gyzyyg-qp-yy-001合同管理流程

1、天津國(guó)英置業(yè)有限公司業(yè)務(wù)管理手冊(cè)編號(hào)：GYZY/YG-QP-YY-001版本：A/0頁(yè)碼：第 8 頁(yè) 共 8 頁(yè)合同管理流程（試行版）編制李姝蓉日期2008-8-1審核李曉輝日期2008-8-1批準(zhǔn)張立軍日期2008-8-1修訂記錄日期修訂狀態(tài)修訂內(nèi)容修訂人審核人批準(zhǔn)人2008-8-1第一次全面修改李姝蓉李曉輝張立軍1. 目的：保證公司合同管理科學(xué)有效，防范經(jīng)濟(jì)和法律風(fēng)險(xiǎn)。2. 適用范圍：適用于公司項(xiàng)目開(kāi)發(fā)涉及的工程類合同和其他類合同（銷售合同、勞動(dòng)合同除外）的管理工作。3. 術(shù)語(yǔ)和定義：3.1. 工程類合同：指項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中簽訂的監(jiān)理、勘察、設(shè)計(jì)、總（分）承包施工、材料、設(shè)備訂購(gòu)等合同或協(xié)議

2、；3.2. 其他類合同：指除上述工程類合同外的合同（銷售合同、勞動(dòng)合同除外）。4. 職責(zé)：參見(jiàn)流程圖及工作程序。5. 工作程序：5.1. 本公司合同的經(jīng)辦部門(mén)、合同簽訂人、會(huì)簽、審核部門(mén)：5.1.1. 經(jīng)辦部門(mén)（合同簽訂部門(mén)）a) 工程類、設(shè)計(jì)類、材料設(shè)備類供應(yīng)商的采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)為工程管理部；b) 營(yíng)銷類供應(yīng)商的采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)為開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)部；c) 土地采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)為開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)部；d) 其他供應(yīng)商的采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)為相應(yīng)的職能部門(mén)。5.1.2. 合同有效簽訂人為責(zé)權(quán)體系手冊(cè)中相關(guān)采購(gòu)模塊的最終審批人。5.1.3. 合同的會(huì)簽主要是合同相關(guān)部門(mén)簽署本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的意見(jiàn)：財(cái)務(wù)部門(mén)從資金風(fēng)險(xiǎn)的角度、成本部門(mén)從成

3、本控制的角度、綜合管理部從法律風(fēng)險(xiǎn)的角度、工程管理部從設(shè)計(jì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程管理、施工操作和質(zhì)量控制的角度。5.1.4. 審核部門(mén)a) 建安類合同的審核部門(mén)為成本管理部；b) 其他合同的審核部門(mén)為財(cái)務(wù)部。5.2. 標(biāo)準(zhǔn)合同文本的編制5.2.1. 綜合管理部根據(jù)同類合同使用的頻次制定合同標(biāo)準(zhǔn)文本制定計(jì)劃，各經(jīng)辦部門(mén)擬制標(biāo)準(zhǔn)文本，填寫(xiě)合同標(biāo)準(zhǔn)文本審批表，按責(zé)權(quán)體系手冊(cè)進(jìn)行會(huì)簽、審核；5.2.2. 標(biāo)準(zhǔn)合同會(huì)簽、審核部門(mén)收到標(biāo)準(zhǔn)合同文本及合同標(biāo)準(zhǔn)文本審批表后2個(gè)工作日內(nèi)必須提出意見(jiàn)；5.2.3. 經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)審核部門(mén)的審核意見(jiàn)對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修訂，修訂完成的標(biāo)準(zhǔn)合同文本經(jīng)審核通過(guò)后，按責(zé)權(quán)體系手冊(cè)報(bào)相

4、關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、審批；5.2.4. 批準(zhǔn)后的標(biāo)準(zhǔn)合同文本由經(jīng)辦部門(mén)開(kāi)始使用，綜合管理部存檔； 5.2.5. 根據(jù)合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，應(yīng)持續(xù)及時(shí)修改標(biāo)準(zhǔn)合同文本。標(biāo)準(zhǔn)合同文本修改歸屬經(jīng)辦部門(mén)，按照本流程文件規(guī)定的程序進(jìn)行。5.3. 合同簽訂和執(zhí)行5.3.1. 確定合作方5.3.1.1. 合作方必須按照各類相應(yīng)的供應(yīng)商采購(gòu)管理流程的規(guī)定進(jìn)行選擇；5.3.1.2. 政府行為、行業(yè)壟斷的合作方可直接洽談后，按本程序簽訂合同。5.3.2. 合同草擬5.3.2.1. 合同按以下原則草擬：a) 已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本；b) 各類合同按5.1.1由各經(jīng)辦部門(mén)起草、組

