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文檔簡介
1、編制審核批準日期日期日期文件使用部門部門簽收部門簽收財務(wù)部采購部生產(chǎn)部品質(zhì)部研發(fā)部倉庫人力資源部銷售部文 件 修 訂 記 錄日期修改類型版本修改原因修改內(nèi)容修改人批準人1 目的:通過對質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和資料進行控制,確保各類文件的使用處于有效版本,保證與質(zhì)量體系有關(guān)的所有文件處于受控狀態(tài)。2范圍:適用于本公司與質(zhì)量體系有關(guān)的所有文件和資料的控制及管理。3 職責:3.1人力資源部/文控負責公司所有與質(zhì)量體系有關(guān)的文件管理、分類、編號、發(fā)放、回收、銷毀、體系文件原稿的保存。3.2 相關(guān)部門負責文件的使用、維護及保存等。4程序:4.1 文件的編制與審批4.1.1各類文件的日期書寫統(tǒng)一按年月日的
2、順序書寫。書寫方式為:2011-1-16或2011.1.164.1.2 所有受控文件不能隨意涂改,增刪工作內(nèi)容。4.1.3 文件審批權(quán)一覽表:4.1.4文件審批權(quán)責一覽表執(zhí)行,相關(guān)責任人需在2個工作日之內(nèi)將會審意見回復(fù)編制部門,如無回復(fù),則視為同意, 編制部門根據(jù)各部門的會審意見溝通后定稿。定稿后由編制部門負責打印,填寫文件審批單,相關(guān)部門負責人會簽確認后,再交人力資源部發(fā)行序號文件階層文件類型編 制審 核批 準備 注1一階質(zhì)量管理手冊(qm)管理者代表副總總經(jīng)理2二階程序文件(qp)各部門經(jīng)理管理者代表副總3三階作業(yè)指導書/檢驗標準/管理制度等規(guī)范性文件(wi)各部門組員/工程師 部門經(jīng)理
3、部門經(jīng)理/總工4四階表格(fm)各部門組員/工程師各部門經(jīng)理各部門經(jīng)理4.2 文件編號原則:文件類別(qm為質(zhì)量手冊)pptqm4.2.1 質(zhì)量手冊編號原則:公司代碼qp 4.2.2 程序文件編號原則:001流水號程序文件 se4.2.3 工作文件編號原則:(部門代號請參閱4.2.6部門代號一覽表):001wi流水號文件類別(wi為作業(yè)指導書)部門代號(se為銷售部)4.2.4 質(zhì)量記錄編號原則:流水號001sefm部門代號(se為銷售部)表格4.2.5 外來文件及表格編號原則:采用原始編號和版本4.2.6 部門代號一覽表: (所有文件、表格以拼音部門代號編碼)部門部門代號部門部門代號部門部門
4、代號銷售部se財務(wù)部fd研發(fā)部rd 采購部pu生產(chǎn)部pd倉庫st品質(zhì)部qa文控dcc人力資源部hr總經(jīng)辦mg4.2.8 各部門文件受控號一覽表區(qū)域受控號區(qū)域受控號區(qū)域受控號產(chǎn)品開發(fā)部01銷售部06品質(zhì)部02生產(chǎn)部07采購部03倉庫08人力資源部04財務(wù)部054.3 文件的發(fā)放4.3.1各級文件由人力資源部按批準人批準的文件審批單發(fā)放,文件編制部門在確定文件發(fā)放部門及份數(shù)時,要考慮相關(guān)部門在使用處均能獲得適用文件。4.3.2文件發(fā)放前由各部門打印原件,申請人填寫文件審批單,經(jīng)相關(guān)人員批準后交人力資源部,并同時將文件電子檔案e-mail給人力資源部,人力資源部收到打印原件及電子檔案文件后依文件審批
