財務部庫房物品管理制度及程序

1、財務部庫房物品管理制度及程序政策弗斯達酒店的庫房管理政策。 此政策是為保證酒店正常運營，實現降低庫存成本、節(jié)約資金的目的， 要求庫房人員對儲存在倉庫的所有物品的種類、 數量及價格進行嚴格的控制，庫房物品的收、發(fā)、領、退及報廢進行嚴格管理的制度。對目的制定此政策的目的是保證各類物品有充足的供應，避免積壓，降低成本，節(jié)約資金。程序一、庫房收貨1、倉庫保管員通過收貨部收到貨物。2、每張收貨報告必須與每批貨物相對應。3、倉庫保管員必須認真清點貨物的數量，并與收貨報告核對，核對相符后在收貨報告上簽字以表示確認收到貨物， 如遇收貨記錄與倉庫記錄不符， 必須及時通知收貨人員直到問題解決。4、簽過字的收貨報告

2、，其中一聯(lián)保存在倉庫保管員手中作為入庫憑據。5、物品保存在指定的地點，倉庫保管員立即調整庫存卡，并在收貨報告上作記錄以顯示收貨報告上的數量已被記錄到庫存卡上。6、工作完一天，收貨部人員把一天的“總庫收貨記錄日報表”的復印件轉給倉庫保管員。7、倉庫保管員檢查是否當天的收貨都記錄在收貨日報表中，把手中所有收貨報告的副聯(lián)加出總數，與報表對照。8、如果記錄不一致，倉庫保管員要調整庫存卡。在酒店中，長期的系統(tǒng)要使用電算化。9、從運作部門退回存貨是不允許的，除非有財務經理和總經理的批準同意，只有庫房的存貨項目才允許退回到庫房。二、庫房設施1、所有的庫房必須備鎖，在不發(fā)貨的時候必須鎖好。2、如可能，避免使用

3、外部的倉庫設施及離酒店較遠地方的設施。3、庫房設施要按相關的被保護存貨的價值以及運作的方便來使用和分配。4、庫房的設施要有適當的溫度及溫度控制設備來保證環(huán)境，適合庫房的需要。5、庫房的設施要有適當的燈光和通風系統(tǒng)，要特別關注灑水器、滅火器和易傳染地區(qū)。三、鑰匙控制1、只允許一套鑰匙流通使用，另一套應保留在財務經理手中以備急用。2、所有鑰匙都要貼有標簽。3、當庫房鎖好后，所有鑰匙要封在一個信封中，存在前臺收款員處。4、由總經理簽字授權的可領鑰匙的人員名單，要保留在前臺處，所有鑰匙只對名單上的人員發(fā)放。5、記錄本要保存在前臺，記錄鑰匙的簽進簽出，每一條必須有兩個簽字領鑰匙人或歸還鑰匙的人、收款員或

4、夜審接收或發(fā)放人。6、為保證庫房安全，庫房門的鎖要定期更換。四、庫存物品進價所有存貨項目的單價(成本 )要注意以下幾點：1、存貨應當按照實際成本登記入帳1.1 購入的存貨以買價加運輸、裝卸、保險等費用和應繳納的稅金作為實際成本。1.2 盤盈的存貨，按照原實際成本或者同類存貨的實際成本入帳。1.3 自制自產的存貨，以制造生產過程中的各項實際支出作為實際成本。2、每個項目的單價都要反映在采購申請單、收貨報告中。1、每月底要與成本人員對單價進行檢查，發(fā)現不符，查明原因，及時調整。五、庫房紀律1、所有庫房必須保持清潔、干燥、良好的通風和良好的照明。2、所有項目應標出收到貨物的日期。3、每一個庫房的物品

