系緊張。這都使得在安排工作時(shí)左右為難、縮手縮腳、心理負(fù)擔(dān)加大。（五）缺乏合理的考核和激勵(lì)方式，進(jìn)修、學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)很少教學(xué)秘書的工作即平凡又繁瑣，即忙碌又緊張，但是其工作量難以量化，效果也不是立竿見影，缺乏衡量勞動(dòng)成果的標(biāo)準(zhǔn)。其工作也很少被重視，

8、缺少個(gè)人業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進(jìn)修、參加學(xué)術(shù)會(huì)議、外出訪問的機(jī)會(huì)，現(xiàn)有的制度也沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)方式，大多數(shù)人都認(rèn)為此項(xiàng)工作任何人都可以勝任，無非就是打打電話，發(fā)發(fā)信息，整理資料而已，很難真正體會(huì)和理解其中的復(fù)雜性和難操作性。工作得不到認(rèn)可和支持，付出的勞動(dòng)得不到尊重和理解。以上種種都是造成基層教學(xué)秘書工作壓力大、精神緊張、心里不平衡，工作的積極性、主動(dòng)性和熱情性逐漸降低的原因，導(dǎo)致的結(jié)果就是離崗、轉(zhuǎn)崗的人員相對(duì)較多，隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動(dòng)性大，這些都會(huì)對(duì)整個(gè)學(xué)校教學(xué)工作的開展，教學(xué)秩序的正常進(jìn)行有著負(fù)面的影響，必須要引起重視。二、改進(jìn)高職院校系部教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)建議（一）引進(jìn)先進(jìn)的教學(xué)管理軟件隨著計(jì)算機(jī)技

9、術(shù)的迅猛發(fā)展，目前針對(duì)各行各業(yè)的技術(shù)軟件越來越多，也越來越細(xì)化。作為培養(yǎng)人才搖籃的高等院校，也應(yīng)該在教學(xué)管理工作中體現(xiàn)出與時(shí)俱進(jìn)的先進(jìn)思想。適時(shí)的引進(jìn)先進(jìn)的教學(xué)管理軟件，將大量費(fèi)事、費(fèi)力、重復(fù)的工作，通過計(jì)算機(jī)軟件或先進(jìn)的通信技術(shù)來完成，既節(jié)省了人工成本也節(jié)約了時(shí)間消耗。例如：可將全校的教學(xué)管理信息化，通過使用同一的系統(tǒng)或平臺(tái)，就能夠及時(shí)的發(fā)布消息、提交資料、傳達(dá)精神；請(qǐng)專業(yè)人士定期對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行辦公自動(dòng)化軟件的相關(guān)培訓(xùn)，使其深入了解軟件的更多功能，并熟練掌握；開發(fā)教師津貼核算系統(tǒng)，包括教學(xué)工作量核對(duì)模塊、教學(xué)工作量計(jì)算模塊、教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)報(bào)表模塊、津貼計(jì)算模塊等，由學(xué)校統(tǒng)一管理，并給各學(xué)院教

10、學(xué)秘書一定的權(quán)利，以此方式來簡(jiǎn)化津貼的計(jì)算。這些措施的實(shí)施將大大地減少教學(xué)秘書日常重復(fù)性、機(jī)械性的工作量。各個(gè)系部的教學(xué)秘書也可以通過使用熱門的工具e-mail、qq、飛信或是微信來向教師、學(xué)生發(fā)布各種教學(xué)信息，利用一切有利的技術(shù)手段來降低一些不必要的工作量。通過管理手段的不斷創(chuàng)新，提高工作的效益和效率，切實(shí)發(fā)揮教學(xué)秘書的作用，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。（二）健全規(guī)章制度，工作時(shí)有據(jù)可依教學(xué)秘書工作很大程度上是服務(wù)于全系教師和學(xué)生。作為服務(wù)對(duì)象，學(xué)生們基本上能夠做到積極主動(dòng)地配合。但是對(duì)于極個(gè)別的教師而言，可能平時(shí)的教學(xué)工作量、科研方面的壓力，或者是其他方面的原因，經(jīng)常會(huì)對(duì)教學(xué)秘書的工

