公司銷售人員費用報銷管理制度修訂

1、哈爾濱三微科技發(fā)展有限公司 銷售人員費用報銷管理制度為了完善公司管理，加強對公司銷售人員業(yè)務費用、支出報銷的管理和便于公司成本費用的核算以及其他財務工作的開展，結合公司的實際經營情況特制定該制度。該制度中所稱費用是指銷售人員進行業(yè)務開拓所產生的差旅費及其他費用。業(yè)務開拓所產生的費用報銷必須經主管領導簽字，費用報銷嚴格按規(guī)定執(zhí)行，報銷人員必須持真實有效發(fā)票，并將報銷內容和金額填寫清楚，整理、附于票據后，經負責人簽字交財務人員審核報銷。若因票據遺失或超出規(guī)定標準的費用，公司不予以報銷。所有費用報銷都必須及時，無特殊原因費用報銷不得超過10天，超過規(guī)定時間，則費用不予報銷。公司銷售人員必須要本著合理

2、、節(jié)約、高效的原則使用差旅費。能夠通過其他方式解決的事務，盡量不安排出差，禁止以出差為由外出旅游或參加其他私人性質的活動；白日乘車時間超過8個小時，可乘硬臥，19：00凌晨3：00之間乘車超過6小時可乘硬臥，如購買了低于硬臥的車票，可按節(jié)約金額的60%給予補助，若無相關領導批準購買高于硬臥的車票，高出金額自行承擔；每筆差旅費的使用必須有明確的目的；出差完成后必須向上級主管匯報工作成果，上級主管有責任對差旅費使用情況進行了解和管理。一、差旅費的管理規(guī)定差旅費是指因公到外地出差發(fā)生的交通費、車船費、住宿費、出差補助費、其他雜費等。1、出差是指員工因公離開本人工作單位所在地去異地辦理公務的行為過程。

3、2、出差申報程序的規(guī)定（1）一般員工出差，由部門主管提出并批準。（2）部門主管出差，由總經理批準。（3）出差人出差前需填“出差任務書”（見附表一）?！俺霾钊蝿諘睉鞔_以下內容：出差人姓名、離開工作地時間、返回時間、出差地點、出差日程安排、出差主要任務，經主管領導簽字后，作為借支差旅費的附件附在借款單后面，方可借款。附表一：出差任務書出差人姓名：申請日： 年 月 日出差人部門：出差地點：出差主要任務：出差日程安排：離開工作地時間： 年 月 日 時 分預計返回時間： 年 月 日 時 分預計出差天數(shù)：往返交通工具： 總經理簽字： 部門主管簽字： 注：本表適用范圍：公司銷售員工因公外地出差填寫。（4

4、）出差人出差回來后需填寫“出差情況匯報書”（見附表二）?！俺霾钋闆r匯報書”應明確以下內容：出差人姓名、日期、客戶名稱、聯(lián)系人的姓名和職務、聯(lián)系方式、具體拜訪情況、反映出的問題、應對/思考及下步計劃，經主管領導簽字后，將影印件作為報銷差旅費的附件附在報銷單后面，方可報帳。（原件由銷售主管歸檔）附表二：出差情況匯報書出差人姓名： 出差人部門： 匯報日期： 年 月 日日期客戶名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式具體拜訪情況反映出的問題應對/思考下步計劃姓名職務部門主管意見、簽字：（5）差旅費報銷標準：出差標準分兩個級別：主管、銷售員。差旅費報銷標準城區(qū)類別級別出差補貼單位（元/天）國內省會一級城市主管170銷售員14

5、0國內二級城市及計劃單列城市主管140銷售員110（6）在報銷差旅費用時，凡在規(guī)定標準之內的憑發(fā)票報銷，超過標準的按標準報銷。若有特殊原因超過標準的，要經總經理審批同意后才能報銷。（7）凡享受出差補貼的，不再報銷餐費。購買車票、飛機票的原則上由公司統(tǒng)一辦理，購票款由出差人支付，回所在地區(qū)報銷。（8）使用交通工具標準：A、公司總經理可乘坐公務倉、火車軟臥；C、其他人可乘火車、汽車等，經總經理特批，可乘坐飛機經濟倉；（9）“差旅費報銷單”（見附表三）附表三：差 旅 費 報 銷 單部門 年 月 日 附單據 張 出 差 人出差事由出 發(fā)到 達交通工具交 通 費出差補貼其 他 費 用月日時地點月日時地點