5、應有一個標準的存放地點，經常用的物品應放在方便的地點。重的物品應放在離門較近的地方，輕的物品要放在高一點的架子上。4、新運到的物品要放在架子上已有貨物的后面。5、庫房發(fā)貨的時間根據實際情況確定，一般日常用品可每星期兩次，若遇緊急需要可隨時發(fā)貨。6、沒有財務經理的批準不得增加新的庫房項目。7、實地盤存必須按確定好的時間要求來進行。8、每個庫房實地檢查的計劃和確切時間必須確定。管理人員要視察并確保計劃適合運作。9、在實地存貨清點的過程中，不允許收貨或發(fā)貨。10、必須任命實地庫存檢查的負責人員。11、在備忘錄中注明“CENTRALIZE LOCATION”，以便更好的勾通。12、每一個地區(qū)要有一個專

6、人負責。13、為避免實物清點的重復性，庫存清點區(qū)域從開始到結束都要在備忘錄中注明，如有必要，小組成員必須熟悉存貨并先清點一次。14、存貨摘要必須在月末5 日內完成。15、部門經理和財務經理授權決定同意或否決存貨摘要報告，如果存貨摘要報告被否決，要弄清原因，同時新的存貨程序要在同一天安排好。六、長期庫存記錄長期庫存記錄設置的目的：1、及時提供使用的信息以及庫存的數量以備再訂貨時有數據參考。2、隨時可形成帳本上的庫存與實際庫存的比較情況。所有其他庫存項目都需要作“長期庫存記錄”。七、庫存卡庫存卡是用來記錄各類物品入庫、發(fā)貨、損壞/腐爛以及所有存貨項目的調整的卡片。這些項目都要受長期庫存記錄的控制。

7、 倉庫保管員每天記錄和更新 “庫存卡 ”的記錄， 每一個庫存卡上的余額代表可隨時發(fā)出貨物的實際數量。庫存卡必須與月存貨記錄相一致，所有長期記錄與實際存貨記錄的不同之處必須調查清楚，并報告給財務經理。八、物品申請單1、設置物品申請單的目的1.1 物品領用申請單是各部門根據需要到庫房領用所需物品的單據。1.2 保證庫存物品的發(fā)出只用于允許的范圍內。1.3 提供原始的發(fā)貨數據資料，便于財務準確核算各部門費用。1.4 保持長期的存貨記錄以及部門成本摘要記錄。2、物品申請單的批準2.1 有權簽字人員必須經總經理授權。2.2 有權簽字 /批準人員名單以及各自的簽字樣本的復印件要發(fā)到每一個庫房保管員手中。2

8、.3 各部門填制一式三聯(lián)的物品申請單，經總經理授權的簽字人員審批簽字后可到庫房領用。3、物品的領用部門人員持物品申領單到庫房領貨，庫房保管員經對各項進行認真審核確認無誤后發(fā)貨，之后庫房保管員要在物品申請單的發(fā)貨人處簽字， 并將第三聯(lián)退給領用部門， 一聯(lián)留庫房做銷帳之用，一聯(lián)轉成本。4、物品申請單的保管4.1 倉庫保管員要妥善保管所有的物品申請單，如果倉庫申請單數量較多，則可每25 或50 頁裝訂一本，為方便保存和查找，要在裝訂本上印上數字編號。4.2 準備一個筆記本來記錄所有大批申請單的進貨和發(fā)貨，按類別分類。4.3 建立 “簽出 ”記錄本，記錄發(fā)出申請單的系列編號，每一個保管人員要在記錄本上

9、簽字表示收到分配的申請單。倉庫申請單的發(fā)出與使用都要有嚴格編號控制制度。15、部門經理和財務經理授權決定同意或否決存貨摘要報告，如果存貨摘要報告被否決，要弄清原因，同時新的存貨程序要在同一天安排好。六、長期庫存記錄長期庫存記錄設置的目的：1、及時提供使用的信息以及庫存的數量以備再訂貨時有數據參考。2、隨時可形成帳本上的庫存與實際庫存的比較情況。所有其他庫存項目都需要作“長期庫存記錄”。七、庫存卡庫存卡是用來記錄各類物品入庫、發(fā)貨、損壞/腐爛以及所有存貨項目的調整的卡片。這些項目都要受長期庫存記錄的控制。倉庫保管員每天記錄和更新“庫存卡”的記錄，每一個庫存卡上的余額代表可隨時發(fā)出貨物的實際數量。

