如何編寫(xiě)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)2

1、1 2 目錄contents1認(rèn)識(shí)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)2作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)幾個(gè)誤區(qū)作用原則要求編寫(xiě)3 3 transition page 過(guò)渡頁(yè) 幾個(gè)誤區(qū)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的作用第一章 認(rèn)識(shí)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)4 幾個(gè)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)5 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)是無(wú)用的？作業(yè)指導(dǎo)書(shū)是無(wú)用的？6 有人認(rèn)為我從事這項(xiàng)工作已經(jīng)很多年了，作業(yè)步驟已可以倒背如流了，甚至閉著眼睛也能把它做好。實(shí)質(zhì)上這是把作業(yè)指導(dǎo)書(shū)僅理解為純粹的操作流程，實(shí)際上除此以外作業(yè)指導(dǎo)書(shū)還應(yīng)包括更重要的內(nèi)容，如作業(yè)的要求、產(chǎn)品接收與判定的準(zhǔn)則等。有人認(rèn)為作業(yè)指導(dǎo)書(shū)束縛了員工的手腳，難以發(fā)揮其創(chuàng)造性。實(shí)質(zhì)上這是將作業(yè)指導(dǎo)書(shū)當(dāng)作一成不變的真理，很多情況下操作人員可以就作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的修

2、改、糾正和預(yù)防措施的制定等提出自己的意見(jiàn)，從而發(fā)揮他們的創(chuàng)造性和工作積極性。7 越多越好還是越少越好？越多越好還是越少越好？8 iso9001中指出“如果沒(méi)有形成文件的程序就不能保證質(zhì)量時(shí)，則應(yīng)對(duì)生產(chǎn)、安裝和服務(wù)的方法制定形成文件的程序”，對(duì)程序文件如此，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)同樣也是如此，太多的文件會(huì)把你壓垮。有些組織為了使文件的數(shù)量盡可能減少，以利于文件的管理，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)中，沒(méi)有具體數(shù)量規(guī)定的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)(程序文件則因標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定了應(yīng)當(dāng)制定的程序而不可能減少)提出盡可能不編，這就使很多重要的、必不可少的文件也沒(méi)有制定，從而使許多影響質(zhì)量的因素未能加以控制。9 工作標(biāo)準(zhǔn)就是作業(yè)指導(dǎo)書(shū)？工作標(biāo)準(zhǔn)就是作業(yè)指導(dǎo)書(shū)？

3、10 有的組織認(rèn)為很多崗位已有工作標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)必要制訂作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。其實(shí)，工作標(biāo)準(zhǔn)不同于作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，它是針對(duì)工作的責(zé)任、權(quán)利、范圍、質(zhì)量要求、程序、效果、檢查方法、考核與獎(jiǎng)懲辦法等方面所制定的標(biāo)準(zhǔn)。它與作業(yè)指導(dǎo)書(shū)可能有相同之處，但其強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容有區(qū)別，并不是所有的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)都需要規(guī)定職責(zé)、權(quán)限、考核與獎(jiǎng)懲等內(nèi)容；反過(guò)來(lái)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)應(yīng)有的條件和標(biāo)準(zhǔn)在工作標(biāo)準(zhǔn)中卻不一定有。需要說(shuō)明的是，目前工作標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展趨勢(shì)之一是將工作標(biāo)準(zhǔn)與作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、程序文件有機(jī)地結(jié)合為一體。還有一個(gè)問(wèn)題就是標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于分散。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)可以將散落的各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)納整理。11 第一章認(rèn)識(shí)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)操作按步驟詳細(xì)地描述下操作按步驟詳細(xì)地描述下來(lái)

4、就是作業(yè)指導(dǎo)書(shū)？來(lái)就是作業(yè)指導(dǎo)書(shū)？12 太多的人認(rèn)為為與iso9000一致，公司應(yīng)提供完成日常任務(wù)的書(shū)面文件，生產(chǎn)過(guò)程的每一個(gè)階段都必須文件化，從而使雇員們陷進(jìn)了把已經(jīng)十分熟悉的操作的每一個(gè)細(xì)小步驟描述下來(lái)的泥潭。但這些逐步展開(kāi)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)又怎么樣呢?我們經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)這樣的話：“通過(guò)撥動(dòng)計(jì)算機(jī)左后方的肘節(jié)開(kāi)關(guān)打計(jì)算機(jī)直到屏幕上出現(xiàn)綠光”或“立即輸入口令”。這種指導(dǎo)書(shū)不僅無(wú)用，也是不必要的。詳細(xì)的作業(yè)步驟必須文件化嗎？是的，它們可能應(yīng)該的，但有些卻不是必須的。辦公設(shè)備的操作、程序中已經(jīng)有詳細(xì)說(shuō)明的等情況不用重復(fù)寫(xiě)。13 第一章認(rèn)識(shí)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)程序與作業(yè)指導(dǎo)書(shū)有什么程序與作業(yè)指導(dǎo)書(shū)有什么區(qū)別？區(qū)別？

