采購收入管理流程0919

1、china resources vanguard co.,ltd 華潤萬佳有限公司流程編號：s buy (ss: ls) -op-2003-05 流程名稱：其他采購收入管理流程 生效日期：2003年9月19日第一部分流程說明1.0木流程用于規(guī)范其他采購收入(other income)的收費管理，確保其他采購收入規(guī)范管理、及時 實現(xiàn)。2. 0其他采購收入(other income)的定義其他采購收入指商晶毛利以外的各項供應(yīng)商提供費用支持，包括年傭、月傭、購貨折扣、物流 費、倉儲費、新供應(yīng)商進場費、新商品進場費、新店贊助費、裝修費、年節(jié)贊助費、首單折扣、免 費貨、免費陳列商品、商品推廣費(dm)、

2、商品推廣費(場租/陳列)、商品推廣費(燈箱/海報/戶外 廣告)、毛利保護費、數(shù)據(jù)共享費，以及營運扣項中列入采購收入的購物袋、水電費、褲腳費、質(zhì)檢 費、設(shè)備使用費、違約金、花籃費等項目。3. 0適用范圍本制度適用于華南區(qū)采購部及大、綜超門店對其他采購收入管理工作。4. 0流程規(guī)則4.1其他采購收入的管理遵循事前合同約定、公開費用標(biāo)準、確保收入及時實現(xiàn)的原則。4. 2所有其他采購收入均需在簡品合同或英他書面協(xié)議中約定，杜絕無供應(yīng)商確認收費或依 據(jù)口頭協(xié)議收費。4.3其他采購收入一般需以扣除貨款方式支付，經(jīng)品類部門gmm批準方可以現(xiàn)金或支票方式 支付。4. 4凡以現(xiàn)金或支票方式支付其他采購收入，需約

3、定具體交款時間；并須相關(guān)供應(yīng)商確認逾 期未交款，我公司將于下一個或兩個結(jié)帳期，在貨款中扣除相應(yīng)款項，如貨款不足扣款 金額，我公司保留追索權(quán)。4.5其他采購收入的實現(xiàn)時間以財務(wù)入帳為準，原則上避免對采購收入進行預(yù)提或待攤處理。 5.0流程涉及部門的主要職能5.1華南采購本部各品類商品部：品類商品部(包括招商部)負責(zé)本部門其他采購收入預(yù)算編 制、供應(yīng)商談判、簽署合同或協(xié)議、給了，財務(wù)部門具體收費通知、采購收入單據(jù)管理與統(tǒng) 計。5.2華南采購木部采購支持部：負責(zé)對品類商品部其他采購收入的單據(jù)匯總，數(shù)據(jù)統(tǒng)計與采購 收入預(yù)算進度匯報、采購收入與財務(wù)部門稽核。5.3門店：負責(zé)其他采購收入營運扣項部分的計費

4、標(biāo)準的統(tǒng)計，給予財務(wù)部門具體收費通知。5.4財務(wù)部：根據(jù)采購部門、門店具體收費指示實現(xiàn)費用的收取；按門店分類記入門店的損益, 同時按品類分類記入采購部的費用收入；其他采購收入的監(jiān)控。6. 0流程結(jié)構(gòu)木流程與“門店促銷位收費管理流程”、“公司營運扣項收費管理辦法”、“供應(yīng)商貨款結(jié)算流程” 相銜接。7. 0流程的輸入輸出7. 1輸出華潤萬佳萬佳收費通知單；（附件1）釆購部每周釆購收入之收費通知單進度統(tǒng)計表：（附件2）-每月dm費用統(tǒng)計表（附件3）-營銷/促銷費用（場租/陳列）（促銷人員費用）每周統(tǒng)汁報表：（附件4）-門店采購收入月度匯總表第二部分流程描述1. 0其他采購收入的合同（協(xié)議）簽署1.1

5、采購人員與供應(yīng)商在合同（指供應(yīng)簡進場時簽署的合同）屮約定按基數(shù)的一定比例計算 的其他采購收入1.1.1購貨折扣：按進貨金額的約定百分比計算,財務(wù)每月結(jié)算時從供應(yīng)商貨款中扣除；1.1.2提前付款折扣：按進貨金額的約定百分比計算,財務(wù)每月結(jié)算時從供應(yīng)商貨款中扣 除；1.1.3壞貨折扣：按進貨金額的約定百分比計算,財務(wù)每月結(jié)算時從供應(yīng)商貨款中扣除；1.1.4倉儲費：按直送的商品進貨金額的約定百分比計算，財務(wù)每月結(jié)算時從供應(yīng)商貨款 中扣除；1.1.5物流費：按進貨金額或退貨金額的約定百分比計算，財務(wù)每月結(jié)算時從供應(yīng)商貨款 中扣除；1.1.6新商品進場費：對基本碼類商品可選擇采用按結(jié)算金額的約定百分比計

