事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策

1、    事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策    范熙胤摘 要：事業(yè)單位人事檔案記錄了公共機構(gòu)相關(guān)部門、人員、黨政部門、行政管理等相關(guān)部門和人員的主要信息，如人事調(diào)動的變化、政治生涯的增長、政治誠信和成就、業(yè)績、個人的功過、重大事件記錄、歷史背景等問題。公共機構(gòu)的人事檔案管理，將有助于國家和政府部門實現(xiàn)人的善用，招募世界上的圣人。隨著事業(yè)單位改革的深入，人事檔案管理中存在的問題逐漸暴露出來。人事檔案管理部門負責各種信息的收集、處理、儲存和傳遞，迫切需要解決事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；問題及對策對于事業(yè)單位的發(fā)展，人

2、事檔案管理是其不可忽視的管理項目，需要給予高度重視。人事檔案管理工作的工作規(guī)模龐大，涉及單位人員方方面面的信息，凸顯復(fù)雜性，是整個人力資源管理中極具挑戰(zhàn)的內(nèi)容。只有保障較高水平的人事檔案管理，才能有效歸納與整理事業(yè)單位人員信息，為單位領(lǐng)導(dǎo)更加準確、全面地了解職工、安排崗位提供可靠依據(jù)，從而更加高效地實現(xiàn)個人價值，為單位效益的獲取提供保障。1 人事檔案管理的基本概念及其重要性1.1 人事檔案管理的基本概念所謂人事檔案管理，就是指從事人事檔案管理工作的專業(yè)人員，將事業(yè)單位員工的檔案依據(jù)科學(xué)的管理方式，對這些檔案進行整理、歸類、分析、鑒別真?zhèn)?、統(tǒng)計以及完整保存和合理利用這一系列的過程。需要保證人才檔

3、案的完整性、真實性和可流動性，同樣需要保證檔案不遭受損壞，是一項要求較為嚴格的管理工作。人事檔案的管理，能夠表現(xiàn)出人才履歷的完整、全面性，是體現(xiàn)人才價值的重點方式之一。人事檔案同樣具有高度的社會價值，是展現(xiàn)一個地區(qū)人才風貌的重點表現(xiàn)形式之一，能夠保證用人單位人才的質(zhì)量，同時提高用人單位的工作效率。促進社會的進步，保證人才為社會發(fā)展充分做出貢獻。1.2 人事檔案管理的重要性事業(yè)單位人事檔案管理具有十分重要的意義。一方面，一個單位的員工是否能夠與其工作的崗位相匹配，是決定該單位工作效率乃至所產(chǎn)生貢獻的重要組成部分。人事檔案能夠幫助事業(yè)單位清楚的了解到其員工的過往工作經(jīng)歷，掌握好員工的工作水平，既可

4、以提高事業(yè)單位對員工的利用水準，也能夠?qū)T工的才能發(fā)揮到極致，既具有經(jīng)濟效益，同時也具有社會效益。與此同時，事業(yè)單位在人事檔案的管理過程中，還能夠了解到員工的年齡分布、婚姻狀況、性別差異等情況，進而了解到員工在事業(yè)單位中整體的分布情況，便于事業(yè)單位適當調(diào)節(jié)男女比例，調(diào)整事業(yè)單位員工年齡分配比例等工作。另一方面，事業(yè)單位人事檔案的管理是能夠展示其員工素質(zhì)的有效途徑，與此同時，能夠為該單位進行人員嘉獎、晉升、考核等方面提供相應(yīng)的思路，是一項十分必要的參考內(nèi)容。這不僅能夠保證單位用人的準確性，還能夠照顧到員工個性的發(fā)展，使得員工自身的才華能夠得以實施。既滿足了事業(yè)單位對員工的需求，又能夠?qū)θ瞬攀┱棺?/p>

5、身才華提供平臺。正因如此，事業(yè)單位人事檔案的管理是十分重要的。2 人事檔案管理中存在的問題2.1 對檔案管理認識不足目前，我國大部分事業(yè)單位把人事檔案管理放在其他工作的后面，缺乏對檔案管理的認識，致使檔案管理出現(xiàn)滯后性和形式化的現(xiàn)象。如今社會經(jīng)濟體制進行了不斷的改革和完善，但是人事檔案的管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導(dǎo)致一些檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認識，無法更好的開展人事檔案管理工作。2.2 人事檔案管理信息化、科學(xué)化跟不上時代的發(fā)展隨著科學(xué)的發(fā)展，許多單位逐漸擺脫紙質(zhì)文件，但為了更好地利用先進的技術(shù)手段，許多檔案管理人員只是將個人信息放入計算機，利用檢索信息和

