檔案規(guī)范化管理工作探討

1、    檔案規(guī)范化管理工作探討    黎凡【摘要】隨著經(jīng)濟全球化和文化多元化發(fā)展，各行各業(yè)都在不斷謀求轉(zhuǎn)型和發(fā)展，檔案信息管理備受關(guān)注。在當(dāng)今時代背景下，對檔案管理而言，大數(shù)據(jù)分析至關(guān)重要，領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策都離不開嚴(yán)謹(jǐn)精密的數(shù)據(jù)分析。本文通過明確檔案管理規(guī)范化的意義所在，分析單位檔案規(guī)范化管理建設(shè)的各個模塊，提出有利于單位內(nèi)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)發(fā)展的合理性策略?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理  規(guī)范化  標(biāo)準(zhǔn)一、檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的內(nèi)容（一）收集檔案材料的規(guī)范化目前，各單位組織收集檔案的渠道比較單一，通常是各部門收集統(tǒng)一、個人收集等方式來完成檔

2、案收集工作，要實現(xiàn)檔案材料規(guī)范化，收集完整必要的材料，是檔案管理的第一步，一定程度上而言，檔案材料的收集工作進(jìn)度直接影響整個檔案管理的規(guī)范化水平。（二）檔案材料整理的規(guī)范化檔案材料的整合分析就是將收集到的各類文件材料等，按照科類等進(jìn)行分類組合、并且重新編制等，使得檔案材料更加有條理。依據(jù)檔案管理規(guī)范，將管理材料按照序列、種類、重要性等進(jìn)行排序，并篩選有效信息，才能夠確保檔案開發(fā)利用工作有序開展。一旦檔案整合歸納工作不到位，就無法客觀反映真實需要的信息，影響后續(xù)的檔案信息開發(fā)利用。（三）檔案分類的規(guī)范化檔案管理是具有一定時限性的，隨著單位不斷發(fā)展，每年創(chuàng)新研發(fā)進(jìn)度、獎勵成就、科學(xué)數(shù)據(jù)、照片、圖像

3、等各方面的檔案內(nèi)容也是需要每年不斷更新存檔的;而對于過期的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行篩選，并予以銷毀，這樣才能保證檔案管理的意義，實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)的有效性。尤其在如今社會，大數(shù)據(jù)時代，信息量巨大，如果不能對檔案進(jìn)行合理的鑒別和甄選，將會使得真正有效的信息被掩埋。（四）檔案保管的規(guī)范化一份儲存良好的檔案材料，能夠在組織后續(xù)的工作中發(fā)揮至關(guān)重要的作用，保管工作的水平直接決定著檔案的后期使用價值。檔案材料保管條件越好，存儲時間較長，檔案的利用價值也越大。檔案保管需要按照國家檔案館印發(fā)的相關(guān)文件配備檔案室、檔案柜等硬件設(shè)施，對檔案室按照要求進(jìn)行“防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲”等八防工作來

4、進(jìn)行檔案科學(xué)保管，時代發(fā)展檔案保管電子化是未來檔案發(fā)展的大趨勢，在引進(jìn)電子系統(tǒng)以后，更方便后期查詢檔案內(nèi)容，一定程度上縮減了查詢、篩選成本;也對紙質(zhì)檔案的保護更加有利，而對于紙質(zhì)檔案、特殊載體、檔案電子檔案等要注意選取合適的保管地點和保管方式，保證保管檔案的完整性;實現(xiàn)了檔案庫房安全保護由被動人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化、人性化管理跨越。二、單位檔案規(guī)范化管理的意義（一）助推單位的持續(xù)健康發(fā)展單位的檔案管理不僅涉及到職工的相關(guān)人員信息和產(chǎn)品發(fā)展創(chuàng)新進(jìn)程及科學(xué)數(shù)據(jù)記錄，還作為單位未來發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的數(shù)據(jù)信息依據(jù)。組織的決策科學(xué)性和檔案管理規(guī)范性息息相關(guān)，因此，單位的中高層管理者重視檔案建

