辦公室行政管理制度

1、辦公室行政事務(wù)管理制度第一章總 則一、為 規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類管理辦法，以加強(qiáng)行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標(biāo)準(zhǔn)，事事有人管，人人有專責(zé)的局面。二、辦公室需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)，加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的督促和檢查，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達(dá)和下情上報(bào)；逐步建立并完善各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化管理。三、 辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)絡(luò)，拓展公關(guān)業(yè)務(wù)， 促進(jìn)公司與社會(huì)各界的廣泛合作和友好往來，樹立良好的企業(yè)形象。四、 本制度所指行政事務(wù)管理內(nèi)容是辦公室檔案管理；印信管理；圖書資料管理；辦公

2、室設(shè)備管理、辦公用品管理制度、辦公室 日常涉外公務(wù)及禮儀管理制度；辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公紀(jì)律管理；保密規(guī)定等。第二章辦公室檔案管理辦法一、檔案管理范圍a)公司文件檔案：包括公司資質(zhì)、方針政策、決定、年度計(jì)劃等與公司整體發(fā)展相關(guān)的有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件及資料；b)人事檔案：勞動(dòng)合同、員工檔案、社保資料、考勤記錄等；c)行政檔案：辦公物資、設(shè)備、一般易耗品的購(gòu)買、使用記錄等相關(guān)檔案、例會(huì)記錄等;d)項(xiàng)目檔案： 項(xiàng)目資料、項(xiàng)目會(huì)議記錄等具有參考價(jià)值的文件資料 ;e)銷售檔案：合同、協(xié)議、對(duì)外宣傳資料等。二、管理部門公司的檔案介質(zhì)可以為紙質(zhì)檔案和電子檔案，由公司辦公室負(fù)責(zé)管理。三、管理職責(zé)保證公司及各部門的

3、原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。四、資料的收集與整理a)公司的歸檔資料實(shí)行“季度更新、年度歸檔”規(guī)則，“項(xiàng)目歸檔”根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)度情況分階段歸入項(xiàng)目檔案。b)在歸檔期，辦公室分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。c)原始資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、登記，同時(shí)更新上次的歸檔目錄，各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。d)凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，辦公室按其種類、密級(jí)負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。五、檔案的借閱a)總經(jīng)理、總監(jiān)、辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接辦理借閱手續(xù)。b)因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由借閱本人填寫借閱檔案申請(qǐng)表，部門經(jīng)理審批，辦公室主任核批后方可借閱。c)公司檔案密級(jí)分為機(jī)密與普通兩

4、個(gè)級(jí)別，機(jī)密級(jí)檔案經(jīng)總監(jiān)級(jí)批準(zhǔn)后方可借閱，但借閱時(shí)間不得超過2 個(gè)工作日，普通檔案由部門經(jīng)理審批后至辦公室辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間最長(zhǎng)為一周。d)檔案借閱者必須做到：愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。六、 檔案的銷毀a)公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。b)公司檔案、項(xiàng)目檔案、銷售檔案、員工人事檔案為長(zhǎng)期保存檔案；非長(zhǎng)期保存檔案保存期為兩年。c)當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。d)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，辦公室工作人員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資

5、料做好登記并歸檔。登記表永久保存。e)在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。第三章辦公室印信管理辦法印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，制定本辦法。一、公司的印章由總監(jiān)級(jí)人員保存、發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章地保管和使用。二、公司印鑒一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可用印，印章應(yīng)在辦公室內(nèi)使用并由專管人員親自用印，力求做到印跡清晰、規(guī)范。三、建立用印登記簿，對(duì)印章使用情況進(jìn)行登記備查。對(duì)各類介紹信存根，要妥善保管。四、公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或特殊情況需要，必須

6、經(jīng)總經(jīng)理批示后方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須匯報(bào)情況，未使用必須交回。第四章辦公設(shè)備 管理辦法辦公設(shè)備包括：辦公用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、辦公家具、照相機(jī)等單位價(jià)值較高的實(shí)物資產(chǎn)。一、辦公設(shè)備的采購(gòu)a)辦公設(shè)備的采購(gòu)要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購(gòu)大中型設(shè)備器具、 大宗基建材料等， 必須有兩人參加洽談，貨比三家，務(wù)求價(jià)廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴(yán)禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈(zèng)；不得受賄，不得索取錢物。b)各部門根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)購(gòu)買辦公設(shè)備，單位價(jià)值1000 元以上的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，單位價(jià)值在1000 元以下的由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，辦公室審核，原則上由辦公室安排購(gòu)買，或經(jīng)辦公室同意由申購(gòu)部門自

