時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧概述

1、123小實(shí)驗(yàn)小實(shí)驗(yàn)道具：道具：鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，細(xì)沙一堆，水一罐。細(xì)沙一堆，水一罐。方法：方法：把以上物品裝進(jìn)鐵桶。把以上物品裝進(jìn)鐵桶。提問(wèn)：提問(wèn)：如果請(qǐng)你做這個(gè)實(shí)驗(yàn)，你將會(huì)按怎如果請(qǐng)你做這個(gè)實(shí)驗(yàn)，你將會(huì)按怎 樣的順序把以上物品裝進(jìn)鐵桶？樣的順序把以上物品裝進(jìn)鐵桶？41 1、員工職業(yè)生涯與時(shí)間管理、員工職業(yè)生涯與時(shí)間管理生命的有限性生命的有限性人最寶貴和稀缺的是什么人最寶貴和稀缺的是什么生命的價(jià)值觀生命的價(jià)值觀生命的價(jià)值和人生的意義生命的價(jià)值和人生的意義追求成功人生是每個(gè)人的夢(mèng)想追求成功人生是每個(gè)人的夢(mèng)想成功的原動(dòng)力來(lái)自心靈成功的原動(dòng)力來(lái)自心靈實(shí)現(xiàn)

2、理想取決于行動(dòng)力實(shí)現(xiàn)理想取決于行動(dòng)力個(gè)人職業(yè)設(shè)計(jì)與操作中的時(shí)間管理個(gè)人職業(yè)設(shè)計(jì)與操作中的時(shí)間管理52 2、人生的四個(gè)職業(yè)發(fā)展階段、人生的四個(gè)職業(yè)發(fā)展階段6666歲以上，當(dāng)退休臨近的時(shí)候歲以上，當(dāng)退休臨近的時(shí)候下降下降階段階段4545歲歲-65-65歲歲維持維持階段階段3030多歲和多歲和4040多歲之間的多歲之間的某個(gè)時(shí)段上某個(gè)時(shí)段上職業(yè)中期危機(jī)階段職業(yè)中期危機(jī)階段30-4030-40歲之間歲之間穩(wěn)定子階段穩(wěn)定子階段25-3025-30歲之間歲之間嘗試子階段嘗試子階段24-4424-44歲歲之之 間間確立確立階段階段1515歲歲-24-24歲之間歲之間探索探索階段階段具體說(shuō)明具體說(shuō)明不同不同階

3、段階段63 3、人生定位與選擇最佳職業(yè)、人生定位與選擇最佳職業(yè)性格性格/ /愛(ài)好愛(ài)好/ /能力能力/ /市場(chǎng)市場(chǎng)準(zhǔn)確定位提高人生價(jià)值是另一種時(shí)間節(jié)約準(zhǔn)確定位提高人生價(jià)值是另一種時(shí)間節(jié)約性格線性格線愛(ài)好線愛(ài)好線能力線能力線市場(chǎng)線市場(chǎng)線個(gè)人職個(gè)人職業(yè)選擇業(yè)選擇的范圍的范圍71 1、我們的問(wèn)題在哪里、我們的問(wèn)題在哪里透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)部分人的三個(gè)字特征部分人的三個(gè)字特征人治特征下的權(quán)力情結(jié)人治特征下的權(quán)力情結(jié)時(shí)間管理失序時(shí)間管理失序做事缺乏計(jì)劃性做事缺乏計(jì)劃性做事分不清主次做事分不清主次不善于說(shuō)不善于說(shuō)“不不”無(wú)法恰當(dāng)處理外部的打擾無(wú)法恰當(dāng)處理外部的打擾“茫?！薄懊γΑ薄懊っぁ?1 1、我

