事件策劃與執(zhí)行培訓(xùn)ppt課件

1、事件謀劃與執(zhí)行培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn)資料 選擇要求選擇要求場(chǎng)地情況場(chǎng)地情況目的和程序目的和程序預(yù)算預(yù)算構(gòu)思構(gòu)思團(tuán)隊(duì)組成團(tuán)隊(duì)組成工程推進(jìn)表工程推進(jìn)表任務(wù)闡明書任務(wù)闡明書前期預(yù)備前期預(yù)備活動(dòng)場(chǎng)地活動(dòng)場(chǎng)地團(tuán)隊(duì)組成和時(shí)間表團(tuán)隊(duì)組成和時(shí)間表車輛安排車輛安排中心內(nèi)容中心內(nèi)容說在前面的話說在前面的話來賓接待記者來賓接待記者現(xiàn)場(chǎng)布置現(xiàn)場(chǎng)布置后勤任務(wù)后勤任務(wù)停車場(chǎng)停車場(chǎng)接待用車接待用車特殊嘉賓特殊嘉賓媒體接待根底文件媒體接待根底文件說在前面的話公關(guān)謀公關(guān)謀劃劃321321法那么法那么1個(gè)目的 滿足客戶要求3個(gè)前提：2個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)o產(chǎn)品同質(zhì)化o傳播謀劃o媒體資源有限化o議題謀劃o傳播手段反復(fù)化o主題謀劃o符合定位o支持品牌/產(chǎn)

2、品定位o結(jié)果導(dǎo)向o方案的可行性o符合客戶要求前期預(yù)備目的確定他的目的-意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路判別一：采取何種方式判別四：不做無法改動(dòng)現(xiàn)實(shí)的努力判別二：在活動(dòng)中表達(dá)什么內(nèi)容判別三：丟棄一切非目的必需的華美想法前期預(yù)備確立目的的程序定位準(zhǔn)定位準(zhǔn)確確與客戶共同陳說工程的目的與客戶反復(fù)討論達(dá)成一致盡快讓工程組成員參與討論定義清定義清楚楚如何衡量工程效果?怎樣使工程效果可量化評(píng)價(jià)?公布工程的評(píng)價(jià)規(guī)范確定資確定資源源列出所需資源檢查已有資源尋求可調(diào)用資源前期預(yù)備預(yù)算先確定預(yù)算，先確定預(yù)算，再確定方案是再確定方案是穩(wěn)妥的方法穩(wěn)妥的方法確定必需本錢 來賓交通及接待 場(chǎng)地施工和裝飾 任務(wù)人員費(fèi)用納

3、入非必需本錢 扮演和文娛 主持人等其他前期預(yù)備構(gòu)思 摒棄頭腦中一切雜念，全心全意地想象活動(dòng)的全過程，這個(gè)想象應(yīng)至少反復(fù)三次，并將他想象的全過程詳細(xì)地說給他的團(tuán)隊(duì)，以便獲得補(bǔ)充： 每個(gè)環(huán)節(jié)能夠出現(xiàn)問題的地方 每個(gè)環(huán)節(jié)所需用到的物料 每個(gè)環(huán)節(jié)能否可以再優(yōu)化 每個(gè)環(huán)節(jié)能否給人驚喜 在構(gòu)思完成后，再次檢查他的目的能否到達(dá)？ 在構(gòu)思完成后，再次檢查他的預(yù)算能否足夠？團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表團(tuán)隊(duì) 工程擔(dān)任人工程擔(dān)任人 參與部門參與部門 工程所必需的人員配備工程所必需的人員配備 供應(yīng)商列表和對(duì)應(yīng)聯(lián)絡(luò)人：供應(yīng)商列表和對(duì)應(yīng)聯(lián)絡(luò)人： 場(chǎng)地場(chǎng)地 搭建搭建 租車租車/ /禮儀禮儀 攝影攝像攝影攝像 其他其他確定他的任務(wù)團(tuán)隊(duì)確

4、定他的任務(wù)團(tuán)隊(duì)確定他的供應(yīng)商確定他的供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表工程推進(jìn)表 工程推進(jìn)表為可控要素預(yù)留必要時(shí)間：比正常時(shí)間多1/3 工程執(zhí)行：為每個(gè)成員制定每日任務(wù)協(xié)調(diào)內(nèi)容 物料清單：列舉已有物料及需求預(yù)備的物料 人員分工：列出每個(gè)子工程擔(dān)任人 必需首先確定不可控要素：妨礙來自哪里？ 場(chǎng)地：假設(shè)不及時(shí)確定能夠租不到適宜的場(chǎng)地 重要來賓：他們的時(shí)間、行程是不確定的 其他不可控要素 預(yù)定的檢查時(shí)間通報(bào): 向一切成員報(bào)告每日任務(wù)的完成情況,分享他的完成高興,也分享他人的完成高興 使其他成員知道應(yīng)該沿著他完成的工程去做什么? 應(yīng)付不測(cè)情況、博得補(bǔ)救時(shí)機(jī)工程推進(jìn)表的分解正確制定并運(yùn)用子目的一切子目的的完成將自然