5、單發(fā)放,相關(guān)部門簽收。4.3.3 發(fā)放的文件分“受控文件”和“非受控文件”兩種?!笆芸亍蔽募钢苯佑糜谥笇Ъ庸ず头?wù)或影響系統(tǒng)運作的文件;如:外來文件、質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指導書類文件?!胺鞘芸匚募敝覆粫馨姹靖目刂频奈募?不需回收及更新,只作參考,不做管控,也不能作為工作指導的依據(jù)。4.3.4受控文件有兩種發(fā)放方式,一種為白紙復(fù)印發(fā)放,另一種為網(wǎng)上共享。白紙復(fù)印件由人事行政部加蓋紅色的“受控”章。4.3.5 所有指導生產(chǎn)制造過程的信息,相關(guān)責任部門在發(fā)放郵件的同時必須將其內(nèi)容轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)部標準格式文件,并受控發(fā)放(e-mail只作信息傳遞,為臨時指示文件)。網(wǎng)上共享由人力資源部將電子
6、檔案文件存服務(wù)器相應(yīng)文件夾內(nèi)。4.3.6 網(wǎng)上共享的受控文件僅供各部門從網(wǎng)上查閱,不可打印出來作為生產(chǎn)現(xiàn)場的受控文件使用。4.3.7 申請內(nèi)部使用的參考文件由人力資源部視實際需要發(fā)放。所有非受控文件由人力資源部加蓋藍色的“非受控文件”印章后發(fā)放,不予登記。4.3.8 有關(guān)部門需申請補發(fā)其它部門制作的受控文件時,需填寫文件審批單經(jīng)本部門經(jīng)理審核后,人力資源部批準后再按文件審批單發(fā)放,文件發(fā)放批準按4.1.2文件審批權(quán)限執(zhí)行。4.4 受控文件的修改4.4.1相關(guān)人員認為受控文件存在不合理或條件發(fā)生變化時,及時反饋給文件編制人員。所有修改、審核、會審及批準按4.1.2執(zhí)行。4.4.2現(xiàn)場作業(yè)指導書需
7、更改時,原則上由原編制人修改,原編制人員不在職時由相關(guān)人員修改,填寫文件審批單后,將修改主要內(nèi)容或項目填寫于“文件摘要”欄內(nèi),修改內(nèi)容較多時可以采用附頁形式。經(jīng)相關(guān)責任人審批后,方可進行換頁,同受控文件發(fā)放流程。4.4.3為便于識別新修訂的文件內(nèi)容及狀態(tài),當次文件修訂處用下劃線標注清楚 (工作崗位說明書、組織架構(gòu)圖及表格類、圖形類的文件除外)。4.4.4 每份文件首頁建立文件修訂履歷表,編制部門應(yīng)簡略將修訂的內(nèi)容填入表內(nèi)。當修訂內(nèi)容較多不便于填入表格內(nèi)時,應(yīng)注冊修訂的條款序號。4.4.5修改后文件的發(fā)放依4.2執(zhí)行。4.5文件的版次4.5.1質(zhì)量手冊的原始版本為a0,如修改某一頁,則該頁版本為
8、a1,累計修改10次后,整份手冊收回,換為b0版,依次類推。4.5.2程序文件及三級文件、附件的版本號由1位英文字母和1位數(shù)字構(gòu)成,即xy(版本號,修訂號)。例如:a0表示原版文件,a1表示第一次修改,依次類推。程序文件及三級文件、附件修改累計超過10次,應(yīng)當換為b0版。版本號改變前后文件名稱須保持一致。文件一次修訂之內(nèi)容較多時或者程序發(fā)生重大變化時,文件需進行版本變更,換為b0版。4.6 受控文件的作廢及回收處理 4.6.1文件編制部門每季度第一個月對所負責的受控文件進行實用性檢討,不需使用的文件由文件制作部門列出清單,提出作廢申請,經(jīng)部門負責人批準后交人力資源部處理。 4.6.2 凡有新版