6、算，財務(wù)每 月結(jié)算時從供應(yīng)商貨款中扣除；1.1.7免費陳列商品：可選擇采用按結(jié)算金額的約定百分比計算，財務(wù)每月結(jié)算時從供應(yīng) 商貨款中扣除；1.1.8新店支持（首單折扣）：可選擇采用結(jié)算金額的約定百分比計算，由于首單較難定義, 需釆購人員指示財務(wù)部門在當(dāng)月結(jié)算時從供應(yīng)商貨款中扣除；1.9返傭（月度返傭）：按進貨金額的約定百分比計算，財務(wù)每月結(jié)算時從供應(yīng)商貨款中 扣除；1.1.10返傭（年度返傭）：可選擇采用按進貨金額的約定百分比計算，財務(wù)在年度結(jié)束時從 供應(yīng)商貨款中扣除；1.1.11折讓費：按合作經(jīng)營供應(yīng)簡結(jié)算金額的約定百分比計算，財務(wù)每月結(jié)算吋從供應(yīng)商 貨款屮扣除；1.2 采購人員與供應(yīng)商在合

7、同（指供應(yīng)商進場時簽署的合同）中約定按固定金額計算的其他 采購收入1.2.1商品推廣費：在合同中約定固定金額，財務(wù)按采購?fù)ㄖ诮Y(jié)算時從供應(yīng)商貨款中扣 除或收取現(xiàn)金（支票）；1.2.2新供應(yīng)商進場費：在合同中約定固定金額，財務(wù)按采購?fù)ㄖ杖⌒鹿?yīng)商現(xiàn)金（支 票）；1.2.3新商品進場費：非基本碼商品在合同屮約定固定金額，財務(wù)按采購?fù)ㄖ诮Y(jié)算時從 供應(yīng)商貨款屮扣除；1.2.4免費陳列商品：可選擇在合同中約定固定金額，財務(wù)按采購?fù)ㄖ诮Y(jié)算時從供應(yīng)商 貨款中扣除；1.2.5新店贊助費：在合同中約定不同業(yè)態(tài)每家新開門店固定金額，財務(wù)按采購?fù)ㄖ诮Y(jié) 算時從供應(yīng)簡貨款屮扣除；1.2.6新店支持（免費貨）：在

8、合同中約定每家新開門店固定金額免費貨，財務(wù)按采購?fù)ㄖ?收収相關(guān)款項；或?qū)ο嚓P(guān)免費貨品免于支付貨款；1.2.7新店支持（首單折扣）：可選擇在合同中約定對新開門店給予固定金額的首單折扣， 財務(wù)按采購?fù)ㄖ诮Y(jié)算時從供應(yīng)商貨款中扣除；1.2.8年節(jié)贊助費：可選擇在合同中約定每家新開門店固定金額，財務(wù)按采購?fù)ㄖ诮Y(jié)算時 從供應(yīng)商貨款中扣除；1.2.9返傭（年度返傭）：可選擇在合同中約定固定金額，財務(wù)按采購?fù)ㄖ诮Y(jié)算時從供應(yīng) 商貨款中扣除；1.2.10裝修費：合作經(jīng)營（含形象柜）及租賃經(jīng)營供應(yīng)商需在合同中約定裝修費固定金額, 財務(wù)按采購?fù)ㄖ杖‖F(xiàn)金（支票）或在貨款中扣除1.3 采購人員與供應(yīng)商在合同（指供

9、應(yīng)商進場時簽署的合同）中約定的其他采購收入1.3.1低值易耗品：合作經(jīng)營（含形象柜）及租賃經(jīng)營供應(yīng)商合同中需約定其負責(zé)承擔(dān)在 經(jīng)營合作過程中由我公司統(tǒng)一購置的低值易耗物品（如購物袋、條碼費、保鮮膜等） 的費用，由財務(wù)部門根據(jù)營運部門相關(guān)通知從貨款中扣除。132質(zhì)檢費：合同約定根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)對供應(yīng)商進場銷售的商品進行質(zhì)量檢驗，定期 或不定期對供貨方商品進行質(zhì)量檢驗和接受政府專門機構(gòu)的質(zhì)量檢驗，由此產(chǎn)生的 檢驗費用和檢驗的商品補損由供貨方承擔(dān)。我公司根據(jù)政府專門檢驗機構(gòu)合法收費 憑證，并以憑證金額向乙方結(jié)算，由財務(wù)部門根據(jù)營運部門相關(guān)憑證從貨款屮扣除。1.3.3褲腳費：根據(jù)合作經(jīng)營合同條款“合同

