檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策

1、    檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策    董潔摘 要 隨著我國(guó)先進(jìn)科技的快速發(fā)展和普及，檔案管理也取得了明顯的進(jìn)步。在檔案工作中，信息化建設(shè)極大地促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。借助先進(jìn)的信息技術(shù)，檔案工作人員也大幅提升了檔案工作效率。但在檔案目前的信息化建設(shè)中，仍然存在一些不足。為此，本文就檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，針對(duì)其中存在的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，僅供參考。關(guān)鍵詞 信息化建設(shè) 檔案 現(xiàn)狀 問(wèn)題 對(duì)策作為我國(guó)各個(gè)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵性依據(jù)，檔案資料在推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步方面具有十分深遠(yuǎn)的影響。借助信息化技術(shù)對(duì)檔案實(shí)行信息化建設(shè)，除了可以大幅提升檔案資料的質(zhì)

2、量外，還可以全面提升利用檔案資料的效率，從而讓檔案管理工作越來(lái)越規(guī)范和便捷。但縱觀中國(guó)檔案目前的信息化建設(shè)形勢(shì)，發(fā)現(xiàn)其中存在問(wèn)題，這不利于檔案管理的信息化建設(shè)。一、檔案信息化建設(shè)目的現(xiàn)狀目前，我國(guó)行政管理部門(mén)越來(lái)越重視檔案管理工作，積極優(yōu)化了檔案管理程序，并獲得了顯著的成績(jī)。我國(guó)自2002年建設(shè)首家檔案局管理網(wǎng)站以來(lái)，也陸續(xù)創(chuàng)設(shè)了一些檔案信息管理網(wǎng)站，并基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)展開(kāi)了檔案信息化建設(shè)?；趯?duì)檔案信息的有效管理，也進(jìn)一步改善了檔案信息管理環(huán)境。此外，還就檔案頒布了相關(guān)的法律法規(guī)，并擴(kuò)大了檔案資源的涉及范圍。同時(shí)，在檔案館從事工作的人才素養(yǎng)也有所提高，在一定程度上促進(jìn)了檔案的信息化建設(shè)。二、檔

3、案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題（一）高質(zhì)素人才依然不足在目前檔案的信息化建設(shè)中，管理人才問(wèn)題主要有：一是管理人員的專(zhuān)業(yè)技能、信息化技術(shù)水平不符合管理標(biāo)準(zhǔn)。在檔案館的工作人員大多并不是畢業(yè)于相關(guān)專(zhuān)業(yè)，以致并不熟悉這方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。而專(zhuān)業(yè)的檔案工作能力與必要的信息技術(shù)水平屬于信息化建設(shè)的基本條件，也即信息化建設(shè)的關(guān)鍵是高素質(zhì)管理人才。二是管理人員越來(lái)越老齡化。目前的管理人員普遍缺乏信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，且鑒于年齡問(wèn)題，信息化意識(shí)相對(duì)薄弱，整體技能培訓(xùn)也相對(duì)欠缺，最終導(dǎo)致管理團(tuán)隊(duì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)不健全，且有悖于信息化管理。三是有些檔案工作人員在日常的工作中沒(méi)有精益求精，常常敷衍了事，工作不積極，令工作流于形式化。在收

4、集檔案資料時(shí)，態(tài)度也不夠認(rèn)真，甚至無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題并加以解決，以致放任問(wèn)題發(fā)展延續(xù)，而增加檔案管理工作的麻煩，最終無(wú)法正常管理檔案資料。（二）檔案信息化管理改革未能與時(shí)俱進(jìn)目前，企業(yè)管理正在大力推行改革，但檔案信息化管理改革卻相對(duì)較少。在社會(huì)的不斷發(fā)展中，為了應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的普遍不確定性，應(yīng)通過(guò)優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作來(lái)提升檔案信息的利用率，從而分析目前的形勢(shì)，以更有效地解決問(wèn)題。但目前的檔案管理并未與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)積極改革并推行可操作的管理機(jī)制。目前，管理人員對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)仍然缺乏認(rèn)知，且所用設(shè)備也相對(duì)落后，最終導(dǎo)致管理效率低下?；谛畔⒒母餀C(jī)制的滯后性，給目前的檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了嚴(yán)重的負(fù)面影

