辦公室環(huán)境的布置與安排

1、辦公室事務(wù)辦公室事務(wù)1課程安排課程安排n辦公室環(huán)境的布置辦公室環(huán)境的布置n郵件的收發(fā)與傳閱郵件的收發(fā)與傳閱n妥善安排約會(huì)妥善安排約會(huì)2辦公室環(huán)境辦公室環(huán)境n辦公室布置的原則辦公室布置的原則n辦公室用品的選購與擺放辦公室用品的選購與擺放3點(diǎn)評(píng)點(diǎn)評(píng)n根據(jù)這段有關(guān)辦公室布置的影片，點(diǎn)根據(jù)這段有關(guān)辦公室布置的影片，點(diǎn)評(píng)這間辦公室布置的優(yōu)、缺點(diǎn)評(píng)這間辦公室布置的優(yōu)、缺點(diǎn)4辦公室布置的原則辦公室布置的原則n辦公室要布置得整齊潔凈，采光良好。辦公室要布置得整齊潔凈，采光良好。n走道上不要放置有礙行走的物品。走道上不要放置有礙行走的物品。n辦公桌椅柜架的排列應(yīng)辦公桌椅柜架的排列應(yīng) 采用直線對(duì)稱式。采用直線對(duì)稱

2、式。n使用同一規(guī)格的檔案柜，使用同一規(guī)格的檔案柜， 高度一致，增進(jìn)美觀。高度一致，增進(jìn)美觀。5辦公室布置的原則辦公室布置的原則n將電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等大件辦公將電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等大件辦公設(shè)備，安置在一個(gè)區(qū)域內(nèi)，便于電源設(shè)備，安置在一個(gè)區(qū)域內(nèi)，便于電源接線、管理和保養(yǎng)。接線、管理和保養(yǎng)。n辦公室的百葉窗應(yīng)調(diào)整保持一個(gè)角度。辦公室的百葉窗應(yīng)調(diào)整保持一個(gè)角度。室內(nèi)照明燈光應(yīng)統(tǒng)一?？照{(diào)溫度應(yīng)保室內(nèi)照明燈光應(yīng)統(tǒng)一。空調(diào)溫度應(yīng)保持在度之間，濕度應(yīng)保持持在度之間，濕度應(yīng)保持在。在。（續(xù)上表）6辦公室布置的原則辦公室布置的原則n辦公室的地毯、桌面、桌椅應(yīng)保持一種色辦公室的地毯、桌面、桌椅應(yīng)保持一種色彩的

3、協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點(diǎn)綴掛一些裝飾畫彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點(diǎn)綴掛一些裝飾畫和放置一些自然或人工的綠色植物。和放置一些自然或人工的綠色植物。n辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔。辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔。（續(xù)上表）7辦公用品的選購與擺放辦公用品的選購與擺放n選購辦公用品的原則選購辦公用品的原則n辦公用品的基本配備辦公用品的基本配備n辦公用品的擺放原則辦公用品的擺放原則8選購辦公用品的原則選購辦公用品的原則 一、是滿足工作要求一、是滿足工作要求二、是提高工作效率二、是提高工作效率三、是節(jié)約人工費(fèi)用三、是節(jié)約人工費(fèi)用 四、是樹立企業(yè)公眾形象四、是樹立企業(yè)公眾形象 9根據(jù)以上原則，列出辦公室需采購根據(jù)以上原則，列

4、出辦公室需采購的辦公用品清單的辦公用品清單小組討論：小組討論：10郵件的收發(fā)與傳閱郵件的收發(fā)與傳閱n郵件收進(jìn)的程序和要求郵件收進(jìn)的程序和要求n郵件的發(fā)出郵件的發(fā)出11小組討論小組討論n如果錄影中那封信是給上司的，請(qǐng)如果錄影中那封信是給上司的，請(qǐng)?jiān)u論這位行政人員的做法有哪些不評(píng)論這位行政人員的做法有哪些不當(dāng)之處？當(dāng)之處？n討論作為行政人員，正確的收進(jìn)信討論作為行政人員，正確的收進(jìn)信件程序是什么？件程序是什么？12收收信件細(xì)節(jié)信件細(xì)節(jié)n上司或同事的私人信件原封送交。上司或同事的私人信件原封送交。n“誤拆誤拆”應(yīng)立即封口、簽名、致歉應(yīng)立即封口、簽名、致歉n裁開或剪開封口，保持信件完整裁開或剪開封口，

