會議策劃的內容與工作流程

1、學習目標學習目標1.1.了解會議策劃的概念、作用；了解會議策劃的概念、作用；2.2.明確會議策劃的內容；明確會議策劃的內容；3.3.熟知會議策劃的工作程序；熟知會議策劃的工作程序；4.4.掌握根據(jù)會議性質和目的編寫策劃方掌握根據(jù)會議性質和目的編寫策劃方案和會議預算的技巧。案和會議預算的技巧。2 閱讀課本閱讀課本1919頁的引例，這個故頁的引例，這個故事告訴我們一個什么道理？事告訴我們一個什么道理？凡事預則立，不預則廢！凡事預則立，不預則廢！群英會蔣干中計群英會蔣干中計2.12.1會議策劃概述會議策劃概述1 1）策劃）策劃 策劃一詞最早出現(xiàn)在策劃一詞最早出現(xiàn)在后漢書后漢書隗器傳隗器傳中中“是以功

2、名是以功名終申，策畫復得終申，策畫復得”之句。之句。 策最主要的意思是指計謀，劃指設計，意思為處置、安策最主要的意思是指計謀，劃指設計，意思為處置、安排。排。 策劃指為了達成某種特定的目標，根據(jù)現(xiàn)實的各種情況策劃指為了達成某種特定的目標，根據(jù)現(xiàn)實的各種情況及所掌握的信息，借助一定的科學方法和藝術，為決策而及所掌握的信息，借助一定的科學方法和藝術，為決策而構思、設計、制作可行的行動方法的過程。構思、設計、制作可行的行動方法的過程。 策劃是一種程序。策劃是針對未來要發(fā)生的事物作當前策劃是一種程序。策劃是針對未來要發(fā)生的事物作當前的決策。它連接著我們出發(fā)點與未來的目的。的決策。它連接著我們出發(fā)點與未

3、來的目的。2.1.12.1.1會議策劃的含義會議策劃的含義4-5-2.12.1會議策劃概述會議策劃概述2 2）會議策劃）會議策劃 會議策劃就是為了使會議取得預期的目的，從而會議策劃就是為了使會議取得預期的目的，從而構思、設計，擬定出合理可行的方案的過程。構思、設計，擬定出合理可行的方案的過程。2.1.12.1.1會議策劃的含義會議策劃的含義案例分析案例分析 諸葛亮的諸葛亮的隆中對隆中對，是歷史上少見的策，是歷史上少見的策略規(guī)劃，以宏觀的視野，擬定前瞻的戰(zhàn)略，略規(guī)劃，以宏觀的視野，擬定前瞻的戰(zhàn)略，迄今都是以史為鏡的企業(yè)人士研究策略的借迄今都是以史為鏡的企業(yè)人士研究策略的借鏡。鏡。 （1 1）策劃

4、更多表現(xiàn)為戰(zhàn)略性，包括分析情況、發(fā)現(xiàn)）策劃更多表現(xiàn)為戰(zhàn)略性，包括分析情況、發(fā)現(xiàn)問題、確定目標、設計和優(yōu)化方案，最后形成具體工問題、確定目標、設計和優(yōu)化方案，最后形成具體工作等一整套環(huán)節(jié)。作等一整套環(huán)節(jié)。 計劃只是策劃的最終結果，比較多地體現(xiàn)為在目計劃只是策劃的最終結果，比較多地體現(xiàn)為在目標、條件、戰(zhàn)略和任務等都已經明確的情況下，為即標、條件、戰(zhàn)略和任務等都已經明確的情況下，為即將進行的工作提供具體操作的方案。將進行的工作提供具體操作的方案。（2 2）策劃掌握原則和方向，是宏觀的；計劃處理程）策劃掌握原則和方向，是宏觀的；計劃處理程序和細節(jié)，是微觀的。序和細節(jié)，是微觀的。（3 3）策劃通常是一種

