工程檔案規(guī)定附件1細(xì)則部分

1、附件：、歸檔資料（檔案）的范圍一、 工程內(nèi)部文件的歸檔范圍：（詳見附表）1. 立項(xiàng)報告、策劃報告、考察報告； 2. 政府報建審批文件及其相關(guān)文件；3. 招、投標(biāo)文件及標(biāo)書（由項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)，定標(biāo)后正本原件移交存檔）；4. 合同（合同簽定后正本原件存檔）；5. 簽證單、付款單（過程中由投資金融部負(fù)責(zé)收集保管，單項(xiàng)工程竣工結(jié)算后，整理成冊移交檔案室）；6. 圖紙（方案圖、初設(shè)圖、施工圖）7. 樣品（由項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)收集，單項(xiàng)工程竣工后并經(jīng)過篩選、標(biāo)注，移交檔案室）；8. 工程竣工檔案（項(xiàng)目部負(fù)責(zé)、工程檔案管理員指導(dǎo)）；9. 其它與工程建設(shè)有關(guān)文件。二、 城建檔案的歸檔范圍：1. 建設(shè)方歸檔檔案：1

2、） 綜合文件材料（大部分為政府審批文件）2） 綜合文件材料的掃描電子文件（詳見關(guān)于移交城建檔案時須對綜合文件進(jìn)行掃描處理的通知）3） 竣工圖電子文件（由設(shè)計院或各施工單位提供建設(shè)方匯總）（詳見關(guān)于移交竣工圖CAD電子文件的通知）4） 聲像檔案（包括工程照片、錄像帶）2. 監(jiān)理文件：1） 綜合文件材料2） 技術(shù)文件材料3） 掃描文件磁盤（詳見關(guān)于移交城建檔案時須對綜合文件進(jìn)行掃描處理的通知）3. 施工技術(shù)文件：1） 綜合文件材料2） 技術(shù)文件材料3） 竣工圖紙及其相應(yīng)電子磁盤、文件材料歸檔要求1. 所有歸檔資料要認(rèn)真細(xì)致地填寫，內(nèi)容要齊全、真實(shí)，簽證手續(xù)齊全，無涂改、無弄虛作假，確保工程歸檔資料

3、的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。歸檔資料應(yīng)采用法定計量單位按規(guī)范要求進(jìn)行填寫。2. 歸檔資料應(yīng)使用由檔案館制定的統(tǒng)一表格，填寫字跡要工整、清晰，不得潦草。3. 需要復(fù)寫紙復(fù)寫的歸檔資料，一律使用單面復(fù)寫紙。復(fù)寫份數(shù)中和第一份必須用碳素水筆書寫，作為原件存檔。4. 歸檔資料必須隨著工程進(jìn)度同步辦理，各種歸檔資料必須符合技術(shù)規(guī)范要求，無缺項(xiàng)和漏辦。5. 施工合同的原件檔案必須是蓋有“正本”字樣的原件。并附有甲、乙雙方的執(zhí)質(zhì)證明及法人證明。6. 凡是由各單位所發(fā)出需要變更的通知單及往來文件，必須蓋有公司印章；復(fù)印件上補(bǔ)蓋印章的文件仍作復(fù)印處理，不可當(dāng)作原件存檔。7. 凡用電腦打印的歸檔資料，電腦打印出的那份文件為

4、原件；電腦打印后復(fù)印的文件加蓋印章仍作復(fù)印件用，不可作原件存檔。8. 凡用作為存檔文件都必須版面清晰，不得有模糊不清和黑色印記。9. 重要的文件必須提交電子磁盤。如：合同、招議標(biāo)書、策劃報告、總結(jié)報告、圖紙等。10. 樣品必須注明類別及用途；照片必須是原片，同時移交相應(yīng)底片；錄相帶必須是原帶。復(fù)制的照片及錄相帶拘收。11. 歸檔資料必須加以系統(tǒng)整理，按業(yè)務(wù)范圍分類組成保管單位（卷、冊、盒）。12. 歸檔資料統(tǒng)一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由管理人員存檔，另一份返回各部門用以備查。13. 凡是在公司或部門業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔，任何個人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔

5、。、工程檔案借閱規(guī)定1. 無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。借閱人員未經(jīng)允許也不得進(jìn)入檔案室。2. 公司人員借閱檔案，必須按規(guī)定辦理登記手續(xù)后，由檔案管理員提取所需檔案，在指定地點(diǎn)查閱。絕密、機(jī)密的檔案必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在檔案室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)帶出、復(fù)印、抄錄。3. 外單位人員借閱檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本深圳分部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理手續(xù)后，方可查閱。4. 借閱檔案人員要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)拆卷抽頁，剪裁、撕毀、污損檔案，不準(zhǔn)在檔案內(nèi)加注任何標(biāo)記，違者給予處罰。5. 借閱檔案人員要嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定及檔案管理規(guī)定，保守秘密，不得翻閱無關(guān)文件，更不得向他人泄露文件內(nèi)容，因工作需要摘抄復(fù)印檔案，須經(jīng)檔案管理

6、人員同意，方可辦理。6. 檔案管理員對涉密檔案要嚴(yán)加保密，不準(zhǔn)隨意將檔案放在辦公桌上，更不準(zhǔn)私自將檔案帶回家和借給別人。一但發(fā)生涉密事件，追究有關(guān)人員的責(zé)任。、合同存檔有關(guān)規(guī)定1. 合同起草過程中形成的紀(jì)要、決議、領(lǐng)導(dǎo)批示等相關(guān)文件一并歸檔。2. 合同簽訂一式四份：兩份正本、兩份副本，簽定后甲乙雙方各持一份正本、一份副本。部分施工合同應(yīng)需考慮到竣工檔案，可增加相應(yīng)份數(shù)。3. 合同歸檔時，需提供法人授權(quán)書、公司資質(zhì)、合同預(yù)算書。4. 合同的原件正本交檔案室存檔，副本交投資金融部保管。5. 合同執(zhí)行過程中，形成的設(shè)計變更、簽證、會議紀(jì)要等相關(guān)資料以及合同結(jié)算所有資料由承辦人負(fù)責(zé)收集、匯總、交檔。6

7、. 合同是機(jī)密文件，相關(guān)人員必需嚴(yán)格遵守其保密制度。 歸檔、立卷質(zhì)量要求 一、本工程檔案實(shí)行立卷制度。歸檔的文件資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確地反映部門在各項(xiàng)工作中的真實(shí)過程，必須是定稿后由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的原件。請示類文件應(yīng)有批復(fù)，保證檔案的完整性。二、立卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)；保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。其中：城建檔案、招投標(biāo)文件、標(biāo)書等實(shí)行按項(xiàng)目分類、立卷。三、立卷要求1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)應(yīng)齊全完整。歸檔材料要原件，沒有原件的可以用字跡清楚的復(fù)印件并加蓋公章。2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正文與附件、請示與批復(fù)、多種文

8、字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。3、時間劃分：從1月1日起，至12月31日止。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。4、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按時間順序排列，依次編寫頁號；需要立卷歸檔的材料，在有文字的當(dāng)頁材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁號（背面沒有文字的材料不須填寫頁號）； 圖表、聲像和實(shí)物檔案應(yīng)在裝具上或在聲像和實(shí)物背面逐件編號。5、永久、長期和短期應(yīng)按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。6、照片應(yīng)用文字標(biāo)出活動的時間、地點(diǎn)、人物、中心內(nèi)容。7、文件質(zhì)量要求：文件材料統(tǒng)一用A4紙；卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物（回形針、大頭針、釘書針）；對破損的文件材料要托裱；字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制一份與原件一起立卷；對較大的表格，要折疊成A4紙大小；有小字條的要加邊成A4紙大小。四、卷內(nèi)文件目錄填寫方法 順序號：卷內(nèi)文件排列的先后順序，即件號。文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。責(zé)任者：對檔案內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的部門或個人，即文件的作者。題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“ ”。沒有年、月、日的材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會議記錄要填寫每次會議的時間、主要內(nèi)容。日期：文件的形成時間、填寫時可省略年、月、日