財務(wù)部庫房物品管理制度及程序

1、財務(wù)部庫房物品管理制度及程序政策弗斯達(dá)酒店的庫房管理政策。 此政策是為保證酒店正常運營，實現(xiàn)降低庫存成本、節(jié)約資金的目的， 要求庫房人員對儲存在倉庫的所有物品的種類、 數(shù)量及價格進(jìn)行嚴(yán)格的控制，庫房物品的收、發(fā)、領(lǐng)、退及報廢進(jìn)行嚴(yán)格管理的制度。對目的制定此政策的目的是保證各類物品有充足的供應(yīng)，避免積壓，降低成本，節(jié)約資金。程序一、庫房收貨1、倉庫保管員通過收貨部收到貨物。2、每張收貨報告必須與每批貨物相對應(yīng)。3、倉庫保管員必須認(rèn)真清點貨物的數(shù)量，并與收貨報告核對，核對相符后在收貨報告上簽字以表示確認(rèn)收到貨物， 如遇收貨記錄與倉庫記錄不符， 必須及時通知收貨人員直到問題解決。4、簽過字的收貨報告

2、，其中一聯(lián)保存在倉庫保管員手中作為入庫憑據(jù)。5、物品保存在指定的地點，倉庫保管員立即調(diào)整庫存卡，并在收貨報告上作記錄以顯示收貨報告上的數(shù)量已被記錄到庫存卡上。6、工作完一天，收貨部人員把一天的“總庫收貨記錄日報表”的復(fù)印件轉(zhuǎn)給倉庫保管員。7、倉庫保管員檢查是否當(dāng)天的收貨都記錄在收貨日報表中，把手中所有收貨報告的副聯(lián)加出總數(shù)，與報表對照。8、如果記錄不一致，倉庫保管員要調(diào)整庫存卡。在酒店中，長期的系統(tǒng)要使用電算化。9、從運作部門退回存貨是不允許的，除非有財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理的批準(zhǔn)同意，只有庫房的存貨項目才允許退回到庫房。二、庫房設(shè)施1、所有的庫房必須備鎖，在不發(fā)貨的時候必須鎖好。2、如可能，避免使用

3、外部的倉庫設(shè)施及離酒店較遠(yuǎn)地方的設(shè)施。3、庫房設(shè)施要按相關(guān)的被保護(hù)存貨的價值以及運作的方便來使用和分配。4、庫房的設(shè)施要有適當(dāng)?shù)臏囟燃皽囟瓤刂圃O(shè)備來保證環(huán)境，適合庫房的需要。5、庫房的設(shè)施要有適當(dāng)?shù)臒艄夂屯L(fēng)系統(tǒng)，要特別關(guān)注灑水器、滅火器和易傳染地區(qū)。三、鑰匙控制1、只允許一套鑰匙流通使用，另一套應(yīng)保留在財務(wù)經(jīng)理手中以備急用。2、所有鑰匙都要貼有標(biāo)簽。3、當(dāng)庫房鎖好后，所有鑰匙要封在一個信封中，存在前臺收款員處。4、由總經(jīng)理簽字授權(quán)的可領(lǐng)鑰匙的人員名單，要保留在前臺處，所有鑰匙只對名單上的人員發(fā)放。5、記錄本要保存在前臺，記錄鑰匙的簽進(jìn)簽出，每一條必須有兩個簽字領(lǐng)鑰匙人或歸還鑰匙的人、收款員或

4、夜審接收或發(fā)放人。6、為保證庫房安全，庫房門的鎖要定期更換。四、庫存物品進(jìn)價所有存貨項目的單價(成本 )要注意以下幾點：1、存貨應(yīng)當(dāng)按照實際成本登記入帳1.1 購入的存貨以買價加運輸、裝卸、保險等費用和應(yīng)繳納的稅金作為實際成本。1.2 盤盈的存貨，按照原實際成本或者同類存貨的實際成本入帳。1.3 自制自產(chǎn)的存貨，以制造生產(chǎn)過程中的各項實際支出作為實際成本。2、每個項目的單價都要反映在采購申請單、收貨報告中。1、每月底要與成本人員對單價進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符，查明原因，及時調(diào)整。五、庫房紀(jì)律1、所有庫房必須保持清潔、干燥、良好的通風(fēng)和良好的照明。2、所有項目應(yīng)標(biāo)出收到貨物的日期。3、每一個庫房的物品