7、行購(gòu)買。二、辦公設(shè)備的發(fā)放、領(lǐng)用與保管a)辦公設(shè)備（如計(jì)算機(jī)等）由辦公室統(tǒng)一安排發(fā)放，領(lǐng)用人簽字領(lǐng)用， 并負(fù)責(zé)保證辦公設(shè)備的外觀整潔、功能完好。b)辦公設(shè)備必須詳細(xì)備案紀(jì)錄，登記造冊(cè)，由辦公室統(tǒng)一保管。三、辦公設(shè)備與用品的借用a)凡借用公司辦公設(shè)備、器材，需填寫設(shè)備借用單，并由部門經(jīng)理簽字認(rèn)可。b)借用辦公設(shè)備時(shí)限最長(zhǎng)為1 周，超時(shí)未還的，辦公室有責(zé)任督促歸還。四、辦公設(shè)備的歸還a)短期借用的辦公設(shè)備，如照相機(jī)、 硬盤等， 在使用完后應(yīng)及時(shí)歸還辦公室，辦公室應(yīng)檢查辦公設(shè)備使用狀態(tài)良好后辦理歸還手續(xù)。b)個(gè)人領(lǐng)用及長(zhǎng)期借用的辦公設(shè)備需在該員工離崗或調(diào)崗時(shí)歸還辦公室，由辦公室檢查設(shè)備的使用狀態(tài)良好

8、后為其辦理交接手續(xù)。c)領(lǐng)用或借用設(shè)備發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償。五、公共辦公設(shè)備管理a)公共辦公室設(shè)備是指公司空調(diào)、飲水機(jī)、微波爐、冰箱、沙發(fā)等由辦公室負(fù)責(zé)管理，辦公室應(yīng)保證設(shè)備的安全、完整、整潔、衛(wèi)生。b)使用人在使用公司公共設(shè)備時(shí)注意合理、安全使用，并愛護(hù)公共設(shè)備。公司空調(diào)的開關(guān)、溫度設(shè)置等由辦公室根據(jù)需要進(jìn)行操作，員工不得隨意調(diào)節(jié)。c)公司復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、投影儀等由辦公室管理。d)公共辦公設(shè)備如有故障或缺少相關(guān)配件，員工不得隨意自行拆裝修理，應(yīng)由辦公室及時(shí)聯(lián)系安排維修或更新事宜。第五章辦公用品管理辦法公司辦公用品是指單位價(jià)值在100 元以內(nèi)的低值易耗品，包括辦公文具、衛(wèi)

9、生用品等。一、辦公用品的采購(gòu)a)辦公用品的采購(gòu)應(yīng)本著節(jié)約、合理、適用的原則，由辦公室根據(jù)庫存情況、實(shí)際使用情況，統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)。b)辦公用品采購(gòu)由辦公室指定專人負(fù)責(zé)，并采取以下方式：1、定點(diǎn)：公司指定大型超市或指定的辦公用品專營(yíng)店進(jìn)行辦公用品采購(gòu)。2、定量：動(dòng)態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫存合理性。3、特殊物品：批量?jī)r(jià)值較高的物品，應(yīng)選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較，擇優(yōu)選用。二、辦公用品入庫應(yīng)按照分類原則，及時(shí)登記入庫。三、辦公用品的領(lǐng)用a)辦公用品領(lǐng)用應(yīng)由領(lǐng)用人填寫辦公用品領(lǐng)用登記表 ，辦公室負(fù)責(zé)核對(duì)發(fā)放。b)辦公室有權(quán)根據(jù)辦公用品領(lǐng)用情況，控制員工的辦公用品領(lǐng)用總支出。四、辦公用品的月度統(tǒng)計(jì)a)辦公室

10、負(fù)責(zé)每月底對(duì)庫存辦公用品進(jìn)行盤存，要求做到帳實(shí)相符。b)辦公室根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果和庫存情況，對(duì)次月的辦公用品消耗進(jìn)行預(yù)估，進(jìn)行必要的增補(bǔ)。五、辦公用品歸還a)員工在離職時(shí)， 應(yīng)將部分可再用的辦公用品進(jìn)行歸還，如考勤卡、文件架、文件夾、計(jì)算器等。b)員工領(lǐng)用的辦公用品不需再用，又不影響再次使用的，可以歸還至辦公室，由辦公室辦理相關(guān)手續(xù)。第六章辦公環(huán)境、辦公紀(jì)律管理辦法一、辦公環(huán)境管理a)每個(gè)員工都有責(zé)任維護(hù)辦公環(huán)境，下班前將所有文件存檔，保證桌面整潔，保管好保密性文件，及時(shí)處理廢紙。b)辦公室內(nèi)禁止吸煙。c)員工應(yīng)愛護(hù)公共設(shè)施、注意公共衛(wèi)生。二、辦公室安全a)不得將易燃、易爆品帶入辦公室；b)不得亂動(dòng)