11、作有些負(fù)面的影響。會(huì)出現(xiàn)例如提交資料不及時(shí)、不準(zhǔn)確；監(jiān)考任務(wù)不樂意執(zhí)行；調(diào)、代課次數(shù)過多；試卷重復(fù)率高等等的情況。雖然這些都不是什么大事，但是這些細(xì)枝末節(jié)的事情會(huì)嚴(yán)重增加教學(xué)秘書的工作效率，也會(huì)影響整個(gè)系部教學(xué)管理工作不能及時(shí)、準(zhǔn)確的展開、執(zhí)行。建議對(duì)教師的考核不單單只從教學(xué)工作量、科研成果、社會(huì)工作幾大方面進(jìn)行，應(yīng)細(xì)化考核內(nèi)容，將教師工作的其他內(nèi)容設(shè)立相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，如果已經(jīng)設(shè)立的應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。這樣教學(xué)秘書工作起來才能做到有章可循、有據(jù)可依，將教師過去的被動(dòng)配合轉(zhuǎn)變成主動(dòng)響應(yīng)，有了全體老師的積極主動(dòng)配合，教學(xué)管理工作必然會(huì)更加順利的進(jìn)行。（三）教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的專業(yè)性、穩(wěn)定性教學(xué)管理是一項(xiàng)

12、連續(xù)性，銜接性很強(qiáng)的工作，作為教學(xué)管理的基層工作者教學(xué)秘書經(jīng)常更換必然會(huì)影響教學(xué)管理的質(zhì)量和效率。建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、隊(duì)伍穩(wěn)定、素質(zhì)高、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)的教學(xué)秘書隊(duì)伍是高校必須做好的一項(xiàng)基本工作?？梢栽O(shè)立教學(xué)秘書崗，選拔專職教學(xué)秘書隊(duì)伍，并建立合理的考核、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，充分肯定和評(píng)價(jià)教學(xué)秘書的工作業(yè)績(jī)，提高教學(xué)秘書的工作地位與待遇。對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)異者或能力突出者給予一定得表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，在職稱評(píng)審時(shí)給予優(yōu)先考慮。提供一定的晉升平臺(tái)。打消工作者的消極情緒，激發(fā)工作熱情，這樣才能整體的提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的素質(zhì)和水平、激發(fā)教學(xué)秘書高效率的完成各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)。（四）提高對(duì)教學(xué)秘書工作的認(rèn)識(shí)，提供學(xué)習(xí)、交流、進(jìn)修的機(jī)會(huì)教學(xué)秘書作

13、為教學(xué)工作基層的組織者、參與者、監(jiān)督者，應(yīng)該得到公正客觀地評(píng)價(jià)。提供一些外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、再深造的機(jī)會(huì)，讓教學(xué)秘書在教學(xué)管理方面得到及時(shí)的更新。開展教學(xué)管理工作經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，可以對(duì)教學(xué)管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論。通過這些舉措，教學(xué)秘書可以豐富自己的管理知識(shí)、學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的管理技術(shù)、理念，從而更加有效高質(zhì)量的完成教學(xué)管理任務(wù)。三、結(jié)束語(yǔ)教學(xué)秘書“平凡”，但是“平凡”不一定“簡(jiǎn)單”。只有正確地認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書在高職院教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)中的作用和存在的問題，才能夠采取恰當(dāng)?shù)拇胧┖蛯?duì)策，構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)和制度，提供合理的發(fā)展機(jī)會(huì)和平臺(tái)，解決他們的心中疑問，打消其后顧之憂，激發(fā)和提高其工作的積極性、主動(dòng)性，從而保證教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性