檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書為進(jìn)一步強(qiáng)化集團(tuán)公司檔案管理工作，使檔案管理向程序化、 規(guī)范化方向邁進(jìn)，便于檔案管理人員進(jìn)行實際操作，特制定本作業(yè)指導(dǎo)書。1.0 適用范圍：本規(guī)定適用于集團(tuán)公司總部、控股公司、子公司及各專業(yè)市場。（以下簡稱各單位）2.0 定義：本作業(yè)指導(dǎo)書所稱的檔案，是指公司在項目開發(fā)、市場營銷、行政管理、工程改擴(kuò)建、安全、設(shè)備維修保養(yǎng)、市場接管、財務(wù)管理等活動中形成的，對公司具有參考保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的信息載體。3.0 作業(yè)內(nèi)容：3.1 集團(tuán)公司檔案由辦公室檔案室統(tǒng)籌管理，分類分級科學(xué)保存、使用、銷毀。目前檔案可按以下內(nèi)容分類3.1.1由集團(tuán)公司辦公室直接管理或

2、者因工作需要由總裁特別授權(quán)人暫時持有的檔案資料， 包括但不限于集團(tuán)公司對外的大宗合同、地籍資料、 房屋產(chǎn)權(quán)證、不動產(chǎn)、股權(quán)債權(quán)憑證與各類證照原件、各單位物業(yè)原始租賃合同、各單位新改擴(kuò)建資料原件檔案等。 由總裁特別授權(quán)人暫時持有的檔案資料原則上為復(fù)印件必要時可為原件，同時必須親自按照檔案管理規(guī)定辦理借用手續(xù)，期滿后續(xù)借，如遇其他單位需借用時， 應(yīng)該先行歸還， 再由辦公室檔案室另行為其他借用單位辦理借用手續(xù)。3.1.2 由集團(tuán)公司辦公室檔案室直接存檔的資料，主要是具有歷史參考價值的和涉及法律法規(guī)、制度等方面的資料，具體包括公司的可行性研究、申請、批準(zhǔn)材料、公司章程、公司內(nèi)部發(fā)文、綜合性行政事務(wù)、法

3、律事務(wù)、外事等方面的資料。3.1.3由集團(tuán)公司各職能部門定期移交集團(tuán)公司辦公室存檔和由部門自行存檔的資料， 具體明細(xì)見 職能部門移交公司歸檔文件類別表 、 總部及各職能部門歸檔文件明細(xì)表 。3.1.4各專業(yè)市場需存檔的相關(guān)資料由辦公室檔案室委派人員在各專業(yè)市場獨立立卷歸檔。具體明細(xì)見市場歸檔文件明細(xì)表。3.1.5 集團(tuán)公司下屬子公司上交集團(tuán)公司辦公室存檔的資料。3.2 歸檔文件整理規(guī)則：3.2. 1 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之進(jìn)入有序化的過程。3.2. 2歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件，定稿過厚不宜裝訂的也可單獨作為一件。3

4、.2. 3 重要文件需保留不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等）的，可將正本與歷次稿本各為一件；正文與附件為一件，如附件數(shù)量較多或者太厚不宜裝訂的也可各為一件。3.2. 4正文與重要的文件處理單、發(fā)文稿頭紙、簽批條等應(yīng)作為一件；原件與復(fù)制件應(yīng)作為一件。3.2. 5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文作為一件；報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件。3.2. 6 同一問題的來文與復(fù)文（包括請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等）可作為一件；會議記錄應(yīng)以每次會議作為一件。3.3 整理原則：遵循文件的形成規(guī)律， 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系， 區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.4 質(zhì)量

5、要求：3.4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。 已破損的文件應(yīng)予修整， 字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。3.4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。3.5 整理方法：3.5.1 裝訂 ：3.5.1.1歸檔文件應(yīng)按件裝訂。3.5.1.2裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。3.5.1.3方式與用材的選擇：根據(jù)件內(nèi)文件的厚薄而定，件內(nèi)文件較厚的，可延用原來三孔一線的裝訂方式； 件內(nèi)文件較薄的，可采用不銹鋼釘裝訂等方式。裝訂時以文件的

6、左側(cè)1cm為裝訂邊。3.5.1.4分類 ：歸檔文件的分類采用年度單位（問題）- 保管期限的方法進(jìn)行，如單位較小， 形成文件數(shù)量較少， 可采用年度 - 保管期限的方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。3.5.2 分類：3.5.2.1按年度分類將文件材料按其形成年度分類。a.跨年度時，一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)。b.對于計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件的簽發(fā)日期判定所屬年度。c.跨年度形成的會議文件歸入閉幕年； 跨年度處理案件形成的文件歸入結(jié)案年；跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。d.幾份文件作為一件時， 件的日期以裝訂時排在前面