4、們的問(wèn)題在哪里、我們的問(wèn)題在哪里時(shí)間的浪費(fèi)時(shí)間的浪費(fèi)電話干擾，陪同煲粥電話干擾，陪同煲粥會(huì)而不議，議而不決會(huì)而不議，議而不決不速之客，禮節(jié)陪聊不速之客，禮節(jié)陪聊回復(fù)信件，斟字酌句回復(fù)信件，斟字酌句外部客觀的低效率，如：外部客觀的低效率，如：A A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等）、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等） B B、餐飲服務(wù)、餐飲服務(wù) C C、社會(huì)化程度、社會(huì)化程度91 1、我們的問(wèn)題在哪里、我們的問(wèn)題在哪里時(shí)間的浪費(fèi)時(shí)間的浪費(fèi)某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）（天）睡睡 眠眠 8.058.05小時(shí)小時(shí)用用 餐餐 1.311.31小時(shí)小時(shí)瑣瑣 事事 0.550.55小時(shí)小時(shí)工

5、工 作作 7.347.34小時(shí)小時(shí)交交 際際 0.390.39小時(shí)小時(shí) 休休 息息 0.450.45小時(shí)小時(shí)娛娛 樂(lè)樂(lè) 0.310.31小時(shí)小時(shí)上下班交通上下班交通 0.730.73小時(shí)小時(shí)讀書報(bào)雜志讀書報(bào)雜志 0.420.42小時(shí)小時(shí)處理家務(wù)事處理家務(wù)事 0.260.26小時(shí)小時(shí)興趣的工作興趣的工作 0.370.37小時(shí)小時(shí)音樂(lè)或電視音樂(lè)或電視 2.512.51小時(shí)小時(shí) 與朋友聊天與朋友聊天 1.111.11小時(shí)小時(shí)101 1、我們的問(wèn)題在哪里、我們的問(wèn)題在哪里時(shí)間陷井時(shí)間陷井情不自禁情不自禁過(guò)分客套過(guò)分客套例行公事例行公事猶豫不決猶豫不決漫不經(jīng)心漫不經(jīng)心碌碌無(wú)為碌碌無(wú)為 國(guó)外學(xué)者對(duì)某跨國(guó)公

6、司總部人員國(guó)外學(xué)者對(duì)某跨國(guó)公司總部人員的的跟蹤調(diào)查顯示：跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每管理人員平均每8分鐘被打擾一次；分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會(huì)議上的時(shí)間不少于會(huì)議上的時(shí)間不少于10小時(shí)；小時(shí)；行政管理人員每周會(huì)議行政管理人員每周會(huì)議20小時(shí)。小時(shí)。心理學(xué)家指出：心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時(shí)間為分鐘恢復(fù)思路平均時(shí)間為分鐘11日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查 “人們一般每人們一般每8 8 分鐘會(huì)收到分鐘會(huì)收到1 1 次打擾，每小時(shí)大約次打擾，每小時(shí)大約7 7次，次，即每天即每天50506060次。平均每次打擾大約是次。平均每次

7、打擾大約是5 5分鐘，總共每天分鐘，總共每天大約大約4 4小時(shí)，也就是小時(shí)，也就是50%50%。其中約。其中約3 3小時(shí)的打擾是沒(méi)有意義小時(shí)的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)或者極少有價(jià)值的。同時(shí) 人被打擾后重拾原來(lái)的思路至人被打擾后重拾原來(lái)的思路至少需要少需要3 3分鐘，每天就是分鐘，每天就是2.52.5小時(shí)。小時(shí)?！?根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為時(shí)間損失約為5.55.5小時(shí)，按小時(shí)，按8 8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的間的68.7%68.7%。 122 2、團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理的原則、團(tuán)

8、隊(duì)時(shí)間管理的原則時(shí)間進(jìn)度表制定原則時(shí)間進(jìn)度表制定原則實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間總比預(yù)計(jì)的長(zhǎng)實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間總比預(yù)計(jì)的長(zhǎng)突發(fā)性事件應(yīng)付原則突發(fā)性事件應(yīng)付原則為突發(fā)事件預(yù)留處理時(shí)間為突發(fā)事件預(yù)留處理時(shí)間日常性事務(wù)維護(hù)原則日常性事務(wù)維護(hù)原則做好數(shù)據(jù)庫(kù)清理與更新等基礎(chǔ)工作做好數(shù)據(jù)庫(kù)清理與更新等基礎(chǔ)工作時(shí)間被占用說(shuō)不原則時(shí)間被占用說(shuō)不原則過(guò)度熱心腸者的良藥過(guò)度熱心腸者的良藥133 3、走出觀念上的誤區(qū)、走出觀念上的誤區(qū)高效率就是高效益高效率就是高效益快就一定好嗎？快就一定好嗎？方向錯(cuò)誤和方法不當(dāng)方向錯(cuò)誤和方法不當(dāng)鑒別問(wèn)題比進(jìn)一步解決問(wèn)題容易鑒別問(wèn)題比進(jìn)一步解決問(wèn)題容易想明白了再行動(dòng)想明白了再行動(dòng)144 4、時(shí)間管理的