5、具有超前性的、挑戰(zhàn)性的、創(chuàng)）策劃通常是一種具有超前性的、挑戰(zhàn)性的、創(chuàng)新性的創(chuàng)意工程；計劃是一種常規(guī)的工作流程，是現(xiàn)新性的創(chuàng)意工程；計劃是一種常規(guī)的工作流程，是現(xiàn)實可行的、是按部就班進行的。實可行的、是按部就班進行的。2.1.22.1.2會議策劃的特點會議策劃的特點1 1）策劃與計劃）策劃與計劃7-8-（1 1）目的性）目的性（2 2）預測性）預測性（3 3）科學性）科學性（4 4）可操作性）可操作性2.1.22.1.2會議策劃的特點會議策劃的特點2 2）會議策劃的特點）會議策劃的特點-9-（1 1）競爭功能）競爭功能（2 2）決策保證功能）決策保證功能（3 3）計劃測定功能）計劃測定功能（4

6、4）預測未來功能）預測未來功能（5 5）策劃的管理創(chuàng)新功能）策劃的管理創(chuàng)新功能2.1.22.1.2會議策劃的特點會議策劃的特點3 3）會議策劃的功能）會議策劃的功能 優(yōu)良的會議策劃師完滿舉辦會議的前提。完優(yōu)良的會議策劃師完滿舉辦會議的前提。完整的會議策劃師一個節(jié)奏分明、條理清楚、面整的會議策劃師一個節(jié)奏分明、條理清楚、面面俱到的周全計劃。面俱到的周全計劃。2.22.2會議策劃的內容會議策劃的內容 會議策劃的內容，包括主題擇定、會議策劃的內容，包括主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調、公共模式定位、議程安排、組織協(xié)調、公共關系、媒體報道等。關系、媒體報道等。2.2.1確定合適的主題確定合適的主

7、題 1.1.確定會議主題的意義確定會議主題的意義 主題是作品的靈魂、統(tǒng)帥，確定會議主題，使之主題是作品的靈魂、統(tǒng)帥，確定會議主題，使之有號召力、有時代感、引人注目，是會議策劃的一有號召力、有時代感、引人注目，是會議策劃的一項重要任務。項重要任務。 例如例如2008年北京奧運會的主題是年北京奧運會的主題是“綠色奧運、科綠色奧運、科技奧運、人文奧運技奧運、人文奧運”，體現(xiàn)了中國人民建設和諧社，體現(xiàn)了中國人民建設和諧社會、實現(xiàn)和諧發(fā)展的夢想與追求。會、實現(xiàn)和諧發(fā)展的夢想與追求。 確定主題后，會議還要策劃出響亮的口號，以利確定主題后，會議還要策劃出響亮的口號，以利于擴大宣傳，提高知名度。于擴大宣傳，提

8、高知名度。 有時，在主題外還要另加副題，以進一步補充和有時，在主題外還要另加副題，以進一步補充和說明主題。說明主題。11 （1 1）圍繞會議目標確定會議主題，能夠引起與）圍繞會議目標確定會議主題，能夠引起與會者的注意和共鳴。會者的注意和共鳴。（2 2）切合公關，提煉主題。）切合公關，提煉主題。（3 3）根據(jù)會議類型明確會議名稱。）根據(jù)會議類型明確會議名稱。 2.2.1確定合適的主題確定合適的主題 2 2）確定主題的方法技巧）確定主題的方法技巧12-13- （1 1）報告式）報告式（2 2）研討式）研討式（3 3）座談式）座談式（4 4）現(xiàn)場式）現(xiàn)場式（5 5）聯(lián)誼式）聯(lián)誼式（6 6）慶典式）慶

9、典式（7 7）遠程式）遠程式（8 8）講座）講座（9 9）論壇（沙龍）論壇（沙龍) )2.2.2會議模式定位會議模式定位1 1）傳統(tǒng)會議模式（材料一發(fā)、領導一念、全體聽命）傳統(tǒng)會議模式（材料一發(fā)、領導一念、全體聽命）-14- （1 1）頭腦風暴：一種激發(fā)性思維方法。）頭腦風暴：一種激發(fā)性思維方法。組織形式：參加人數(shù)組織形式：參加人數(shù)5-105-10人，由不同專業(yè)或不人，由不同專業(yè)或不同崗位者組成，時間控制在同崗位者組成，時間控制在1 1小時左右，一名小時左右，一名主持人（只主持，對設想不作評論），記錄員主持人（只主持，對設想不作評論），記錄員1-21-2人，把每一個設想不管好壞都記錄下來。人，