9、文件發(fā)放時,使用單位必須及時回收所有舊版文件(各部門由文件管理人員負責將新版文件取代舊版,將舊版文件回收,暫時隔離存放,每周統(tǒng)一回交人力資源部處理。若因舊版文件未及時回收以致現(xiàn)場作業(yè)錯誤,各部門經(jīng)理需承擔相應(yīng)責任。4.6.3 由各部門回收退人力資源部作廢的白紙復(fù)印受控文件,由人力資源部核對后,并建立作廢文件回收清單保存?zhèn)洳?,作廢文件交人力資源部處理。網(wǎng)上共享的受控文件各部門不需回收,由人力資源部從服務(wù)器相應(yīng)文件夾內(nèi)刪除。4.6.4 所有回收的作廢文件的復(fù)印件,由人力資源部派人加蓋“作廢”章作為再生紙使用。4.6.5 所有作廢文件原件由人力資源部加蓋藍色“作廢”章后保存,并在文件存檔登記表上登記
10、。4.5.6 各類作廢文件原件人力資源部至少須保存以下年限,達到以下年限時,人力資源部可作不保存處理,各類作廢文件原件的保存期限如下表:(特殊文件例外)文 件 類 型保存期限 文 件 類 型保存期限手冊、長期工作文件2年程序文件3年作廢表格原件1年4.7 受控文件的管理4.7.1 所有受控文件原件由人力資源部保存,并在原件的背面右下角蓋上“文件正本”章以鑒別。4.7.2當各部門收到分發(fā)的受控文件后,必須在文件審批單接收人欄內(nèi)簽名確認。4.7.3人力資源部將各類受控文件目錄在網(wǎng)絡(luò)上共享,各部門不定期核對,以保證使用的文件為最新版本。4.8 文件的會審4.8.1文件新制或修訂時的會審:程序文件及跨
11、部門作業(yè)指導書新制或修訂時,由制作部門將初稿以e-mail形式發(fā)相關(guān)部門人員會審,相關(guān)部門會審依。4.8.2若有流程大變更或涉及體系整合時,編制部門可視情況安排會議集中會審。4.9 外來文件的控制4.9.1 外來文件是指各職能部門收到的非本公司提供的與產(chǎn)品有關(guān)的外來文件和資料,包括與產(chǎn)品有關(guān)的法律、法規(guī)、顧客提供的圖紙、產(chǎn)品標準等。4.9.2與產(chǎn)品和服務(wù)有關(guān)的外來文件由各職能部門接收識別,為管控的文件交人事行政部,由人力資源部編號后交文件歸口部門審核、批準,發(fā)放程序與其它受控文件相同。各部門的文員需自行先復(fù)印,原件由人力資源部登錄歸檔,復(fù)印件發(fā)放至相關(guān)部門,同時在外來文件目錄表上登記。4.10
12、外發(fā)文件的控制4.10.1當外部機構(gòu)有需公司內(nèi)部的受控文件外發(fā)時,質(zhì)量手冊和程序文件由總經(jīng)理批準后方可外發(fā),其余受控文件必須由管理者代表批準方可外發(fā)。4.10.2 外發(fā)的受控文件由文件編制部門填寫文件審批單,由人事行政部加蓋“參考文件”章, 經(jīng)部門負責人簽名確認后再按4.8.1批準后方可外發(fā),對外發(fā)文件人事行政部不予回收。4.10.3人力資源部文控保存文件審批單作為備查依據(jù)。4.10.4 外發(fā)的非受控文件由相關(guān)部門提出申請,由原批準部門批準后交人事行政部發(fā)行,不予登記及回收。5文件實施效果監(jiān)查51當新制或修訂程序文件、作業(yè)指導書類文件發(fā)入到現(xiàn)場后,由使用單位主管負責實施效果的監(jiān)查,如發(fā)現(xiàn)文件與實際運作不相符時,需及時匯報經(jīng)理,經(jīng)理知會稽核部協(xié)調(diào)處理。52由文控每月初制訂文件實施效果監(jiān)查計劃對上個月所新制或修訂的程序文件、作業(yè)指導書類
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