知識管理制度V00001

1、BinSTIMEBT 亓BWSIHfBXn知識管理制度(V1.0)文件編號：HR-TD-KM-01 版 本：V1.0頁 數(shù)：7頁(含封面) 編制部門：培訓(xùn)部生效日期：2011.12版本版本更新記錄日期V1.02011/12制訂人審核審批發(fā)布王超顏王剛許振杰培訓(xùn)部第1頁，共9頁Kin$TiMfg$n第一部分目的與適用范圍為了保證知識管理的正常運作，達到為公司在知識管理的過程中，形成知識的積累、知識的共享、知識的利 用、知識的創(chuàng)新一個循環(huán)的知識管理狀態(tài)，并逐步形成一個內(nèi)部知識共享文化的環(huán)境，特制定本知識管理制 度。具體目標是：1、加強知識管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理，防止知識流失；2、通過

2、將知識從內(nèi)隱到外顯的轉(zhuǎn)化、沉淀與共享，提高企業(yè)的應(yīng)變能力、決策能力和創(chuàng)新能力；3、能高效率地為公司股東、全體員工、合作伙伴和顧客提供實用性強的信息與知識；4、 使全體員工逐步建立起自我學(xué)習(xí)的意識與習(xí)慣，培養(yǎng)“知識分享互相信任”的文化。本制度主要是針對知識管理中的知識的積累、共享、使用和創(chuàng)新，此要求適用于全體員工。制度術(shù)語說明KM : 知識管理KMS:知識管理專員JIT:準時生產(chǎn)方式內(nèi)隱知識：未經(jīng)正式化的知識，包括企業(yè)、經(jīng)營者或員工的經(jīng)驗、技術(shù)、文化、習(xí)慣等，是屬于個人經(jīng)驗與直覺 的知識，屬難以形式化、無法被具體化的技能。外顯知識：一切以文件、手冊、報告、地圖、程序、圖片、聲音、影像等方式所呈現(xiàn)

3、的知識。第二部分知識管理分類與使用制度1、知識的范圍（1）公司資料如公司簡介、制度、規(guī)范、流程、表格、相片、視頻、宣傳手冊等資料；（2）知識地圖指每個崗位涉及到的所有相關(guān)知識內(nèi)容，包括但不限于：崗位的基礎(chǔ)行政工作、崗位工作職責、崗位工作內(nèi)容、崗位工作流程、崗位相關(guān)支持知識、一些外部可參考資料；（3）日常工作及項目涉及到的知識，如工作總結(jié)、方案設(shè)計、活動分享、項目總結(jié)、案例、會議記錄、客觀數(shù)據(jù)、分析結(jié)果、工作方式與習(xí)慣等；（4）個人隱性知識，包括與工作相關(guān)的專業(yè)領(lǐng)域知識，個人興趣愛好所獲取的知識、經(jīng)驗和技能，其他有價值的知識等。本制度內(nèi)容涉及到的知識文檔包括以文件、手冊、報告、地圖、程序、圖片、

4、聲音、影像等方式所呈現(xiàn)的資 料。2、對于知識采集內(nèi)容，KMS有責任保證知識內(nèi)容的準確性和嚴肅性。3、 每位員工應(yīng)積極分享知識，盡快生成文檔并發(fā)布到0A系統(tǒng)，以便知識得到最快速的傳播與使用。4、 公司內(nèi)部的文檔交流，最好使用文檔模塊而不是EMAIL或RTX這樣可保證公司內(nèi)部所有的文檔都可在系統(tǒng) 中找到，也可避免重復(fù)索取。5、文檔發(fā)布應(yīng)按照文檔發(fā)布規(guī)范進行（1）文檔的命名規(guī)則如下：方案文檔：公司內(nèi)容類型版本（A公司_元旦銷售項目_方案書_V1.0）項目文檔：項目名稱_項目階段_文檔名稱_版本號 （知識管理項目_系統(tǒng)實施_上線計劃_v1.0）日常工作類：文檔名稱（關(guān)于嬰線會員店協(xié)議及相關(guān)流程合并的通