5、14 p地位p功能p內(nèi)容15 功能程序： 涉及多崗位、多部門(mén)、多環(huán)節(jié) 過(guò)程的順序和相互作用 強(qiáng)調(diào)職能、協(xié)調(diào)工作作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：程序中的某個(gè)環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)和方法、標(biāo)準(zhǔn)16 內(nèi)容程序： 強(qiáng)調(diào)職責(zé)、流程 統(tǒng)一解釋作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：對(duì)程序的補(bǔ)充強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)、具體方法、標(biāo)準(zhǔn)具有可操作性17 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的定義作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的定義18 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)是用以指導(dǎo)某個(gè)具體過(guò)程，事物形成的技術(shù)性細(xì)節(jié)描述的可操作性文件。常用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、工作細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)規(guī)范通常應(yīng)包含的內(nèi)容。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)是針對(duì)某個(gè)部門(mén)內(nèi)部或某個(gè)崗位的作業(yè)活動(dòng)的文件，側(cè)重描述如何進(jìn)行操作，是對(duì)程序文件的補(bǔ)充或具體化。對(duì)這類(lèi)文件有不同的具體名稱(chēng)，如工作指令、操作規(guī)程等。什么

6、是作業(yè)指導(dǎo)書(shū)？什么是作業(yè)指導(dǎo)書(shū)？19 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的作用20 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的作用1、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)是指導(dǎo)保證過(guò)程質(zhì)量的最基礎(chǔ)的文件和為開(kāi)展純技術(shù)性質(zhì)量活動(dòng)提供指導(dǎo)。2、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)是質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。21 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的作用說(shuō)通俗點(diǎn)：1、積累經(jīng)驗(yàn)，并把經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)記錄下來(lái)，以防流失。2、新員工可以快速掌握操作要領(lǐng)。 3、最有效的管理工具和生產(chǎn)資料。 4、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的操作. 5、工作質(zhì)量檢測(cè)和追溯的依據(jù)。22 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的種類(lèi)p1、按發(fā)布形式可分為：書(shū)面作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、口述作業(yè)指導(dǎo)書(shū)（在我們這不存在，沒(méi)有固化下來(lái)的東西沒(méi)有法律依據(jù)）。p 2、按內(nèi)容可分為：用于施工、操作、檢驗(yàn)、安裝等具體過(guò)程的作業(yè)

7、指導(dǎo)書(shū)。用于指導(dǎo)具體管理工作的各種工作細(xì)則、計(jì)劃和規(guī)章制度等。用于指導(dǎo)自動(dòng)化程度高而操作相對(duì)獨(dú)立的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范。23 23 transition page 過(guò)渡頁(yè)原則要求第二章 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)編寫(xiě)24 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)原則25 1、確定性 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的重點(diǎn)內(nèi)容應(yīng)該是解決如何作業(yè)的問(wèn)題，應(yīng)列出具體操作的詳細(xì)過(guò)程，包括每一步驟所使用的材料（筆啊、紙啊等辦公用品就不要寫(xiě)了，下同）、儀器設(shè)備以及過(guò)程作業(yè)的結(jié)果和判定標(biāo)準(zhǔn)等。 2、實(shí)用性 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的內(nèi)容和形式應(yīng)以實(shí)用為原則，盡量簡(jiǎn)潔、易懂，而且要符合文件控制的要求。以文字?jǐn)⑹鲎鳂I(yè)過(guò)程時(shí)，應(yīng)選擇通俗易懂的語(yǔ)句來(lái)表達(dá)，方便各個(gè)層次人員的理解和領(lǐng)悟。同時(shí)盡

8、量多采用圖表、圖示、流程圖和照片等形式，或圖文并茂，更容易為使用者接受。 3、必要性 沒(méi)有必要每個(gè)崗位每個(gè)活動(dòng)都必須有作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，應(yīng)該充分考慮活動(dòng)的復(fù)雜性、事實(shí)活動(dòng)的方式、完成活動(dòng)所需的技能、人員和資源要求等，以便確定最能適合組織運(yùn)作需要的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。 4、協(xié)調(diào)性 編寫(xiě)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真分析現(xiàn)有文件的特點(diǎn)和適用性，以相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)技術(shù)文件作為編寫(xiě)依據(jù)，同時(shí)也應(yīng)注意作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的內(nèi)容并非一定要限制在所依據(jù)的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)要求的范圍之內(nèi)，還可以包括對(duì)其他業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制要求。26 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)要求27 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的要求最基本要求1、內(nèi)容應(yīng)滿足：5w1h原則where：即在哪里使用此作業(yè)

9、指導(dǎo)書(shū)。who：什么樣的人使用該作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。what：此項(xiàng)作業(yè)的名稱(chēng)及內(nèi)容是什么。why：此項(xiàng)作業(yè)的目的是干什么。when：什么時(shí)候使用該作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。how：如何按步驟完成作業(yè)。28 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的要求最基本要求2、格式要求：基本框架p目的：本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)是用來(lái)做什么的p范圍：適用于哪些人，哪些工作p職責(zé)：涉及哪些崗位，這些崗位在本次工作中的各自承擔(dān)的任務(wù)或功能p術(shù)語(yǔ)：如有必要p步驟：一步一步怎么做這個(gè)工作的，應(yīng)達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)。意外情況（不正常情況下的操作）29 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的要求最基本要求2、格式要求：文本格式：與手冊(cè)系統(tǒng)http:/ 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的要求最基本要求3、文字要求： 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)用于具體