10、把每一個設想不管好壞都記錄下來。會議類型：設想開發(fā)型和設想論證型。會議類型：設想開發(fā)型和設想論證型。會前準備工作：明確主題；選好主持人；參與會前準備工作：明確主題；選好主持人；參與者的訓練基礎；會前柔化訓練。者的訓練基礎；會前柔化訓練。2 2）現(xiàn)代新型會議模式）現(xiàn)代新型會議模式2.2.2會議模式定位會議模式定位-15- （1 1）頭腦風暴）頭腦風暴會議原則：會議原則：禁止批評和評論他人，也不要自謙；禁止批評和評論他人，也不要自謙；目標集中，追求設想數(shù)量，越多越好；目標集中，追求設想數(shù)量，越多越好；鼓勵巧妙地利用和改善他人的設想；鼓勵巧妙地利用和改善他人的設想；與會人員一律平等，各種設想全部記錄

11、下來；與會人員一律平等，各種設想全部記錄下來；主張獨立思考，不允許私下交談，以免干擾別人的思維；主張獨立思考，不允許私下交談，以免干擾別人的思維；提倡自由發(fā)言，暢所欲言，任意思考；提倡自由發(fā)言，暢所欲言，任意思考；不強調個人的成績，應以小組的整體利益為重。不強調個人的成績，應以小組的整體利益為重。2 2）現(xiàn)代新型會議模式）現(xiàn)代新型會議模式2.2.2會議模式定位會議模式定位-16- （1 1）頭腦風暴）頭腦風暴會議實施步驟：會議實施步驟：會前準備會前準備設想開發(fā)設想開發(fā)設想的分類與整理設想的分類與整理完善實用型設想完善實用型設想幻想型設想再開發(fā)幻想型設想再開發(fā)2 2）現(xiàn)代新型會議模式）現(xiàn)代新型會

12、議模式2.2.2會議模式定位會議模式定位-17- （1 1）頭腦風暴）頭腦風暴主持人技巧主持人技巧掌握各種創(chuàng)造思維和技法，善于激發(fā)成員思考，掌握各種創(chuàng)造思維和技法，善于激發(fā)成員思考，使場面輕松活躍而又不失腦力激蕩使場面輕松活躍而又不失腦力激蕩可引導與會者輪流發(fā)言，避免形成辯論會和發(fā)可引導與會者輪流發(fā)言，避免形成辯論會和發(fā)言不均言不均以賞識激勵的語言鼓勵與會者多出設想以賞識激勵的語言鼓勵與會者多出設想經常強調設想的數(shù)量經常強調設想的數(shù)量禁止使用不利于與會者出設想的話語禁止使用不利于與會者出設想的話語2 2）現(xiàn)代新型會議模式）現(xiàn)代新型會議模式2.2.2會議模式定位會議模式定位-18- （1 1）頭

13、腦風暴）頭腦風暴主持人技巧主持人技巧根據(jù)課題和實際情況需要，引導大家掀起一次根據(jù)課題和實際情況需要，引導大家掀起一次又一次腦力激蕩的又一次腦力激蕩的“激波激波”掌握好時間，會議持續(xù)掌握好時間，會議持續(xù)1 1小時左右，形成的設小時左右，形成的設想應不少于想應不少于100100種種遇到人人皆人窮志短出現(xiàn)暫時停滯時，要采用遇到人人皆人窮志短出現(xiàn)暫時停滯時，要采用措施緩和氣場。措施緩和氣場。2 2）現(xiàn)代新型會議模式）現(xiàn)代新型會議模式2.2.2會議模式定位會議模式定位-19- （2 2）玻璃魚缸式會議）玻璃魚缸式會議 由由6 6到到8 8名與會者在臺上或房間中心圍成名與會者在臺上或房間中心圍成一圈，圈子