9、八大法寶、時(shí)間管理的八大法寶工作環(huán)境工作環(huán)境“”準(zhǔn)備工準(zhǔn)備工作作工作的計(jì)劃性工作的計(jì)劃性目標(biāo)管理目標(biāo)管理分清工作輕重緩急分清工作輕重緩急優(yōu)先級(jí)優(yōu)先級(jí)并行串行的兼顧性并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學(xué)統(tǒng)籌學(xué)學(xué)會(huì)說(shuō)學(xué)會(huì)說(shuō)“不不” 拒絕的學(xué)拒絕的學(xué)問(wèn)問(wèn)15案例案例：華為的時(shí)間管理：華為的時(shí)間管理韻律原則韻律原則“韻律原則韻律原則”包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體方法如：對(duì)于無(wú)意一是保持自己的韻律，具體方法如：對(duì)于無(wú)意義的打擾電話要學(xué)會(huì)禮貌地掛斷，要多用打擾義的打擾電話要學(xué)會(huì)禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如性不強(qiáng)的溝通方式（如e-maile-mail），要適當(dāng)?shù)呐c），要適

10、當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來(lái)自上司地打擾等；上司溝通減少來(lái)自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。不要唐突拜訪對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。 161 1、提高你的時(shí)間管理技能、提高你的時(shí)間管理技能做個(gè)時(shí)間管理的高手做個(gè)時(shí)間管理的高手有效地計(jì)劃與安排自己的時(shí)間有效地計(jì)劃與安排自己的時(shí)間找到節(jié)約時(shí)間的措施找到節(jié)約時(shí)間的措施學(xué)會(huì)積零成整學(xué)會(huì)積零成整提高提高“復(fù)種復(fù)種”指數(shù)指數(shù)應(yīng)付意外事件應(yīng)付意外事件172 2、應(yīng)該記住的、應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條實(shí)用方法準(zhǔn)備之一：長(zhǎng)期準(zhǔn)備（準(zhǔn)備之一：長(zhǎng)期準(zhǔn)備（4 4）購(gòu)買工具

11、書購(gòu)買工具書/ /增加知識(shí)儲(chǔ)備增加知識(shí)儲(chǔ)備/ /提高能力提高能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣 凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。182 2、應(yīng)該記住的、應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條實(shí)用方法準(zhǔn)備之二：臨時(shí)準(zhǔn)備（準(zhǔn)備之二：臨時(shí)準(zhǔn)備（5 5）明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序?qū)⑾嚓P(guān)的工作列在一起將相關(guān)的工作列在一起把工作計(jì)劃放到隨時(shí)可見(jiàn)的地方把工作計(jì)劃放到隨時(shí)可見(jiàn)的地方每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘做好正式工作前的準(zhǔn)備工作做

12、好正式工作前的準(zhǔn)備工作192 2、應(yīng)該記住的、應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條實(shí)用方法要培養(yǎng)的好習(xí)慣（要培養(yǎng)的好習(xí)慣（6 6）利用各種裝備如電話利用各種裝備如電話/ /信件等節(jié)省時(shí)間信件等節(jié)省時(shí)間把最困難的事放在效率最高的時(shí)候把最困難的事放在效率最高的時(shí)候利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù)利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù)午餐或下班前開會(huì)效率最高午餐或下班前開會(huì)效率最高/ /避免上午開會(huì)避免上午開會(huì)休息片刻休息片刻/ /伸個(gè)懶腰伸個(gè)懶腰/ /沖杯咖啡沖杯咖啡/ /茶茶/ /其他飲料其他飲料每晚沉思片刻每晚沉思片刻/ /回顧與總結(jié)回顧與總結(jié)202 2、應(yīng)該記住的、應(yīng)該記住的2020條實(shí)用方法條實(shí)用方法與外部產(chǎn)生聯(lián)

