職業(yè)院校檔案管理工作問題分析及完善建議

1、    職業(yè)院校檔案管理工作問題分析及完善建議    摘要：信息化時代對職業(yè)院校的檔案管理工作提出了更高的要求，而職業(yè)院校在這種要求之下，在對檔案管理工作進行改革時卻遇到了許多問題。本文通過分析職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題，提出了幾點建議，以期職業(yè)院校檔案管理工作有新的發(fā)展。關鍵詞：職業(yè)院校   檔案管理   問題   建議職業(yè)院校的檔案資源具有極其重要的價值。其不僅包含了學生的成長經(jīng)歷，也記錄了教師的教學活動，更是承載了院校的演變與發(fā)展，是院校管理工作中不可或缺的一部分，所以職業(yè)院校要優(yōu)化

2、檔案管理工作，讓其發(fā)揮應有的價值。一、職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題職業(yè)院校檔案管理工作中主要存在以下幾個方面的問題：（一）檔案管理意識淡薄1.學校領導檔案管理意識淡薄對于職業(yè)院校的檔案管理工作，學校領導一般存在誤區(qū)，認為檔案管理就是進行一些普通的收集、分類工作1，一言蔽之，檔案管理工作是“體力活”而非“腦力活”。在這種觀念的驅(qū)使下，往往對檔案管理工作不夠重視，進而導致劃撥給檔案管理部門的資金不足、編制不足。檔案管理部門沒有充足的資金購買所需設備，也無法招聘專業(yè)人才進行檔案的管理與維護，長此以往，檔案管理工作根本無法正常進行，更不要說跟上時代需要的步伐了。2.工作者檔案管理意識淡薄職業(yè)院校檔

3、案管理工作者中存在兩個方面的問題，其一是檔案管理專業(yè)的工作者業(yè)務水平不高，只會進行檔案的整理，至于深層次的檔案數(shù)字化建設則懶得學、不屑學;其二是非檔案管理專業(yè)的工作者專業(yè)技能水平不高，對如何進行檔案管理工作沒有相關的知識體系做后盾，只能在工作中憑經(jīng)驗摸索前行，嚴重影響了檔案管理工作的效率，同時也無法保證質(zhì)量。（二）檔案管理硬件不足在職業(yè)院校檔案管理工作中，硬件設施的不足也制約著檔案管理工作的進行。目前有些職業(yè)院校仍舊沒有專門的機構負責檔案管理工作，其他部門的工作人員也分身乏術，根本沒有時間與精力完成檔案建設工作，以至于檔案工作長期落后，無法服務于教育與教學。而且，職業(yè)院校檔案管理設施也不完善，

4、檔案管理工作者也是“巧婦難為無米之炊”，難以為檔案管理工作作出貢獻。職業(yè)院校檔案管理工作面臨外無機構內(nèi)無管理設施的窘境，檔案工作的質(zhì)量也就上不去。（三）檔案管理制度落后職業(yè)院校檔案管理工作的管理制度落后體現(xiàn)在兩方面，即：“上無統(tǒng)一要求，下無溝通協(xié)調(diào)”。“上無統(tǒng)一要求”是指學校缺乏統(tǒng)一管理的規(guī)章制度，對檔案管理沒有整體構造與規(guī)劃，也無一致要求和標準的格式;“下無溝通協(xié)調(diào)”是指學校各個部門皆是自我管理，通常是根據(jù)業(yè)務需要隨機進行檔案整理，而無溝通與交流。這兩個方面的不足，使得各部門間檔案信息互不兼容，也造成人、財、物的大量浪費，同時也影響著檔案資源的重復開發(fā)與利用。（四）數(shù)字化建設水平低職業(yè)院校檔

5、案管理工作中數(shù)字化建設水平低源于以下問題：一是對檔案管理的數(shù)字化建設認識度不夠，無論是學校領導還是檔案管理工作者、教師、學生，都未曾重視這種建設2;二是學校未將數(shù)字化建設納入教學資源配置的規(guī)劃中，以至于數(shù)字化建設缺乏足夠的硬件設施;三是硬件設施的利用率低，檔案管理工作者沒有發(fā)揮已有的硬件設施的功效;四是關于數(shù)字化建設的制度標準不健全，沒有完整的體系指導檔案管理的數(shù)字化建設。二、針對職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題提出的完善建議（一）針對檔案管理意識淡薄提出的完善建議1.學校領導應當重視檔案管理學校領導應當做好檔案管理的宣傳工作。學校領導可以通過在檔案館貼標語、舉辦主題講座的方式，普及檔案管理知