7、的文件落款日期為準(zhǔn)。3.5.2.2 按規(guī)定保管期限分類。3.5.2.3 按單位（問題）分類。a.將文件按其形成或承辦單位（問題）分類（本項可以視情況予以取舍）。b.會議由幾個單位承辦的，可選擇一個主要的承辦單位進(jìn)行歸檔。3.5.3 排列：3.5.3.1歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由進(jìn)行排列。a.分類方案的最低一級類目是指 保管期限 , 同一事由內(nèi)的歸檔文件，可按文件形成的時間或重要程度進(jìn)行排列。b.已采用計算機(jī)管理檔案的單位， 可按不同事由形成時間的先后順序依次排列；未采用計算機(jī)管理檔案的單位，應(yīng)按事由具有的共同屬性分別集中排列，以便于手工檢索。c.同一保管期限內(nèi)的會議文件、統(tǒng)計

8、報表等成套性文件可集中排列。d.由于特殊原因未及時歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、 同一單位（問題） 、 同一期限的最后， 并在備考表中加以說明 （在實際工作中應(yīng)盡量避免） 。3.5.4 編號：3.5.4.1 全宗號：檔案部門給立檔單位編制的代號。3.5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。3.5.4.3 保管期限：a.歸檔文件保管期限為 永久、 30年、10 年 。b各部門、各專業(yè)市場也可根據(jù)部門實際情況，對一些諸如集團(tuán)公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單等時效性的資料進(jìn)行定期清理，對已失效的文書材料也可在保存一年以上后組織人員進(jìn)行監(jiān)督銷毀。3.5.4.4 件號：文件的排列

9、順序號。a.件號包括單位 （部門）編件號和公司檔案室編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)公司檔案室時編制。b.單位編件號由各立檔單位編制， 編制方法為： 在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從 1 開始標(biāo)注，有幾個類目編幾個流水號。3.5.4.5 單位（問題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。3.5.5 編目：3.5.5.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和編目件號順序編制歸檔文件目錄。3.5.5.2 歸檔文件應(yīng)逐件編目；來文與復(fù)文為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目；歸檔文件件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。a.責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文單位或署名者。填寫

10、時，使用全稱或通用簡稱。b.文號：文件的發(fā)文字號。c.題名：文件標(biāo)題。文件只有一個題名（正題名），填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的， 副題名無須抄錄； 文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，自擬標(biāo)題，外加 號。文件的附件獨立性強(qiáng)，正題名不能反映附件內(nèi)容時，附件題名可一并抄錄，外加 （） 標(biāo)注。會議記錄應(yīng)抄錄會議議題。d.日期：文件的形成時間，以8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20100909。e.頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。f.備注：注釋文件需說明的情況。3.5.5.3 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4 型

11、（長寬為297mm210mm ） 。3.5.5.4 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄分保管期限裝訂，各種類別用 口取紙 區(qū)分。3.5.6 裝盒：3.5.6.1將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考項目。3.5.6.2 檔案盒：a.檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm 220mm( 長寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm 、30mm 、40mm 等。b.檔案盒應(yīng)豎放，在盒脊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，

12、并可設(shè)置單位（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用- 號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)公司檔案室時按進(jìn)檔案室的要求編制。進(jìn)檔案室前， 各部門、各專業(yè)市場檔案只為方便日常管理可暫用鉛筆填寫，也可不編。3.5.6.3備考表：a.備考表直接印于檔案盒封三， 項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。b.盒內(nèi)文件情況說明： 填寫盒內(nèi)文件缺損、 修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。c.整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。d.檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。e.日期：歸檔文件整理完畢的日期。4.0 檔案的管理：4.1 工作人員在公務(wù)活動中形

13、成的各種文字、圖表、聲像等材料，按照公司規(guī)定須立卷歸檔的， 應(yīng)當(dāng)收集齊全按照檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)整理，定期向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有、拒絕歸檔或自行銷毀。4.2 各部門、各專業(yè)市場應(yīng)當(dāng)建立健全科學(xué)的檔案管理制度，做好檔案室（專柜）的防火、防光、防盜、防塵、防潮、防高溫、防污染、防有害生物工作，使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品及裝具，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失，確保檔案安全。4.3 文件的復(fù)制、借閱與傳閱參照公司檔案管理規(guī)定4.0 條執(zhí)行。4.4 集團(tuán)公司辦公室應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定的程序和辦法，定期對各部門、各專業(yè)市場檔案管理工作進(jìn)行檢查、考核。4.5 有下列情形之一的，由集團(tuán)公司給予表彰或獎勵。4.5.1 檔案的收集、整理、保護(hù)和利用等方面成績突出的。4.5.2 舉報、制止檔案違紀(jì)行為，查處檔案違紀(jì)案件表現(xiàn)突出的。4.5.3 檔案管理達(dá)到國家規(guī)定先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的。4.6 有下列行為之一的， 由集團(tuán)公司或有關(guān)主管部門責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，對主管人員或者其他直接責(zé)任人給予行政處分或處罰；違法犯罪的， 依法追究法律責(zé)任。4.6.1 損毀、丟失或擅自提供、抄錄、公布屬于公司所有的檔案的。4.6.2