5、知）部門文檔：部門文檔名稱_版本號（培訓(xùn)部_知識管理制度_V1.0）（2）工作文檔必須注明版本或制作時間：所有的對外文檔和需要共享給同事的工作文檔，只要以后還有改版可能性的，都必須注明版本或時間。帶附件的，也必須對附件標題注明版本（注意兩者的版本必須一致）。（3） 格式為：DOG TXT JPG GIF的文檔直接發(fā)布，其他格式的文檔如PPT、PDF（PDF需轉(zhuǎn)化成圖片格式）以及有需要讓使用者直接下載使用的表格、流程等則以附件形式上傳。（4）發(fā)布新版本文檔：如果就相同主題發(fā)布不同版本的文檔，每個版本的標題必須相同，唯一不同的是版本號。發(fā)布新版本文檔時，也請對新版本文檔與舊版本相比的修改作一說明，

6、這樣可更好方便大家工作。（5）對于失去使用價值、失去時效或重復(fù)的知識文檔：發(fā)布人及其所在部門的負責人確定是否需要刪除，由發(fā)布人及時清理，并告知KMS。（6） 為了讓使用者能通過關(guān)鍵字進行搜索，發(fā)布文檔時可先填寫關(guān)鍵字一欄的內(nèi)容（路徑：新建文檔一選擇文件夾一一顯示屬性一一關(guān)鍵字欄）。第三部分：知識管理發(fā)布與更新制度1、公司資料發(fā)布與更新（1）目的a. 為新員工提供全面了解公司制度文化等信息的渠道；b. 讓全體員工及時了解公司的發(fā)展與變化；c. 讓員工知悉個人權(quán)利、責任和行政流程；d. 起到對外溝通、交流與宣傳的作用，為公司和產(chǎn)品的傳播提供最新資料。（2）流程1、 職能部門人員如了解到上述資料最新

7、變化則需及時更新，并通過郵件告知KMSo2、 KMS每個季度向各部門了解最新變化，并定期監(jiān)控OA文檔的變化情況，及時更新至知識地圖（3）負責人總部各職能部門知悉信息變化的人員、KMS（4）周期及時性與定期性結(jié)合，一方面知悉信息變化的人員需及時更新并告知，同時KMS會定期了解情況。2、知識地圖的發(fā)布與更新（1）目的a. 新員工加入公司后可快速地了解本崗位的知識技能與流程規(guī)定，以便快速融入到崗位角色中來，提高工作效率；b. 有效避免員工離職或者工作交接造成組織大量知識資產(chǎn)流失，新人需要從頭做起；c. 給予崗位的其他同事的一個借鑒，明晰各階段對自身的要求以及發(fā)展的方向；d. 給予培訓(xùn)部門設(shè)計培訓(xùn)體系

8、和課程的最新依據(jù)，根據(jù)崗位知識地圖可了解員工在各個發(fā)展階段所需要具備的知識技能，最終達到JIT培訓(xùn)效果。（2）流程a. 發(fā)布文檔流程每個崗位的知識地圖內(nèi)容包括公司簡介、制度規(guī)范、工作職責與權(quán)限、業(yè)務(wù)流程、崗位知識以及管理知識等，KMS將按照知識地圖以上分類和內(nèi)容，向各部門搜集已在0A發(fā)布的文檔或者需要新增的知識文檔，進行整合并以超鏈接的形式發(fā)布在“知識地圖”門戶相應(yīng)的崗位目錄下。在此過程中，各部門相關(guān)工作流程的人員包括管理人員與實施團隊應(yīng)積極配合KMS的知識搜集工作，及時提供相關(guān)的知識信息與資料（例如已發(fā)布的文檔0A地址、推薦可咨詢的對象、對相關(guān)知識的解釋說明等）。對于需要新增的知識文檔，負責

9、制作的部門和人員請合理安排時間，盡快制作和發(fā)布，并郵件 告知KMS發(fā)布文檔的0A地址（如果是設(shè)置了權(quán)限的文檔，需要提供文檔內(nèi)容的簡單說明）b. 更新文檔流程1、針對適用于知識地圖的文檔，原文檔的發(fā)布人如果需要更新，應(yīng)直接更新文檔名字的版本 號，并在內(nèi)文對前后的修改作一說明。如有附件，請直接發(fā)布新附件以代替舊附件，無需 另外發(fā)布新文檔。2、 KMS定期向部門管理層了解崗位知識內(nèi)容的更新情況，如有變化，則相應(yīng)更新知識地圖的 內(nèi)容。（3）負責人總部職能部門人員、KMS（4）周期根據(jù)實際更新頻率3、案例總結(jié)的發(fā)布與更新（1）目的a. 形成公司內(nèi)部持續(xù)相互學(xué)習(xí)與交流的氛圍與習(xí)慣；b. 提供成功或失敗案例