5、應(yīng)有一個標(biāo)準(zhǔn)的存放地點，經(jīng)常用的物品應(yīng)放在方便的地點。重的物品應(yīng)放在離門較近的地方，輕的物品要放在高一點的架子上。4、新運到的物品要放在架子上已有貨物的后面。5、庫房發(fā)貨的時間根據(jù)實際情況確定，一般日常用品可每星期兩次，若遇緊急需要可隨時發(fā)貨。6、沒有財務(wù)經(jīng)理的批準(zhǔn)不得增加新的庫房項目。7、實地盤存必須按確定好的時間要求來進(jìn)行。8、每個庫房實地檢查的計劃和確切時間必須確定。管理人員要視察并確保計劃適合運作。9、在實地存貨清點的過程中，不允許收貨或發(fā)貨。10、必須任命實地庫存檢查的負(fù)責(zé)人員。11、在備忘錄中注明“CENTRALIZE LOCATION”，以便更好的勾通。12、每一個地區(qū)要有一個專

6、人負(fù)責(zé)。13、為避免實物清點的重復(fù)性，庫存清點區(qū)域從開始到結(jié)束都要在備忘錄中注明，如有必要，小組成員必須熟悉存貨并先清點一次。14、存貨摘要必須在月末5 日內(nèi)完成。15、部門經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理授權(quán)決定同意或否決存貨摘要報告，如果存貨摘要報告被否決，要弄清原因，同時新的存貨程序要在同一天安排好。六、長期庫存記錄長期庫存記錄設(shè)置的目的：1、及時提供使用的信息以及庫存的數(shù)量以備再訂貨時有數(shù)據(jù)參考。2、隨時可形成帳本上的庫存與實際庫存的比較情況。所有其他庫存項目都需要作“長期庫存記錄”。七、庫存卡庫存卡是用來記錄各類物品入庫、發(fā)貨、損壞/腐爛以及所有存貨項目的調(diào)整的卡片。這些項目都要受長期庫存記錄的控制。

7、 倉庫保管員每天記錄和更新 “庫存卡 ”的記錄， 每一個庫存卡上的余額代表可隨時發(fā)出貨物的實際數(shù)量。庫存卡必須與月存貨記錄相一致，所有長期記錄與實際存貨記錄的不同之處必須調(diào)查清楚，并報告給財務(wù)經(jīng)理。八、物品申請單1、設(shè)置物品申請單的目的1.1 物品領(lǐng)用申請單是各部門根據(jù)需要到庫房領(lǐng)用所需物品的單據(jù)。1.2 保證庫存物品的發(fā)出只用于允許的范圍內(nèi)。1.3 提供原始的發(fā)貨數(shù)據(jù)資料，便于財務(wù)準(zhǔn)確核算各部門費用。1.4 保持長期的存貨記錄以及部門成本摘要記錄。2、物品申請單的批準(zhǔn)2.1 有權(quán)簽字人員必須經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)。2.2 有權(quán)簽字 /批準(zhǔn)人員名單以及各自的簽字樣本的復(fù)印件要發(fā)到每一個庫房保管員手中。2

8、.3 各部門填制一式三聯(lián)的物品申請單，經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的簽字人員審批簽字后可到庫房領(lǐng)用。3、物品的領(lǐng)用部門人員持物品申領(lǐng)單到庫房領(lǐng)貨，庫房保管員經(jīng)對各項進(jìn)行認(rèn)真審核確認(rèn)無誤后發(fā)貨，之后庫房保管員要在物品申請單的發(fā)貨人處簽字， 并將第三聯(lián)退給領(lǐng)用部門， 一聯(lián)留庫房做銷帳之用，一聯(lián)轉(zhuǎn)成本。4、物品申請單的保管4.1 倉庫保管員要妥善保管所有的物品申請單，如果倉庫申請單數(shù)量較多，則可每25 或50 頁裝訂一本，為方便保存和查找，要在裝訂本上印上數(shù)字編號。4.2 準(zhǔn)備一個筆記本來記錄所有大批申請單的進(jìn)貨和發(fā)貨，按類別分類。4.3 建立 “簽出 ”記錄本，記錄發(fā)出申請單的系列編號，每一個保管人員要在記錄本上

9、簽字表示收到分配的申請單。倉庫申請單的發(fā)出與使用都要有嚴(yán)格編號控制制度。15、部門經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理授權(quán)決定同意或否決存貨摘要報告，如果存貨摘要報告被否決，要弄清原因，同時新的存貨程序要在同一天安排好。六、長期庫存記錄長期庫存記錄設(shè)置的目的：1、及時提供使用的信息以及庫存的數(shù)量以備再訂貨時有數(shù)據(jù)參考。2、隨時可形成帳本上的庫存與實際庫存的比較情況。所有其他庫存項目都需要作“長期庫存記錄”。七、庫存卡庫存卡是用來記錄各類物品入庫、發(fā)貨、損壞/腐爛以及所有存貨項目的調(diào)整的卡片。這些項目都要受長期庫存記錄的控制。倉庫保管員每天記錄和更新“庫存卡”的記錄，每一個庫存卡上的余額代表可隨時發(fā)出貨物的實際數(shù)量。