13、系時(shí)的應(yīng)變能力（與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力（4 4）站著接待一向健談的來(lái)訪者站著接待一向健談的來(lái)訪者從不主動(dòng)閑聊從不主動(dòng)閑聊/ /盡量回避來(lái)閑聊者盡量回避來(lái)閑聊者管理電話：主動(dòng)撥號(hào)管理電話：主動(dòng)撥號(hào)/ /與被動(dòng)接聽與被動(dòng)接聽如遇瑣事纏身能快速擺脫如遇瑣事纏身能快速擺脫3 3、秘書人員的時(shí)間管理、秘書人員的時(shí)間管理認(rèn)清自己的角色和職責(zé)認(rèn)清自己的角色和職責(zé)21工作環(huán)境工作環(huán)境“”白領(lǐng)階層的辦公室白領(lǐng)階層的辦公室“”1.1. 工作計(jì)劃表工作計(jì)劃表2.2. 常用文件及工具書常用文件及工具書3.3. 柜子及辦公室桌清理柜子及辦公室桌清理4.4. 相關(guān)人員通訊錄相關(guān)人員通訊錄5.5. 事件記錄本事件記錄本

14、221 1、“8080、2020”法則法則運(yùn)用運(yùn)用先做最重要的事情先做最重要的事情 你知道你知道圓的面積占圓的面積占正方形面積正方形面積的多少嗎？的多少嗎？ 你知道去掉你知道去掉圓的面積正方圓的面積正方形面積還剩下形面積還剩下多少嗎？多少嗎？結(jié)論：結(jié)論：做重要的少數(shù)事情做重要的少數(shù)事情23 請(qǐng)運(yùn)用請(qǐng)運(yùn)用“8080、2020”法則，找出自己法則，找出自己日常工作任務(wù)中重要的日常工作任務(wù)中重要的20%20%。個(gè)人模式：個(gè)人模式：自發(fā)回憶法自發(fā)回憶法團(tuán)隊(duì)模式：團(tuán)隊(duì)模式：頭腦風(fēng)暴法頭腦風(fēng)暴法現(xiàn)場(chǎng)思考：現(xiàn)場(chǎng)思考：242 2、工作優(yōu)先級(jí)綜合分析、工作優(yōu)先級(jí)綜合分析 四象限坐標(biāo)圖四象限坐標(biāo)圖重要度緊迫性A

15、重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫25請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作：請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作：緊急緊急不緊急不緊急重重要要A（碎石型的事務(wù)）（碎石型的事務(wù)）l危機(jī)危機(jī)l急迫的問(wèn)題急迫的問(wèn)題l有期限壓力的計(jì)劃有期限壓力的計(jì)劃B（石塊型的事務(wù)）（石塊型的事務(wù)）l發(fā)掘新機(jī)會(huì)發(fā)掘新機(jī)會(huì)l規(guī)劃規(guī)劃l改進(jìn)產(chǎn)能改進(jìn)產(chǎn)能l建立伙伴關(guān)系建立伙伴關(guān)系l防患于未然防患于未然不不重重要要C（細(xì)沙型的事務(wù)）（細(xì)沙型的事務(wù)）l不速之客的接待不速之客的接待l某些信件、文件、電話的處理某些信件、文件、電話的處理l某些會(huì)議的出席某些會(huì)議的出席l某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)D（

16、水型的事務(wù)）（水型的事務(wù)）l一些可做可不做的雜事一些可做可不做的雜事l一些不必要的應(yīng)酬一些不必要的應(yīng)酬l有趣的活動(dòng)有趣的活動(dòng)26案例分析 一天下午，一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)，由于晚上要給他女朋友過(guò)生日，的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)，由于晚上要給他女朋友過(guò)生日，心理在盤算這件事。突然收到手機(jī)短信，兩個(gè)同學(xué)從外地心理在盤算這件事。突然收到手機(jī)短信，兩個(gè)同學(xué)從外地出差來(lái)此，約李華晚上參加校友聚會(huì)。這時(shí)主持人宣布，出差來(lái)此，約李華晚上參加校友聚會(huì)。這時(shí)主持人宣布，由于這次會(huì)議時(shí)間緊，請(qǐng)全體與會(huì)人員晚上要參加分組討由于這次會(huì)議時(shí)間緊