5、織洽談、簽約。5.3.2.2. 采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，經(jīng)雙方協(xié)商可對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改，也可增加補(bǔ)充條款；5.3.2.3. 政府有關(guān)部門(mén)有強(qiáng)制性規(guī)定的，可采用政府有關(guān)部門(mén)要求的合同文本；5.3.2.4. 公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，應(yīng)參照以往相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定非標(biāo)準(zhǔn)文本合同，非標(biāo)準(zhǔn)文本合同簽訂審核時(shí)須按5.2增加合同文本的審核；5.3.2.5. 經(jīng)辦部門(mén)在擬訂合同條款或補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，應(yīng)做到內(nèi)容合法、條款齊備、文字清楚、表述規(guī)范、權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確，日期、期限和數(shù)字準(zhǔn)確。應(yīng)包括：a) 合同名稱；b) 甲乙方名稱及地址，經(jīng)辦人，聯(lián)系電話；c) 甲乙方法人代表或其

6、合法代理人簽字、公司公章或合同專用章；d) 合同簽訂日期；e) 標(biāo)的（內(nèi)容）；f) 數(shù)量、質(zhì)量；g) 價(jià)款或酬金（工程計(jì)價(jià)方法、工程款支付方式）；h) 履約方式、地點(diǎn)、費(fèi)用的承擔(dān)；i) 違約責(zé)任（甲乙方權(quán)利、義務(wù)）；j) 生效、失效條件（諾成、踐成合同）；k) 解決爭(zhēng)議的方法；l) 合同的份數(shù)及附件；m) 保密條款（如果有需要）。5.3.2.6. 對(duì)方提供格式合同的，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)首先檢查是否與招標(biāo)文件要求或投標(biāo)文件的承諾一致，然后再參照5.3.2.5檢查。5.3.3. 合同洽談5.3.3.1. 當(dāng)通過(guò)招投標(biāo)或其它合法途徑確定合同談判單位后，經(jīng)辦部門(mén)按以下規(guī)定進(jìn)行合同洽談；5.3.3.2. 必要時(shí)

7、，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)在談判前對(duì)合同談判對(duì)象的以下資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核：a) 簽約對(duì)方的法人資格、資信情況、經(jīng)營(yíng)范圍、過(guò)往業(yè)績(jī)及代理權(quán)限；b) 屬對(duì)方法定代表委托代理人簽訂合同的，經(jīng)辦人必須要求對(duì)方代理人出具有對(duì)方法定代表人簽字并蓋公章的書(shū)面授權(quán)委托書(shū)，同時(shí)要對(duì)授權(quán)的具體內(nèi)容和授權(quán)期限進(jìn)行審核，以防委托代理人越權(quán)簽訂合同。5.3.3.3. 經(jīng)辦部門(mén)在合同洽談前，需就以下談判準(zhǔn)備事項(xiàng)進(jìn)行安排：a) 確定談判的目標(biāo)；b) 確定必要時(shí)可做出的讓步；c) 確定我方及對(duì)方的實(shí)際需求（或目標(biāo)）和強(qiáng)制（或約束）條件；d) 準(zhǔn)備初步的談判日程及談判內(nèi)容的先后次序；e) 確定談判的人選、分工和談判的原則等。5.3.3.4. 經(jīng)辦

8、部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)與合同談判單位進(jìn)行洽談；5.3.3.5. 經(jīng)辦部門(mén)整理談判資料及結(jié)論，起草合同，填寫(xiě)合同會(huì)簽審批表。5.3.4. 合同會(huì)簽、審核5.3.4.1. 經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)責(zé)權(quán)體系手冊(cè)確定是否需要會(huì)簽；5.3.4.2. 對(duì)于需要會(huì)簽的合同，各審核人應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)合同提出修改意見(jiàn)，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)修改意見(jiàn)整理出最終的合同文本，各審核部門(mén)根據(jù)最終的合同文本在合同會(huì)簽審批表上簽署意見(jiàn)；5.3.4.3. 合同會(huì)簽后，經(jīng)辦部門(mén)若要求律師審查合同，則知會(huì)綜合管理部法律顧問(wèn)；5.3.4.4. 如會(huì)簽部門(mén)對(duì)合同提出修改意見(jiàn)，經(jīng)辦部門(mén)必須重新組織與供應(yīng)商的洽商，必要時(shí)各意見(jiàn)提出部門(mén)均應(yīng)參加洽商，雙方取得一

9、致后進(jìn)行修改。5.3.5. 合同審批、蓋章5.3.5.1. 經(jīng)辦部門(mén)將會(huì)簽后的合同按責(zé)權(quán)體系手冊(cè)的權(quán)限要求提交管理層審批；5.3.5.2. 合同內(nèi)容在一頁(yè)以上的，應(yīng)在每頁(yè)加蓋騎縫章；5.3.5.3. 合同一般應(yīng)由雙方同時(shí)簽字蓋章；不能同時(shí)簽字蓋章的，應(yīng)盡量避免我方先行簽字蓋章；對(duì)方簽字蓋章應(yīng)在我方報(bào)批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行；5.3.5.4. 法律、法規(guī)規(guī)定合同應(yīng)當(dāng)辦理登記、備案的，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)； 5.3.6. 合同履行和檢查5.3.6.1. 合同簽訂之后，經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤；5.3.6.2. 合同簽訂之后的執(zhí)行，成本管理部門(mén)對(duì)建安類合同的履約情況進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部對(duì)其他合同

