新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理探究

1、    新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理探究    趙純摘  要：高校人事檔案管理工作屬于公共服務(wù)范圍之內(nèi)，隨著檔案數(shù)量與內(nèi)容的不斷增加，高校人事檔案管理工作的難度也越來越高。在新的社會(huì)發(fā)展趨勢下，新公共服務(wù)理論開始替代以往的公共服務(wù)理論，因此高校的人事檔案管理工作理念與方式也要隨之革新，要對服務(wù)職能更加重視。要將新公共服務(wù)理論與檔案管理工作結(jié)合起來，才能夠達(dá)成實(shí)際管理目標(biāo)，保證檔案安全。關(guān)鍵詞：新公共服務(wù)理論  高校人事檔案管理  管理策略高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)最為基礎(chǔ)的工作，是高校管理的核心環(huán)節(jié)。但是在傳統(tǒng)檔案管

2、理模式下，人事檔案管理并未真正體現(xiàn)出在高校管理體系中的重要地位，即是說對于檔案信息的利用率依然較低，并且無法保證檔案安全。在新公共服務(wù)理論下，要從服務(wù)職能出發(fā)去思考高校人事檔案管理的重點(diǎn)，進(jìn)而推動(dòng)管理工作改革，達(dá)成管理目標(biāo)。1  新公共服務(wù)理論下的高校人事檔案管理的問題1.1 管理觀念陳舊管理觀念陳舊是當(dāng)前高校檔案管理人員廣泛存在的問題，在實(shí)際的人事檔案管理工作過程中，因服務(wù)對象局限于校內(nèi)的檔案，所以管理人員往往對工作量會(huì)有錯(cuò)誤的估計(jì)，認(rèn)為檔案管理工作量并不大，每個(gè)學(xué)期的檔案信息變動(dòng)不多，所以只要走走形式即可，而且也并不將檔案管理歸于公共服務(wù)工作范疇內(nèi)。雖然隨著經(jīng)驗(yàn)的累積，管理者的觀

3、念也在逐漸轉(zhuǎn)變，對于人事檔案管理的認(rèn)知也在更新，但是服務(wù)意識(shí)卻依然不強(qiáng)。除管理人員以外，部分領(lǐng)導(dǎo)人員也并未能夠意識(shí)到人事檔案管理的重要作用，未在工作規(guī)劃當(dāng)中進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，這會(huì)使得檔案管理的實(shí)際職能無法得到充分體現(xiàn)。1.2 難以集中管理集中管理是當(dāng)前人事檔案管理工作改革的主要方向，因?yàn)槿耸聶n案是開展人事管理的重要依據(jù)，所以管理工作自然也要集中進(jìn)行。但是實(shí)質(zhì)上，所謂人事管理，主要是對于人事職稱進(jìn)行評價(jià)并且確定薪資以及其他人事相關(guān)信息的服務(wù)性工作。當(dāng)前高校的教職工包括了編制內(nèi)及編制外人員，編制內(nèi)人員的檔案基本由高校進(jìn)行管理，而編制外人員的檔案則往往有更大的流動(dòng)性，所以會(huì)使檔案的管理權(quán)存在較大爭議。這也是

4、導(dǎo)致實(shí)際管理過程中對于人事檔案無法做到集中管理的主要原因。1.3 忽略檔案開發(fā)檔案的開發(fā)，是檔案管理工作的必要環(huán)節(jié)。所謂開發(fā)，主要是指對于檔案信息的發(fā)掘、處理以及利用。但是高校在開展人事檔案管理的過程中，人事檔案往往已經(jīng)有了特定的模板，信息的錄入往往套用模板即可，而之后便通常只是儲(chǔ)存在系統(tǒng)當(dāng)中，以管理為主要工作內(nèi)容，利用率很低，一般只在人事決策變動(dòng)當(dāng)中，或是人事方案的信息出現(xiàn)變化時(shí)，才會(huì)調(diào)用方案?？梢姼咝Ｈ耸聶n案當(dāng)前的管理模式相對來說較為封閉，保密性較強(qiáng)，提高了教職工信息的安全性，但是同時(shí)降低了檔案的利用率，甚至有很多人沒有見過自己的檔案，并且不知自己的檔案在離職之后歸于何處1。1.4 人員水

5、平不足人事檔案管理人員是落實(shí)管理工作的主體，其管理思想及管理方式?jīng)Q定著檔案管理的實(shí)際效果。但是人的思想與行為很容易受到諸多因素的影響，包括自身的個(gè)人素養(yǎng)、技術(shù)水平等，都可能使其工作的效率以及效果有所不同。而在實(shí)際開展人事檔案管理工作的過程中，許多管理人員顯然都并不具備專業(yè)資質(zhì)，甚至并未設(shè)置專門的檔案管理崗位，部分院校的檔案管理工作，已經(jīng)分?jǐn)偨o不同崗位的人員代為處理。這充分說明當(dāng)前的人事檔案管理人員顯然并非檔案管理的專職人員，甚至身兼多職，所以自然無法保證其工作的專注性，亦很難保證檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。2  新公共服務(wù)理論下的高校人事檔案管理優(yōu)化策略2.1 樹立主動(dòng)服務(wù)理念服務(wù)理念的樹立是