5、導(dǎo)致總目的的完成與一切成員逐個(gè)討論總目的明確每個(gè)成員的任務(wù)及在總體義務(wù)中的位置為每個(gè)成員限定目的要求及資源使每個(gè)成員了解子目的,但同時(shí)知道總目的每個(gè)個(gè)體都應(yīng)該擁有完成子目的所相應(yīng)的權(quán)益運(yùn)用子目的來限定責(zé)任和要求能夠出錯(cuò)的就一定會(huì)出錯(cuò)！能夠出錯(cuò)的就一定會(huì)出錯(cuò)！團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表任務(wù)闡明書 活動(dòng)根本要素時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主題、流程等 活動(dòng)物料匯總 部門任務(wù)接待流程和要求 活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)詳細(xì)分工人員位置和要求 文案預(yù)備 新聞稿 主持人臺(tái)本 指點(diǎn)講話稿 重要指點(diǎn)的現(xiàn)場(chǎng)文件夾內(nèi)容資料 通訊錄任務(wù)闡明書的主要目的確定活動(dòng)根本要素/相互關(guān)系及檢查點(diǎn) 明確活動(dòng)根本要素利于活動(dòng)掌控 參與人員的任務(wù)指點(diǎn)，提升任務(wù)效率

6、新增人員的活動(dòng)手冊(cè)，利于快速到位補(bǔ)位 相互關(guān)系確實(shí)認(rèn) 部門之間的配合和各自擔(dān)任人； 哪些事情可以同時(shí)進(jìn)展； 完成工程的方式能夠不止一種，經(jīng)過相互關(guān)系的檢查可以使他找到最好的方法； 檢查點(diǎn)可為我們提供補(bǔ)救的時(shí)機(jī) 定期的回想和檢討：在每隔固定時(shí)間由一切成員在一同檢查工程進(jìn)展，并對(duì)不測(cè)情況作出補(bǔ)救。場(chǎng)地選擇列出要求 需求類型：思索活動(dòng)類別、主題、品味要求 來賓人數(shù)：測(cè)算最小面積要求 活動(dòng)內(nèi)容：能否有特殊物品擺放，能否需特殊設(shè)備？能否有頂高要求？能否有破壞能夠？ 周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿 氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時(shí)間 費(fèi)用限制：可以用于場(chǎng)地租賃的最高限額場(chǎng)地選擇訊問 能否有檔期？

7、 能否有足夠的布展時(shí)間？ 場(chǎng)地需求清空嗎？場(chǎng)地清空需求付費(fèi)嗎？ 場(chǎng)地清掃需求特別安排嗎？ 場(chǎng)地可包容多少人？ 運(yùn)用該場(chǎng)地能否需求辦理特別手續(xù)？ 能否有噪音及平安、清潔方面的要求？ 場(chǎng)地可以提供什么設(shè)備？它們能否收費(fèi)？ 現(xiàn)場(chǎng)視覺效果如何？能否有遮擋視野的裝飾？ 場(chǎng)地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需求裝飾嗎？ 能否有供貴賓和任務(wù)人員休憩的地方？ 場(chǎng)地本身任務(wù)人員的素質(zhì)如何？能否有類似活動(dòng)的效力閱歷？ 場(chǎng)地能否有存放雜物或資料的地方？車輛安排停車場(chǎng) 停車場(chǎng)在哪里？從停車場(chǎng)到活動(dòng)場(chǎng)地步行需求多長(zhǎng)時(shí)間？經(jīng)過哪些線路？ 停車場(chǎng)的開放和封鎖時(shí)間？ 停車場(chǎng)需求什么憑證？ 能否可以專辟停車場(chǎng)？ 能否有VIP公用停車場(chǎng)

8、？ 能否有“停車已滿標(biāo)志牌？ 停車場(chǎng)能否有保安管理？ 任務(wù)用車停在哪里？能否需付費(fèi)？車輛安排活動(dòng)班車 來賓來自哪里？何時(shí)啟程？正常何時(shí)抵達(dá)？ 以每半小時(shí)為單位，列出航班抵達(dá)時(shí)間表，并據(jù)此確定每班班車的間隔時(shí)間、發(fā)車輛數(shù) 班車品牌？新舊程度？ 司機(jī)素質(zhì)如何？會(huì)否迷路？聯(lián)絡(luò)方式？ 班車途經(jīng)道路能否有擁堵能夠？ 預(yù)留至少一輛機(jī)動(dòng)車輛車輛安排特殊來賓接待 特殊來賓有多少人正確職務(wù)？他們啟程和抵達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間表？能否有陪同人員？入住酒店？入住時(shí)間和分開時(shí)間？ 特殊來賓的級(jí)別能否有差別？他們能否要求乘坐不同檔次的車輛？ 特殊來賓的行程安排活動(dòng)當(dāng)天，征求本人或隨從的意見；活動(dòng)前能否觀看場(chǎng)地并參與彩排？ 由誰(shuí)接