6、數(shù)據(jù)訪問或手工操作，先進的文件管理技術(shù)并沒有真正使用。檔案管理的效率還沒有得到提高，檔案的安全管理比較缺乏。2.3 人事檔案工作人員專業(yè)性與素質(zhì)參差不齊從本質(zhì)上分析，影響事業(yè)單位人事檔案管理水平的根本原因是人員的能力，尤其是專業(yè)性更為關(guān)鍵。但是，很多事業(yè)單位鑒于編制等因素的影響，人事檔案由兼職人員或者老員工負責，無法體現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)性，整個管理工作凸顯粗放性，精細化管理目標很難實現(xiàn)，工作效果較差，在根本上影響人員崗位安排的合理性，無法有效發(fā)揮人才的個人價值。3 事業(yè)單位人事檔案管理問題的解決對策3.1 提高人事檔案管理認識提高人事檔案管理認識是確保人事檔案管理工作得以順利進行的關(guān)鍵。首先

7、，要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對人事檔案管理工作給予高度的重視，把其作為事業(yè)單位日常管理的主要內(nèi)容之一來進行開展；其次，提高人事檔案管理人員的對檔案工作的重視，引導(dǎo)檔案管理人員對檔案管理各個環(huán)節(jié)有個全面的了解和掌握，以確保檔案管理工作有條不紊的進行。3.2 加強人事檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化人事檔案作為人力資源的信息庫，合理利用開發(fā)資源，發(fā)揮其最大作用，應(yīng)把先進的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理，提高人事檔案管理的效率，合理有效地利用人事檔案。同時，現(xiàn)代人事檔案管理的科學(xué)化是人事工作制度改革和發(fā)展的必然，也是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要組成部分。人事檔案管理部門應(yīng)采用新技術(shù)，提高工作效率，準確、快速地加載人事信息

8、，提高人事信息的有效性。單位可以利用計算機更好地改進和管理信息，利用網(wǎng)絡(luò)組建大型人事信息網(wǎng)絡(luò)，隨時隨地訪問和更新人事信息，方便快捷，節(jié)省了無形的時間和有形資源。3.3 加大檔案管理人員培訓(xùn)與教育力度，全面提升檔案管理者的綜合素養(yǎng)社會的發(fā)展加快事業(yè)單位改革進程，人事檔案管理人員要面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，工作標準更高。為此，要重視進行專業(yè)培訓(xùn)與教育，組織相關(guān)培訓(xùn)活動，切實提升人員專業(yè)能力，增強職業(yè)觀念，有效增強個人工作積極性，掌握先進的檔案管理技能。具體講，積極開展培訓(xùn)，普及計算機操作技能，推廣和使用管理軟件，為人事檔案工作的開展奠定基礎(chǔ)。3.4 學(xué)習(xí)借鑒國外先進的人事檔案管理模式國外的經(jīng)濟發(fā)展較之我

9、國發(fā)展較早，在人事檔案管理模式創(chuàng)新方面發(fā)展也較為先進，因此在事業(yè)單位人事檔案管理模式方面，我們應(yīng)該對國外的經(jīng)驗進行吸收借鑒。各國的人事管理制度和事業(yè)單位發(fā)展模式不同，在人事檔案管理方面也存在著很大的不同，其中最有特點的是公有系統(tǒng)和私立系統(tǒng)，在公有系統(tǒng)，鮮明特點是保持人事部門與檔案行政管理機關(guān)的密切合作，在這方面是我國的事業(yè)單位可以采納的，這種密切合作的公有系統(tǒng)可以有效地加強人員的管理。3.5 加強對人事檔案工作管理的監(jiān)督與檢查事業(yè)單位應(yīng)當加強對其人事檔案管理工作的監(jiān)督與檢查工作。制定相應(yīng)的工作規(guī)范、標準，采用定期或不定期的檢查方式，查看其人事檔案工作是否嚴格遵循有關(guān)標準、規(guī)定，是否對人事檔案的管理工作態(tài)度認真。以此為考評人事檔案工作人員的一部分依據(jù)，促進工作人員能夠積極努力工作，正確對待人事檔案工作的管理。4 結(jié)語綜上，事業(yè)單位人事檔案管理水平的高低與人才應(yīng)用的合理性有著緊密的關(guān)系。事業(yè)單位要遵循實事求是的基本原則，立足發(fā)展現(xiàn)狀，正確認識、深入挖掘人事檔案管理工作中的問題及誘因，制定有效、有力的應(yīng)對策略，保證單位發(fā)展步調(diào)一致，為事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展提供保障。