物業(yè)檔案管理方案

1、物業(yè)檔案管理方案檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理能有效的為各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。在建立完善檔案資料的過程中,為使其更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效,我們將結(jié)合本項(xiàng)目的具體情況,使用質(zhì)量管理體系，使物業(yè)管理檔案的建立有章可循,有據(jù)可查。通過對(duì)管理體系文件和資料的控制管理,確保其有嚴(yán)格的分類、編號(hào)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、管理和更改的規(guī)定。2.1管理內(nèi)容1、建立資料的收集、分類整理、歸檔管理制度。2、在日常管理中要建立交接班、項(xiàng)目故障與維修、保養(yǎng)等登記制度。3、檔案資料包括：與物業(yè)相關(guān)的工程圖紙、檔案和竣工驗(yàn)收資料；實(shí)施管理和服務(wù)工作中的各種制度、規(guī)程、流程、記錄、圖表、函

2、件等。2.2管理層次第一層次：以建設(shè)部頒發(fā)的全國(guó)物業(yè)管理示范小區(qū)標(biāo)準(zhǔn)建立管理檔案框架,為檔案管理的第一層次；第二層次：結(jié)合本項(xiàng)目物業(yè)的實(shí)際情況,對(duì)IS09000質(zhì)量管理體系文件及公共事務(wù)、公共管理制度進(jìn)行適合性修改，形成檔案資料的第二層次；第三層次：在物業(yè)管理實(shí)際運(yùn)作中,以執(zhí)行IS09000質(zhì)量管理體系文件及相關(guān)規(guī)章制度形成的各種現(xiàn)場(chǎng)、實(shí)際記錄為內(nèi)容，形成檔案資料管理第三層次。按資料載體的類型采用恰當(dāng)且安全的保存方式,對(duì)經(jīng)常使用的日常管理檔案采用定期歸檔方式保存，嚴(yán)格按檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行，所有資料實(shí)行"雙檔”, Replace：=wdReplaceAll（電腦檔案、文本檔案）管理。

3、2.3文件的分類行政文件：公司級(jí)人事任免、獎(jiǎng)懲決定、通知決策等，以紅頭文件形式發(fā)布；公司日常往來函、公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要、中心級(jí)行政文件、部門級(jí)行政文件以非紅頭文件形式發(fā)布。業(yè)務(wù)文件：包括各類管理制度、組織架構(gòu)、職務(wù)說明書等。其他文件：包括新聞稿件、宣傳海報(bào)等（不需編號(hào)夕卜來文件：包括外來公文和外來標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)。外來公文指政府部門、上級(jí)公司下發(fā)的公文。外來標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)指政府部門制定的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的各種行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、管理/技術(shù)規(guī)范、法律法規(guī)；上級(jí)公司下發(fā)的各種管理制度等。2.4文件的編號(hào)1、文件編號(hào)分類列表文件分類及序號(hào)分配文件級(jí)別文件分類及代碼文件序號(hào)分配質(zhì)量手冊(cè)一級(jí)QM2015（以年號(hào)為版本標(biāo)識(shí)）観文件

4、二級(jí)QP01、02、03.操作文件三級(jí)WI01、02、03.記錄文件四級(jí)QR01、02、03.2、物業(yè)項(xiàng)目名稱各區(qū)域統(tǒng)一編制,編碼原則為城市稱名首字符+項(xiàng)目名稱首朝。3、項(xiàng)目需要編制作業(yè)指導(dǎo)書的接口文件時(shí)，應(yīng)區(qū)分業(yè)務(wù)類別，在文件編碼時(shí)，需加上具體業(yè)務(wù)類別。2.5檔案資料的管理1、所有資料實(shí)行"雙檔"管理，即為同一份文件要同時(shí)用文本檔案和電腦檔案進(jìn)行管理。此外，檔案在保存時(shí)要根據(jù)檔案的具體形式用多種形式的儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適合的保管、儲(chǔ)存方法.但每個(gè)樣式的資料必須納入電腦管理。盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于

5、查找和利用。檔案室電腦要設(shè)置密碼,電子文本要?dú)w類放好。2、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類文件管理,并定期清除過期無效文件。文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相對(duì)應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以利查閱者及時(shí)找到有效的文件。3、檔案的鑒定必須由物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印人份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。4、組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號(hào),登記成冊(cè),編輯目錄,并按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。物業(yè)服務(wù)中心資料，管理員負(fù)責(zé)檔案保管，做到檔案標(biāo)識(shí)清晰,分類明確，易于查找；檔案出室必

