大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理策略分析

1、    大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理策略分析    付浩摘 要：檔案管理可謂是關(guān)系到每一個公民的切身利益，因此是非常重要的事項，做好檔案管理和檔案儲存工作是我國的基礎(chǔ)性保障。本文將針對大數(shù)據(jù)時代的背景，分析探討檔案管理工作的方式方法，對今后一個時期的檔案管理工作提供參考價值。關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 方略信息技術(shù)廣泛發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)時代普及到各行各業(yè)，作為檔案管理這一領(lǐng)域，也被信息技術(shù)所影響，為了適應(yīng)新的時代背景，檔案管理呈現(xiàn)出全新的工作方略。一 現(xiàn)階段我國檔案管理工作中存在問題：1 檔案管理模式相對落后現(xiàn)階段，我國檔案管理工作中大多還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管

2、理方式，不僅耗費人力、物力，同時在檔案的查詢、整理方面也非常的不便。即使有些單位也建立了電子檔案，但是也僅僅局限于對檔案的查詢、調(diào)取方面，對于數(shù)據(jù)的整理以及分析方面還是遠遠不夠。2 缺乏必要的軟硬件設(shè)施支持俗話說“巧婦難為無米炊”，信息時代下，檔案管理工作只有具備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，才能做到信息的有效整理和分析，才能與時俱進，在信息時代促進檔案管理工作的發(fā)展。如今，我國檔案管理工作相較于國外而言，軟硬件設(shè)施支持明顯不足，設(shè)施技術(shù)含量較低，使得檔案管理工作方式還較為傳統(tǒng)。3 缺乏對檔案的系統(tǒng)管理檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平，如若檔案過少，則無法體現(xiàn)檔案管理工作的真正作用，如若檔案過多但

3、是缺乏系統(tǒng)的管理，則檔案管理工作的不足和弊端將嚴(yán)重阻礙檔案管理工作水平的提升。如今，我國的檔案數(shù)量繁多，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無章，無法信息時代對檔案信息的精細化要求。二、檔案管理在大數(shù)據(jù)時代背景下面臨的機遇在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，但是大數(shù)據(jù)時代又給檔案管理工作帶來了諸多機遇，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：1.便捷了檔案的存貯工作。如今，很多政府部門、事業(yè)單位、企業(yè)等地，越來越多的人事檔案給他們的管理工作帶來挑戰(zhàn)，不斷增長的檔案數(shù)量以及有限的存儲空間，使很多單位不得不將古老陳舊的檔案數(shù)據(jù)進行銷毀處理，但是大量的珍貴資料一旦銷毀將無法復(fù)原，這

4、無疑給單位帶來一定的損失。面對檔案管理的存貯問題，大數(shù)據(jù)時代的到來就顯示出在存貯方面的顯著優(yōu)勢?？梢岳脭?shù)據(jù)技術(shù)，將檔案信息電子化，這樣可以節(jié)約空間，并且方便查閱，即使檔案資料很古老，但在龐大的電子空間面前，這些數(shù)據(jù)資料可以保存完好，有效保證了單位檔案的完整性。2.方便快捷的檔案應(yīng)用優(yōu)勢顯著。過去的檔案管理，大多采取的是紙質(zhì)和電子相結(jié)合的檔案管理方式，這樣的管理方式通常較為被動，一旦要利用檔案中的某些內(nèi)容時，需要耗費大量的時間和精力去翻閱查找或搜索，這些工作也很難調(diào)動起從業(yè)人員的工作積極性。但是大數(shù)據(jù)時代的到來，大規(guī)模的數(shù)據(jù)被存儲到相關(guān)的軟件中，這些軟件并不是簡單的存儲數(shù)據(jù)，而是對這些數(shù)據(jù)進行

5、分析和計算，幫助人們提取所需信息，并從中挖掘相關(guān)的有效信息，在對大量古老檔案數(shù)據(jù)進行提取再利用時，這樣的信息處理技術(shù)可以發(fā)揮檔案的有效價值。三、優(yōu)化和提高檔案管理工作的對策面對大數(shù)據(jù)時代到來的外在環(huán)境，對檔案管理工作來說，既是機遇，又是挑戰(zhàn)，因此應(yīng)當(dāng)針對這樣的外在環(huán)境不斷優(yōu)化和提高現(xiàn)代檔案管理工作的水平，筆者認(rèn)為可以重點從如下幾個方面開展工作：3.1提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。大數(shù)據(jù)時代的到來，作為檔案管理的從業(yè)人員，應(yīng)當(dāng)不斷更新觀念，以迎合時代發(fā)展的需要，應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，首先扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的檔案管理觀念，開始掌握大數(shù)據(jù)時代背景下應(yīng)當(dāng)具備的專業(yè)技能，在過去的傳統(tǒng)檔案管理

6、工作中解放雙手，逐步引進具有先進的檔案管理理念的專業(yè)人才，提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)，這是針對大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)的積極應(yīng)對措施。1.將先進技術(shù)引進檔案管理工作中。為了使檔案管理工作與當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時代背景相結(jié)合，就必須將涉及到檔案管理工作的技術(shù)引進到檔案管理的實際操作中來。無論是政府機關(guān)還是事業(yè)單位，亦或是企業(yè)，檔案管理工作都應(yīng)當(dāng)主動謀求與大數(shù)據(jù)公司合作，針對單位的實際研發(fā)符合自身情況的檔案管理技術(shù)和工具，由于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作需要多方合作才能完成，不是一臺電腦就能完成相關(guān)工作的，因此要想使單位的檔案管理工作運用現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)技術(shù)，就勢必需要采用多種技術(shù)手段，將虛擬技術(shù)、云存儲

7、等相結(jié)合。2.檔案管理監(jiān)管制度的建設(shè)。大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作既有機遇又有挑戰(zhàn)。面對大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作，更加開放和多樣的信息也給檔案管理工作的安全性產(chǎn)生危機。因此，在實行大數(shù)據(jù)時代時，檔案管理的監(jiān)管制度應(yīng)當(dāng)進一步加強，嚴(yán)格相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)入制度，并對各類檔案信息加強監(jiān)管，實行檔案數(shù)據(jù)的保護措施，防止因為操作不當(dāng)，引起的檔案信息泄露，或不法分子利用系統(tǒng)漏洞入侵檔案管理系統(tǒng)，盜取相關(guān)信息。在加強對檔案管理監(jiān)管的同時，可以降低檔案信息丟失的風(fēng)險，使檔案信息的相關(guān)數(shù)據(jù)安全性得到保障。除此之外，還應(yīng)當(dāng)加強政府部門及相關(guān)單位對檔案信息安全性的重視程度，加大對大數(shù)據(jù)時代建立現(xiàn)代化的檔案管理工作的資金投入，利用更先進的技術(shù)和專業(yè)人員，定期維護和更新檔案管理工作的技術(shù)，這也是提高檔案管理工作安全性的有效舉措。四、結(jié)語綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來為高校檔案管理工作提供了新的發(fā)展契機，檔案管理部門應(yīng)該充分抓住機會，不斷進行工作創(chuàng)新，以發(fā)揮出自身工作的實際價值與意義。文中很多觀點都是編者的個人淺見，在大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理模式的變革方面還有更多的方法需要相關(guān)工作者在實踐中不斷去發(fā)現(xiàn)。參考文獻：1 李小晨. 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討j. 云南檔案，2013，06：48-50.2 洪亮. 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討j. 辦公室業(yè)