10、的履約情況進(jìn)行審核；5.3.6.3. 在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí)，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí)，合同執(zhí)行部門(mén)經(jīng)辦人員須及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施，必要時(shí)可知會(huì)綜合管理部法律顧問(wèn)；5.3.6.4. 合同履行過(guò)程中，需要對(duì)來(lái)往函件或者單據(jù)進(jìn)行簽字的，按相關(guān)流程執(zhí)行；5.3.6.5. 合同履行過(guò)程中，對(duì)包括工程類的各項(xiàng)付款按相關(guān)流程執(zhí)行。5.4. 合同變更、轉(zhuǎn)讓或解除5.4.1. 合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化，我方和對(duì)方均可提出變更（轉(zhuǎn)讓、解除）合同內(nèi)容的需求，并進(jìn)行初步接觸溝通，草擬變更（轉(zhuǎn)讓、解除）合同或協(xié)議；5.4.2. 經(jīng)辦部門(mén)填寫(xiě)合同變更、轉(zhuǎn)讓或解除審批

11、表按責(zé)權(quán)體系手冊(cè)進(jìn)行會(huì)簽、審核、審批；5.4.3. 如果會(huì)簽、審核、審批結(jié)果不同意變更（轉(zhuǎn)讓、解除）合同，則仍按原合同執(zhí)行；5.4.4. 如果會(huì)簽、審核、審批結(jié)果同意變更（轉(zhuǎn)讓、解除）合同，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)合同條款的約定負(fù)責(zé)后續(xù)事務(wù)辦理。5.4.5. 法律、法規(guī)規(guī)定變更、解除合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理有關(guān)手續(xù)。5.4.6. 簽訂的變更（轉(zhuǎn)讓、解除）合同應(yīng)作為原合同的組成部分一并保存，不另行編號(hào)，可在原合同號(hào)后加“補(bǔ)充”字樣進(jìn)行登記和管理；5.4.7. 合同實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生微小變更，但對(duì)合同條款無(wú)原則性影響的，經(jīng)辦部門(mén)可填寫(xiě)合同變更、轉(zhuǎn)讓或解除審批表作為變更結(jié)算說(shuō)明連同相

12、關(guān)附件經(jīng)會(huì)簽、審核、審批后視為原合同的補(bǔ)充合同進(jìn)行登記和管理，不再另行簽訂補(bǔ)充合同。5.5. 合同編號(hào)、分發(fā)、保存及歸檔5.5.1. 經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)按公司合同編號(hào)規(guī)則對(duì)簽訂的合同統(tǒng)一編號(hào)；5.5.2. 合同編號(hào)、合同審批過(guò)程中的合同擬稿、修改審核意見(jiàn)、合同會(huì)簽審批表以及合同原件、相關(guān)附件及補(bǔ)充合同為合同的共同組成部分，應(yīng)一并分發(fā)、保存、歸檔；5.5.3. 合同管理責(zé)任：5.5.3.1. 各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)的合同管理（簽訂、編號(hào)、分發(fā)、執(zhí)行、保存、歸檔）；5.5.3.2. 財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司全部合同的管理（分類保存、監(jiān)督執(zhí)行、歸檔）；5.5.3.3. 綜合管理部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司全部合同的歸檔管理；5.5.4. 部門(mén)經(jīng)理對(duì)合同應(yīng)指派專人管理，對(duì)本部門(mén)簽訂的合同應(yīng)及時(shí)在部門(mén)合同管理臺(tái)帳內(nèi)登記后分發(fā)，并隨時(shí)將電子版臺(tái)帳發(fā)送給財(cái)務(wù)部經(jīng)理（或財(cái)務(wù)部指定人員）；經(jīng)辦部門(mén)和財(cái)務(wù)部對(duì)臺(tái)帳和合同應(yīng)每月核查一次，并作書(shū)面確認(rèn)；5.5.5. 經(jīng)辦部門(mén)簽訂合同時(shí)應(yīng)留存二份以上的合同原件分發(fā)使用：5.5.5.1. 非工程類合同原件經(jīng)辦部門(mén)一份、財(cái)務(wù)部一份，剩余的留存在經(jīng)辦部門(mén)；5.5.5.2. 工程類合同原件經(jīng)辦部門(mén)一份、財(cái)務(wù)部一份、成本管理部一份，剩余的留存在經(jīng)辦部門(mén)；5.5.5.3.