10、庫存卡必須與月存貨記錄相一致， 所有長期記錄與實際存貨記錄的不同之處必須調(diào)查清楚，并報告給財務(wù)經(jīng)理。八、物品申請單1、設(shè)置物品申請單的目的1.1 物品領(lǐng)用申請單是各部門根據(jù)需要到庫房領(lǐng)用所需物品的單據(jù)。1.2 保證庫存物品的發(fā)出只用于允許的范圍內(nèi)。1.3 提供原始的發(fā)貨數(shù)據(jù)資料，便于財務(wù)準(zhǔn)確核算各部門費用。1.4 保持長期的存貨記錄以及部門成本摘要記錄。2、物品申請單的批準(zhǔn)2.1 有權(quán)簽字人員必須經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)。2.2 有權(quán)簽字 / 批準(zhǔn)人員名單以及各自的簽字樣本的復(fù)印件要發(fā)到每一個庫房保管員手中。2.3 各部門填制一式三聯(lián)的物品申請單，經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的簽字人員審批簽字后可到庫房領(lǐng)用。3、物品的領(lǐng)

11、用部門人員持物品申領(lǐng)單到庫房領(lǐng)貨，庫房保管員經(jīng)對各項進(jìn)行認(rèn)真審核確認(rèn)無誤后發(fā)貨，之后庫房保管員要在物品申請單的發(fā)貨人處簽字， 并將第三聯(lián)退給領(lǐng)用部門， 一聯(lián)留庫房做銷帳之用，一聯(lián)轉(zhuǎn)成本。4、物品申請單的保管4.1 倉庫保管員要妥善保管所有的物品申請單，如果倉庫申請單數(shù)量較多，則可每25或 50 頁裝訂一本，為方便保存和查找，要在裝訂本上印上數(shù)字編號。4.2 準(zhǔn)備一個筆記本來記錄所有大批申請單的進(jìn)貨和發(fā)貨，按類別分類。4.3 建立“簽出”記錄本，記錄發(fā)出申請單的系列編號，每一個保管人員要在記錄本上簽字表示收到分配的申請單。倉庫申請單的發(fā)出與使用都要有嚴(yán)格編號控制制度。主題：庫房物品管理制度及程序

12、5、申請單的準(zhǔn)備工作5.1 總庫申請單用于所有庫房存貨的發(fā)出。5.2 申請人在申請單上列出項目和數(shù)量，在最后一個項目用線封死，并在“ REQUESTEDBY ”的空白處簽字，讓授權(quán)名單上的人簽字批準(zhǔn)。九、庫房發(fā)貨程序1、倉庫人員只有在收到完整的、批準(zhǔn)后的申請單后，才可發(fā)出貨物，倉庫保管員發(fā)貨并簽字后保留兩個副聯(lián)，將第三聯(lián)轉(zhuǎn)回使用部門。發(fā)貨后， 由倉庫人員填入單價，計算匯總申請單上的金額，然后記入到存貨卡上。2、完成計算和登帳后，根據(jù)申請單摘要(按項目、餐廳或部門等)，倉庫保管員準(zhǔn)備“發(fā)貨摘要日報表 ”，并將申請單第一聯(lián)附在后面。第二天，把“發(fā)貨摘要日報表”和所有3、申請單第一聯(lián)轉(zhuǎn)到成本控制部。

13、4、倉庫人員保留所有申請單的第二聯(lián)，作為日后的查詢。十、倉庫發(fā)貨報告?zhèn)}庫保管領(lǐng)班按照財務(wù)經(jīng)理建立的程序，負(fù)責(zé)編制庫房發(fā)貨報告，按以下方法完成報告：1、總庫申請單日摘要此摘要是根據(jù)每天所填的申請單，從總庫發(fā)貨到各部門的摘要報告。倉庫保管員負(fù)責(zé)把總庫發(fā)貨的所有記錄都記錄在報告上，為取得發(fā)貨的總數(shù)，倉庫保管員必須計算每一個申請單， 計算摘要總數(shù)， 紙帶必須附在每一個申請單后， 所有的申請單都訂在一起，紙帶附在后面，顯示所有申請單的總數(shù)。2、運作設(shè)備申請摘要周報表此報表是表示從運作設(shè)備庫房發(fā)貨到各餐廳或各部門的摘要報告，每天的申請單是來源文件。倉庫保管員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備此報告。要取得發(fā)貨總數(shù)必須計算單個申請單

