檔案管理利用數(shù)字化平臺的應用分析

1、    檔案管理利用數(shù)字化平臺的應用分析    摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，推動了信息化的進程，檔案信息的建設發(fā)展已成為不可避免的一種趨勢。為了滿足當下檔案管理發(fā)展需要，將應用數(shù)字化平臺進行檔案管理。本文基于信息數(shù)字化的大背景下，全面系統(tǒng)的分析了檔案管理應用數(shù)字化平臺的特點。探究了檔案在數(shù)字化平臺應用過程中存在的不足現(xiàn)象，并提出了相對的提升檔案管理的策略。關鍵詞：檔案管理;數(shù)字化平臺;應用隨著信息技術的不斷發(fā)展深入，信息化管理已深入到各行各業(yè)當中，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足于社會發(fā)展的需要。在此種狀況下，為了有效提升檔案管理水平，滿足當前社會對檔案管理的發(fā)

2、展需要，勢必將利用數(shù)字化平臺進行檔案管理。數(shù)字化檔案管理可以有效實現(xiàn)資源共享，且檔案管理儲存空間大，效率高。在數(shù)字化平臺中檔案管理可以進行信息分類，搜索，便于管理人員查看，在一定程度上減少了工作量，提升了辦公效率，檔案管理應用數(shù)字化平臺可以有效彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足之處，且更加便捷高效。1.檔案管理應用數(shù)字化平臺的概述隨著信息化不斷深入到各行各業(yè)當中，為了有效提高檔案管理的效率，故此將數(shù)字化平臺應用到檔案管理當中。檔案管理數(shù)字化是將網(wǎng)絡技術、儲存技術、掃描技術、數(shù)據(jù)庫等全方位結(jié)合，使得檔案管理以數(shù)字化的形式儲存，構(gòu)建了海量信息的檔案管理平臺。以便于工作人員在搜尋檔案資料時，可以高效快速的找到相

3、關資料，從而提升了檔案管理的效率，且檔案管理數(shù)字化平臺可以高效實現(xiàn)資源共享。而傳統(tǒng)模式下的檔案管理通常采用紙質(zhì)檔案進行管理保存，無法保障檔案資源的完整性，且隨著自然環(huán)境的演變，紙張字跡會老化，如有蟲蛀、火災等情況，則無法保障檔案資源的完整性。而檔案管理在數(shù)字化平臺可以大量存儲檔案信息，減少了檔案管理成本，且永久性保存，有效保障了檔案的安全性與完整性。2.數(shù)字化平臺中檔案管理的特征2.1提升了檔案管理的效率在數(shù)字化平臺檔案管理中，檔案文獻資料通過計算機設備、多媒體技術等，可以有效將檔案信息完整的保存在數(shù)據(jù)庫中，在日常檔案管理處理工作時，可以通過數(shù)字化平臺高效完成信息的搜集、資料移交、檔案整理等。

4、在查閱某一檔案資料時，工作人員可以在數(shù)據(jù)庫中進行搜索，盡可以用最短的時間找到自己需要的檔案資料，極大的提升了檔案管理效率。2.2檔案管理的服務社會化檔案管理應用數(shù)字化平臺有效的彌補了傳統(tǒng)管理的不足之處，有效的將檔案管理資源合理配置，實現(xiàn)了信息資源共享。在現(xiàn)實工作生活中，用戶可以通過數(shù)字化平臺，快速查詢自己所需要的檔案資料是否存在，在紙質(zhì)版資料不在的時候，可以在數(shù)字化平臺中找尋網(wǎng)絡資源進行下載。數(shù)字化的檔案管理提升了服務社會的水平，更加便于檔案資料信息的傳播1。3.數(shù)字化平臺中檔案管理存在的挑戰(zhàn)3.1數(shù)據(jù)處理在檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)由于各類檔案資源的信息量過大，導致在檔案管理過程中，大多工作人員處

5、理數(shù)據(jù)信息時無法科學、合理的利用數(shù)字化平臺進行管理，因此在檔案管理過程中無法高效利用數(shù)字化平臺管理。而由于檔案資源信息繁多，需要保存錄入的資料數(shù)目不斷增加，而采用人工錄入的方式，使得檔案管理工作量也增多。而部分工作人員在文檔資源錄入時，容易出差錯，有的字寫的難以分辨，有的目錄歸類錯誤，則檔案管理過程中很難搜索到需要的相關檔案。從而造成檔案資源數(shù)據(jù)不符的情況2。3.2檔案信息的安全性面臨挑戰(zhàn)隨著信息化的發(fā)展深入，檔案的存儲由原來的的紙質(zhì)形式變?yōu)殡娮有问降拇鎯?，盡管可以有效提升檔案管理的完整性，且便于大眾翻閱。但是由于檔案信息是以電子的形式保存在計算機虛擬的資料庫中，一旦電腦中毒或者有黑客進攻，那