10、屮未明確列明的，但因乙方或與乙方有關(guān)而 實際發(fā)生的其它零星費用，甲方在每次結(jié)算時經(jīng)乙方確認后從乙方貨款屮扣除”，對 于服飾類供應(yīng)商因修邊改褲腳等支出，由相關(guān)供應(yīng)商按每單件商品5元計費，財務(wù) 部門根據(jù)營運部門統(tǒng)計每月從貨款中扣除；1.3.4水電費：對于合作或租賃經(jīng)營供應(yīng)商，合同約定其負責(zé)承擔(dān)經(jīng)營場所實際發(fā)生的水 電費，可兩種方式選擇其一，或在合同中列明裝有單獨電表和水表的按實際用量收 取；或未安裝單獨水電表的，按用電用水設(shè)備功率和使用時間核算固定值。財務(wù)部 門按營運部門通知或按固定值每月從貨款中扣除；13.5違約罰款：合同中對因質(zhì)量、貨源等供應(yīng)商違約責(zé)任的處罰標(biāo)準進行明確，財務(wù)部 門根據(jù)采購或營

11、運部門的通知在貨款中扣除。1.3.6設(shè)備使用費：合作經(jīng)營合同約定供應(yīng)商負責(zé)提供經(jīng)營所需設(shè)備并承擔(dān)相關(guān)費用；如 需使用冷柜，由我公司負責(zé)統(tǒng)一購置，供貨方應(yīng)按月按使用冷柜數(shù)量在貨款中扣除 約定的冷凍柜使用費、電費，每月財務(wù)部門根據(jù)營運部門通知從貨款屮扣除。1.4 以臨時協(xié)議確認的其他采購收入1.4.1毛利保護費：在協(xié)助供應(yīng)商對某批商品進行市場推廣或庫存清理時，可與供應(yīng)商簽 署毛利保護協(xié)議，協(xié)議約定供貨方給予我方一定金額的費用支持，以保證毛利。財 務(wù)按采購?fù)ㄖ杖‖F(xiàn)金或扣除貨款。1.4.2數(shù)據(jù)共亨費：供應(yīng)商要求我公司提供銷售數(shù)據(jù)信息，應(yīng)簽署數(shù)據(jù)共亨協(xié)議，并要求 供應(yīng)商給予我方部分費用支持，以期更好地

12、完善數(shù)據(jù)資料，為行業(yè)所利用。財務(wù)按 采購?fù)ㄖ杖‖F(xiàn)金或扣除貨款。1.4.3花籃費：供應(yīng)商慶賀我公司贈送花籃費用，由我公司代犁的，財務(wù)部門根據(jù)采購部 門指示在供應(yīng)商貨款扣除。1.4.4燈箱廣告合同：供應(yīng)商及其他客戶使用我公司燈箱或其他廣告位資源的，應(yīng)簽署廣 告合同，對廣告費位置、使用時i'可、費用標(biāo)準、費用支付方式、支付時間進行約定。1.4.5 dm促銷協(xié)議：供應(yīng)商及其他客戶使用我dm廣告資源的，應(yīng)簽署廣告協(xié)議，對廣告版 面、dm執(zhí)行時間、費用標(biāo)準、費用支付方式、支付時間進行約定。1.4.6其他臨時協(xié)議2.0其他采購收入收費管理2. 1財務(wù)部門固定扣項收費：凡在供應(yīng)商進場合同屮約定按基數(shù)

13、的一定比例計算的其他采購收入，財務(wù)部門作為固定扣 項處理，每月自動計算在貨款中扣除，無需采購另行通知。對于新店支持（首單折扣）與返傭（年度返傭）因計費準則較為復(fù)雜的，采購人員應(yīng)給予 積極配合與支持，對金額、收費時間進行具體通知。2. 2 財務(wù)部門按采購部門通知收費：2. 2. 1采購?fù)ㄖ召M的單據(jù)管理采購?fù)ㄖ召M單據(jù)包括華潤萬佳收費通知單與供應(yīng)商促銷通知書。供應(yīng) 簡促銷通知書用于場租與人員促銷，英他情況使用華潤萬佳收費通知單。場 租與人員促銷費用遵照門店促銷位收費管理流程流程編號：s buy （ss： ls） -0p-2003-02執(zhí)行。品類商品部門秘書為華潤萬佳收費通知單監(jiān)管人，負責(zé)監(jiān)管買手