17、，請(qǐng)全體與會(huì)人員晚上要參加分組討論。剛一散會(huì)，五金車間的一名班長(zhǎng)滿頭大汗跑進(jìn)會(huì)場(chǎng)，論。剛一散會(huì)，五金車間的一名班長(zhǎng)滿頭大汗跑進(jìn)會(huì)場(chǎng)，拉著李華就往外走，原來(lái)幾名工人與運(yùn)輸部門的幾個(gè)搬運(yùn)拉著李華就往外走，原來(lái)幾名工人與運(yùn)輸部門的幾個(gè)搬運(yùn)工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來(lái)了，車間主任和在場(chǎng)的保安制工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來(lái)了，車間主任和在場(chǎng)的保安制止不了，因此派一個(gè)班長(zhǎng)來(lái)找李經(jīng)理。止不了，因此派一個(gè)班長(zhǎng)來(lái)找李經(jīng)理。 假如你是李華，此時(shí)此刻你該怎么辦？假如你是李華，此時(shí)此刻你該怎么辦？271 1、并行工作模式、并行工作模式什么情況下能并行工作什么情況下能并行工作舉例舉例ABCD 走訪客戶去甲城市走訪客戶去甲城市

18、順便采購(gòu)某機(jī)器配件順便采購(gòu)某機(jī)器配件 把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處和在該城市工作的同學(xué)聚餐和在該城市工作的同學(xué)聚餐公私兼顧公私兼顧一次搞掂一次搞掂282 2、串行工作模式、串行工作模式什么情況下必須串行工作什么情況下必須串行工作舉例舉例ABCD主要領(lǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)不到導(dǎo)不到場(chǎng)會(huì)議場(chǎng)會(huì)議不能開不能開要充分考慮工作的連續(xù)性要充分考慮工作的連續(xù)性會(huì)議沒(méi)會(huì)議沒(méi)結(jié)束形結(jié)束形不成工不成工作決議作決議決議沒(méi)決議沒(méi)有下達(dá)有下達(dá)工作無(wú)工作無(wú)法開展法開展工作尚工作尚未結(jié)束未結(jié)束無(wú)法進(jìn)無(wú)法進(jìn)行考核行考核293 3、并行串行如何兼顧、并行串行如何兼顧學(xué)一點(diǎn)統(tǒng)籌學(xué)學(xué)一點(diǎn)統(tǒng)籌學(xué)ABCD 走訪客戶去甲城市走訪

19、客戶去甲城市 順便采購(gòu)某機(jī)器配件順便采購(gòu)某機(jī)器配件 把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處 和在該城市工作的同學(xué)聚餐和在該城市工作的同學(xué)聚餐公私兼顧公私兼顧一次搞掂一次搞掂請(qǐng)問(wèn)請(qǐng)問(wèn)：A A、B B、C C、DD如何排列？如何排列？30 陳明宇是一名大專生，在某公司擔(dān)任辦公室行政助理，雜務(wù)陳明宇是一名大專生，在某公司擔(dān)任辦公室行政助理，雜務(wù)事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事：事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事： A A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜；、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜； B B、到市工商局辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照地址變更的相關(guān)手續(xù)；、到市工商局辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照地址變更的相關(guān)手續(xù)； C C、擬寫一份國(guó)慶節(jié)放假以及安全注意事項(xiàng)的通知；、擬寫一份國(guó)慶節(jié)放假以及安全注意事項(xiàng)的通知； D D、協(xié)助業(yè)務(wù)部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務(wù)員王笑天談話；、協(xié)助業(yè)務(wù)部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務(wù)員王笑天談話； E E、復(fù)印機(jī)故障需聯(lián)系售后服務(wù)單位前來(lái)