淺析成人教育培訓(xùn)檔案的特點與管理

1、    淺析成人教育培訓(xùn)檔案的特點與管理    摘要：在開展成人教育培訓(xùn)時，要求做好培訓(xùn)檔案管理工作，以便全面收集和記錄培訓(xùn)活動相關(guān)數(shù)據(jù)，為成人教育培訓(xùn)活動的組織提供借鑒。本文主要圍繞成人教育培訓(xùn)檔案特點、成人教育培訓(xùn)檔案的管理等方面展開討論，具體分析了成人教育培訓(xùn)檔案的形成時間分散、檔案形式多樣等特點，并針對這些特點，提出了提高檔案管理水平的有關(guān)措施，包括建立對應(yīng)的檔案管理制度、提高檔案管理者綜合素質(zhì)等。關(guān)鍵詞：成人教育；檔案特點；檔案管理；教育培訓(xùn)前言：成人教育培訓(xùn)檔案管理工作是教育活動中的主要組成部分，旨在對培訓(xùn)活動開展過程的數(shù)據(jù)信息進行收集和整理

2、，從而為培訓(xùn)活動良好開展提供依據(jù)。對于培訓(xùn)檔案來講，具有檔案類型復(fù)雜及信息收集系統(tǒng)性等特點，在實際進行檔案管理工作時，需要充分認識到檔案管理重要性，并要求管理者能憑借自身綜合素養(yǎng)，確保檔案管理有效性及全面性，進而發(fā)揮培訓(xùn)檔案在成人教育改革發(fā)展上的積極作用。一、成人教育培訓(xùn)檔案特點（一）形成時間較分散成人檔案管理主要特點表現(xiàn)為形成時間分散性，由于成人教育檔案是對不同階段的不同類型培訓(xùn)活動數(shù)據(jù)進行記錄，因此受到培訓(xùn)時間和培訓(xùn)內(nèi)容不固定的影響，使得成人培訓(xùn)檔案具有形成時間分散的特點。成人培訓(xùn)檔案與學歷教育檔案有所差異，在培訓(xùn)時間上，主要根據(jù)學習者實際需求來設(shè)定，在教育培訓(xùn)活動結(jié)束后，要及時整理并儲存

3、已經(jīng)收集的培訓(xùn)信息，以免造成檔案資料的缺失，不利于對培訓(xùn)活動數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性記錄。在實際進行檔案管理時，要從其形成時間分散性這一角度出發(fā)，能做到培訓(xùn)檔案的及時歸檔，并由學校檔案室保管檔案。（二）檔案類型較復(fù)雜成人培訓(xùn)檔案還具有檔案類型復(fù)雜化的特點。對于成人教育培訓(xùn)來講，不同類型的培訓(xùn)項目，其內(nèi)容、培訓(xùn)目標以及形式等有所差異，這就促使檔案管理具有類型多樣化特征，對檔案管理者專業(yè)能力有較高要求1。如在為中小學教師提供培訓(xùn)活動時，包括職務(wù)培訓(xùn)、學歷培訓(xùn)、新課標培訓(xùn)、計算機培訓(xùn)以及普通話培訓(xùn)等多種培訓(xùn)內(nèi)容。并且在組織不同時期的培訓(xùn)活動時，還要根據(jù)培訓(xùn)對象及需求等，制定相應(yīng)的教育方案及教材內(nèi)容等。參與到培訓(xùn)

4、活動中的人員還存在年齡、職務(wù)等方面的不同，增加了檔案管理復(fù)雜性。為了保證各個時期培訓(xùn)活動的檔案管理的有效性，則檔案人員應(yīng)從培訓(xùn)環(huán)節(jié)、培訓(xùn)流程及內(nèi)容等多個方面著手，采取適當?shù)臋n案記錄手段，進而保證檔案質(zhì)量。（三）檔案形式多樣性隨著社會不斷發(fā)展，成人教育培訓(xùn)逐漸發(fā)展出多種類型，使得檔案內(nèi)容及形式更加多樣化。進行成人教育檔案記錄時，要根據(jù)培訓(xùn)形式選擇適當?shù)臋n案管理方式。培訓(xùn)檔案主要包括培訓(xùn)方案、培訓(xùn)規(guī)劃、規(guī)章制度等，在對培訓(xùn)活動相關(guān)信息進行收集時，要從各類名冊、成績表、考勤表、教材內(nèi)容、視頻資源以及會議記錄等內(nèi)容著手，保證培訓(xùn)信息的有效收集。（四）信息收集系統(tǒng)性檔案信息收集系統(tǒng)性主要體現(xiàn)在每期培訓(xùn)活

