采購業(yè)務(wù)流程及管理制度

1、1 / 5文檔可自由編輯采購業(yè)務(wù)流程及管理制度（試行）總 則第一條為了滿足公司飛速發(fā)展的需要，為了加強(qiáng)對(duì)本公司物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，特制定此制度。第二條 采購部職責(zé)劃分（一）生產(chǎn)原材料采購。（二）生產(chǎn)設(shè)備、備品備件采購（三）日常辦公用品采購。（四）餐廳菜品及廚房用品采購（列入廚房管理制度 ） 。第三條 采購方式一般情況，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：（一）集中或大宗物資計(jì)劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購較為有利，采購前，倉管員依計(jì)劃（根據(jù)實(shí)際庫存量）提出請(qǐng)購，采購部門集中辦理采購。（二）未經(jīng)總經(jīng)理同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原輔材料供應(yīng)商；如有更適合供應(yīng)商而需要替換

2、原供應(yīng)商的，采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料，獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可變更。（三）詢價(jià)、議價(jià)結(jié)束后，需總經(jīng)理同意方可定價(jià)，否則公司不予認(rèn)可價(jià)格；由此引起后果由責(zé)任人負(fù)全責(zé)。（四）定價(jià)結(jié)束后，采購部應(yīng)建立供應(yīng)商臺(tái)賬，定期維護(hù)長期或固定供應(yīng)商。（五） 采購合同簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負(fù)責(zé)，否則視為無效。2 / 5文檔可自由編輯第四條 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)（一）經(jīng)辦人員應(yīng)對(duì)廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后，以電話或其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價(jià)。（二）凡是最低采購量超過請(qǐng)購量的，采購經(jīng)辦人員在議價(jià)后，應(yīng)在請(qǐng)購單中注明，經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后上報(bào)。（三）采購經(jīng)辦人員接到“采購申請(qǐng)單”后應(yīng)依采購材料使

3、用時(shí)間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，對(duì)于大宗物資需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品的書面比價(jià)，經(jīng)分析后進(jìn)行議價(jià)，議價(jià)結(jié)果上報(bào)總經(jīng)理。（四）采購部接到請(qǐng)購部門（生產(chǎn)部、綜合辦、機(jī)電維修部）以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況，應(yīng)立即進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。第五條 請(qǐng)購與采購（一）使用部門材料請(qǐng)購實(shí)行周計(jì)劃提報(bào)，根據(jù)本部門實(shí)際物資需求情況，填寫請(qǐng)購單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、使用日期等（如有實(shí)物樣品請(qǐng)?zhí)峁?shí)物），于當(dāng)日交給倉庫審核 , 倉庫審核完成后由倉管員于當(dāng)日提報(bào)至采購部（請(qǐng)購單應(yīng)有部門經(jīng)理簽字），如因單據(jù)提報(bào)影響公司正常生產(chǎn)

4、運(yùn)營的，給予相關(guān)責(zé)任人 50 元處罰，造成嚴(yán)重?fù)p失的，按照實(shí)際情況進(jìn)行處罰。（二） 采購部收到使用部門提交的請(qǐng)購單時(shí)，審核后如確有必要購買，由采購經(jīng)理簽字， 再請(qǐng)總經(jīng)理予以批示。 采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“采購申請(qǐng)單”后，應(yīng)按照上述總則操作，貨比三家，選擇出合適的3 / 5文檔可自由編輯供應(yīng)商后，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期。（三） 采購單一式 3 份，一聯(lián)采購部門留存，一聯(lián)交給財(cái)務(wù)（采購員核銷時(shí)） , 另一聯(lián)交給倉管員（以備驗(yàn)收） 。第六條 驗(yàn)收與入庫（一）采購物資到貨后， 采購員要及時(shí)組織倉庫管理員進(jìn)行入庫前的清點(diǎn)驗(yàn)收，驗(yàn)收過程中應(yīng)首先比較所收物資與請(qǐng)購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)

5、量、單價(jià)是否相符，然后檢查物資有無損壞、使用性能優(yōu)劣。（設(shè)備相關(guān)合格證由綜合辦管理，其他使用說明書等相關(guān)資料由機(jī)電維修管理），驗(yàn)收部門的人員應(yīng)對(duì)已收物資編制一式兩聯(lián)、事先編號(hào)的驗(yàn)收單進(jìn)行簽字， 作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)物資的依據(jù)， 第一聯(lián)本部門留存，第二聯(lián)交給倉管員。（二）倉管員根據(jù)進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告結(jié)果（主要是驗(yàn)收單）對(duì)合格貨品進(jìn)行入庫，入庫單必須通過采購、倉管員簽字。不合格品由相關(guān)采購辦理退貨事宜。入庫單一式三份， 第一聯(lián)本部門留存， 第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)，第三聯(lián)交給采購。第七條 付款與核算（一）預(yù)付款采購1、按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由采購員提供采購申請(qǐng)單、合同復(fù)印件、付款通知書 (注明付款事由、付款金額、

6、對(duì)方單位名稱、開戶銀行及賬號(hào) )， 辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后 ( 付款通知書須由總經(jīng)理簽字)，交公司財(cái)務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。2、貨物及發(fā)票已到，驗(yàn)收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對(duì)無誤4 / 5文檔可自由編輯后，采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)（采購申請(qǐng)單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同） ，財(cái)務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)做賬。（二）現(xiàn)款采購采購員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財(cái)務(wù)部借款，采購回來后， 采購員持購貨發(fā)票到倉庫辦理入庫手續(xù)，由采購部、倉庫保管員驗(yàn)收，并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價(jià)、金額、用途、簽字） 。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù) （采購申

7、請(qǐng)單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財(cái)務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦理報(bào)銷手續(xù)。（三）后付款采購采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù) （采購申請(qǐng)單、入庫單、購貨發(fā)票、購貨合同），財(cái)務(wù)部審核后由總經(jīng)理簽字。 供應(yīng)商需要結(jié)款時(shí)，由財(cái)務(wù)將款項(xiàng)匯出。（四）貨物已到發(fā)票未到， 驗(yàn)收合格并與購貨合同核對(duì)無誤后，如供貨方要求并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)， 可憑付款通知書支付不超過貨物總價(jià)值 80% 的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購貨款。采購業(yè)務(wù)完畢后， 財(cái)務(wù)部門要催促采購員及時(shí)結(jié)清購貨結(jié)余款，不留“尾巴”（ 注：特殊情況下，根據(jù)實(shí)際情況可酌情進(jìn)行付款處理 ） 。（五）物資采購必須取得發(fā)票方可報(bào)銷，如無特殊情況，發(fā)票應(yīng)是增值稅專用發(fā)票； 對(duì)于小件物資或者非常用的單件物