文秘基礎知識試題

1、文秘知識基礎模擬試題及答案1、什么是秘書？答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業(yè)、事業(yè)單位領導的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務性。2、秘書部門的職能性和工作特點？答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。3、秘書工作的主要內(nèi)容？(風險題)答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調(diào)查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據(jù)領導意圖協(xié)議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。4、秘書工作的作用：答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。

2、（4）協(xié)調(diào)作用。（5）耳目作用。5、秘書工作的指導思想：答：一是為直接領導服務；二是為及本系統(tǒng)有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。6、秘書工作的原則：答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。7、秘書工作者的政治素質(zhì)：答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。8、秘書工作人員應具備的基礎知識：答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業(yè)知識。（4）業(yè)務知識。（5）輔助知識。9、秘書人員應具備的能力：答：（1）調(diào)查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（

3、5）組織協(xié)調(diào)能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現(xiàn)代辦公設備的能力。10、信息的作用？答：為領導的科學決策提供依據(jù)。為實現(xiàn)科學管理創(chuàng)造條件。是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？ 全面服務。實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內(nèi)容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。13、值班日記四要素：答：值班員、值班時間、記事內(nèi)容、辦理情況。4、打電話的一般程序是什么？答：（）打電話就應對電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事

4、情，要寫出通話全文。（）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內(nèi)容。（）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（）要找的人不在時，可要求對方轉(zhuǎn)告或安排回電話。15、回電話接電話的一般程序是什么？答：（）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。（）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。（）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。（）來電話者要找的人不在

5、時，問清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚的事情不盲目回答。16、電話記錄有哪五個部分？答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內(nèi)容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。17、什么是文書？答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。18、什么是文件？答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務文書。19、什么是會簽？ 答：兩個及兩個以上機關聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機關的領導同志聯(lián)名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質(zhì)性的會商工作應在會簽之前進

6、行。20、什么是傳達范圍？答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據(jù)臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。22、密級一般劃分為哪幾級 答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，23、會議報到有哪幾種方式？答：及會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；委托他人代為報到；電話報到。24、內(nèi)賓接待工作原則是什么？答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節(jié)省時間，努力提高辦事效率。25、握手的技巧是什么？答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產(chǎn)生冷漠、疏遠

7、的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。及領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意及你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。27、聽講時應注意的幾個問題？答： 要專心致志認真聽講，以示注

8、意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。不要隨意打斷人家的話題。遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？”28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點？ 要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；語速要和緩，語調(diào)要適中，給人以舒暢感；切忌過分急越亢奮，以免使人產(chǎn)生高壓感；切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。29、接電話時

9、的注意事項？答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類的話；通話完了應當說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意：如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應當視電話的內(nèi)容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦?！边@樣對方就會明白你的意思。如果人家打錯了電話，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方“你

10、打錯了?！被蛘摺拔覀冞@里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。30、打電話時的注意事項？不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態(tài)度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應當說“喂請找×××。”或“麻煩你找一下×××?！比绻闶呛蛯Ψ铰?lián)系工作，首先應當“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。如果是向?qū)Ψ絺鬟_指示或者布置工作而內(nèi)容又比較繁多復雜，應當主動提醒對方記錄。聲音應當不

11、高不低，嘴及話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內(nèi)把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及及中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。31、協(xié)調(diào)的內(nèi)容主要包括哪三方面？答：政策協(xié)調(diào)、業(yè)務協(xié)調(diào)和事務協(xié)調(diào)。32、協(xié)調(diào)的方法有哪些？答：、文字協(xié)調(diào) ;、情況協(xié)調(diào); 會議協(xié)調(diào);面商協(xié)調(diào)。33、協(xié)調(diào)工作的原則？答：、服從全局的原則。、維護團結(jié)的原則。、從實際出發(fā)的原則。、認真負責的原則。34、辦公自動化中的保密？答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。3、計算機在使用中的保密。35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。36、校對的主要方法有哪幾種：答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法。37、人的能力大致可分為哪兩種答：一是自然的能力，二是人的特有能力。一般說來，科學能力結(jié)構(gòu)的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。38、什么是創(chuàng)造性思維？答：創(chuàng)造性思維主要是指對客觀事物之間的聯(lián)系所