10、庫存卡必須與月存貨記錄相一致， 所有長期記錄與實際存貨記錄的不同之處必須調查清楚，并報告給財務經理。八、物品申請單1、設置物品申請單的目的1.1 物品領用申請單是各部門根據需要到庫房領用所需物品的單據。1.2 保證庫存物品的發(fā)出只用于允許的范圍內。1.3 提供原始的發(fā)貨數據資料，便于財務準確核算各部門費用。1.4 保持長期的存貨記錄以及部門成本摘要記錄。2、物品申請單的批準2.1 有權簽字人員必須經總經理授權。2.2 有權簽字 / 批準人員名單以及各自的簽字樣本的復印件要發(fā)到每一個庫房保管員手中。2.3 各部門填制一式三聯(lián)的物品申請單，經總經理授權的簽字人員審批簽字后可到庫房領用。3、物品的領

11、用部門人員持物品申領單到庫房領貨，庫房保管員經對各項進行認真審核確認無誤后發(fā)貨，之后庫房保管員要在物品申請單的發(fā)貨人處簽字， 并將第三聯(lián)退給領用部門， 一聯(lián)留庫房做銷帳之用，一聯(lián)轉成本。4、物品申請單的保管4.1 倉庫保管員要妥善保管所有的物品申請單，如果倉庫申請單數量較多，則可每25或 50 頁裝訂一本，為方便保存和查找，要在裝訂本上印上數字編號。4.2 準備一個筆記本來記錄所有大批申請單的進貨和發(fā)貨，按類別分類。4.3 建立“簽出”記錄本，記錄發(fā)出申請單的系列編號，每一個保管人員要在記錄本上簽字表示收到分配的申請單。倉庫申請單的發(fā)出與使用都要有嚴格編號控制制度。主題：庫房物品管理制度及程序

12、5、申請單的準備工作5.1 總庫申請單用于所有庫房存貨的發(fā)出。5.2 申請人在申請單上列出項目和數量，在最后一個項目用線封死，并在“ REQUESTEDBY ”的空白處簽字，讓授權名單上的人簽字批準。九、庫房發(fā)貨程序1、倉庫人員只有在收到完整的、批準后的申請單后，才可發(fā)出貨物，倉庫保管員發(fā)貨并簽字后保留兩個副聯(lián)，將第三聯(lián)轉回使用部門。發(fā)貨后， 由倉庫人員填入單價，計算匯總申請單上的金額，然后記入到存貨卡上。2、完成計算和登帳后，根據申請單摘要(按項目、餐廳或部門等)，倉庫保管員準備“發(fā)貨摘要日報表 ”，并將申請單第一聯(lián)附在后面。第二天，把“發(fā)貨摘要日報表”和所有3、申請單第一聯(lián)轉到成本控制部。

13、4、倉庫人員保留所有申請單的第二聯(lián)，作為日后的查詢。十、倉庫發(fā)貨報告?zhèn)}庫保管領班按照財務經理建立的程序，負責編制庫房發(fā)貨報告，按以下方法完成報告：1、總庫申請單日摘要此摘要是根據每天所填的申請單，從總庫發(fā)貨到各部門的摘要報告。倉庫保管員負責把總庫發(fā)貨的所有記錄都記錄在報告上，為取得發(fā)貨的總數，倉庫保管員必須計算每一個申請單， 計算摘要總數， 紙帶必須附在每一個申請單后， 所有的申請單都訂在一起，紙帶附在后面，顯示所有申請單的總數。2、運作設備申請摘要周報表此報表是表示從運作設備庫房發(fā)貨到各餐廳或各部門的摘要報告，每天的申請單是來源文件。倉庫保管員負責準備此報告。要取得發(fā)貨總數必須計算單個申請單

