大廈物業(yè)客服部文件管理制度規(guī)定

1、大廈物業(yè)客服部文件管理制度規(guī)定 大廈物業(yè)客服部文件管理制度規(guī)定之相關(guān)制度和職責(zé)，大廈物業(yè)客服部文件管理制度及規(guī)定1、制度1.1客服部文員負(fù)責(zé)客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、政府紀(jì)要、政府法規(guī)等)的收集存檔和保管。1.2文員. 大廈物業(yè)客服部文件管理制度及規(guī)定 1、制度 1.1客服部文員負(fù)責(zé)客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、政府紀(jì)要、政府法規(guī)等)的收集存檔和保管。 1.2文員、助理負(fù)責(zé)各部門文件及資料(技術(shù)圖紙、說(shuō)明書、手冊(cè)、業(yè)戶檔案、車輛檔案、工作聯(lián)系單、通知、報(bào)告、公函、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等)的收集、存檔和保管。 1.3任何人

2、員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。 1.4秘密文件要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不準(zhǔn)翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。 1.5員工個(gè)人檔案、材料屬秘密材料的,他人無(wú)權(quán)翻閱,保管人員也不準(zhǔn),禁止將這些資料擅自給他人過(guò)目。 1.6文件資料等要進(jìn)行字母順序還是按內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類,其目的都要使查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明。 1.7要常常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對(duì)過(guò)期的文件資料要及時(shí)清理,無(wú)保存必要的材料,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可做銷毀處理。 1.8文件具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性,一經(jīng)發(fā)文必須執(zhí)行。 1.9文件一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),任何人不得擅自更改。 1.1

3、0文件分發(fā)傳遞必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。 1.11各部門對(duì)需要辦理的文件,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真辦理,不得延辦、誤辦或推諉,對(duì)辦理完畢的文件,承辦人應(yīng)填寫結(jié)果和報(bào)告。 2、規(guī)定 為強(qiáng)化文件管理,準(zhǔn)確傳遞文件,提升辦公效率,特制定本規(guī)定。 2.1外部來(lái)文的有關(guān)規(guī)定: 各上級(jí)機(jī)關(guān)、政府部門及其他單位來(lái)文,統(tǒng)一由辦公室簽收; 對(duì)收到的外來(lái)文件,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、登記和分發(fā)傳遞; 外來(lái)文件原則上先送總經(jīng)理閱批; 依據(jù)總經(jīng)理批示,逐一傳遞各部門經(jīng)理傳閱; 依據(jù)總經(jīng)理批示,送達(dá)文件辦理部門,并督促辦理; 承辦過(guò)程中假設(shè)有疑問(wèn),應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示,報(bào)告解決; 文件閱畢或辦畢,閱文人及承辦人應(yīng)填寫承辦結(jié)果和報(bào)告,連同原文退回秘書處存檔。 2.2對(duì)外行文有關(guān)規(guī)定: 部門對(duì)外的報(bào)告、請(qǐng)示和業(yè)務(wù)事項(xiàng)聯(lián)系的文件,均必須送總經(jīng)理審閱后,方可外發(fā)。 對(duì)外行文,領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)后,原件由部門文員留存、歸檔。 對(duì)外行文,統(tǒng)一由部門文員負(fù)責(zé)進(jìn)行編號(hào)、登記和外發(fā)事項(xiàng)。 2.3內(nèi)部行文 2.3.1公司內(nèi)部一般性業(yè)務(wù)往來(lái)文件(包括聯(lián)系單),由各部起草,部門經(jīng)理簽閱。 2.3.2公司內(nèi)部文件(包括聯(lián)系單),由各部收