10、指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)或管理工作，其結(jié)構(gòu)和形式完全取決于作業(yè)的性質(zhì)和復(fù)雜程度，不像質(zhì)量手冊(cè)和程序文件那么單一，不必也不可能采用統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)和形式。因而根據(jù)其應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容可以全部用文字描述，也可以用圖表來(lái)表示，或兩者結(jié)合起來(lái)使用。 描述簡(jiǎn)單、實(shí)際就好?？陀^陳述，條理清淅就好。不需要復(fù)雜的描述方法，修辭手法。31 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě) 32 p由實(shí)際操作人員編寫(xiě)p編寫(xiě)之前、之后可以展開(kāi)討論p寫(xiě)你該做的p做你所寫(xiě)的p記你所做的p實(shí)際、簡(jiǎn)明扼要、便于理解p保持一致性33 p明確目的：用來(lái)做什么的p明確范圍：適用于哪些人，哪些工作p明確職責(zé)：涉及哪些崗位，這些崗位在本次工作中的各自承擔(dān)的任務(wù)或功能p明確術(shù)語(yǔ)：一些專(zhuān)業(yè)

11、用語(yǔ)（如果有）框架前半部分基本就完成了，接下來(lái)描述工作步驟就可以了。34 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)工作步驟幾種寫(xiě)法1、按時(shí)間順序：什么時(shí)間做什么（按時(shí)間鐘順序）航班起飛前一天，前兩小時(shí)，前1小時(shí)，前30分鐘，航班起飛后30分鐘。上崗后第一件事、第二件事、第三件事。2.按流程順序：先做什么，后做什么先填貨單，再計(jì)重，再過(guò)安檢，入庫(kù)，裝斗。3.按崗位順序（和流程順序雷同）：先是哪個(gè)崗位做什么，接下來(lái)哪個(gè)崗位做什么。以上幾種穿插編寫(xiě)。35 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)工作步驟描述注意事項(xiàng)：1、如果涉及到了操作標(biāo)準(zhǔn)，都要列明標(biāo)準(zhǔn)。比如填開(kāi)貨單，每張貨單的錯(cuò)誤不能超過(guò)兩處，超過(guò)要作廢。比如安全靠接飛機(jī)的條件2、5w1h原則

12、要交待清楚where：即在哪里做。who：是誰(shuí)做？what：做什么？（稱(chēng)重？裝斗？收費(fèi)？拉貨？）why：為什么做（標(biāo)準(zhǔn)）。when：什么時(shí)候做。how：怎么做（詳細(xì)過(guò)程，操作方法）。36 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)工作步驟描述注意事項(xiàng)：3、要考慮意外情況的應(yīng)急處置。比如設(shè)備突然失效，比如人員不在崗，比如收錯(cuò)了錢(qián)，比如貨單填寫(xiě)錯(cuò)誤，但航班已離港，怎么辦？寫(xiě)清楚，這是非常重要的經(jīng)驗(yàn)，也是作業(yè)指導(dǎo)書(shū)精髓之一。4、交接班要求交接班時(shí)哪些事情要交待清楚，怎么交待，如何記錄。5、相關(guān)質(zhì)量記錄的填寫(xiě)每一步驟中如涉及到要填寫(xiě)工作記錄，必須予以明確說(shuō)明。并在最后附上質(zhì)量記錄的樣本。6、特殊的安全要求37 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)

13、作業(yè)指導(dǎo)文件的編寫(xiě)注意事項(xiàng)：1、協(xié)調(diào)好作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和程序文件之間的關(guān)系 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)要以程序文件為依據(jù)，程序文件一般都用于管理層，主要規(guī)定實(shí)施某一相活動(dòng)的職責(zé)、范圍和工作步驟等，而工作步驟所涉及到的具體的純技術(shù)性的細(xì)節(jié)則要在作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中加以細(xì)化和展開(kāi)，因此，處理好作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和程序文件之間的接口關(guān)系非常重要。 2、形式多樣而寫(xiě)法各異 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)控制的對(duì)象不同就導(dǎo)致作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)形式和方法不同，因此，在編寫(xiě)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)時(shí)，應(yīng)根據(jù)欲控制的對(duì)象，決定控制的內(nèi)容和要求，并選取相應(yīng)的表達(dá)方式。 38 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編寫(xiě)作業(yè)指導(dǎo)文件的編寫(xiě)注意事項(xiàng)：3、切合實(shí)際并全面控制 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)是為了指導(dǎo)實(shí)際工作而編寫(xiě)的，因此要求其內(nèi)容應(yīng)符合實(shí)際運(yùn)行情況，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)應(yīng)注重全面性，每一項(xiàng)活動(dòng)其實(shí)都可以對(duì)特定事物質(zhì)量的控制、指導(dǎo)和評(píng)價(jià)