6、單據張數(shù)金額天數(shù)金額項目單據張數(shù)金額其他 合 計報銷總額人民幣（大寫）予借旅費￥補領金額￥退還金額￥總經理審批： 財務審核： 部門主管審核： 出納： 領款人：（10）差旅費報銷單各項目填寫方法。A“部門”欄：按出差人員所屬部門填寫。B“年月日”欄：填寫報銷日期。C“附單據 張”欄：按單據實際張數(shù)填寫阿拉伯數(shù)字。D“出差人”欄：按費用負擔人填寫。E“出差事由”欄：填出差工作內容。F“出發(fā)月日時”欄：按車票上自然月日時順序填寫。G“到達月日時”欄：按實際到達月、日、時填寫。H“出發(fā)、到達地點”欄：按車票出發(fā)、到達地點填寫。I“交通工具”欄：按火車、飛機、長途汽車、輪船分欄填寫。J“交通費”欄：“單

7、據張數(shù)”欄按火車、飛機、長途汽車、輪船票張數(shù)填寫，“金額”欄按車票金額填寫（注：車票、機票等交通工具的保險不包括在內）。如果火車票、機票等由公司支票支付的，在交通費單據張數(shù)欄注明“支票付”字樣，并在交通費金額欄注明相應金額（計算交通費合計金額時該金額不計算在內）K“出差補貼天數(shù)”欄：不填寫L“出差補貼金額”欄：按出差補貼申請單合計金額填寫。M“住宿費金額”欄：按實際發(fā)生金額填寫，N “其他”欄：填寫交通工具的保險費、訂票費等其他費用。O “予借旅費、補領金額、退還金額”欄：不用填報。（12）“出差補貼申請單”（ 見附表四）附表四：出差補貼申請單出差人姓名： 部門： 申請日期：出差地： 出差時間

8、： 年 月 日 時 分至 年 月 日 時 分共 天出差補助合計(大寫)： ￥審核： 申 請人：每個出差人員分別如實填寫出差補貼申請單相關內容，出差補貼申請單與差旅費報銷單一并報銷才能生效，并按規(guī)定計算填寫并在申請人處簽字。二、銷售提成標準1、銷售目標銷售員每月有銷售目標，但無銷售任務，銷售人員的銷售目標額為每月月初由銷售主管公布，銷售目標額計入績效考核進行核算。試用期銷售員第一個月不設定銷售目標，第二個月按正式員工的50%計算目標額。2、銷售目標考核期銷售目標考核階段為每個月考核，每月月末進行銷售目標考核及下月銷售目標制定，銷售目標的完成比率與績效考核中“結果”的分數(shù)進行直接掛鉤。3、銷售提成

9、標準A、提成結算方式：當月回款率結算，貨款未收回部分暫不結算，直至貨款全部回收；B、提成計算辦法：銷售提成 = 回款額 × 銷售提成百分比C、銷售提成比率：職務新開客戶前三月銷售提成百分比自己開發(fā)的老客戶維護提成百分比非自己開發(fā)的老客戶維護提成百分比其它銷售提成百分比試用銷售員回款額的3%銷售員5%（回款額的5%，其中包含業(yè)務招待費用）回款額的2%回款額的0.5%銷售主管團隊管理提成按回款額的0.5%注：銷售主管的團隊管理提成，不包含銷售主管自己開發(fā)的業(yè)務D、低價或改變付款方式銷售：銷售員必須按公司規(guī)定產品的最低價范圍及固定付款方式銷售產品，特殊情況需低價或改變付款方式銷售的必須向銷

10、售經理以上領導申請，公司根據實際情況重新制定銷售提成百分比。三、車輛油費標準為了方便銷售工作，銷售部所使用的車輛油費實行實報實銷政策。報銷車輛油費時，必須認真、詳細填寫“車輛油費報銷申請單”（見附表五），同“費用報銷單”（見附表六）一并報經銷售主管簽批后由財務進行審核，再由總經理簽批。報銷單據填寫、保管應注意以下幾點：（1）“費用報銷單”中用途欄填寫“車輛油費”即可，不需要寫明具體情況，詳細支出情況在“車輛油費報銷申請單”中注明，“車輛油費報銷申請單”必須按格式詳細、認真填寫。（2）“車輛油費報銷申請單”要與“費用報銷單”一起報公司領導簽批。財務部辦理報銷手續(xù)后，按規(guī)定單獨保管“車輛油費報銷申

11、請單”；（3）財務部每月裝訂憑證時，須將“車輛油費報銷申請單”從費用報銷單中抽出妥善保管，并應定期整理，按時間順序裝訂、保存。（4）“車輛油費報銷申請單”未經公司批準不得銷毀。待公司財務主任審計檢查無誤后，經批準方可銷毀。（5）為了保證“費用報銷單”填寫的真實、可靠性、方便領導審批及財務部的審核工作，對“費用報銷單”的填寫要求如下：A、每位報銷人員在報經領導審批前必須將除“車輛油費報銷申請單”外的所有報銷單附于“費用報銷單”后面，并在“費用報銷單”附單據張數(shù)欄按所附的票據張數(shù)如實填寫。B、“費用報銷單”中單位欄按報銷人所在部門填寫。C、“費用報銷單”中金額大、小寫必須一致，金額必須頂格填寫，字