5、動在實施過程中都要經(jīng)過接收上級指令、確定培訓(xùn)計劃到報名等多個環(huán)節(jié)，同時在實際開展培訓(xùn)活動前，還要開展各類教學資源配置、教育過程管理以及培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計等工作，在上述培訓(xùn)環(huán)節(jié)進行階段，勢必會產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。為了充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案應(yīng)用價值，則需要細致收集各階段的培訓(xùn)資料等，在提取相關(guān)信息的條件下，接著進行整理、組卷等操作，以便保證培訓(xùn)檔案完整性和系統(tǒng)性。二、成人教育培訓(xùn)檔案的管理（一）明確認識成人教育培訓(xùn)檔案要想加強成人培訓(xùn)檔案管理效果，則應(yīng)首先對成人教育檔案有充分認識，應(yīng)在現(xiàn)代化管理意識引導(dǎo)下，從思想層面認識培訓(xùn)檔案管理在整個培訓(xùn)活動高效開展上的促進作用，進而保障檔案信息全方位收集，確保檔案管理工

6、作高質(zhì)量完成及提高培訓(xùn)檔案質(zhì)量，是保證檔案有效性的重要途徑。成人培訓(xùn)檔案可看作是相關(guān)活動信息的記錄載體，旨在為之后的教育培訓(xùn)方案設(shè)計及內(nèi)容選擇等提供數(shù)據(jù)支持。例如，為了加強對檔案管理人員自身意識的培養(yǎng)，大多數(shù)學校將加大在檔案管理重要意義上的宣傳，并通過組織有關(guān)檔案管理的競賽活動，以便提高檔案管理人員工作積極性。在相關(guān)活動組織下，不僅能幫助管理人員熟練掌握檔案管理技巧，還能促使管理人員對檔案管理有正確認識。（二）建立對應(yīng)的檔案管理制度成人培訓(xùn)檔案管理是一項較復(fù)雜的工作，為了確保管理工作質(zhì)量及效率，則應(yīng)借助檔案管理制度的指導(dǎo)作用，從而促使管理人員有序開展管理作業(yè)，并且在制度作用下，還能為各項管理環(huán)

7、節(jié)的開展提供依據(jù)2。成人培訓(xùn)檔案相應(yīng)的檔案管理制度應(yīng)能做到對整理規(guī)范、信息收集范圍、歸檔儲存等內(nèi)容作出明確規(guī)定?？紤]到培訓(xùn)檔案運用價值的實現(xiàn)關(guān)鍵在于信息的有效共享，因此，應(yīng)盡可能按照統(tǒng)一規(guī)范標準來整理檔案。例如，在制作各類表格時，通常要求使用統(tǒng)一紙張，并能在固定模板下進行數(shù)據(jù)記錄。從培訓(xùn)活動開始時便應(yīng)全面收集各類材料，做到將教學、教材等數(shù)據(jù)信息整合起來，并在收集環(huán)節(jié)完成后，建立系統(tǒng)的、完整的培訓(xùn)檔案。（三）提高檔案管理者綜合素質(zhì)檔案管理人員是決定成人教育培訓(xùn)檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵人物，因此，有必要重視對管理人員綜合能力的培養(yǎng)，進而為檔案管理提供一批高素質(zhì)管理者。例如，對于管理人員而言，應(yīng)在實際開展

8、檔案管理工作時，有意識的學習相關(guān)管理知識，達到自身理論知識體系與檔案管理實踐需求相符合的目的。同時，檔案管理人員還可有針對性的選擇專題培訓(xùn)活動，通過借鑒及吸取先進管理方法，可有效提升他們的業(yè)務(wù)水平。另外，還要求管理人員在實際進行檔案管理時，能自覺收集有關(guān)數(shù)據(jù)，例如在畢業(yè)典禮、專題講座活動中，檔案管理人員應(yīng)通過拍照或錄像等，為之后工作的開展提供資料依據(jù)。（四）提高培訓(xùn)檔案管理數(shù)字化程度在信息化技術(shù)良好發(fā)展及運用的背景下，為成人培訓(xùn)檔案管理的開展提供了新的路徑，應(yīng)促進培訓(xùn)檔案管理朝著數(shù)字化方向發(fā)展，從而提高管理效率及質(zhì)量等，是未來檔案管理工作主要發(fā)展趨勢。隨著成人教育培訓(xùn)類型及內(nèi)容的增加，使得檔案

9、數(shù)據(jù)信息量增加明顯，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不適用于目前的檔案管理中，這時要求檔案管理能采取現(xiàn)代化管理觀念，通過利用計算機等設(shè)備達到現(xiàn)代化管理標準。例如，大部分學校加大了數(shù)碼照相機、打印機、復(fù)印機以及投影儀等基礎(chǔ)設(shè)施上的資金投入，進而為檔案管理自動化程度的提高提供設(shè)備支持。另外，還應(yīng)重點關(guān)注校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，以便確保檔案管理信息的及時傳遞，將培訓(xùn)檔案管理階段產(chǎn)生的信息，分別傳遞至相關(guān)部門，可確保檔案管理各環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系，并在此基礎(chǔ)上強化管理效果。結(jié)論：綜上所述，成人教育培訓(xùn)檔案管理工作與教育活動是同步進行的，能做到對教育活動中產(chǎn)生的信息進行全面收集，對成人教育培訓(xùn)活動順利開展有重要意義。本文主要針對培訓(xùn)檔案特點及有效管理等進行分析，可發(fā)現(xiàn)成人教育檔案體現(xiàn)出復(fù)雜性、分散性以及系統(tǒng)性等特點。為了取得理想的檔案