10、給本部門或其他部門人員借鑒與總結(jié)經(jīng)驗；c. 提供客觀數(shù)據(jù)與主觀分析給有需求的人員；d. 提供科學(xué)的、有效率的工作方式與管理手段給有需要學(xué)習(xí)的人員。(2) 流程1、項目或全國大型活動結(jié)束后， 項目經(jīng)理根據(jù)該項目或活動的分享價值和影響力來確定是否制作項目 總結(jié)或活動分享，制作后盡快發(fā)布到“分享天地”門戶的相應(yīng)目錄下，提供給其他人員借鑒學(xué)習(xí)。2、 KMS根據(jù)營銷中心的推薦與意見，向活動項目經(jīng)理和團隊成員咨詢，了解更多的細節(jié)與索取更多的 資料，按照案例庫模板整理岀案例，并發(fā)布在“分享天地”門戶的“渠道案例集”目錄下。(3) 負責人項目/活動經(jīng)理、項目/活動實施者、KMS(4) 周期根據(jù)活動舉辦的頻率4

11、、內(nèi)隱知識，包括與工作相關(guān)的專業(yè)領(lǐng)域知識，個人興趣愛好所獲取的知識、經(jīng)驗和技能，其他有價值的知 識等。(1) 目的a. 擴大業(yè)務(wù)知識范圍，提高專業(yè)性，及時了解行業(yè)或業(yè)務(wù)相關(guān)的發(fā)展趨勢；b. 將內(nèi)隱知識成功轉(zhuǎn)化成外顯知識，共享給更多有直接或間接使用需求的人員；c. 不斷擴充知識面，為自我職業(yè)生涯發(fā)展做準備。(2) 流程隨時將可分享的個人隱性知識，例如財務(wù)知識、營銷設(shè)計、Excel技巧、商務(wù)寫作和競爭對手的發(fā)展趨勢與活動創(chuàng)新做法等，整理成知識文檔后在0A系統(tǒng)的“共享天地”門戶發(fā)布。(3) 負責人 所有員工(4) 周期隨時5、目錄體系分類的發(fā)布與更新(1) 目的隨著公司和部門的業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，以及工作

12、中隨時產(chǎn)生的新知識文檔，對應(yīng)的目錄樹相應(yīng)也會調(diào)整， 包括公司通用性的以及各部門獨立性的目錄樹。(2) 流程各部門管理層根據(jù)業(yè)務(wù)需求向IT部門提岀修改建議與意見，在討論商定后，由系統(tǒng)管理員在0A系統(tǒng)第5頁，共9頁MflSIlME臺生兀上修改。（3）負責人各部門管理層、系統(tǒng)管理員（4）周期每半年反饋一次；對于臨時性的目錄調(diào)整也可臨時調(diào)整。第四部分：知識管理其他相關(guān)要求1、培訓(xùn)方面對于員工培訓(xùn)方面，將培訓(xùn)管理與知識管理結(jié)合，培養(yǎng)員工自我學(xué)習(xí)的意識和能力，建議是：（1）目的a. 提供自我培訓(xùn)和內(nèi)容的沉淀；b. 熟悉新產(chǎn)品，加速市場推廣，提高效益。（2）流程在參與外部培訓(xùn)后的兩個月內(nèi)，被培訓(xùn)人員需要以自

13、己的思路設(shè)計與編寫課件，對公司其他有興趣 學(xué)習(xí)的同事進行內(nèi)部培訓(xùn)；而課件由培訓(xùn)專員發(fā)布在0A系統(tǒng)；培訓(xùn)專員在公司新產(chǎn)品上市后的一個月內(nèi)，咨詢相關(guān)研發(fā)人員和市場部人員整理出產(chǎn)品知識培訓(xùn)課件，并錄制成視頻發(fā)布在 0A系統(tǒng)。（3）負責人培訓(xùn)專員、KMS、受訓(xùn)人員、內(nèi)部講師、研發(fā)人員、市場部人員（4）周期接受外部培訓(xùn)后的兩個月內(nèi)；新產(chǎn)品上市后的一個半月內(nèi)2、會議交流方面針對目前會議管理現(xiàn)狀，在會議結(jié)束之后，一般會有會議的決議或者問題探討的結(jié)果產(chǎn)生，建議是：（1）目的落實會議交流的具體內(nèi)容并沉淀下來（2）流程整理會議的相關(guān)準備內(nèi)容和通知，特別是大型會議方面；針對例會型的需要對會議中交談的內(nèi)容詳 細整理岀