12、間不能留空隙。D、“費用報銷單”按公司審核程序，由主管領導簽字審批后到財務部報銷。附表五：車輛油費報銷申請單填表日期：申請人：票據張數(shù)：車輛號：司機：上次公里數(shù)：月份：車況：日期行程當日公里數(shù)停車費過路費合計特殊說明：百公里平均油耗：折合油費：總經理簽批： 銷售主管簽批：附表六：費用報銷單資金性質： 年 月 日報銷部門用途金額不能取得單據原因總經理審批： 財務審核： 部門主管： 經辦人：四、借款標準借款須本著“前款不清、后款不借”的原則。財務應嚴格把關。根據公司財務制度中借款條款中的標準嚴格執(zhí)行。若發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定執(zhí)行者，將處罰責任人200元以上的罰款。1、根據工作需要，員工出差或業(yè)務活動可預先向

13、公司借支備用金，并填寫“備用金借支單”（見附表七），“備用金借支單”必須按格式詳細、認真填寫。借支額度根據實際需要確定，由公司領導簽批。A、差旅備用金借款出差人員差旅備用金借款時必須出示經主管領導簽字后的 “出差任務書”，作為借支差旅費的附件附在借款單后面，方可借款。出差人員差旅備用金借款限額：公司員工出差五日內（含五日）借款最高限額1000元，超過五日者，每超出一天增加100元?？偨浝沓霾钗迦諆冉杩钭罡呦揞~3000元，超出五日者，每超出一天增加500元。B、業(yè)務備用金借款當月業(yè)務費借款總額限制為：當月銷售目標總額的3%為上限。每次業(yè)務費借款必須事先填寫“備用金借支單”（見附表七），報經營銷主

14、任、總經理簽字批準后，才能進業(yè)務費借款。所借款項于領取當月工資時直接沖抵。在業(yè)務備用金借款時填寫的“備用金借支單”中“備用金借支事由”必須詳細填寫招待客戶的單位名稱、客戶姓名、職位、招待方式、招待日期、地點、顧客方面同席者和本次招待理由及可獲得的效果等。所借支的業(yè)務備用金包含因業(yè)務拓展所包含的所有費用，已借支業(yè)務備用金不再另行借支借款人的車輛使用維護費及油費備用金。2、借支程序A、程序付款批準復核審核 簽批審核填借款單公務借支人員部門主管行政部總經理財務部出納經辦人領款B、備注 以上程序針對普通員工設計，當部門主管需借支款項的，填請款單，行政部進行事項審核，財務人員進行事項重點復核，總經理審核

15、、簽批；當營銷主任需借支款項的，填請款單，財務人員進行事項重點審核及復核，總經理審核、簽批； 財務部對不符合規(guī)定、不合理、不合法的借款事項，不予辦理。 借款金額超過2000元，應提前一天向財務部預約，否則，財務部門有權延時打款。 3、備用金借支后應及時沖帳，備用金占用時間應不超過15天，如遇特殊情況不能按時沖帳，可書面申請，經公司領導簽字同意后方可延期，但最長不可超一個月。凡催收超過三次未還者，財務部有權在其工資中直接扣減。4、對于長期占用備用金的，財務部將從占用備用金人員的個人收入中扣減，直到完成沖銷，在此之前不允許再借支備用金。附表七：備用金借支單所屬部門： 申請時間：20 年 月 日備用

16、金借支事由借款金額(大寫)人民幣 萬 仟 佰 拾 圓整￥： 元財務審核總經理審批意見部門主管審核意見借款人五、業(yè)務招待費的管理1、業(yè)務招待費的報銷辦法因業(yè)務項目進展的需要確需公司審批作為特例進行支持招待有關人員的，必須事先報，必須事先填寫“業(yè)務招待申請報銷單”（見附表八）中申請欄，部門經理及營銷主任審核、總經理簽字批準后，才能到財務部進行業(yè)務招待費借款。財務部必須對該申請業(yè)務費的項目予以立項備案。經辦人所申請業(yè)務招待費的業(yè)務項目，在業(yè)務沒有成交之前，所申請的招待費由公司與經辦人雙方各自承擔一半的費用。如若業(yè)務項目成交，經辦人因業(yè)務項目所申請的業(yè)務項目招待費由公司全部承擔。因此經辦人在業(yè)務費報銷