5、保持信件完整n檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，避免遺漏檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，避免遺漏n如有必要，可以登記信封的信息如有必要，可以登記信封的信息13郵件收進(jìn)的程序和要求郵件收進(jìn)的程序和要求n分類分類n拆封拆封n登記登記n分送分送n閱辦閱辦14請(qǐng)每組請(qǐng)每組設(shè)計(jì)一份郵件登記表設(shè)計(jì)一份郵件登記表實(shí)戰(zhàn)演練：實(shí)戰(zhàn)演練：15郵件登記表郵件登記表編號(hào)編號(hào)收到日期收到日期 發(fā)出日期發(fā)出日期 收閱收閱人人/部門部門郵件郵件種類種類處理處理辦法辦法備注備注1、2、3、4、5、16資料、郵件分送資料、郵件分送n上司親收件要立即呈送上司親收件要立即呈送n部門信件交到負(fù)責(zé)人手中部門信件交到負(fù)責(zé)人手中n傳閱資料請(qǐng)附上簽字單傳

6、閱資料請(qǐng)附上簽字單17閱辦閱辦n仔細(xì)認(rèn)真，重點(diǎn)要圈劃仔細(xì)認(rèn)真，重點(diǎn)要圈劃n長(zhǎng)篇要進(jìn)行摘要長(zhǎng)篇要進(jìn)行摘要n適當(dāng)提出擬辦意見適當(dāng)提出擬辦意見n辦畢保管備查辦畢保管備查18觀看錄影片段一觀看錄影片段一n評(píng)論這位行政人員的做法評(píng)論這位行政人員的做法說明了做行政工作的什么說明了做行政工作的什么特性？特性？19n討論這位行政人員的工作應(yīng)討論這位行政人員的工作應(yīng)該如何改善？該如何改善？觀看錄影片段二觀看錄影片段二20郵件的發(fā)出郵件的發(fā)出n內(nèi)容校核內(nèi)容校核n信封、封皮查對(duì)信封、封皮查對(duì)n郵件寄發(fā)郵件寄發(fā)21妥善安排上司約會(huì)妥善安排上司約會(huì)n約會(huì)安排的原則約會(huì)安排的原則n安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)安排約會(huì)需要注意的

7、細(xì)節(jié)22安排約會(huì)的原則安排約會(huì)的原則n配合上司的時(shí)間表配合上司的時(shí)間表n分辨輕重緩急分辨輕重緩急n酌留彈性酌留彈性n處理好變更的約會(huì)處理好變更的約會(huì)23觀看資料片一、二觀看資料片一、二n請(qǐng)請(qǐng)指出這位秘書在安排上司約會(huì)指出這位秘書在安排上司約會(huì)時(shí)體現(xiàn)了哪些原則？時(shí)體現(xiàn)了哪些原則？24安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（一）安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（一）n有些時(shí)間不宜安排約會(huì)。有些時(shí)間不宜安排約會(huì)。n出差回來當(dāng)天出差回來當(dāng)天n周末或假日周末或假日n臨近下班臨近下班25n下班前將第二天的約會(huì)事項(xiàng)填進(jìn)小卡片，下班前將第二天的約會(huì)事項(xiàng)填進(jìn)小卡片，一張交給上司，一張交給司機(jī)，一張自己一張交給上司，一張交給司機(jī)，一張自己

8、保存。保存。安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（二）安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（二）時(shí)間時(shí)間約會(huì)事由約會(huì)事由所帶資料所帶資料參加人員參加人員地點(diǎn)地點(diǎn)26n及早備妥約會(huì)所需的資料，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)及早備妥約會(huì)所需的資料，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間請(qǐng)上司過目。間請(qǐng)上司過目。n特別重要的約會(huì)在接近約會(huì)時(shí)間前，應(yīng)與特別重要的約會(huì)在接近約會(huì)時(shí)間前，應(yīng)與對(duì)方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會(huì)的順利進(jìn)行。對(duì)方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會(huì)的順利進(jìn)行。n約會(huì)場(chǎng)所和招待事宜有時(shí)也要秘書負(fù)責(zé)。約會(huì)場(chǎng)所和招待事宜有時(shí)也要秘書負(fù)責(zé)。安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（三）安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（三）27安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（四）安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（四）n按照需要，記錄會(huì)面內(nèi)容。按照需要，記錄會(huì)面內(nèi)容。n保留會(huì)見人聯(lián)系資料，以便萬一取消或更保留會(huì)見人聯(lián)系