14、中間留有一個空座，其他與會者只一圈，圈子中間留有一個空座，其他與會者只能作為觀眾坐在周圍旁聽，不能發(fā)言，只有那能作為觀眾坐在周圍旁聽，不能發(fā)言，只有那些坐在圈子里的人才可以發(fā)言。如果有觀眾想些坐在圈子里的人才可以發(fā)言。如果有觀眾想發(fā)言，就走到圈子中的空座上，發(fā)言完畢后回發(fā)言，就走到圈子中的空座上，發(fā)言完畢后回到原位。到原位。 通常有一個主持人，他可以參加討論，也通常有一個主持人，他可以參加討論，也可以只負責維持會議正常程序?？梢灾回撠熅S持會議正常程序。2 2）現(xiàn)代新型會議模式）現(xiàn)代新型會議模式2.2.2會議模式定位會議模式定位-20- （3 3）休閑會議）休閑會議會議模式允許與會者不看文件，不

15、聽令人昏昏欲會議模式允許與會者不看文件，不聽令人昏昏欲睡的報告，不必應酬飯局酒宴，而是親近自然，睡的報告，不必應酬飯局酒宴，而是親近自然，放松情緒，然后在輕松自然的情形下商議工作。放松情緒，然后在輕松自然的情形下商議工作。2 2）現(xiàn)代新型會議模式）現(xiàn)代新型會議模式2.2.2會議模式定位會議模式定位-21- （4 4）網絡會議）網絡會議 預先用錄像帶把某個事件或活動現(xiàn)場錄制預先用錄像帶把某個事件或活動現(xiàn)場錄制下來，然后轉換成數(shù)字化的視頻信號通過電腦下來，然后轉換成數(shù)字化的視頻信號通過電腦接收后送入網絡服務器。接收后送入網絡服務器。 網絡會議對公司召開培訓會議非常有利，網絡會議對公司召開培訓會議非

16、常有利，可以節(jié)省飛行、住宿、伙食、地面交通等許多可以節(jié)省飛行、住宿、伙食、地面交通等許多費用。費用。2 2）現(xiàn)代新型會議模式）現(xiàn)代新型會議模式2.2.2會議模式定位會議模式定位-22- （1 1）保證會議目的。）保證會議目的。（2 2）重點優(yōu)先。）重點優(yōu)先。（3 3）原則上每個單元時間的會議都要有議程，）原則上每個單元時間的會議都要有議程，每個議題時間不宜過長，控制在一個半小時左每個議題時間不宜過長，控制在一個半小時左右。右。（4 4）如遇幾個議題，應按其重要程度排序，最）如遇幾個議題，應按其重要程度排序，最重要的排列在最前面。重要的排列在最前面。（5 5）科學合理，保證最佳開會時間（上午）科

17、學合理，保證最佳開會時間（上午8 8：00-1100-11：3030，下午，下午1515：00-1700-17：3030）。全體會議）。全體會議在上午，分組討論在下午，文娛活動在晚上。在上午，分組討論在下午，文娛活動在晚上。2.2.3會議議程安排的技巧要求會議議程安排的技巧要求閱讀并掌握知識鏈接閱讀并掌握知識鏈接2-22-2的內容的內容-23- 組織協(xié)調是指組織者根據(jù)工作任務，對資組織協(xié)調是指組織者根據(jù)工作任務，對資源進行分配，同時控制、激勵和協(xié)調群體活動源進行分配，同時控制、激勵和協(xié)調群體活動過程，使之相互融合，從而實現(xiàn)組織目標。過程，使之相互融合，從而實現(xiàn)組織目標。2.2.4會議策劃中組織