17、的期限內，報銷業(yè)務費用時，如若業(yè)務還未成交，則只能允許報銷該業(yè)務項目招待費用的一半，另一半該業(yè)務項目招待費則需在業(yè)務成交之后方能報銷。報銷業(yè)務招待費時，必須認真、詳細填寫“業(yè)務招待申請報銷單”中的報銷欄，同“費用報銷單”（見附表七）一并報經營銷主任簽批后由財務進行審核，再由總經理簽批。報銷單據填寫、保管應注意以下幾點：（1）“費用報銷單”中用途欄填寫“業(yè)務招待費”即可，不需要寫明具體情況，詳細支出情況在“業(yè)務招待申請報銷單”中注明，“業(yè)務招待申請報銷單”必須按格式詳細、認真填寫。（2）“業(yè)務招待申請報銷單”要與“費用報銷單”一起報公司領導簽批。財務部辦理報銷手續(xù)后，按規(guī)定單獨保管“業(yè)務招待申請

18、報銷單”；（3）財務部每月裝訂憑證時，須將“業(yè)務招待申請報銷單”從費用報銷單中抽出妥善保管，并應定期整理，按時間順序裝訂、保存。（4）“業(yè)務招待申請報銷單”未經公司批準不得銷毀。待公司財務總監(jiān)或顧問審計聯(lián)合檢查無誤后，經批準方可銷毀。（5）為了保證“費用報銷單”填寫的真實、可靠性、方便領導審批及財務部的審核工作，對“費用報銷單”的填寫要求如下：A、每位報銷人員在報經領導審批前必須將除“業(yè)務招待申請報銷單”外的所有報銷單附于“費用報銷單”后面，并在“費用報銷單”附單據張數(shù)欄按所附的票據張數(shù)如實填寫。B、“費用報銷單”中單位欄按報銷人所在部門填寫。C、“費用報銷單”中金額大、小寫必須一致，金額必須

19、頂格填寫，字間不能留空隙。D、“費用報銷單”按公司審核程序，由分管領導簽字審批后到財務部報銷。附表八：業(yè)務招待申請報銷單經辦部門： 申請時間：20 年 月 日申請招待客戶單位客戶姓名客戶職位招待方式招待日期、地點顧客方面同席者本公司同席者本次招待理由及可獲得的效果：申請金額(大寫)人民幣 萬 仟 佰 拾 圓整￥： 元總經理審批意見銷售主管審核意見經辦人報銷實際支出金額(大寫)人民幣 萬 仟 佰 拾 圓整 單據張數(shù)(小寫)￥： 元超支原因總經理審批意見財務審核銷售主管審核意見經辦人2、招待費標準根據客戶人員權重情況進行調整招待標準：序號客戶級別招待標準陪同人員1重要大客戶按實報銷公司主要領導及相

20、關人員2總經理200元/人公司領導、部門負責人3部門經理120元/人部門負責人4一般人員80元/人相關人員3、招待費審批程序設置如下： 員工借款：填費用申請單部門主管行政部門審查簽字總經理批準財務部費用標準復核。 部門主管借款：填費用申請單行政部門審查簽字總經理批準財務部費用標準復核。 營銷主任借款：填費用申請單財務部費用標準復核總經理批準。說明：以上各級人員在借款上超過標準的，要寫明理由；墊支報銷的，也須執(zhí)行上述流程。4、禮金由于公司每到節(jié)日要求送禮金或禮品。各部門需要送禮金必須事先報營銷總監(jiān)審批，單位金額200元以上，必須報部門、總經理審批，禮品由行政部按總經理的意思統(tǒng)一購買和安排，再轉發(fā)

21、給營銷部門辦理。原則上送禮品必須兩人以上前往。禮金由財務部根據行政部經總經理批準的申請單，分類裝入信封并封包后發(fā)給經辦人。送禮金也必須倆人以上前往。財務人員審核時報銷單必須由各部門經理、總經理的簽字，經審核后的申請單作為報銷憑證附件（同時以相同金額的餐費做帳）。除非總經理特批，嚴禁一人單獨辦理送禮事務。六、差旅費的報銷流程費用報銷程序A、程序結算審核批準審核 簽批預算及標準復核票據形式復核審核 簽批粘帖報銷單普通員工部門主管行政部門營銷主任總經理出納財務部B、備注 以上程序針對普通員工設計，當部門主管需報銷費用的，附報銷單，行政部門進行事項審核，報總經理審核、簽批，財務人員對預算及費用標準、票據形式進行復核。 報銷單據按費用性質分類，財務部負責審核票據的合法性、完整性及預算標準，并簽署意見。