11、人工警報(bào)器及其它滅火器材；c)員工需注意用電用水安全。三、辦公秩序a)遵守勞動(dòng)紀(jì)律，不得遲到、早退、曠工；b)每天最后離開公司的人員應(yīng)在離開辦公室時(shí)將門窗鎖好并切斷電源；c)不要將私人訪客帶入辦公室；b)離開辦公室前， 將貴重物品、 文件檔案柜和抽屜鎖好；c)不得在辦公室內(nèi)打鬧、嬉戲、大聲喧嘩。四、電話管理a)公司的電話主要作為方便與外界溝通、開展業(yè)務(wù)之用，員工不得使用公司電話服務(wù)于私人用途。b)員工接聽電話應(yīng)使用普通話及禮貌規(guī)范用語，接聽電話統(tǒng)一首語：您好，xxx ！員工接聽電話應(yīng)對(duì)重要電話做好記錄，記錄對(duì)方名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及事由，并迅速傳達(dá)相關(guān)人員。c)與客戶或公司領(lǐng)導(dǎo)及同事聯(lián)絡(luò)時(shí)，

12、先問候?qū)Ψ?，并自?bào)某部門某人，簡(jiǎn)明扼要的告之本次談話目的和要點(diǎn)，結(jié)束時(shí)禮貌道別，等對(duì)方放下電話后，自己再放電話。第七章員工禮儀一、儀表a)員工頭發(fā)要保持整潔、自然，指甲不能太長(zhǎng)，并保持指甲清潔，應(yīng)注意修剪。b)員工應(yīng)保持身體清潔，特別是在夏季需經(jīng)常洗澡；不要讓身體發(fā)出異味而影響他人工作和學(xué)習(xí)。c)員工著裝須大方得體，與工作的環(huán)境相適應(yīng)，男性職員不得穿奇裝異服，襯衣的領(lǐng)子不得有污穢。女性職員不穿過于暴露和性感的服裝。如遇正式場(chǎng)合或商務(wù)拜會(huì)須著職業(yè)裝。d)員工夏季著裝嚴(yán)禁穿背心、穿拖鞋。二、工作中應(yīng)注意的禮儀a)上級(jí)交辦的事，立即去做，不得拖延，辦理結(jié)果需及時(shí)反饋；并且在工作流程中主動(dòng)向上級(jí)匯報(bào)進(jìn)

13、展情況。b)經(jīng)辦機(jī)密事項(xiàng)時(shí)，不漏口風(fēng)與他人。不得與公司內(nèi)外無關(guān)之人談?wù)摫竟緳C(jī)密b)承辦其它部門主管交辦的事情前，必須先報(bào)告自己的部門主管；承辦公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，辦理的同時(shí)通告自己的部門主管c)同事間未經(jīng)同意不得翻看對(duì)方的文件、資料等；遇緊急情況，經(jīng)上級(jí)主管同意可以查找。d)關(guān)心并積極參與公司的集體活動(dòng)，不得無故缺席。三、公務(wù)接待禮儀a)公務(wù)接待反映的不僅是接待個(gè)人的綜合素質(zhì)，也會(huì)反映公司整體風(fēng)貌，所以公務(wù)接待應(yīng)遵循熱情、尊重、平等、適度的原則進(jìn)行。b)接待客戶需注意著裝、儀容、舉止、常用禮節(jié)等。c)對(duì)于臨時(shí)來訪的人員，需做到文明、 禮貌待客，主動(dòng)、友善地和來訪者打招呼、問候；耐心應(yīng)答，不厭其煩；在來訪者離開時(shí)，主動(dòng)與其道別。第八章保密制度員工有責(zé)任嚴(yán)格遵守公司保密條例。全體員工都應(yīng)保護(hù)公司機(jī)密信息、文件及軟件，并有義務(wù)不向任何第三方或未經(jīng)授權(quán)的個(gè)人傳遞、透露、轉(zhuǎn)交、使用、出售、轉(zhuǎn)售、租借或以任何形式使用相關(guān)保密資料，并確保所有能夠接觸到屬于公司財(cái)產(chǎn)的機(jī)密信息、文件和軟件的相關(guān)人員同樣遵守此條例。機(jī)密信息包括：書面或口頭信息、資料、手冊(cè)、方法、設(shè)想、合同與協(xié)議文本等不