某公司行政文員崗位素質(zhì)模型建立示范

1、表 1 某公司行政文員崗位任務(wù)與績效標準分析表任務(wù)績效標準接待來訪客人（1）熱情接待來客；（2）主動詢問客戶需求；（3）引至休息區(qū)并為其倒水、立即通知相關(guān)部門。接聽、轉(zhuǎn)接(1)前臺任意一臺機在鈴聲響起三聲之內(nèi)接起，即使是你正在接聽一個。(2)接聽時，聲音要清晰、態(tài)度和藹、恰當使用禮貌用語。(3)熟記分機號，快速做好相應(yīng)地轉(zhuǎn)接工作。(4)對未能聯(lián)絡(luò)上的記錄在案并及時轉(zhuǎn)告。(5)有人需要轉(zhuǎn)接到經(jīng)理級辦公室，必須詢問對方來意，識別事情輕重，再判斷是否轉(zhuǎn)接。(6)對緊急沒法接通，未通者立即報行政部經(jīng)理處理。(7)有技巧性地拒絕騷擾。(如營銷) 信件、郵件的收、轉(zhuǎn)妥善保管信件、包裹并及時轉(zhuǎn)交資料的收、轉(zhuǎn)

2、、發(fā)(1)妥善保管資料并及時轉(zhuǎn)交(2)防止資料泄露整理報刊雜志將報紙攤開、夾好、放入指定區(qū)域制作考勤統(tǒng)計報表（1）及時整理假條、補簽卡；（2）對照考勤機，準確無誤地制作考勤表； （3）及時給財務(wù)部留底做賬。車間考勤登記缺勤員工，查明原因，并向上級反映。復(fù)印、打印文件(1)通用辦公設(shè)備的使用與簡單維護(2)控制復(fù)?。ㄌ貏e是公司機密文件）登記辦公用品領(lǐng)用情況(1)控制辦公用品消耗 (2)統(tǒng)計部門領(lǐng)用情況，并詢問原因，控制成本負責(zé)各類辦公用品倉庫保管、每月清點、年終盤存統(tǒng)計入庫有驗收、出庫有手續(xù)、保證帳實相符。按標準定額， 做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續(xù)做到既不脫檔又不長期積存辦理新進員工入廠

3、手續(xù)一天之類可以完成3 個員工相應(yīng)的入場手續(xù)，保證員工準時上班。建立人事檔案（電腦化）(1)新員工在入職時一定要將入職書、個人擔(dān)保書及擔(dān)保人的身份證復(fù)印件一起存檔放入檔案庫中(2)新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。(3)所有員工離職均要辦理好員工的離職手續(xù)并及時發(fā)放離職員工通知告之公司所有部門同事(4)員工離職后均有一份離職書保存在公司檔案資料。負責(zé)下班時對整個辦公室的巡視，查看門窗、水保證門窗、水機電源等都安全關(guān)閉。機電源等、關(guān)閉情況并做好記錄打字、制作表格(1)打字速度不少于 80 字/分（2）打字準確性、表格美觀性臨時性工作(1)服從上級安排，聽從其他部門上級指

4、揮，協(xié)作其他部門完成分配任務(wù)。(2)清楚業(yè)務(wù)目標的輕重緩急來安排工作的優(yōu)先順序。表 2 某公司行政文員勝任素質(zhì)分析一覽表序號勝任特征序號勝任特征序號勝任特征1 舉止儀表6 成本意識11 保密意識2 外向性7 電腦操作能力12 責(zé)任心3 應(yīng)變與自我情緒能力8 以服務(wù)為導(dǎo)向13 事務(wù)執(zhí)行能力4 速記能力9 人際交往意識與技巧5 學(xué)習(xí)能力10 團隊協(xié)作為了確定勝任素質(zhì)的權(quán)重，有必要再次對該公司的在職行政文員及其上級，還有與在職行政文員接觸的客戶進行訪談。同時，設(shè)計“行政文員勝任素質(zhì)重要性評分表”（如下表所示）讓相關(guān)人員對其獨立打分。表 3 行政文員勝任素質(zhì)重要性程度評分表不重要（1-2 分）一般（3

5、-4 分）較重要（5-6 分）重要（7-8 分）非常重要(9-10 分) 1、舉止儀表2、外向性3、 應(yīng)變與自我情緒能力4、速記能力5、學(xué)習(xí)能力6、成本意識7、電腦操作能力重要程度勝任素質(zhì)8、以服務(wù)為導(dǎo)向9、 人際交往意識與技巧10、團隊協(xié)作11、保密意識12、責(zé)任心13、事務(wù)執(zhí)行能力通過回收評分表，統(tǒng)計他們對每個素質(zhì)所評的分數(shù)，并匯總至一張表中以便計算每個素質(zhì)的平均得分。最后，根據(jù)匯總表中的平均得分計算這些要素的權(quán)重。表 4 某公司行政文員勝任素質(zhì)重要性程度分析表行政文員（匯總 4 份）直接上級（1 份）客戶（匯總 15 份）平均得分權(quán)重=/ 1、舉止儀表37 10 118 2、外向性9 4 55 3、應(yīng)變與自我情緒能力30 10 123 4、速記能力24 7 37 5、學(xué)習(xí)能力21 5 58 6、成本意識21 5 55 評分勝任素質(zhì)7、電腦操作能力30 10 112 8、以服務(wù)為導(dǎo)向32 9 142 915 9