14、領(lǐng)取、填寫、 并負責(zé)統(tǒng)計單據(jù)的發(fā)出與回收情況；買手負責(zé)跟進供應(yīng)商對采購?fù)ㄖ召M單據(jù)的確認與交費。2.2.2供應(yīng)商確認費用供應(yīng)商需對華潤萬佳收費通知單簽字、蓋章，或提供其他采購收入相關(guān)費用 合同或協(xié)議副本（含復(fù)印件）作為附件，以示確認此項費用。為杜絕無供應(yīng)商確認收費或按口頭承諾收費，買手負責(zé)跟進供應(yīng)商對采購?fù)ㄖ?費單據(jù)確認或收費協(xié)議附件的提供。2. 2. 3采購部門通知以扣除貨款方式收費流程品類商品部門秘書負責(zé)發(fā)放華潤萬佳收費通知單，并登記買手所領(lǐng)取的收費通 知單的起始號碼。收費通知單一本使用完，需交回全部“買手聯(lián)”與作廢頁、再申 領(lǐng)下一本。采購買手填寫收費通知單，明確貨款扣除金額、時間、地點

15、，并留存“買手聯(lián)”買手將收費通知單交供應(yīng)商確認，并跟進收回確認后的“財務(wù)聯(lián)”、“品類控制聯(lián)”;品類商品部門秘書匯總木部門收費通知單，每周五轉(zhuǎn)交品類控制組；深圳以外城市公司采購部部門秘書每月25日匯總收費單據(jù)直接交城市財務(wù)帳務(wù)處理；品類控制組每月25日匯總“財務(wù)聯(lián)”交財務(wù)部門簽收，以示已受理作臨時扣項處 理，在當(dāng)月貨款中扣除；2. 2. 4釆購部門通知以現(xiàn)金或支票方式收費流程：品類商品部門提供經(jīng)品類ghm簽字同意可收現(xiàn)金/支票供應(yīng)商清單，交至財務(wù)結(jié)算 組留底。以現(xiàn)金/支票方式支付費用的供應(yīng)簡必須對收費通知單簽字蓋章，以確認 逾期交款將以扣貨款方式收取費用。采購買手開具收費通知單，留存“買手聯(lián)”，

16、并將收費通知單“品類控制聯(lián)”“財 務(wù)聯(lián)” “供應(yīng)商聯(lián)”相關(guān)業(yè)務(wù)合同或協(xié)議一并交供應(yīng)商簽字、蓋章。品類商品部門秘書收集經(jīng)供應(yīng)商確認后的收費通知單“品類控制聯(lián)” “財務(wù)聯(lián)”， 當(dāng)口傳品類控制組；深圳以外城市公司采購部部門秘書將當(dāng)日單據(jù)直接交城市財 務(wù)帳務(wù)處理；品類控制組登記后，當(dāng)日將收費通知單“品類控制聯(lián)” “財務(wù)聯(lián)”傳華南財務(wù)部， 財務(wù)部門核對是否屬于可收現(xiàn)金/支票供應(yīng)商；供應(yīng)商憑收費通知單“供應(yīng)商聯(lián)”提示交費時，財務(wù)部按供應(yīng)商記錄收費信息， 將品類控制聯(lián)每周五傳回品類控制組或深圳以外城市公司采購部部門秘書。品類控制或深圳以外城市公司采購部部門秘書每月與當(dāng)?shù)刎攧?wù)核對“實收應(yīng)收匯 總”，確認“逾期

17、未交供應(yīng)商”，通知買手。買手通知供應(yīng)商將扣款，財務(wù)在與品類控制部確認逾期未交當(dāng)天在結(jié)算系統(tǒng)屮錄 入扣款，在下一個結(jié)帳期中扣除相應(yīng)款項。2. 3財務(wù)部門按營運部門指示做臨時扣項收費：2. 3.1營運部門每月按供應(yīng)商統(tǒng)計其他采購收入項目本月發(fā)生數(shù)目，并通知財務(wù)部門作扣 項收費；2.3.2城市財務(wù)部門按營運部門通知按供應(yīng)商作臨時扣項處理，在當(dāng)月貨款川扣除；3.0其他采購收入統(tǒng)計與稽核3.1 財務(wù)部門的帳務(wù)處理：按照“誰發(fā)生、誰反映”的原則，財務(wù)部門需對按照采購或營運部門通知的具體門店發(fā)生 的收費，直接計入該店損益；對每期按照基數(shù)一定比例計算的采購收入，則按照銷售比例分配 后計入該店損益；3.2 釆購部門的其他采購收入預(yù)算統(tǒng)計3.2.1品類商品部門秘書為本部門每周、每月其他采購收入預(yù)算進度報表責(zé)任人；3.2.2品類商品部門每周六完成其他采購收入預(yù)算進度報表、每月5日前完成上月其他采 購收入預(yù)算進度報表；3.2.3采購支持部品類控制組為采購部門每周、每月其他采購收入預(yù)算進度報表責(zé)任部門;3.2.4采購支持部品類控制組采購部門每周二完成上周其他采購收入預(yù)算進度報表、每月 18日前完成上月其他采購收入預(yù)算進度報表；3.2.5每周其他采購收入預(yù)算進度報表反映上周采購?fù)ㄖ攧?wù)部門收