9、待？期間能否有其他安排？會(huì)議？用餐？ 特殊來賓的活動(dòng)文件夾預(yù)備：簡(jiǎn)易流程、講話稿、行程提示來賓接待 當(dāng)來賓預(yù)備趕赴機(jī)場(chǎng)時(shí)，接待任務(wù)曾經(jīng)開場(chǎng)： 來賓能否拿到了正確的機(jī)票？ 來賓能否方便抵達(dá)機(jī)場(chǎng)？ 當(dāng)來賓抵達(dá)機(jī)場(chǎng)時(shí)能否安排任務(wù)人員辦理手續(xù)？ 來賓能否知道下飛機(jī)后應(yīng)該如何做？ 突發(fā)情況處置： 航班延誤 個(gè)別來賓遲到來賓接待 當(dāng)來賓走下飛機(jī)后： 確保第一時(shí)間知道接站人位置 在班車等候時(shí)間不能超越30分鐘 在班車行程中為來賓播放輕松音樂 突發(fā)情況處置： 班車損壞 部分來賓延誤 班車迷路來賓接待 當(dāng)來賓抵達(dá)接待區(qū)時(shí)： 確保第一時(shí)間看到接待人員和接待指示牌 預(yù)估每批來賓人數(shù)，保證足夠的接待人力 假設(shè)是入住酒

10、店，最好提早拿到一切來賓入住房間，以節(jié)省來賓登記時(shí)間，并在登記完成后交酒店總臺(tái) 在接待區(qū)預(yù)備休憩區(qū) 假設(shè)是直接進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，應(yīng)預(yù)備存衣處、行李存放處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌 突發(fā)情況處置： 因交通緣由忽然導(dǎo)致來賓人數(shù)劇增來賓接待 來賓登記時(shí)應(yīng)了解什么？ 活動(dòng)的日程安排 活動(dòng)所需佩戴證件及運(yùn)用要求 活動(dòng)場(chǎng)地平面圖及入口、出口、衛(wèi)生間位置 何時(shí)可以分開？分開機(jī)票領(lǐng)取的時(shí)間和方式 來程時(shí)的費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間、地點(diǎn)、方式 分開時(shí)能否有班車接送？ 用餐時(shí)間、地點(diǎn)？用餐憑證？來賓接待 當(dāng)來賓進(jìn)入酒店房間休憩： 預(yù)備小型歡迎卡 確保來賓可以迅速聯(lián)絡(luò)接待人員 能否需求提早清空房間內(nèi)的收費(fèi)物品？ 房間內(nèi)能否需求預(yù)備鮮花

11、及水果？ 房間內(nèi)應(yīng)預(yù)備當(dāng)?shù)芈糜问謨?cè)及地圖現(xiàn)場(chǎng)布置 來賓行走線路現(xiàn)場(chǎng)勘察： 場(chǎng)地有多少入口？能否可以確保來賓從指定入口進(jìn)入？ 來賓人數(shù)有多少？能否可以及時(shí)順暢地經(jīng)過入口？ 入口能否需求鋪設(shè)紅地毯？ 在抵達(dá)會(huì)場(chǎng)途中能否要穿越其他場(chǎng)地？能否有明確方向指示？ 來賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后能否可以立刻找到本人的位置？ 不同類別的來賓能否需求分別設(shè)定入口？ 能否有來賓需求特別休憩室？現(xiàn)場(chǎng)布置 搭建施工 保證施工期間的用電及保安 保證施工用料的擺放位置 檢查施工單位用料擺放能否合理 搭建完成時(shí)間應(yīng)保證至少12小時(shí)的彩排時(shí)間 務(wù)必進(jìn)展最大負(fù)荷電量測(cè)試 施工終了后應(yīng)清理一切施工痕跡 確保用電線路平安隱秘現(xiàn)場(chǎng)布置 舞臺(tái)布置 保

12、證上場(chǎng)及下場(chǎng)通道暢通 后臺(tái)有方便快捷且平安的物品存放處 來賓上下舞臺(tái)通道地板檢查，能否有松動(dòng)能夠 舞臺(tái)布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場(chǎng)攝影攝像視野 確保來賓無法進(jìn)入后臺(tái)現(xiàn)場(chǎng)布置 來賓區(qū)域 貴賓席如何布置座位安排圖？能否需求名簽或椅背簽？ 為外籍人士座位的側(cè)后方安排翻譯人員座位 來賓的通道能否暢通？ 能否要預(yù)備同傳？規(guī)格？現(xiàn)場(chǎng)翻譯？ 預(yù)留攝影攝像位置，能否需求架高？ 來賓取用飲料位置能否方便？ 當(dāng)來賓退場(chǎng)時(shí)能否能夠發(fā)生擁堵？后勤安排 安排專門任務(wù)人員擔(dān)任用餐預(yù)訂及送達(dá) 指定任務(wù)人員用車和司機(jī) 文件打印 資料裝袋、運(yùn)輸和存放 物品領(lǐng)取登記 視頻、圖片資料媒體接待根底文件 媒體接待根底文件 約請(qǐng)媒體名單 新聞夾內(nèi)容 航班時(shí)辰表接、送車輛安排 住房登記表 媒介分工活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)位置 接待物料 專訪安排名