18、協(xié)調會議策劃中組織協(xié)調1 1）組織協(xié)調概述）組織協(xié)調概述-24- （1 1）充分運用各種資源，使之合理搭配，達到）充分運用各種資源，使之合理搭配，達到最佳效果。如資金的運用，人員的統(tǒng)籌安排，最佳效果。如資金的運用，人員的統(tǒng)籌安排，場地的選擇等。場地的選擇等。（2 2）區(qū)別輕重緩急，保證會議工作有序進行。）區(qū)別輕重緩急，保證會議工作有序進行。（3 3）激勵下屬。）激勵下屬。（4 4）處理沖突。）處理沖突。2.2.4會議策劃中組織協(xié)調會議策劃中組織協(xié)調2 2）會議策劃中的組織協(xié)調）會議策劃中的組織協(xié)調-25- 會議公共關系策劃就是公關人員根據(jù)組織會議公共關系策劃就是公關人員根據(jù)組織形象的現(xiàn)狀和目標

19、要求，分析現(xiàn)有條件，謀劃、形象的現(xiàn)狀和目標要求，分析現(xiàn)有條件，謀劃、設計公關戰(zhàn)略、專題活動和具體公關活動最佳設計公關戰(zhàn)略、專題活動和具體公關活動最佳行動方案的過程。為會議方案而構想、設計、行動方案的過程。為會議方案而構想、設計、制定傳播溝通方案的智力活動。制定傳播溝通方案的智力活動。2.2.5會議公共關系策劃會議公共關系策劃1 1）會議公共關系策劃的含義）會議公共關系策劃的含義-26- 主要圍繞會議主題進行，包括：活動名稱、主要圍繞會議主題進行，包括：活動名稱、標語和宣傳品、會議形象設計、危機處理預案、標語和宣傳品、會議形象設計、危機處理預案、媒介策略。媒介策略。2.2.5會議公共關系策劃會議

20、公共關系策劃2 2）會議公共關系策劃的內容）會議公共關系策劃的內容-27- 創(chuàng)意、新穎、富有獨特性和個性，有意境創(chuàng)意、新穎、富有獨特性和個性，有意境感和吸引力。感和吸引力。2.2.5會議公共關系策劃會議公共關系策劃3 3）會議公共關系策劃的要求）會議公共關系策劃的要求 2.3 2.3會議策劃工作流程會議策劃工作流程按會議策劃工作進程來分，可分為四個階段：按會議策劃工作進程來分，可分為四個階段：確定目標確定目標設計方案設計方案評價選優(yōu)評價選優(yōu)實時反饋實時反饋-29-正確的會議目標應具備以下條件：正確的會議目標應具備以下條件：（1 1）目標內容明確不含糊，可以解決實際工作）目標內容明確不含糊，可以

21、解決實際工作中的問題，不能圖形式，走過場。中的問題，不能圖形式，走過場。（2 2）確定實現(xiàn)目標的責任者。）確定實現(xiàn)目標的責任者。（3 3）有完成目標所需的條件，不好高騖遠。）有完成目標所需的條件，不好高騖遠。1 1）明確會議目標）明確會議目標 2.3.1 2.3.1確定目標，進行調研確定目標，進行調研-30-（1 1）收集與會議有關的政策、法規(guī)、規(guī)章制度，）收集與會議有關的政策、法規(guī)、規(guī)章制度，使會議符合法律要求；使會議符合法律要求；（2 2）收集組織內外相關信息資料，使會議策劃）收集組織內外相關信息資料，使會議策劃盡量利用資源，達到最大效益；盡量利用資源，達到最大效益；（3 3）收集組織內外

22、相關方面的參謀建議，集思）收集組織內外相關方面的參謀建議，集思廣益，使策劃民主科學。廣益，使策劃民主科學。2 2）調查研究，收集信息）調查研究，收集信息 2.3.1 2.3.1確定目標，進行調研確定目標，進行調研-31-具體步驟：具體步驟：（1 1）分析可利用的資源、有利的條件，找出優(yōu)）分析可利用的資源、有利的條件，找出優(yōu)勢。勢。（2 2）分析欠缺的條件，看清劣勢，找出風險系）分析欠缺的條件，看清劣勢，找出風險系數(shù)。數(shù)。（3 3）預測可能出現(xiàn)的情況。）預測可能出現(xiàn)的情況。1 1）分析材料）分析材料 2.3.2 2.3.2分析材料，做出方案分析材料，做出方案-32-包括內容：包括內容：（1 1）