5、設(shè)，開展好檔案資源管理、開發(fā)、利用工作，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理理念，才可以將檔案管理規(guī)范化建設(shè)落到實處。（二）為單位的經(jīng)營管理長遠(yuǎn)開展提供數(shù)據(jù)依據(jù)檔案材料不僅記錄了單位的發(fā)展歷程，還對單位的研究成果等有一個系統(tǒng)的概述和分析。完整規(guī)范的檔案材料對于單位的持續(xù)發(fā)展而言，能夠提供十分可觀的參考價值，可以為各項經(jīng)營管理活動的順利開展提供依據(jù)和支持。三、檔案管理現(xiàn)狀及問題分析（一）對于檔案管理工作意識不足由于很多單位的檔案科室等從業(yè)人員大多工作年限較長，學(xué)習(xí)能力和對于新鮮事物思想的接受能力受到限制，加上單位管理人員檔案工作意識不夠，覺得檔案的信息化建設(shè)較繁瑣，認(rèn)為檔案管理工作就是日常事務(wù)性工作，忽略了對檔

6、案的嚴(yán)格管理及加快檔案信息化的建設(shè)，因此檔案管理從業(yè)人員沒有專業(yè)素質(zhì)和信息操作基礎(chǔ)，檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建緩慢。（二）不具備專業(yè)的檔案建設(shè)團隊很多單位檔案管理團隊是基建部門中臨近退休人員，由于年齡和精力原因，大多認(rèn)為檔案管理是一個閑職，沒有了學(xué)習(xí)和更新管理模式的激情和熱忱。單位內(nèi)檔案管理人員信息化管理水平低，不足以應(yīng)對復(fù)雜多變的社會發(fā)展環(huán)境，不利于現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。出現(xiàn)一些新的政策和制度，沒有一定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱?zhí)行力，這也是導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理滯后的情況。四、關(guān)于檔案完善及整改措施（一）提高單位內(nèi)全員對于檔案管理的重視程度單位的中高層管理者要明確檔案管理規(guī)范化對單位未來持續(xù)發(fā)展的重要性，能借助信息時代特色

7、來落實規(guī)范化的檔建工作，開設(shè)檔案科，提供充足的經(jīng)費和信息技術(shù)支持;在日常工作中，鼓勵突破傳統(tǒng)信息紙質(zhì)登記備案方式，引進(jìn)先進(jìn)的信息管理平臺，借助管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理工作的自動化水平。每年定期組織人員外出培訓(xùn)，能夠去檔案管理信息化比較健全的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)和經(jīng)驗交流，高薪優(yōu)待聘請專業(yè)管理人才，能夠提高檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。（二）設(shè)定嚴(yán)格規(guī)范的建檔系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)狀制定有特色的歸檔規(guī)章制度，保證檔案管理規(guī)范化的強制執(zhí)行力。依據(jù)檔案管理法中明確規(guī)定檔案管理工作的收集方式、信息存儲渠道、整合分析規(guī)范等，形成檔案規(guī)范化管理模式。設(shè)定規(guī)范的歸檔系統(tǒng)和歸檔標(biāo)準(zhǔn)是單位可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，規(guī)范化的檔案管理能使單位自身持有自身的文化瑰寶和技術(shù)特色，進(jìn)而在如今日益激烈的市場競爭中占據(jù)有效的位置。（三）完善人才強隊建設(shè)提高組織內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊建設(shè)程度，招聘從事專職檔案人員，可以通過針對學(xué)歷、經(jīng)驗、年齡等多項指標(biāo)進(jìn)行選拔，提高入職門檻，進(jìn)而提升單位內(nèi)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì);進(jìn)行相互交流，組織開展培訓(xùn)等管理技能提升模式，提高在職檔案人員的業(yè)務(wù)能力;設(shè)定科學(xué)的考核指標(biāo)，采取績效考核的方式，促進(jìn)檔案工作人員進(jìn)行合理競爭，帶動全員的工作積極性;作為單位的檔案工作人員，應(yīng)該不斷提升自身素質(zhì)，以為單位服務(wù)為宗旨，提高檔案管理工作意識。針對