5、響。（三）有待提升信息化建設(shè)水平有關(guān)工作人員在檔案管理的現(xiàn)代信息化建設(shè)中，并未靈活運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)。在收集、登記檔案資源時(shí)，依然存在很多常見(jiàn)的問(wèn)題，甚至依舊沿用紙質(zhì)的收藏方式，而難以推行信息化的操作與記錄。這種工作模式勢(shì)必會(huì)降低工作效率，加大查詢(xún)檔案資料的難度。所以，在對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，急需全面提升信息技術(shù)的利用率以及管理水平，并及時(shí)完善相應(yīng)的信息化平臺(tái)等。三、解決檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的對(duì)策（一）大力培訓(xùn)教育，推行信息化結(jié)合傳統(tǒng)管理的模式目前，在檔案現(xiàn)代化管理中，工作效率低的關(guān)鍵在于目前的管理還是在沿用傳統(tǒng)的人工操作模式。要想加強(qiáng)信息化建設(shè)，應(yīng)積極組織工作人員展開(kāi)專(zhuān)業(yè)技能教育，幫助

6、他們提升信息技術(shù)水平。目前的管理人員所熟知的專(zhuān)業(yè)知識(shí)相對(duì)落后，擁有的專(zhuān)業(yè)技能也偏低，僅極少的檔案工作人員能熟練掌握必備的電腦基礎(chǔ)知識(shí)及其操作技能，所以，應(yīng)定期培訓(xùn)檔案管理隊(duì)伍，以提高他們的工作效率。只有這樣才能做好檔案管理工作，加快信息化建設(shè)的步伐。（二）樹(shù)立先進(jìn)的管理意識(shí)在當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)更新越來(lái)越快，且涌現(xiàn)出大量的新思想與新觀念，加快了對(duì)傳統(tǒng)工作模式的改革。伴隨著先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，檔案管理人員也應(yīng)順應(yīng)社會(huì)的變革，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作意識(shí)、優(yōu)化工作思路，推行現(xiàn)代化的先進(jìn)辦公模式，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)。于信息化建設(shè)而言，首先要遵守的原則就是及時(shí)革新傳統(tǒng)管理模式中的落后觀念與思想，并樹(shù)立先進(jìn)的

7、檔案管理意識(shí)，以新技術(shù)手段來(lái)管理檔案，從而對(duì)檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理。（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)要加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立先進(jìn)的檔案管理機(jī)制以約束管理人員的行為極為重要。通過(guò)完善管理操作與工作流程，來(lái)規(guī)范檔案管理工作，并從單位的實(shí)際情況出發(fā)，建立可操作的管理制度。此外，還應(yīng)在工作標(biāo)準(zhǔn)中納入信息化建設(shè)，以調(diào)動(dòng)管理人員積極利用信息化技術(shù)，以此提升信息化水平。四、結(jié)語(yǔ)信息化建設(shè)是檔案工作必然的發(fā)展趨勢(shì)，檔案工作人員應(yīng)從信息化建設(shè)現(xiàn)狀出發(fā)，加快信息化建設(shè)以推動(dòng)檔案工作的開(kāi)展。目前，在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代下，檔案信息化還應(yīng)針對(duì)自身的建設(shè)問(wèn)題，積極采取行之有效的對(duì)策，不斷更新檔案管理流程，以?xún)?yōu)質(zhì)的服務(wù)做好檔案工作。（作者單位為青島市市北區(qū)人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心）參考文獻(xiàn)1 侯嬌嬌.如何做好事業(yè)單位檔案信息安全管理工作j.辦公室