14、來，以及產(chǎn)生的會議決議。舉例：如季度會議，會前需要準備相關(guān)內(nèi)容有：會議主題、會議地點、參會人員、會議的概要內(nèi)容、 會議的時間安排；在會中記錄的不僅僅是達成的最終結(jié)果，還需要補充中間大家交流的內(nèi)容，這些 內(nèi)容是一種過程的產(chǎn)生和思路的反映，對日常工作幫助也是非常大的。3、內(nèi)部交流溝通方面KinSTiMfgn對于日常工作中需要交流溝通的內(nèi)容，需要有一個簡單的記錄，例如周例會或月度例會等，建議是:(1) 目的落實日常交流的內(nèi)容，并沉淀下來。(2) 流程盡可能以后通過知識管理平臺來完成，一是可以通過內(nèi)部流程來實現(xiàn)；二是可以直接通過文檔方式 來實現(xiàn)。第五部分：知識管理激勵制度知識在組織應(yīng)用時才能增加價值，

15、此激勵方案的制定，一是保證知識管理工作的順利開展，二是鼓勵和促 進全體員工積極進行知識積累、使用與共享，為自己的成長、提升以及為公司知識管理做岀的貢獻提供有力的佐 證；逐步形成“主動分享、主動學(xué)習(xí)”的學(xué)習(xí)驅(qū)動型企業(yè)文化。1、如何獲取積分或獎勵貢獻對象貢獻行為可獲獎勵說明與限制崗位SOP完成調(diào)研問卷獎勵提交人50積分按時提交調(diào)研問卷并且內(nèi)容完整、 詳細、滿足要求。接受電話訪談獎勵被訪人50積分接受訪談時間累積超過半小時，提 岀具有建設(shè)性的反饋。試行SOP提交反饋報告獎勵試行人50積分按照SOP內(nèi)容積極試行，按時提交 反饋報告，內(nèi)容詳細到位。更新SOP予以公開表揚按季度主動提交SOP更新意見和建

16、議。促進SOP進程予以公開表揚積極推進SOP各項任務(wù)的進程，帶 領(lǐng)團隊積極配合總部的工作，高效 高質(zhì)量完成任務(wù)。知識地圖提供K-Map文檔予以公開表揚能積極配合，按時提交文檔，配合 度高。更新K-Map文檔獎勵提醒人30積分主動提醒KM專員文檔的更新，并 按要求更新文檔。推薦K-Map文檔獎勵推薦人50積分主動提供有建設(shè)性、有價值的K-Map文檔，并能有效發(fā)布。案例集提供Case Study總結(jié)獎勵提供人60積分應(yīng)KM專員的要求，能按時提供案 例總結(jié)的詳細內(nèi)容。推薦案例及方法予以公開表揚主動推薦優(yōu)秀案例或最佳實踐、經(jīng) 驗，并能形成知識點、流程或方法。公司內(nèi)部講評估分數(shù)4.0,獎勵30以學(xué)員評估

17、分數(shù)為準Kin$TiMfg$n師進行授課積分；評估分數(shù) <4.0，獎勵25積分開發(fā)課件獎勵開發(fā)課件人100積分課件是指開發(fā)后經(jīng)過成功講授的課 件，內(nèi)容為通用管理類或?qū)I(yè)類等 培訓(xùn)部認可的課程。2、積分用途（間接獎勵）積分兌換方式使用范圍1積分=1RMB換取內(nèi)、外部培訓(xùn)課程，其中如果積分滿300分，經(jīng)公司允許的情況下， 可換取公司內(nèi)部跨級別、跨部門的培訓(xùn)課程。2積分=1RMB購買培訓(xùn)部推薦書籍100積分抵消1張黃牌200積分抵消1張紅牌抵消公司黃牌或紅牌3、團隊貢獻激勵方案（直接獎勵）以辦事處為單位，每季度進行一次評選，向獲取積分最多的辦事處授予“知識管理團隊貢獻獎”稱號，并 一次性獎勵500元的辦事處費用。