淺談人事檔案在人力資源管理中的探索和意義

1、    淺談人事檔案在人力資源管理中的探索和意義    逯蕾摘 要：在現(xiàn)代企業(yè)管理下，人力資源管理成為企業(yè)發(fā)展的核心力量。人事檔案管理又作為企業(yè)人力資源管理中的一個重要組成部分，在人力資源管理過程中占有非常重要的作用和地位，是企業(yè)在選拔人才、使用人才工作上的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。隨著科技時代的迅速發(fā)展，人事檔案管理必須適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的管理模式要求，才能更好的為企業(yè)發(fā)展和開發(fā)提供有力的保障和作用，因此，企業(yè)必須重視人事檔案管理的體制改革工作。關(guān)鍵詞：人事檔案；探索；意義一、人事檔案在企業(yè)人力資源管理中的重要意義目前，人才作為企業(yè)穩(wěn)定長期發(fā)展中的中堅力量和核心力量

2、，人才的合理配置關(guān)系到企業(yè)的穩(wěn)定、健康和可持續(xù)的發(fā)展。有效的人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的應(yīng)用和發(fā)展起到一定的重要意義：一是，為企業(yè)人力資源管理工作提供真實可靠的信息和依據(jù)人事檔案記載著人一生的軌跡和經(jīng)歷，全面的、系統(tǒng)的記錄著和反映著人員的身份、出生年月、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職業(yè)經(jīng)歷、獎罰情況及業(yè)務(wù)技能等方面的信息和內(nèi)容，這些都是與人員的切身利益息息相關(guān)的。利用人事檔案中的信息材料有助于企業(yè)在識別人才、選拔人才的過程中，充分了解人員的過去和現(xiàn)在的信息，為企業(yè)在正確使用人才方面起到重要的保障作用。二是，為企業(yè)在人員合理配置工作上提供可靠依據(jù)在企業(yè)中，不完善的人力資源配置，會導(dǎo)致企業(yè)擔(dān)負無形的成本。充分發(fā)

3、揮人事檔案中的信息資源，使企業(yè)了解和掌握人員的自身的情況信息，根據(jù)不同人員的能力和性格特征，把人員配置在企業(yè)最適合的崗位上，使各類人才最大限度的發(fā)揮自己的能力和才能，為促進企業(yè)的迅速發(fā)展發(fā)揮自己應(yīng)有的價值。三是，為企業(yè)人力資源績效考核管理工作提供重要依據(jù)現(xiàn)目前，績效考核制度作為督促企業(yè)發(fā)展的促進作用，在各個企業(yè)管理和發(fā)展的過程中廣泛應(yīng)用和實施。企業(yè)實行對人員進行月度、季度、年度績效考核，有助于提高企業(yè)員工的工作效率和工作積極性，有利于企業(yè)的長期高效發(fā)展，同時對不上進的員工造成一種威脅和督促。人事檔案中的信息資料成為企業(yè)發(fā)展中的最寶貴的信息資源，為企業(yè)在考核工作中對人員業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德方面提供

4、重要的參考依據(jù)，在一定程度上影響著企業(yè)人員的素質(zhì)水平質(zhì)量和發(fā)展。二、人事檔案對企業(yè)人力資源管理開發(fā)的促進作用人事檔案管理工作對于企業(yè)人力資源開發(fā)的促進作用是顯而易見的。只有加強和完善企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新體制，發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，從而推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。三、改革人事檔案管理機制，提高人事檔案的利用價值一直以來，人事檔案實行以：“人人建檔、分類歸檔、集中統(tǒng)一”的管理機制。人事檔案作為人的一生的記載憑證，在薪酬待遇、組織關(guān)系、職稱評定、勞動保障及退休等方面，都具有一定的法律效用。充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，形成一套完整的、易于查詢的檔案體系顯得尤為重要。一是推行

5、人事檔案的電子信息化管理模式，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化和方便性。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對于枯燥的、循環(huán)的人事檔案收集和歸檔工作，是一次重要的改革。人事檔案管理工作逐漸形成電子檔案信息化的管理系統(tǒng)模式，成為必然的趨勢。我們充分利用word、excel、ppt、vf等電子技術(shù)軟件，把企業(yè)人員的人事檔案信息資料進行了統(tǒng)一整理，形成了電子人事檔案信息形式，形成了檔案、資料、信息、統(tǒng)計等一體的“企業(yè)檔案信息中心”，做到了人事檔案紙質(zhì)和電子檔案信息并存的管理機制，保障了人事檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。同時，能夠快速有效的對人員的信息和情況進行動態(tài)的更新和完善，提高了人事檔案資料的有效利用性。二是擴寬人事檔案資

6、料的收集范圍，為企業(yè)最大限度的發(fā)揮人才效力。為使人事檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，我們采取了擴寬人事檔案項目收集范圍，統(tǒng)一按類別、專項進行收集和歸檔。通過不定期的收集人員的工作業(yè)務(wù)總結(jié)報告和特長、愛好等個性化的資料，隨時掌握著每一階段員工的思想波動、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力及個人性格的特征變化、興趣愛好的發(fā)展程度，建立起各項人才的數(shù)據(jù)信息庫，使人事檔案內(nèi)容更加的與時俱進，幫助企業(yè)去及時發(fā)展人才，預(yù)測人才的發(fā)展?jié)摿?，為企業(yè)開展多元化的發(fā)展計劃，提供了第一手的參考資料。三是加強人事檔案管理工作隊伍的建設(shè)，維護人事檔案資料的準確性和時效性，保障人事檔案管理的高利用率。人事檔案資料中顯示的人員的工作時間

7、、工齡時間和崗位性質(zhì)直接影響著人員的工作晉升、勞動保障和退休等方面的利益。如果人事檔案資料有缺失或信息不準確，會對人員的切身利益造成很大的影響，同時也會產(chǎn)生人員和企業(yè)之間的糾紛矛盾。為了避免這樣情況的發(fā)生，我們嚴格按照人事檔案管理制度實行專人、專室管理，在現(xiàn)有的人事檔案資料的基礎(chǔ)上進行嚴密的審核和核對，對人事檔案進行動態(tài)管理，及時補充和更新完善人事檔案的信息資料。保證人事檔案資料的完整性、真實性和時效性。只有不斷提高人事檔案管理的工作質(zhì)量，才能在人力資源管理工作中提高人事檔案管理的高利益率，維護人員和企業(yè)的切身利益。四、結(jié)論人事檔案它具備全面性、真實性和時效性，能夠準確地反映出人員的一生的軌跡和全貌情況。正確發(fā)揮使用人才的實際性作用，對于企業(yè)的發(fā)展具有一定的促進作用。人事檔案作為企業(yè)管理中的中堅力量，在企業(yè)人才資源配置和規(guī)劃、人才選拔和使用及人才隊伍建設(shè)上，起到重要的作用，只有充分發(fā)揮人