6、識，幫助教師與學生樹立及時歸檔意識，支持與配合學校檔案管理工作者的檔案管理工作;第二，學校領導應當積極組織相關部門互相溝通，建立與學校需求相適應的檔案管理制度，完善檔案管理標準，以便實行檔案的科學化管理。2.工作者應當重視檔案管理工作者對檔案管理的重視要從以下兩個方面進行：（1）對內(nèi)。對內(nèi)是指：第一，檔案管理工作者本身要積極研究檔案管理知識，多參加一些培訓活動3，提升檔案管理水平;第二，檔案管理工作者要努力豐富檔案內(nèi)容，增加檔案的應用價值，例如在學生檔案中可以加入相應的參加活動的照片，展現(xiàn)學生風采;也可以優(yōu)化檔案中的評價體系，納入德、智、體、美、勞等方面，從主客觀對學生進行全面評價;第三，從多

7、角度展開檔案管理工作，而非機械收集資料，例如可從學生、員工、教學、財務等方面分別收集，以便搜索;第四，進行檔案信息的數(shù)字化掃描，并存檔整理，滿足學生教師查詢的需要;第五，要注意及時更新與維護檔案信息，體現(xiàn)檔案資源的價值;第六，檔案管理工作者間要多溝通、多交流，共同營造和諧的工作環(huán)境。（2）對外。對外是指：第一，檔案管理工作者要細致、富有耐心的為學生與教師提供咨詢服務，為教育教學提供方便之門;第二，建立檔案管理者工作的準入制度，因為檔案管理工作自帶保密性質(zhì)，所以就需要高素質(zhì)的人員擔任管理者。（二）針對檔案管理硬件不足提出的完善建議針對檔案管理硬件不足的劣勢，首先在學校領導重視的基礎上加大經(jīng)費投入

8、，只有在具備充足資金的條件下，才能購進檔案管理工作所需要的基礎設施，輔助檔案管理工作的進行;其次要購買一些必備的管理軟件，幫助檔案管理工作者進行文件的更新與維護，提升檔案管理工作的效率;最后，需要改善檔案管理工作者的工作條件，并對庫房設施進行優(yōu)化，保障檔案管理工作的開展。（三）針對檔案管理制度落后提出的完善建議職業(yè)院校檔案管理工作中管理制度落后可從以下兩方面進行改進：一是要積極貫徹法律法規(guī)的要求，并在結合學校實際情況的基礎之上，建立健全檔案管理制度，使院校檔案管理工作能有章可循;二是要細化檔案管理制度，包括檔案信息的收集、存儲、利用、銷毀，這一系列環(huán)節(jié)都必須制定詳細的制度，以確保檔案管理工作能

9、夠有條不紊的開展。（四）針對數(shù)字化建設水平低提出的完善建議職業(yè)院校檔案管理工作中的數(shù)字化建設必不可少。以往的檔案信息保管都是在用紙質(zhì)文件，不僅搜索耗時，而且難以復制、保存;而數(shù)字化檔案形式，不僅損耗低，而且利用率高、實用性強，所以要加強檔案管理的數(shù)字化建設水平4。如學校要在糾正傳統(tǒng)觀念的基礎上，劃撥資金用來購置數(shù)字化建設所需要的基礎設施;學校還可以找專門的技術人員指導檔案管理的工作人員提升設施的使用率。通過以上方法挖掘數(shù)字化建設的潛力，更好的完成檔案管理工作。三、結語總之，職業(yè)院校的檔案管理工作必須要有發(fā)展，而這種發(fā)展要從理念、硬件、制度、數(shù)字化建設等多方面著手。也只有在提升了職業(yè)院校的檔案管理工作水平后，才能使檔案信息更為完善，以便后續(xù)為教育教學服務，促進職業(yè)院校的發(fā)展，更深一步來講，也能滿足用人單位對于人才選擇的需要，為學生步入社會工作提供優(yōu)勢。參考文獻：1周媛.職業(yè)院校檔案管理工作的問題和對策j.辦公室業(yè)務，2018（08）：154.2周杰，劉成