14、，計算摘要匯總，紙帶必須附在單個申請單后面。 所有的申請單要訂在一起， 加上紙帶顯示從申請單中計算出的總數(shù)。十一、存貨發(fā)出計價方法存貨發(fā)出計價方法采用“先進(jìn)先出 ”法。十二、存貨程序檢查為核實長期庫存記錄的準(zhǔn)確性，要強(qiáng)制性的按下列程序進(jìn)行存貨檢查。1、每個月都要對總庫和工程庫項目進(jìn)行存貨檢查。2、每個季度都要對運作設(shè)備進(jìn)行存貨檢查。存貨檢查準(zhǔn)備1、只在一天工作結(jié)束的時候進(jìn)行庫房存貨的清點，財務(wù)經(jīng)理必須發(fā)布一個備忘錄，明確清點日期、時間、地點，給每一個相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)。2、關(guān)于清點工作成員的安排必須明文規(guī)定，并要分發(fā)到各相關(guān)人員。3、 “清點單 ”必須編號，如可能，列出摘要。4、倉庫保管員必須確保

15、所有庫房要按照庫存項目正確存放，組織成有利于準(zhǔn)確清點的方式。所有“ BINCARD”卡要在清點開始之前更正好。5、每一項存貨都應(yīng)分開堆放，事先清點以方便準(zhǔn)確計算和節(jié)省時間。6、部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)確保在他 / 她工作的時候，庫存貨物的需要能被及時補(bǔ)充，以確保在存貨清點的時候，沒有人持申請單去領(lǐng)貨。十三、 實地清點貨物1、存貨的核算，一般采用永續(xù)盤存制。2、存貨每月月末盤點一次，盤存數(shù)如果與帳面記錄不符，應(yīng)當(dāng)于查明原因后及時進(jìn)行會計處理，一般在年終結(jié)帳前處理完畢。3、盤盈的存貨，應(yīng)由倉庫保管員填寫存貨盤盈報告，上報倉庫及收貨領(lǐng)班復(fù)核之后報財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批，然后報總帳進(jìn)行會計處理。一般應(yīng)當(dāng)相應(yīng)沖減有關(guān)

16、費用。4、盤虧或者毀損的存貨，應(yīng)由倉庫保管員填制一式三聯(lián)的盤虧 / 毀損報告，并附毀損物品證明，倉庫及收貨領(lǐng)班要進(jìn)行認(rèn)真復(fù)核，然后上報財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后報總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批后，一聯(lián)轉(zhuǎn)回庫房做調(diào)整庫存卡之用，一聯(lián)給成本，另一聯(lián)給會計做帳務(wù)處理，會計在處理盤虧或毀損的存貨時，在扣除過失人或者保險公司的賠款和殘料價值之后，應(yīng)主題：庫房物品管理制度及程序生效日期：當(dāng)相應(yīng)計入有關(guān)費用，其中由于非常原因造成的損失計入營業(yè)外支出。十四、 審計核查1、在審查期間，由財務(wù)經(jīng)理派人進(jìn)行“現(xiàn)場檢查”，檢查庫存物品單中至少 10%的物品數(shù)量及價格。2、財務(wù)部人員必須核實計算結(jié)果以及各個存貨記錄單的總和及存貨摘要。十五

17、、 存貨文件1、清點記錄單和存貨摘要必須由清點人員簽字，列單員和相關(guān)財務(wù)人員核查數(shù)字計算過程并加出總和數(shù)，并請財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)同意，為了與此項需要相結(jié)合，避免簽字人在各自不同的清點單上簽字，建議設(shè)計一個“ COVER SHEET”來記錄以上人員的簽字認(rèn)可。2、樣式庫房日期清點人列單人傳遞人批準(zhǔn)人 ( 部門經(jīng)理 )批準(zhǔn)人 ( 總經(jīng)理 )十六、存貨摘要批準(zhǔn)由各部門經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)實地存貨清點和存貨價值的確定。十七、存貨調(diào)整長期存貨記錄必須要在相應(yīng)的記帳期間后，按照實際的存貨記錄做相應(yīng)的調(diào)整。在帳本記錄調(diào)整以前， 要按照月結(jié)的時間安排進(jìn)行一次全面的檢查， 事先必須獲得財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理的批準(zhǔn)認(rèn)可。任何調(diào)整均要由財務(wù)經(jīng)理報告給酒店負(fù)責(zé)人。十八、廢棄 / 不用的物品在實地存貨檢查中，如證實有損壞/ 不用的物品應(yīng)分別記錄在存貨表中。財務(wù)經(jīng)理與各負(fù)責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)核實，確保所記錄物品為廢棄