園林綠化工程采購部管理制度（精編版）

1、采購部管理制度采購制度嚴(yán)格按照公司的質(zhì)量體系文件要求。采購過程簡(jiǎn)化、程序可循，做到有據(jù)可查、防范風(fēng)險(xiǎn)、降低成本。本制度主要包含以下六點(diǎn)：一、采購計(jì)劃負(fù)責(zé)公司全部采購計(jì)劃，接到采購計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，組織實(shí)施， 確保各項(xiàng)采購任務(wù)完成。其中包括工程采購、物資采購和工具采購 等。1、工程采購：1.1 建立工程采購檔案：將采購相關(guān)資料由電子文檔和書面文檔分項(xiàng)管理。每一年的工程合同與工程清單統(tǒng)一管理；工程詢價(jià)單、直接采購清單、設(shè)備報(bào)價(jià)單統(tǒng)一管理； 供應(yīng)商合同根據(jù)具體工程統(tǒng)一管理；直接采購部分根據(jù)具體采購人直接管理。1.2 采購計(jì)劃下達(dá)：公司工程項(xiàng)目采購計(jì)劃由具體工程項(xiàng)目經(jīng)理下工程請(qǐng)購單， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后

2、，統(tǒng)一下達(dá)到采購部。1.3 采購計(jì)劃變更 ：非該項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)的采購計(jì)劃概不采購。請(qǐng)購單 中應(yīng)標(biāo)明： 工程名稱、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、型號(hào)、及相關(guān)技術(shù)參數(shù)、備（推）選廠家等。采購部接到采購計(jì)劃后，將采購計(jì)劃與工程合同進(jìn)行核對(duì)，如有更改之處，需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字才予采購（其中包括數(shù)量增減、型號(hào)更改、增減項(xiàng)目等）。如項(xiàng)目經(jīng)理出差，可請(qǐng)示總經(jīng)理代簽或發(fā)電子文檔打印備案。1.4 采購時(shí)效管理：所有的采購計(jì)劃根據(jù)具體工程情況，確定哪些材料先到位，那些材料訂貨周期長(zhǎng)，力爭(zhēng)做到材料不耽誤工程的前提下，材料及時(shí)到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達(dá)的采購計(jì)劃在供應(yīng)商供貨期沒有變更的情況下按采購計(jì)劃規(guī)定時(shí)間完成任務(wù)，做到

3、及時(shí)采購及時(shí)跟蹤及時(shí)發(fā)貨及時(shí)反饋現(xiàn)場(chǎng)收貨情況及材料使用情況。2、機(jī)械物資采購獲得用戶采購計(jì)劃后，經(jīng)初步調(diào)查確認(rèn)?？尚械牟少徲刹少彶繄?bào)經(jīng)理批準(zhǔn)后，進(jìn)行采購，統(tǒng)一管理備案。2.1 對(duì)于物資采購產(chǎn)品根據(jù)市場(chǎng)行情進(jìn)行合理報(bào)價(jià)。2.2 對(duì)所報(bào)價(jià)產(chǎn)品進(jìn)行及時(shí)的溝通，說明價(jià)格漲落的原因以及供貨周期，對(duì)于用戶指定的、而市場(chǎng)面臨淘汰的產(chǎn)品，應(yīng)推薦新產(chǎn)品，若對(duì)方堅(jiān)持應(yīng)說明存在的質(zhì)量問題以及保修問題，并盡可能有文字依據(jù)。2.3 按具體的發(fā)貨通知單進(jìn)行物資采購。如有更改之處經(jīng)用戶核準(zhǔn)后方可采購，到貨必需有收貨、驗(yàn)貨記錄。3、工具、內(nèi)耗物資的采購：工具采購，由使用部門下申購單，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購，入庫 領(lǐng)料后由具體使用人

4、保管；內(nèi)耗物資采購， 誰申請(qǐng)， 誰下申購單， 采購部見批復(fù)后的申購單組織采購并入庫、出庫。4、采購手續(xù)流程4.1 采購單下達(dá)收到具體經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃即確認(rèn)為采購任務(wù)的下達(dá)。 采購部具體負(fù)責(zé)人根據(jù)采購任務(wù)單填寫采購單經(jīng)簽字批準(zhǔn)即為采購單下達(dá)。采購單須包含以下信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、金額、稅金情況、及供應(yīng)商廠家、具體聯(lián)系人、聯(lián)系電話（緊急情況聯(lián)系電話）等信息。4.2 審批程序確定采購的產(chǎn)品由采購負(fù)責(zé)人正確填寫采購單后， 由公司經(jīng)理簽字，確定同意采購的廠家以及價(jià)格和合同方式，同意付款采購。請(qǐng)購單、申購單 見附件 1、2二、采購（比價(jià)）平時(shí)多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、 單