6、須由具備資格的人經(jīng)過登記后方可借出。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽導(dǎo)致的文件丟失。5、室內(nèi)保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等要求,配置有效的滅火器材,并放置適當(dāng)?shù)母稍飫┯靡苑莱?，檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理，保證文檔保管條件符合管理要求。6、貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法，物業(yè)服務(wù)中心部分檔案按其保密程度,有密級(jí)之分并以避免泄漏、遺失，避免給業(yè)主、物業(yè)服務(wù)中心帶來損失和不良影響。資料分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí),其他為普通檔案，不同密級(jí)的檔案在保管和使用方面要區(qū)別又窮。7. 文件保存要求序號(hào)表格名稱編號(hào)版次記錄頻次保管期保管部門01工作信息記錄QR-綜合-01A

7、/0不定期2年物業(yè)中心02社區(qū)文化活動(dòng)計(jì)劃QR-綜合-02A/0不定期2年物業(yè)中心03社區(qū)文化活動(dòng)總結(jié)QR綜合-03A/0不定期2年物業(yè)中心04社區(qū)文化活動(dòng)統(tǒng)計(jì)表QR-綜合-04A/0不定期2年物業(yè)中心05社區(qū)文體組織登記表QR-綜合-05A/0不定期長(zhǎng)期物業(yè)中心06水電抄表臺(tái)帳QR-綜合-06A/0月長(zhǎng)期物業(yè)中心07水電分析報(bào)表QR-綜合-07A/0月長(zhǎng)期物業(yè)中心08信息公示登記表QR-綜合A/0不定期2年物業(yè)中心-0809標(biāo)識(shí)配置統(tǒng)計(jì)表QR-綜合-09A/0年長(zhǎng)期物業(yè)中心10鑰匙領(lǐng)借用登記表QR-綜合-10A/0不定期長(zhǎng)期各部門11IC卡發(fā)放異常情況登記表.QR-綜合-11A/0不定期長(zhǎng)期

8、物業(yè)中心12停車卡申請(qǐng)表QR-綜合-12A/0不定期長(zhǎng)期物業(yè)中心13IC卡盤點(diǎn)表.QR-綜合-13A/0月長(zhǎng)期物業(yè)中心14空置房檢查記錄QR-綜合-14A/0月2年物業(yè)中心15廣告、招牌申請(qǐng)表QR-綜合-15A/0不定期長(zhǎng)期物業(yè)中心16突發(fā)事件處理記錄表.QR-綜合-16A/0不定期2年品質(zhì)管理部物業(yè)中心17房屋接管驗(yàn)收表QR-綜合-17A/0日長(zhǎng)期工程管理部物業(yè)中心18房屋驗(yàn)收問題處理匯總表QR-綜合-18A/0不定期長(zhǎng)期工程管理部物業(yè)中心19鑰匙移交清單QR-綜合A/0不定期長(zhǎng)期物業(yè)中心-1920物業(yè)移交驗(yàn)收表QR-綜合-20A/0不定期長(zhǎng)期工程管理部物業(yè)中心21住戶基本情況登記表QR-綜

9、合-21A/0不定期長(zhǎng)期保管部門22房屋裝修施工備案登記表QR-綜合-22A/0專用長(zhǎng)期物業(yè)中心業(yè)主檔案23房屋裝修施工備案登記證QR-綜合-23A/0專用2年24裝修施工人員登記表QR-綜合-24A/0專用長(zhǎng)期25裝修巡查記錄QR-綜合-25A/0日查長(zhǎng)期26違章整改通知單QR-綜合-26A/0專用長(zhǎng)期27顧客投訴及意見處理記錄表QR-綜合-27A/0不定期長(zhǎng)期品質(zhì)管理部物業(yè)中心28物品搬遷放行條QR-綜合-28A/0不定期2年物業(yè)中心29業(yè)主（用戶）委托維修安裝單QR-綜合-29A/0不定期2年物業(yè)中心30清潔服務(wù)日檢查QR綜合A/0日2年物業(yè)中心記錄-3031清潔服務(wù)月驗(yàn)收表QR-綜合-31A/0月匯總2年物業(yè)中心32消殺（毒）工作記錄表QR-綜合-32A/0月2年物業(yè)中心33消