23、制定方案的依據(jù)；）制定方案的依據(jù)；（2 2）要達到的目標；）要達到的目標；（3 3）現(xiàn)有的主客觀條件；）現(xiàn)有的主客觀條件；（4 4）實現(xiàn)目標的途徑、方法；）實現(xiàn)目標的途徑、方法；（5 5）可能出現(xiàn)的問題及解決方法。）可能出現(xiàn)的問題及解決方法。2 2）設計方案）設計方案 2.3.2 2.3.2分析材料，做出方案分析材料，做出方案閱讀知識鏈接閱讀知識鏈接2-32-3并思并思考問題考問題-33-（1 1）全局性）全局性（2 2）可行性）可行性（3 3）效益性）效益性1 1）合理標準三原則）合理標準三原則 2.3.3 2.3.3比較論證，選擇方案比較論證，選擇方案-34-注意點：注意點：（1 1）對所

24、擬定的方案進行客觀的、科學的評估）對所擬定的方案進行客觀的、科學的評估（2 2）認真對待評估意見）認真對待評估意見（3 3）有明確的選擇標準，一般用決策目標為標準）有明確的選擇標準，一般用決策目標為標準（4 4）走民主決策之路）走民主決策之路2 2）科學的方法）科學的方法 2.3.3 2.3.3比較論證，選擇方案比較論證，選擇方案-35- 針對策劃方案的各個部分編制的實施計劃，針對策劃方案的各個部分編制的實施計劃，應包含方案具體的實施步驟、實施時間和期限、應包含方案具體的實施步驟、實施時間和期限、人員與經費安排、實施的監(jiān)督措施等。人員與經費安排、實施的監(jiān)督措施等。1 1）編制實施計劃）編制實施

25、計劃 2.3.4 2.3.4實施反饋實施反饋-36-（1 1）修正方案）修正方案（2 2）局部調整）局部調整2 2）根據(jù)反饋，追蹤決策）根據(jù)反饋，追蹤決策 2.3. 2.3.實施反饋實施反饋閱讀知識鏈接閱讀知識鏈接2-42-4的十種方法的十種方法2.42.4擬寫會議策劃方案擬寫會議策劃方案2.4.12.4.1會議策劃方案的內容會議策劃方案的內容（1 1）確定會議的主題與議題）確定會議的主題與議題（2 2）確定會議的名稱）確定會議的名稱（3 3）確定會議的時間、會期）確定會議的時間、會期（4 4）確定會議所需的設備和工具）確定會議所需的設備和工具（5 5）確定會議所需的文件范圍，并安排印制工作）

26、確定會議所需的文件范圍，并安排印制工作（6 6）確定與會代表的組成）確定與會代表的組成（7 7）確定宣傳機構和模式）確定宣傳機構和模式（8 8）確定會議經費預算）確定會議經費預算（9 9）確定會議餐飲安排）確定會議餐飲安排（1010）確定籌備機構與人員分工）確定籌備機構與人員分工2.42.4擬寫會議策劃方案擬寫會議策劃方案2.4.22.4.2會議策劃方案寫作程序會議策劃方案寫作程序（1 1）根據(jù)要求，收集信息）根據(jù)要求，收集信息（2 2）分析材料，寫出提綱）分析材料，寫出提綱（3 3）集思廣益，寫成初稿）集思廣益，寫成初稿（4 4）收集反饋，寫出定稿）收集反饋，寫出定稿完成課課本37頁頁的案例分析題題。 房費、餐費、門票、交通費、會議室費用等房費、餐費、門票、交通費、會議室費用等 預算原則預算原則 創(chuàng)造一定程度的利潤創(chuàng)造一定程度的利潤 保持收支平衡保持收支平衡 即便超支，也必須保持在一定