5、價(jià)、用途、產(chǎn)地等，瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。按時(shí)按量按質(zhì)完成采購供應(yīng) 計(jì)劃指標(biāo)，積極開拓貨源市場(chǎng)，做到貨比三家，控制、降低采購成 本。如出現(xiàn)所采產(chǎn)品與采購計(jì)劃不符，則其損失由具體采購負(fù)責(zé)人承擔(dān)。 對(duì)特殊產(chǎn)品采購、按合同約定要求廠方提供相關(guān)證件或檢測(cè)報(bào)告。采購活動(dòng)具體實(shí)施分以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、供應(yīng)商管理等四 個(gè)方面：1、詢價(jià)：詢價(jià)可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡(luò)查詢，面對(duì)直接供應(yīng)商，供 應(yīng)商自我推銷， 展會(huì)等多種渠道。確定部分適合長(zhǎng)期合作的合作伙伴的同時(shí)，也要不斷開拓新供應(yīng)商，尋找新產(chǎn)品，可采用少量進(jìn)貨 的原則不斷改進(jìn)。2、比價(jià)：對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行有效的核對(duì)（對(duì)具有可比性的廠家產(chǎn)品進(jìn)行比價(jià)） 。對(duì)單項(xiàng)產(chǎn)品

6、做到至少比價(jià)三家，以正規(guī)比價(jià)格式存于計(jì)算機(jī)或手工紀(jì)錄文字資料。在比價(jià)同時(shí)做出價(jià)格分析。 3、議價(jià)：在確定廠家后進(jìn)行產(chǎn)品價(jià)格商務(wù)談判，盡量降低采購成本，可通過多種方式進(jìn)行壓價(jià)（通?？梢砸怨局袠?biāo)價(jià)格低，要求降低采購成本為由 ; 以多家公司比較后相對(duì)競(jìng)爭(zhēng)為由; 以拖延時(shí)間， 給供應(yīng)商產(chǎn)生我們要更改采購意向?yàn)橛? 也可以與銷售推心置腹，為對(duì)方能給予支持和幫助等等） ，具體問題需具體分析。4、供應(yīng)商管理 ：通過尋找新貨源拓展供應(yīng)商范圍，加強(qiáng)老供應(yīng)商管理。每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次評(píng)定（其中以質(zhì)量、售前/ 后服務(wù)、交貨期、付款及價(jià)格等方面考核） ，對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。合格、長(zhǎng)期供應(yīng)商要進(jìn)行年度復(fù)核（查

7、看生產(chǎn)能力、供應(yīng)能力、資質(zhì)證書（執(zhí)照年審）、產(chǎn)品證書等）比價(jià)表、合格供方評(píng)定表附件 3、4三、合同管理負(fù)責(zé)與客戶簽訂采購合同，督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項(xiàng)。1、合同簽訂：統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)合同樣本，主要體現(xiàn)產(chǎn)品明細(xì)及價(jià)格、質(zhì)保、主要技術(shù)參數(shù)、運(yùn)輸方式、到貨時(shí)間、質(zhì)保期等幾個(gè)大的方面。如大型設(shè)備盡可能的爭(zhēng)取扣留質(zhì)保金。2、合同管理則按具體工程項(xiàng)目細(xì)分，直接采購部分按人頭細(xì)分，跟蹤供貨周期長(zhǎng)的產(chǎn)品執(zhí)行情況（型號(hào)、數(shù)量、貨期、運(yùn)輸?shù)龋?、工程合同管理：采購依據(jù)工程合同，工程合同歸財(cái)務(wù)室統(tǒng)一管理。四、驗(yàn)貨負(fù)責(zé)物資到貨驗(yàn)收，所有采購的物資到貨后必須詳細(xì)查看、清點(diǎn)， 做到發(fā)票與實(shí)物的數(shù)量、規(guī)格

8、、單價(jià)一致。如因清點(diǎn)不詳造成公司一切損失由采購員個(gè)人承擔(dān)。如有必要，將填寫進(jìn)貨驗(yàn)證紀(jì)錄。直接由廠方發(fā)貨到用戶的需保存有廠家發(fā)貨記錄清單。六、聯(lián)動(dòng)責(zé)任1、負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、出入庫工作、發(fā)票清理和結(jié)款工作。2、及時(shí)與技術(shù)部、工程部，了解項(xiàng)目進(jìn)行情況和緊急情況變動(dòng)。3、售后服務(wù)，由專人負(fù)責(zé)返修產(chǎn)品明細(xì)，其中包括產(chǎn)品、廠家、使用用戶、返修時(shí)間、及聯(lián)系方式等。由具體采購負(fù)責(zé)人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時(shí)間內(nèi)返還到工程現(xiàn)場(chǎng)。4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈(zèng)物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重，扣除1-3個(gè)月工資。5、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。6、樹立公司形象，不斷學(xué)習(xí)