6、做好檔案管理工作的重要前提，高校的人事檔案，關(guān)系到高校各項(xiàng)事務(wù)的開展，同時(shí)也關(guān)系到教職人員的切身利益?；谏鲜鲆螅趯?shí)際改革高校人事檔案管理工作的大目標(biāo)下，樹立服務(wù)理念是重要且必要的一項(xiàng)工作。校方要讓檔案管理人員擺脫以往被動(dòng)工作的局面，要培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，以主動(dòng)、認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去對待工作，才能夠做好檔案管理。以往的高校人事檔案應(yīng)用范圍主要是在出現(xiàn)人事變更時(shí)，平日則很少確認(rèn)檔案信息，這正是因相關(guān)人員并沒有充分意識(shí)到并體現(xiàn)出人事檔案的實(shí)際價(jià)值。實(shí)際上校內(nèi)的各項(xiàng)事務(wù)都需要人事檔案的協(xié)助，所以相關(guān)人員必須要意識(shí)到人事檔案的重要作用，積極發(fā)掘人事檔案的應(yīng)用價(jià)值，拓展人事檔案的內(nèi)容。例如，對

7、于人事檔案當(dāng)中并未包含但是在實(shí)際管理過程中需要的信息，便應(yīng)當(dāng)通過分析確認(rèn)是否需要納入檔案所要收錄的信息，如果需要，便應(yīng)當(dāng)添加項(xiàng)目，做好調(diào)查，填充檔案內(nèi)容，以保證檔案的信息更加全面、更具參考價(jià)值。2.2 實(shí)施檔案集中管理集中管理是當(dāng)前人事檔案管理的必然訴求，因?yàn)槿耸聶n案這一分支已經(jīng)足夠明確，對于人事檔案的管理，所對應(yīng)的也是同樣的訴求，即人事管理訴求，所以集中管理顯然更加有利。因此對于人事檔案的管理工作應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃，做好與人力管理部門的信息對接，保證檔案能夠得到集中性的、獨(dú)立性的管理，而非混亂的、分散性的管理。校方領(lǐng)導(dǎo)人員需要擔(dān)負(fù)起檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃責(zé)任，要對人事檔案資源進(jìn)行合理配置，進(jìn)而充分

8、體現(xiàn)出檔案的公共服務(wù)職能。在條件允許的情況下，對于部分人事檔案分散于不同檔案托管機(jī)構(gòu)的問題，應(yīng)當(dāng)盡可能回收，繼而實(shí)現(xiàn)校方統(tǒng)一管理的目標(biāo)。此外，必須要保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性，同時(shí)也要完善檢索渠道，確保檔案調(diào)用更加便利2。2.3 注重檔案開發(fā)利用人事檔案包含了許多信息，同時(shí)也有許多未包含的信息，是需要進(jìn)一步去發(fā)掘的，隨著信息的不斷完善，人事檔案的應(yīng)用范圍也會(huì)更加廣泛。所以，為了確保高校人事檔案管理工作的質(zhì)量提升，為保證檔案的服務(wù)職能得到體現(xiàn)，必須要積極建立起檔案開發(fā)利用體系，要重視人事檔案的信息開發(fā)以及在各個(gè)環(huán)節(jié)的利用，首先要確保檔案的信息收集與整理、錄入、存儲(chǔ)以及調(diào)用等各個(gè)環(huán)節(jié)更加連貫，并

9、且要合理利用信息技術(shù)，保證檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的信息都能得到反饋。當(dāng)前我國高校的檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了較為理想的階段性改革成果，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案的工作已經(jīng)有了很大程度的推進(jìn)，此外可以依靠信息系統(tǒng)進(jìn)一步開展對于檔案信息的分析，并且建立起更加完善的人才信息數(shù)據(jù)庫。而后應(yīng)當(dāng)更加重視大數(shù)據(jù)及云計(jì)算技術(shù)的引進(jìn)，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，發(fā)掘更多檔案信息，這樣能夠保證檔案的應(yīng)用范圍更廣，隨著檔案信息的不斷填充和應(yīng)用范圍的不斷拓展，檔案的重要價(jià)值也會(huì)得到進(jìn)一步體現(xiàn)，進(jìn)而更好地服務(wù)于高校各項(xiàng)事務(wù)，這是新公共服務(wù)視角下高校人事檔案管理工作改革的重點(diǎn)所在3。3  結(jié)語高校人事檔案是高校管理體系當(dāng)中重要的一部分，就檔案的實(shí)質(zhì)來分析，檔案應(yīng)當(dāng)是為高校各項(xiàng)事務(wù)提供依據(jù)的重要因素，但是就目前的管理概況來看，檔案的服務(wù)職能顯然并未得到充分體現(xiàn)。在新公共服務(wù)理論下，高校應(yīng)當(dāng)對人事檔案的管理與應(yīng)用更加重視，要發(fā)掘人事檔案的新價(jià)值，并且更加廣泛地去應(yīng)用，進(jìn)而體現(xiàn)出人事檔案管理的服務(wù)職能。因此文中分析了管理要點(diǎn)，望相關(guān)人員加