6、么將無法保證檔案信息的安全性及完整性。而面對部分追求利益的人群，惡意盜取電子檔案的信息，進行販賣，則會嚴重影響威脅檔案資料的保密性，且在社會中產(chǎn)生惡劣的影響3。4.檔案管理于數(shù)字化平臺中存在的問題4.1資料搜索存在差異由于在檔案信息資源涉及的范圍廣、內(nèi)容多、信息量大等特點，而檔案資源大都是有人工進行整理分類錄入的，在檔案資源中，無法避免一些專業(yè)知識性較強的資料在分類過程中整理不當，因此錄入信息不符，從而造成讀者在翻閱數(shù)據(jù)庫資料搜索過程中，查詢到的資料與自己想要的資料信息不符合的現(xiàn)象4。4.2檔案管理缺少服務理念一直以來，檔案管理工作主要都是以咨詢服務為主，都是自主詢問后，檔案管理工作人員才提供

7、相關服務，然而由于資料的信息繁多，一些資料甚少被人們知道，查詢?nèi)瞬蛔稍?，管理人員就將之束之高閣了。在一定程度上阻礙了資源的開發(fā)利用。檔案管理人員缺少對檔案的實際應用效果的分析，以及檔案資料信息在數(shù)字化平臺服務的理念5。4.3檔案管理受限于數(shù)字化模式在數(shù)字化平臺管理過程中，檔案管理主要是以計算機設備為載體，并對檔案資料進行數(shù)字化處理，然后進行分類，儲存，然而有些檔案資料無法通過計算機展現(xiàn)出來，因此在數(shù)字化平臺中檔案資料無法完整性的保存，從而導致在查詢相關信息時也缺乏資料完整性。5.有效提升檔案管理在數(shù)字化平臺的管理策略5.1構(gòu)建準確完善的檔案管理數(shù)字平臺由于當前數(shù)字化平臺中，檔案管理常出現(xiàn)信息不

8、齊全、系統(tǒng)性不足等問題，因此在檔案管理過程中，工作人員不應該只是注重資料的數(shù)量多，更應當學會靈活應變。為了有效保證檔案管理的準確性與完整性，因此應注重原始數(shù)據(jù)錄入的精準度，在檔案整理過程中，相關工作人員需要保持正確的工作態(tài)度，嚴格對資料進行審查，全面系統(tǒng)性的進行相關分析，確保錄入的信息準確無誤。且可以利用計算機的識別功能，將需要錄入的檔案進行掃描，從而有效保障錄入文獻信息的準確性。并在檔案信息被核實無誤后，才可將信息進行錄入，并將檔案信息進行細分命名，標注上檔案信息錄入的時間，使得檔案管理更加有跡可循，以便于檔案管理工作的開展6。5.2轉(zhuǎn)變檔案管理服務理念長此以來，檔案管理過程中都側(cè)重于按工作

9、的需要來進行處理檔案，然而這樣的服務模式下，容易造成已有的服務模式不需要，而需要的服務模式不存在，從而無法準確有效的展開服務。因此為了全面提升大家的文化素養(yǎng)，促進科學文化以及信息資訊的有效傳播，吸引廣大的群眾基礎。各級檔案館應有意識的宣傳主流文化，定位展閱服務主旨，根據(jù)時代發(fā)展潮流，豐富館藏文獻資料，及時發(fā)掘征集當前新時代理念下倡導的資料檔案，明確開展的展閱主題，拓展館藏檔案展閱服務功能，關注社會發(fā)展理念，注重產(chǎn)生的社會影響力，豐富廣大群眾的精神文化7。5.3注重檔案管理人才培養(yǎng)在信息化高度發(fā)展的環(huán)境下，為了切實有效的貼合當下社會的發(fā)展，檔案管理需要注重培養(yǎng)高端人才進項管理工作，創(chuàng)新檔案管理措

10、施，使得檔案管理工作人員的意識符合當下社會發(fā)展的需求。為了有效保障檔案管理工作的效率提高，應注重高度專業(yè)、管理能力過硬的人才引進，并采取和高校共同打造培養(yǎng)管理專業(yè)人才的方法。以便于高校直接向社會輸出專業(yè)對口、技術有保障的相關檔案管理人才，同時注重引進國外經(jīng)驗檔案管理豐富的人才，并通過定期培訓的方式有效提升檔案管理人員的工作效率8。結(jié)語：隨著信息技術的不斷發(fā)展深入，信息化管理已深入到各行各業(yè)當中，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足于社會發(fā)展的需要。為了滿足當下檔案管理發(fā)展需要，將應用數(shù)字化平臺進行檔案管理。以便于工作人員在搜尋資料時，可以高效快速的找到相關資料，從而提升了檔案管理的效率，且檔案管理數(shù)字化

11、平臺可以高效實現(xiàn)資源共享。本文全面系統(tǒng)的分析了檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)，以及檔案管理于數(shù)字化平臺中存在的問題并通過提出構(gòu)建準確完善的檔案管理數(shù)字平臺，轉(zhuǎn)變檔案管理服務理念以及注重檔案管理人才培養(yǎng)等策略，有效保障了檔案的安全性與完整性，提升了在數(shù)字化平臺中檔案管理效率。參考文獻：1吳僑燕.搭建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺研究j.科技經(jīng)濟導刊，2019，27（18）：187+183.2邱玉霞.不動產(chǎn)檔案管理淺析以山東省日照市為例j.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（06）：55-56.3李琦珉.探討搭建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺j.蘭臺內(nèi)外，2019（17）：63-64.4林四海.不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理與集成化管理對比研究j.蘭臺內(nèi)外，2019（16）：29-30.5王向增.信息化背景下的不動產(chǎn)登記檔案管理探究j