9、，不斷進(jìn)步，體現(xiàn)自我價(jià)值，為公司創(chuàng)造更多效益。7、以上采購標(biāo)準(zhǔn)超出2000 元以上的報(bào)公司，有公司采購部統(tǒng)一安排采購， 2000 元以下由項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)自行采購辦法。附：崗位責(zé)任制采購崗位責(zé)任制一、在部門經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，采購負(fù)責(zé)公司所有采購范圍內(nèi)的工作， 其 中包括設(shè)備、設(shè)備備件、材料等。二、采購應(yīng)嚴(yán)格遵守采購程序，有效地進(jìn)行采購，包括：采購申請(qǐng)單的審查、詢價(jià)、比價(jià)、正式訂單的審查、合同審查、合同簽定和跟蹤貨物等三、不斷開辟建立新的物資供應(yīng)渠道，尋找物美價(jià)廉的物資，提高供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量，減少采購費(fèi)用，節(jié)省開支，降低成本， 獲得充分的物資供應(yīng)。四、采購合同的起草及審核、其中包括物資、設(shè)備、采購合同、零部

10、件加工改制合同、維修服務(wù)以及其它相關(guān)合同的談判、起草、和審定。五、提高工作效率、縮短采購周期、提高經(jīng)濟(jì)效益。六、對(duì)國(guó)內(nèi)物資采購工作要及時(shí)提出對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理意見，以及相關(guān)采購的戰(zhàn)略措施，按實(shí)際需要，與供應(yīng)廠商進(jìn)行商務(wù)談判， 遵照技術(shù)先進(jìn)可靠、質(zhì)量好、價(jià)格低，服務(wù)優(yōu)良、交貨期有利 的原則，對(duì)大型設(shè)備的采購提出建設(shè)性意見。七、在任職期間，嚴(yán)格履行本崗位的職責(zé)，廉潔自律定期向經(jīng)理匯報(bào)本部門的月、季、年的統(tǒng)計(jì)工作， 并提出好的意見和建議。附件一：安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司請(qǐng)購單工程名稱： 編號(hào)： cgb-7.4-04序物品名稱號(hào)型號(hào)數(shù)單規(guī)格量位實(shí)購到貨單價(jià)備注數(shù)量日期合同編號(hào) :請(qǐng)購人：日期：采購

11、員：日期：主管：日期：附件二：gcb-6.2-01安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司設(shè)施配置申請(qǐng)單編 號(hào) ：設(shè)施名稱購 置 數(shù)量型 號(hào) （ 規(guī)單 價(jià) 預(yù)格）算使用部門到 廠 時(shí)間主要技術(shù)參數(shù)：用途說明：預(yù)定的訂購廠家及對(duì)廠家質(zhì)量控制能力的評(píng)價(jià)（必要時(shí)附各種證明資料）申請(qǐng)人：審核：（總工）批準(zhǔn)：（總經(jīng)理）日期：日期：日期：附件三：安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司設(shè)備比價(jià)記錄單編號(hào)： cgb-02采序購供應(yīng)商號(hào)項(xiàng)目設(shè)備主要參數(shù)、性能付售前、 售交貨款價(jià)格后反應(yīng)備注期方速度式附件四：安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司供方評(píng)定記錄表cgb-7.4-02序號(hào)：編號(hào)：供方名稱地址電 話 /傳聯(lián)系真人采購的產(chǎn)品

12、 :質(zhì)量保證能力（包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、體系、設(shè)備、人員、檢測(cè)能力）：進(jìn)貨檢驗(yàn)結(jié)果（附檢測(cè)報(bào)告編號(hào)）：信譽(yù)及售后服務(wù)：評(píng)定結(jié)論（是否列入合格供方名錄）年度業(yè)績(jī)復(fù)評(píng)記錄：主管：日期：年是否繼續(xù)列入合格供方度名錄批準(zhǔn)時(shí)間年是否繼續(xù)列入合格供方批準(zhǔn)時(shí)間度名錄年是否繼續(xù)列入合格供方度名錄批準(zhǔn)時(shí)間安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表cgb-7.4-03編號(hào)：供方名稱：地址：電話傳真：聯(lián)系人：供應(yīng)產(chǎn)品及類別進(jìn)貨物資質(zhì)量控制方式（在 內(nèi)標(biāo)注）進(jìn)貨檢驗(yàn)；進(jìn)貨外觀驗(yàn)證；本廠到供方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證； 顧客到供方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證；顧客到本廠現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證；質(zhì)量得分（占60%）；（合格批次 / 到貨總批次）×60質(zhì)量評(píng)分： 記錄人 / 日期：按期交貨得分（占20%）；（按時(shí)到貨批次/ 到貨總批次）×20交貨期評(píng)分： 記錄人 / 日期：其他情況（占20%）；如包裝質(zhì)量、售后服務(wù)、配合度等?？傇u(píng)分及處理建議：其他評(píng)分： 記錄人 / 日期：供應(yīng)部經(jīng)理簽名： 日期：總經(jīng)理意見（總分100，低于 60 分，或質(zhì)量得分低于48 分時(shí)填此欄）?？?經(jīng) 理 ： 日期：cgb-7.4-01博世谷（北京）系統(tǒng)工程技術(shù)有限公司合格供方名錄編號(hào)：序供應(yīng)的產(chǎn)品首次列評(píng)定表序年度復(fù)評(píng)供方名稱號(hào)名稱及類別入日期號(hào)結(jié)果編制：日期：審核/ 批準(zhǔn)：日期：附件五：安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司進(jìn)貨驗(yàn)證記錄編號(hào)