14、，計算摘要匯總，紙帶必須附在單個申請單后面。 所有的申請單要訂在一起， 加上紙帶顯示從申請單中計算出的總數。十一、存貨發(fā)出計價方法存貨發(fā)出計價方法采用“先進先出 ”法。十二、存貨程序檢查為核實長期庫存記錄的準確性，要強制性的按下列程序進行存貨檢查。1、每個月都要對總庫和工程庫項目進行存貨檢查。2、每個季度都要對運作設備進行存貨檢查。存貨檢查準備1、只在一天工作結束的時候進行庫房存貨的清點，財務經理必須發(fā)布一個備忘錄，明確清點日期、時間、地點，給每一個相關的部門領導。2、關于清點工作成員的安排必須明文規(guī)定，并要分發(fā)到各相關人員。3、 “清點單 ”必須編號，如可能，列出摘要。4、倉庫保管員必須確保

15、所有庫房要按照庫存項目正確存放，組織成有利于準確清點的方式。所有“ BINCARD”卡要在清點開始之前更正好。5、每一項存貨都應分開堆放，事先清點以方便準確計算和節(jié)省時間。6、部門領導負責確保在他 / 她工作的時候，庫存貨物的需要能被及時補充，以確保在存貨清點的時候，沒有人持申請單去領貨。十三、 實地清點貨物1、存貨的核算，一般采用永續(xù)盤存制。2、存貨每月月末盤點一次，盤存數如果與帳面記錄不符，應當于查明原因后及時進行會計處理，一般在年終結帳前處理完畢。3、盤盈的存貨，應由倉庫保管員填寫存貨盤盈報告，上報倉庫及收貨領班復核之后報財務經理及總經理審批，然后報總帳進行會計處理。一般應當相應沖減有關

16、費用。4、盤虧或者毀損的存貨，應由倉庫保管員填制一式三聯(lián)的盤虧 / 毀損報告，并附毀損物品證明，倉庫及收貨領班要進行認真復核，然后上報財務經理批準后報總經理審批。總經理審批后，一聯(lián)轉回庫房做調整庫存卡之用，一聯(lián)給成本，另一聯(lián)給會計做帳務處理，會計在處理盤虧或毀損的存貨時，在扣除過失人或者保險公司的賠款和殘料價值之后，應主題：庫房物品管理制度及程序生效日期：當相應計入有關費用，其中由于非常原因造成的損失計入營業(yè)外支出。十四、 審計核查1、在審查期間，由財務經理派人進行“現場檢查”，檢查庫存物品單中至少 10%的物品數量及價格。2、財務部人員必須核實計算結果以及各個存貨記錄單的總和及存貨摘要。十五

17、、 存貨文件1、清點記錄單和存貨摘要必須由清點人員簽字，列單員和相關財務人員核查數字計算過程并加出總和數，并請財務經理批準同意，為了與此項需要相結合，避免簽字人在各自不同的清點單上簽字，建議設計一個“ COVER SHEET”來記錄以上人員的簽字認可。2、樣式庫房日期清點人列單人傳遞人批準人 ( 部門經理 )批準人 ( 總經理 )十六、存貨摘要批準由各部門經理和財務經理批準實地存貨清點和存貨價值的確定。十七、存貨調整長期存貨記錄必須要在相應的記帳期間后，按照實際的存貨記錄做相應的調整。在帳本記錄調整以前， 要按照月結的時間安排進行一次全面的檢查， 事先必須獲得財務經理和總經理的批準認可。任何調整均要由財務經理報告給酒店負責人。十八、廢棄 / 不用的物品在實地存貨檢查中，如證實有損壞/ 不用的物品應分別記錄在存貨表中。財務經理與各負責部門領導核實，確保所記錄物品為廢棄